Beschlussvorlage (Ausschreibung von Kopier- und Drucksystemen für die städtischen Schulen)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 227/2016 1. Ergänzung Az.: 40 Amt: - 40 BeschlAusf.: - 40 Datum: 07.06.2016 Kämmerer gez. Lüngen, 1. Beigeordneter Dezernat 4 Amtsleiter RPA Beratungsfolge Haupt-, Finanz- und Personalausschuss Betrifft: Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM Termin 22.06.2016 Bemerkungen beschließend Ausschreibung von Kopier- und Drucksystemen für die städtischen Schulen Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Die Ausstattung der städtischen Schulen mit Kopier- und Drucksystemen wird durch die Beratergruppe premium SDO GmbH öffentlich national ausgeschrieben. Begründung: Wie bereits in der V 12/2016 dargestellt, enden im 2016 diverse Kopierverträge an den städtischen Schulen. Eine Übersicht über die sich derzeit im Einsatz befindlichen Systeme ist als Anlage 1 beigefügt. Zur Optimierung der komplexen Kopier- und Druckerthematik an ihren Schulen hat die Stadt Erftstadt – wie andere Kommunen auch – im Rahmen eines freihändigen Vergabeverfahrens fünf Beratungsunternehmen kontaktiert, um ein Verfahren durchführen zu können, welches sowohl den schulischen Bedarfen als auch den wirtschaftlichen Interessen des Schulträgers gerecht wird und die professionelle Abwicklung eines Ausschreibungsprozesses impliziert. Die Anfrage richtete sich auch an die Kommunal-Agentur NRW GmbH, die jedoch aus Kapazitätsgründen nicht in der Lage war, ein Angebot abzugeben. Nach Abgabe des schriftlichen Angebots wurden die Anbieter zusätzlich um eine Präsentation ihrer Beratungsleistungen gebeten. Dabei stellte sich heraus, dass der günstigste Anbieter – die Firma praemium SDO GmbH – als festen Bestandteil ihres Angebots auch die Optimierung der nicht vertraglich gebundenen schulischen Zusatzgeräte enthielt, während dies bei den anderen Anbietern mit Mehrkosten verbunden war. Anhand einer Matrix waren den Anbietern bereits bei der Angebotsaufforderung die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung bekannt gegeben worden, um die Auswahlgrundlagen transparent zu gestalten. Nach diesem überaus übersichtlichen und aufwendigen Auswahlverfahren erfolgte konsequent die Vergabe an die Firma praemium SDO GmbH zu einem Festpreis. Der Auftrag an die Beraterfirma wurde unter Beteiligung aller im Haus zuständigen Stellen vergeben. Wie in der Angebotsanforderung gefordert, wird das gesamte Beraterhonorar grundsätzlich erst nach Auftragserteilung an den Lieferanten der Druck- und Kopiersysteme fällig. Das Beraterhonorar wird Teil der Ausschreibung und dieser Betrag ist vom Lieferanten der neuen Systeme an die Stadt Erftstadt zu leisten. Diese Finanzierung ermöglicht eine budgetneutrale Abwicklung der Bezahlung des Beraterhonorars. Seitens des Beraters wurde die vorhandene Infrastruktur jeder Schule dokumentiert und ein Vorschlag zur Optimierung der Druck- und Kopiersituation vor Ort erarbeitet. Dieser Vorschlag wurde den Schulen vorgestellt; dabei wurden die Änderungsvorschläge der Schulen in der Gesamtkonzeption berücksichtigt. In der Anlage 2 ist die Entwicklung der endgültigen Konfiguration dargestellt. Der mit den Schulen abgestimmte Optimierungsansatz sieht vor, dass künftig vier Druck- und Kopiermodelle mit unterschiedlichen Leistungsmerkmalen und Ausstattungen zur Verfügung stehen werden: 1. Modell A (Arbeitsplatzdrucker/Computerraum) Mdst. 30 Seiten je Minute Format bis DIN A6 –A4 Mdst. 1 Kassette á 500 Blatt Stapeleinzug mdst. 50 Blatt Duplexeinheit Netzwerkfähig 2. Modell B (Multifunktionsgeräte für Sekretariat und Verwaltung s/w und color) Mdst. 20 Seiten je Minute Format bis DIN A4 2 Kassetten á 250 Blatt Stapeleinzug mdst. 50 Blatt Duplexeinheit Netzwerkfähig 3.Modell C (Multifunktionsgeräte DIN A3 – zentrale Einheit/Lehrerzimmer s/w) Mdst. 30 Seiten je Minute Format bis DIN A3 4 Kassetten á 500 Blatt Universalzufuhr mdst. 100 Blatt -2- Elektronisches Sortieren Duplexeinheit Netzwerkfähig 4.Modell D (Multifunktionsgeräte DIN A3 – zentrale Einheit groß/Lehrerzimmer s/w) Mdst. 50 Seiten je Minute Format bis DIN A 3 2 Kassetten á 500 Blatt Großkassette mit mdst. 2.500 Blatt DIN A4 Universalzufuhr mdst. 100 Blatt Finisher mit Heft- und Locheinheit Duplexeinheit Netzwerkfähig Die Modelle B – D verfügen über eine Fax-Funktion, die ein zusätzliches Fax-Gerät entbehrlich machen. Wie aus der Anlage 1 ersichtlich, werden die meisten Kopierverträge im Verlauf der nächsten Monate auslaufen. Sollte der Haupt-, Finanz- und Personalausschuss keine Entscheidung treffen, müssten die Verträge voraussichtlich bis zum Ende des Jahres verlängert werden. Hierfür würden Kosten in Höhe von 11.132,38 Euro entstehen. In Vertretung (Lüngen) -3-