Beschlussvorlage (Ausschreibung von Kopier- und Drucksystemen für die städtischen Schulen)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 227/2016 Az.: 40 Amt: - 40 BeschlAusf.: - 40 Datum: 26.04.2016 gez. Erner, Bürgermeister Kämmerer Dezernat 4 Dezernat 6 Die Beratungsfolge wurde aufgrund eines Vertagungsbeschlusses durch das Ratsbüro ergänzt. BM gez. Gerlach Amtsleiter RPA Beratungsfolge Schulausschuss Termin 19.05.2016 beschließend Haupt-, Finanz- und Personalausschuss 22.06.2016 beschließend Betrifft: Bemerkungen Ausschreibung von Kopier- und Drucksystemen für die städtischen Schulen Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Die Ausstattung der städtischen Schulen mit Kopier- und Drucksystemen wird durch die Beratergruppe premium SDO GmbH öffentlich national ausgeschrieben. Begründung: Wie in der V 12/2016 dargestellt, wurde die möglichst flächendeckende Neuausstattung der städtischen Schulen mit Kopier- und Drucksystemen für das Jahr 2016 angestrebt, da zu diesem Zeitpunkt viele der Vertragslaufzeiten enden. Aufgrund der Komplexität der Thematik war es notwendig, die erforderliche fachliche Unterstützung eines Planungsbüros in Anspruch zu nehmen, welches die konzeptionelle Aufbereitung des Verfahrens sichert und das anschließende Ausschreibungsverfahren abwickelt. Aufgrund des im Zuge der Optimierung durch den Berater kalkulierten Auftragswertes der geforderten Lieferungen und Leistungen kann gem. VOL/A 2009 unter Berücksichtigung der EG-Vergaberichtlinie 2004/18/EG eine Ausschreibung im offenen nationalen Verfahren durchgeführt werden. Zur Vorbereitung der beabsichtigten Ausschreibung wurden schulspezifische Konzepte erarbeitet, die die verschiedenen Anforderungen der einzelnen Schulen wiederspiegeln. Die jeweiligen Ausstattungsvorschläge wurden in Einzelterminen mit den Schulen besprochen und auf Wunsch modifiziert, um so den individuellen Bedarfen der Schulen gerecht zu werden. Die Schulen haben ihre Zustimmung zu den so erarbeiteten Konzepten erteilt. Der auszuschreibende Systempark würde sich wie folgt darstellen: - 22 Laserdrucksysteme - 10 Multifunktionssysteme schwarz/weiß und Farbe (DIN A 4) - 13 Multifunktionssysteme schwarz/weiß und Farbe (DIN A 3) - 9 Multifunktionssysteme schwarz/weiß (DIN A 3) Die Ausschreibung zielt auf den Abschluss eines Miet- und Wartungsvertrages (All-In) mit einer Laufzeit von 60 Monaten. Der Vertrag beinhaltet sämtliche Kosten für Miete, Service, Wartung, Reparaturen sowie alle Verbrauchs- (wie Toner) und Verschleißmaterialien. Die derzeitigen Ist-Kosten für die vorhandene Druck- und Kopierperipherie belaufen sich auf rund 79.000,00 €/Jahr. Durch die Umsetzung des angestrebten Kopierkonzeptes kann mit einer jährlichen Einsparung in Höhe von ca. 19.400,00 €/Jahr gerechnet werden. Dies entspricht einer Ersparnis von etwa 25 % der derzeit in den Schulen anfallenden Jahreskosten, bei gleichzeitiger Erneuerung des Systemparks und deutlicher Verbesserung von Leistung und Qualität im Bereich von Service und Wartung. In dieser Kalkulation enthalten sind auch die Beraterkosten in Höhe von 10.940 Euro, die auf den Zeitraum von fünf Jahren umgelegt werden. In Vertretung (Lüngen) -2-