Allgemeine Vorlage (Information über die bisherigen Arbeiten zur Umstellung auf das neue Finanzmanagement)

Gemeinde Kreuzau Kämmerei - Herr Decker 2424.15 BE: Herr Decker Kreuzau, 08.11.2006 Vorlagen-Nr.: 71/2006 - öffentlicher Teil Sitzungsvorlage für den Hauptausschuss Rat 28.11.2006 13.12.2006 Information über die bisherigen Arbeiten zur Umstellung auf das neue Finanzmanagement I. Sach- und Rechtslage: Mit Sitzungsvorlage 48/2005 wurde der Rat in seiner Sitzung am 28.6.2005 über die wesentlichsten Änderungen, die sich aus der Einführung des neuen kommunalen Finanzmanagements - in Kurzform NKF - genannt, ausführlich informiert. Der Rat ist den Argumenten der Verwaltung gefolgt und hat letztlich mehrheitlich beschlossen, dass die Gemeinde Kreuzau zum spätmöglichsten Zeitpunkt, dem 1.1.2009, von der bisherigen Kameralistik auf die neue Doppik umstellt. Aus dem als Anlage beigefügten Sach- Zeit- und Personalplan für die Einführung von NKF ist zu ersehen, dass derzeit und voraussichtlich bis Ende Juni 2006 die Vermögenserfassung erfolgt. Mit der Erfassung des beweglichen Inventars in allen Objekten der Gemeinde Kreuzau ist eine Teilzeitkraft (20 Stunden) beauftragt. Zur Unterstützung bei der Aufnahme des Inventars wurde zu Beginn der Erfassung 1 weiterer Mitarbeiter aus dem entsprechenden Amtsbereich herangezogen. Aus personellen Gründen ist dies allerdings seit Sommer diesen Jahres nicht mehr möglich, so dass eine Kraft auf 400 €-Basis eingestellt wurde. Die Ersterfassung des Inventars ist sehr aufwendig. Es handelt sich um immerhin 63 im Eigentum der Gemeinde stehende Objekte, deren Betriebs- und Geschäftsausstattung zu erfassen ist. Eine Übersicht über die Objekte sind aus dem beigefügten Kontenrahmen 08 der Aktivkonten zu ersehen. Die Erfassung des Inventars erfolgt mittels der von der KDVZ zur Verfügung gestellten Software „KAI“ (Kann Alles Inventarisieren) der Firma Breitenfelder. Das Inventar wird mit Barcode-Aufkleber versehen, so dass bei der Folgeinventur (spätestens alle 3 Jahre) durch den Einsatz von Lesegeräten (Scanner) ein automatischer Abgleich mit entsprechender Zuordnung zum Objekt (Raum pp.) möglich ist. Eine Weiterleitung der Erfassungsdaten an die Anlagenbuchhaltung ist gegeben. Bis auf das Schulzentrum (nur noch einige Fachräume), den gemeindlichen Bauhof und einige Feuerwehrgerätehäuser ist das Inventar aller Objekte erfasst. Bei der Erfassung des Inventars der Feuerwehrgerätehäuser wird die Verwaltung von Mitgliedern der Freiwilligen Feuerwehr Kreuzau unterstützt. Die Bewertung des gesamten Inventars (es handelt sich um mehrere Tausend Teile) kann mit dem vorhandenen Personal nicht geleistet werden. Darüber hinaus erfordert die Umstellung auf die Doppik kaufmännischen Sachverstand, der bisher in der Verwaltung nicht vorhanden ist. Aus diesem Grunde wird ab dem 1.1.2007 ein neuer Mitarbeiter in der Kämmerei eingestellt. Dieser Mitarbeiter ist Dipl. Betriebswirt, hat Kenntnisse in der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung sowie in der Bewertung. Nach der Umstellung zum 1.1.2009 ist die Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung vorgesehen, die von diesem Mitarbeiter aufgebaut werden soll. Sämtliche bebauten und unbebauten Grundstücke der Gemeinde sind in Excel-Dateien erfasst, mit dem Grundbuch abgestimmt und bedürfen ebenfalls noch der Bewertung. Dabei werden die bebauten Grundstücke teilweise von externen Fachleuten (Vermessungsamt des Kreises Düren, sowie 2 selbstständige Sachverständige) bewertet. Einfachere Gebäude sollen durch eigene Kräfte auf der Grundlage der Wertermittlungsrichtlinien 2006 bewertet werden. Zur Erfassung und Bewertung der gemeindlichen Straßen hat die Verwaltung vorübergehend einen arbeitslosen Bauingenieur eingestellt. Nach dem beigefügten Sach- Zeit- und Personalplan ist für das erste Halbjahr 2007 die Aufstellung des Produktrahmenplanes (Haushaltsgliederung) vorgesehen. Der künftige Ergebnisplan als auch der Finanzplan der Gemeinde ist nicht mehr nach Einzelplänen gegliedert, sondern in mindestens 17 verbindlich vorgeschriebene Produktbereiche. Diese Produktbereiche (anstelle von Einzelplänen) sind in den Teilergebnis- und Teilfinanzplänen weiter in Produktgruppen und Produkte zu untergliedern. Diese weitere Untergliederung kann in etwa mit den früheren Abschnitten (zukünftig Produktgruppen) bzw. Unterabschnitten (künftig Produkt) verglichen werden. Wie Produktgruppen und Produkte definiert und beschrieben werden, ist frei gestaltbar und zunächst Aufgabe der Verwaltung. Alles was diese im Laufe des Jahres tun möchte oder tun muss, wird in der Produktbeschreibung nach Menge, Qualität und „Preis“ beschrieben. Dabei sollen auch Kennzahlen zur Zielerreichung bestimmt werden. Die Entwicklung geeigneter Ziele und Messgrößen erfordert die Mitarbeit der politischen Gremien. Der Produktrahmenplan wird dem Rat nach Fertigstellung vorgelegt. Die Personalschulung der mit dem Buchungsgeschäft betrauten Bediensteten ist ab dem 4. Quartal vorgesehen. Hierbei soll kaufmännisches Wissen als auch das notwendige Wissen für den Umgang mit dem noch zu bestimmenden Finanzverfahren vermittelt werden. Zur Umstellung der Kameralistik auf die neue Doppik bedarf es auch der Einführung einer neuen Finanzsoftware. Die KDVZ Frechen hat zu diesem Zweck das bisherige KIRP-Verfahren (kameralistische Buchführung) um die Komponente NKF (neue Doppik) erweitert und bietet dieses den Kommunen zur Umstellung an. Mehrere Gemeinden haben sich allerdings entschlossen, statt des Verfahrens KIRP-NKF das DATEV-Verfahren einzuführen. Um einen Kostenvergleich beider Verfahren auch für die Gemeinde Kreuzau vornehmen zu können, habe ich die KDVZ gebeten, mir mitzuteilen, welche Kosten die Gemeinde bei der Einführung von KIRP-NKF zu tragen hat bzw. welche Fixkosten die Gemeinde für KIRP-NKF für wie lange zu übernehmen hat, wenn sie ein anderes Finanzverfahren (DATEV) wählt. Ich werde hierzu eine separate Sitzungsvorlage erarbeiten und Ihnen zur Beschlussfassung vorlegen. II. Haushaltsmäßige Auswirkungen: K e i n e. III. Beschlussvorschlag: Der Bericht der Verwaltung über die bisherigen Arbeiten zur Einführung des Neuen Kommunalen Finanzmanagements wird zur Kenntnis genommen. Der Bürgermeister - Ramm - IV. Beratungsergebnis: -2- Einstimmig: Ja: Nein: Enthaltungen: ________ ________ ________ ________ -3-