Beschlussvorlage (Ausnahmegenehmigung gemäß Ziffer 4.2 der Richtlinien über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Bedburg vom 6.11.2001 hier: Freihändige Vergabe von Aufträgen für die Anschaffung von Lehr- und Lernmitteln (Schulbücher) im Rahmen der Lernmittelfreiheit)

STADT BEDBURG Zu TOP: Drucksache: WP7-235/2005 Sitzungsteil Fachbereich II Öffentlich Az.: 40 22 00 Nicht öffentlich X Beratungsfolge: Sitzungstermin: Ausschuss für Schule, Jugend, Freizeit und Soziales Bemerkungen: 26.04.2005 Betreff: Ausnahmegenehmigung gemäß Ziffer 4.2 der Richtlinien über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Bedburg vom 6.11.2001 hier: Freihändige Vergabe von Aufträgen für die Anschaffung von Lehr- und Lernmitteln (Schulbücher) im Rahmen der Lernmittelfreiheit Beschlussvorschlag: Der Ausschuss für Schule, Jugend, Freizeit und Soziales beschließt eine Ausnahmegenehmigung gemäß Ziffer 4.2 der Richtlinien über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Bedburg vom 6.11.2001 insofern, dass der Auftrag von buchpreisgebundenen Lehr- und Lernmitteln (Schulbücher) im Rahmen der Lernmittelfreiheit in einem freihändigen Vergabeverfahren - nach Losentscheid - erfolgt. Beratungsergebnis: Gremium: Einstimmig: Bemerkungen: Sitzung am: Mit Stimmenmehrheit: Ja Nein Enthaltung Laut Beschlussvorschlag Abweichender Beschluss STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Nach Ziffer 4.1.1 der Richtlinien über die Vergabe von Aufträgen der Stadt Bedburg (Vergaberichtlinien) vom 6. November 2001 sind Aufträge mit einer Summe von über 25.000 Euro im Bereich der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) öffentlich auszuschreiben. Mit Beschluss des Haupt- und Finanzausschusses der Stadt Bedburg vom 4. Juni 2002 besteht für die Beschaffung von Lehr- und Lernmitteln dahingehend eine Ausnahmegenehmigung im Sinne der Ziffer 4.2 der Vergaberichtlinien, dass - unter Beachtung einer wirtschaftlichen Verfahrensweise und einem angemessenem Preis/Leistungsverhältnis - beschränkt ausgeschrieben werden kann. Die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) lässt für die Durchführung des hier betroffenen Beschaffungsvorgangs der Stadt Bedburg mit einem Auftragswert von rund 80.000 Euro auch die freihändige Vergabe zu. Eine freihändige Vergabe ist - aus Sicht der Verwaltung - im vorgenannten Vergabeverfahren durch enorme Vorteile geprägt; dies insbesondere, da sich durch das neue Buchpreisbindungsgesetz, welches erstmalig zum Schuljahr 2002/2003 bei der Vergabe von Aufträgen zur Beschaffung von Lehr- und Lernmitteln (Schulbücher) angewandt werden musste, bundesweit besonders zwei Problemstellungen heraus kristallisiert haben: EU-Schwellenwert Der EU-Schwellenwert beläuft sich auf 200.000 Euro ohne MWSt.; bei einer durchschnittlichen Auftragssumme von rund 80.000 Euro betrifft die Verpflichtung zur EUweiten Ausschreibung des „Schulbuchauftrages“ die Stadt Bedburg nicht. Streitige Vergabeverfahren, Umgehungstatbestände u. ä. Sehr wohl ist - insbesondere unter Berücksichtigung der Erfahrungen der Vergabeverfahren zum Schuljahr 2003/2004 und 2004/2005 - jedoch festzustellen, dass eine beschränkte Ausschreibung des Schulbuchauftrages durch ein streitiges Vergabeverfahren oder Umgehungstatbestände der Bieter - Stichwort: Gründung unselbstständiger Firmen etc. pp., erhebliche Risiken birgt. Schlägt beispielsweise ein unberücksichtigter Bieter den Rechtsweg ein, ist eine fristgerechte Auslieferung der Bücher an die Schüler nicht möglich. Der vermehrte Gang der Bieter vor die Nachprüfungskammern bzw. die Beschreitung des Rechtsweges ist bei „Schulbuchaufträgen“ originär eine Auswirkung des Buchpreisbindungsgesetzes (BuchPrG); da hierdurch Rechtsfragen berührt werden, die sich so bei einer Ausschreibung unter „echtem“ Wettbewerb nicht ergeben. So kommt es bei einem Schulbuchauftrag zu einer „Kollision“ zwischen dem Buchpreisbindungsgesetz, welches den Wettbewerb ausschließt, und der Verdingungsordnung für Leistungen und weiteren Gesetzen, Verordnungen etc. pp., die wiederum den Wettbewerb garantieren sollen. Hauptmerkmal der Problemstellung ist also die Gefahr, dass bei einer beschränkten Ausschreibung jeder Bewerber durch ein streitiges Vergabeverfahren die fristgerechte Auslieferung der Schulbücher zu Beginn eines jeden Schuljahres „verhindern“ kann und der notwendige Verwaltungsaufwand - selbst ohne streitiges Verfahren - keinesfalls eine positive Kosten-/Nutzen-Relation erlaubt, da das primäre Auswahlkriterium „günstigster Preis“ durch die Buchpreisbindung entfällt. a) Koppelungsgeschäfte Ein sog. „Koppelungsgeschäft“ - gemeinsame Beschaffung von buchpreisgebundenen und preisungebundenen Produkten - birgt die Gefahr, so auch der Verband der Verlage und STADT BEDBURG Seite: 3 Sitzungsvorlage Buchhandlungen in Nordrhein-Westfalen e.V., dass preisungebundene Produkte zu Preisen unterhalb der Beschaffungskosten angeboten werden, was ein Verstoß gegen das BuchPrG darstellt. Da die Verwaltung nicht in der Lage ist, bei Koppelungsgeschäften entsprechende Verstöße zu erkennen bzw. zu verhindern, hat der Schulträger zur Sicherstellung der rechtzeitigen Beschaffung festgelegt, im Rahmen der Lernmittelfreiheit nur preisgebundene Schulbücher zu beschaffen. Dies führt dazu, dass alle Angebote auf einen gleichlautenden Angebotspreis lauten müssen! Hieraus folgte in den beiden vergangenen Beschaffungszeiträumen - da weitere objektive und zulässige Unterscheidungskriterien der einzelnen Angebote nicht vorlagen -, dass ein Losentscheid durchgeführt werden musste. Auch für die Schulbuchbeschaffung des Schuljahres 2005/2006 ist - aus den vorgenannten Gründen - ausschließlich die Beschaffung von preisgebundenen Schulbüchern geplant. b) Umgehungstatbestände Leider bietet - aus Sicht der Verwaltung - der Verzicht auf Koppelungsgeschäfte allein nicht die notwendige Rechtssicherheit, da im Rahmen einer beschränkten Ausschreibung immer noch die Gefahr besteht, dass sich Bieter beteiligen, die ein streitiges Verfahren auslösen. Bundesweit sind hier besonders die Versuche zu nennen, sich Vorteile in Losverfahren dadurch zu verschaffen, dass eine Vielzahl von unselbstständigen Firmen gegründet werden - beispielsweise dadurch, dass jeder einzelne Mitarbeiter einer Buchhandlung eine Einzelfirma darstellt -. Diese unselbstständigen „Firmen“ reichen nun kein Angebot als Arbeitsgemeinschaft, sondern einzelne Angebote ein und erhöhen somit - in unzulässiger/ wettbewerbswidriger Art und Weise - die Wahrscheinlichkeit der Losziehung zu ihren Gunsten. Diese Versuche zogen zahlreiche Nachprüfungen und vergaberechtliche Verfahren nach sich, welche zu erheblichen Verzögerungen bei der Auslieferung der Schulbücher führten. Ungeachtet der oben aufgeführten rechtlichen Problemstellungen weist die Verwaltung darauf hin, dass ein verkürztes Vergabeverfahren bei einer freihändigen Vergabe den Bedburger Schulen die Möglichkeit einräumt, die Beschaffungslisten den tatsächlichen Schülerzahlen des neuen Schuljahres bestmöglichst anpassen zu können, da ein späterer Abgabetermin der Beschaffungslisten an den Schulträger festgelegt werden kann. Da pauschale Mehrbeschaffungen verhindert werden, führt dies aus Sicht der Verwaltung zu Einsparungen beim Gesamtauftrag. Die Verwaltung schlägt daher vor, dass im Rahmen der rechtlich und tatsächlich möglichen freihändigen Vergabe zuverlässige und geeignete Bieter - nur bei der freihändigen Vergabe kann/ darf die Stadt Bedburg den Kreis der Bieter effektiv beschränken - zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Der Gesamtauftrag für die fristgerechte Lieferung der preisgebundenen Bücher für das Schuljahr 2005/2006 wird nach Vorliegen der Angebote der Bieter im Rahmen eines Losentscheides vergeben. 50181 Bedburg, den 14. April 2005 ----------------------------------Stolzenberger ----------------------------------Kramer ----------------------------------Koerdt Sachbearbeiter Fachbereichsleiter Bürgermeister