Sitzungsvorlage (Mängelmelder)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 10/11 Az.: Amt 10/11 Orga Jülich, 18.05.2015 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 249/2015 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Planungs-, Umwelt- und Bauausschuss Termin 01.06.2015 Haupt- und Finanzausschuss 15.06.2015 Stadtrat 25.06.2015 TOP Ergebnisse Mängelmelder Anlg.: SD.Net Beschlussentwurf: Entfällt. Begründung: Seit dem 01.01.2013 setzt die Stadt Jülich zur Erfassung von Schadensmeldungen zu unterschiedlichen Ereignissen (Mängeln an Straßen, Wegen, Straßenbeleuchtung u.a). die Software „Schadensmeldung Mobil“, eine Eigenprogrammierung der KDVZ (s. auch Sitzungsvorlage Nr. 316/2012), ein. Es fallen jährliche Kosten für Hosting und Support in Höhe von 300,00 Euro an. Einer aktuellen Mitteilung der KDVZ Rhein-Erft-Rur zufolge wird die Anwendung „Schadensmeldung Mobil“ ab dem 30.06.2015 nicht mehr unterstützt. Ursächlich hierfür ist u.a., dass die für dieses Produkt eingesetzte Softwarebasis veraltet ist und nur mit einem sehr hohen Aufwand wieder auf den neuesten Stand der Technik gebracht werden könnte. Zudem ist die Softwarebasis in der Anwendung „Schadensmeldung Mobil“ inkompatibel mit den aktuellsten Webservern (Apache und PHP), was zu Sicherheitsrisiken führt. Eine systemtechnische Aufrüstung wäre nur durch eine komplette Neuprogrammierung der Software möglich (Kosten: Hosting 600,00 Euro/Jahr, Pflege 450,00 Euro, Support 450,00 Euro, Updates 2400,00 Euro einmalig). Zwischenzeitlich fand bei der KDVZ Rhein-Erft-Rur eine Informationsveranstaltung zum Thema „Mängelmelder“ statt, in der eine alternative Ablösung des bisherigen Verfahrens vorgestellt wurde. Favorisiert wird seitens der KDVZ Rhein-Erft-Rur ein Produkt der Firma wer-denkt-was GmbH, Darmstadt (= Mängelmelder wer-denkt-was). Dieses Produkt wird als Free-Software und in einer kostenpflichtigen Version angeboten. Die Free-Software erscheint wenig geeignet, da der bisherige Standard des Online-Schadensmelders nur zu 61 % erfüllt wird (= die Datenhaltung erfolgt auf ei- nem Server in Darmstadt, für den Datenschutz müssen individuelle Datenschutzrichtlinien festgelegt werden, die Freigabe der Meldungen erfolgt durch die Firma wer-denkt-was GmbH, was zu zeitlichen Verzögerungen in der Weiterleitung führen kann, keine Klassifizierung hinischlich Schadensarten und zuständige Stelle, keine Einbindung in einen Workflow etc.). Die kostenpflichtige Version des Mängelmelders hingegen erfüllt die Kriterien der bisher eingesetzten Software zu 122 % (d.h. zusätzliche Möglichkeit der mobilen Nutzung durch Android und iOS-App, öffentlich einsehbarer Status, Erfassung nichtgeografischer Beschwerden). Diesem Mehrnutzen stehen jedoch recht hohe Kosten gegenüber. Die App verursacht einmalige Kosten in Höhe von 1.600,00 Euro sowie monatliche Kosten von 60,00 Euro für die Nutzung der individualisierten App. Die Kosten für den Mängelmelder belaufen sich auf einmalig 4.000,00 Euro sowie einem jährlichen Betrag von 1.200,00 Euro. In 2014 wurden 50 Schadensmeldungen über die bislang im Einsatz befindliche Software gemeldet. In 2015 wurden unter Nutzung der Software bislang 10 Schäden gemeldet. I.d.R. handelt es sich um die gleichen, meldenden Personen. Da bezogen auf die bislang erfolgte und weiterhin zu erwartende Nutzung die Kosten sehr hoch sind, erscheint der Einsatz der kostenpflichtigen Version unwirtschaftlich. Um den Bürgerinnen und Bürgern jedoch auch weiterhin die Möglichkeit zu bieten, festgestellte Schäden und Mängel unkompliziert melden zu können, wird zurzeit seitens des Haupt- und Personalamtes ein Formular entwickelt, dass im Wesentlichen die gleichen Angaben abfragt, wie der bislang eingesetzte Schadensmelder. Dieses Formular soll auf der Internetseite der Stadt Jülich unter der Rubrik „Ideen und Beschwerden“ zur Verfügung gestellt werden. Die meldende Person erhält eine automatisierte Antwort mit dem Hinweis, dass der gemeldete Schaden bzw. Mangel so schnell wie möglich beseitigt wird. Die E-Mails erreichen die Stadt auf dem Account des Ideen- und Beschwerdemanagements (= beschwerde@juelich.de) und werden von dort aus zeitnah an die zuständigen Stellen weitergeleitet. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): ja 1.Finanzielle Auswirkungen: Gesamtkosten: x nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: jährl. Einnahmen: ja nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung x nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja Sitzungsvorlage 249/2015 x nein nein Seite 2