Sitzungsvorlage (Einführung einer neuen Software bei der Stadtbücherei)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 30 Az.: 30/1024-09 Me. Jülich, 09.02.2015 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 95/2015 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Termin Ausschuss für Kultur, Wirtschafts- 26.02.2015 förderung und Stadtmarketing Haupt- und Finanzausschuss 12.03.2015 Stadtrat 26.03.2015 TOP Ergebnisse Einstimmig* Einstimmig Einführung einer neuen Software bei der Stadtbücherei Anlg.: -/I 10/11 42 IV SD.Net Beschlussentwurf: Grundsätzlich soll das Bibliothekssystem in der Stadtbücherei gewechselt und „RFID“ eingeführt werden. Hierfür werden bei der Investitionsnummer I272001003 die folgenden Mittel im Vorgriff auf den Haushalt bereitgestellt: Haushaltsansatz 2015 Verpflichtungsermächtigung 2015 kassenwirksam in 2016 = 23.500 € = 50.100 € Voraussetzungen für die Neuausstattung sind:  eine 80%-ige Förderung durch das Land. Der dann verbleibende Eigenanteil der Stadt (20 %) soll durch Sponsoreneinnahmen u.ä. auf den „Pflichtanteil „ von 10 % der Kosten reduziert werden  ein der Kalkulation entsprechendes Ausschreibungsergebnis  die Sicherstellung des technischen Betriebes, insbesondere der Web-Module und der Datenbank Begründung: Ist-Analyse Wechsel des Bibliothekssystems: Die Notwendigkeit dieser Maßnahme zeichnet sich mehr und mehr ab, da das zurzeit genutzte System BIBLIOTHECAplus der Firma OCLC zwischenzeitlich in der Praxis zahlreiche Funktionsfehler aufweist. Diese betreffen mittlerweile auch grundlegende Anwendungen wie z.B. die Ausleihe oder den OPEN (Onlinekatalog). So wird beispielsweise ohne erkennbaren Grund eine negative Ausleihfrist berechnet. Zudem gibt es vermehrt immer wieder Tage, an denen die Onlineverlängerung nicht funktioniert und dies für den Kunden nicht ersichtlich ist. Hier werden dann Gebühren falsch berechnet, was für den Leser sehr ärgerlich ist und zu einer verständlichen Unzufriedenheit führt. Die Liste der Fehler ließe sich noch um einige Punkte verlängern. Diese Fehler gehen teilweise auch mit Einnahmeverlusten einher. Der Support von OCLC lässt sich mit der Bearbeitung der Anfragen zur Fehlerbehebung oft Monate Zeit (nicht nur bei uns sondern im Allgemeinen). Telefonisch ist es schwer, einen kompetenten Mitarbeiter zu erreichen, da diese ihre Durchwahl nicht öffentlich machen und es zudem in der technischen Detailtiefe nur wenige Mitarbeiter gibt, die wirklich helfen können. Denn wir benötigen in unseren Fällen keine bibliothekarische Hotline sondern einen IT-Spezialisten. Dies können der Mitarbeiter aus dem städtischen EDV-Bereich und der zuständige Ansprechpartner im Rechenzentrum der KDVZ bestätigen. Beide stehen der Zusammenarbeit aufgrund der mangelnden Kommunikation mit der Firma OCLC sehr kritisch gegenüber. Gerade weil die Stadtbücherei Jülich aufgrund der knappen personellen Ressourcen (3,9 Stellen) zwei Tage in der Woche geschlossen ist, ist ein zuverlässig funktionierender Onlinekatalog unabdingbar. Die aktuelle Kundenumfrage (November 2014) hat ergeben, dass unsere Kunden die Onlineverlängerung zu kompliziert finden und auch mit der Suchfunktion Probleme haben. Ein zuverlässig funktionierendes System, das einfach und verständlich ist, würde nicht nur für eine höhere Kundenzufriedenheit sorgen, sondern auch Personalressourcen für den Service vor Ort an den Öffnungstagen freigeben. Bei Einführung des Bibliothekssystems waren diese Problem nicht vorhersehbar, da die Stadtbücherei damals noch mit der Firma BOND die Verträge geschlossen hat. BOND ist aber mittlerweile von OCLC übernommen worden und es entsteht der Eindruck, dass diese nun internationale Firma zu schnell gewachsen ist, dabei aber der Kundenkontakt und die Servicequalität „auf der Strecke geblieben sind“. Es besteht deshalb die Absicht die Beschaffung einer neuen Bibliothekssoftware auszuschreiben oder, falls im Rahmen der Landesförderung zulässig, gegebenenfalls über Verträge mit der kdvz bzw. dem KDN-Zweckverband zu realisieren. Gleichzeitig ist insbesondere der technische Betrieb der Web-Module und der Datenbank zu klären. Der nachfolgenden Kostenkalkulation liegt ein unverbindliches Angebot zu Grunde. Einführung von RFID: RFID (engl. radio-frequency identification) ist eine immer gefragtere und verbreitete Technologie (z.B. wurde sie auch schon in der Stadtbücherei Düren eingeführt). Auch hier würde die schnellere Verbuchung durch RFID und zusätzliche Selbstverbucherterminals zu einer höheren Kundenzufriedenheit im Bereich der Routinearbeit (keine langen Wartezeiten an der Verbuchungstheke) führen und somit auch Personalressourcen freigeben, um mehr Raum für individuelle Beratung zu haben oder zusätzliche Serviceangebote machen zu können. Zusätzlich würde RFID die Medien der Stadtbücherei vor Diebstahl sichern, da aktuell noch keine Mediensicherungsanlage vorhanden ist. Eine noch laufende Inventur zeigt schon jetzt, dass in den letzten Jahren etliche Medien gestohlen wurden. Aktuell werden über 300 Medien vermisst. Bei einem Durchschnittspreis von 17,58 € entspricht das etwa Verlusten in Höhe von 5.300 €. Räumlich ist die Einführung von RFID vor Ort bereits einmal durchgeplant worden. Der vorgesehene Platz für die entsprechenden Gates ist auf seine Eignung hin untersucht worden und Selbstverbucherterminals könnten problemlos aufgestellt werden. Lediglich elektrische Leitungen zu den Sicherungsgates und den Terminals müssen gelegt werden. Umbaumaßnahmen sind dafür aber nicht erforderlich. Sitzungsvorlage 95/2015 Seite 2 Ein funktionierendes Bibliothekssystem mit einem einfach zu handhabenden Onlinekatalog, der Medien ansprechend präsentiert (Bildanreicherung) und kundenorientierte Funktionen wie eine Neuerwerbungssuche oder einer App für mobile Endgeräte anbietet, sollte zum Standard in jeder Bücherei gehören. Auch die Mediensicherung und Verbuchung mit RFID ist Teil einer modernen Bücherei. Die starke Nutzung der erst im letzten Jahr eingeführten Onleihe lässt erkennen, dass immer mehr Nutzer die Angebote der Stadtbücherei auch von zu Hause aus in Anspruch nehmen. Daher kommt der multimedialen Präsenz der Stadtbücherei eine bedeutende Rolle zu. Aber auch die Nähe zu den Bürgern ist wichtig. Als Stadt mit Fachhochschulstandort und Forschungszentrum sind die Bürger/innen technikaffin und einen modernen Standard gewöhnt. Hier gilt es, als Bücherei mit der Zeit zu gehen. Kostenkalkulation Das Projekt ist über den Zeitraum von zwei Jahren angelegt. Dies hat den Vorteil, dass der beantragte Landesmittelzuschuss höher sein kann und damit die Kosten für den Eigenanteil niedriger ausfallen. Außerdem können die Kosten auf zwei Jahre verteilt werden. Das bedeutet eine zusätzliche Entlastung. Die Festlegung der Kosten ist ein Mittelwert aus eingeholten Angeboten verschiedener Firmen, da bei dieser Summe eine offizielle Ausschreibung erfolgen muss. Für 2015 ergeben sich folgende Kosten: Gesamtkosten Landesförderung (100%) 23.500 € (80%) 18.800 € Vorläufiger Eigenanteil (20%) 4.700 € Pflichtanteil des Trägers (10%) 2.350 € In den Gesamtkosten enthalten sind die Anschaffungskosten für das neue Bibliothekssystem, die Datenkonvertierung sowie die einmalige Installation und Schulung, die jährliche Softwarewartung für das Bibliothekssystem und die allgemeine Werbung. 80% dieser Kosten würden durch den beantragten Landesmittelzuschuss abgedeckt. Dieser ist zwar noch nicht genehmigt, gilt aber als sicher. Es verbliebe somit ein vorläufiger Eigenanteil von 20%. Dieser kann z. T. durch Sponsoren mitfinanziert werden. Um die Landesmittel zu erhalten, muss der Träger der Bücherei, hier also die Stadt Jülich, 10% der Gesamtausgaben selbst tragen. Das wären etwa 2.300 €. Für 2016 sieht es wie folgt aus: Gesamtkosten Landesförderung (100%) (80%) (abzüglich nicht förderfähigen Maßnahmen) 50.053 € 39.722 € Vorläufiger Eigenanteil (20%) Pflichtanteil des Trägers (10%) 10.331 € 5.166 € In den Gesamtkosten enthalten sind Lese- und Schreibeinheiten zur Initialisierung und Verbuchung auf RFID-Basis, zwei Sicherungsgates (Diebstahlwarnsystem), Transponder, Installation und Schulung, Selbstverbucherterminals, Rückgaberegal, Kosten für die Schnittstelle zum Bibliothekssystem, jährliche Softwarewartung für das Bibliothekssystem und Werbung. Der Pflichtanteil des Trägers, also der Stadt, liegt hier bei einer Höhe von 5.165,30 €. Dabei entfallen aber einmalig die laufenden Kosten für die Softwarewartung, da diese in das Projekt mit aufgenommen wurden. Die momentanen Kosten für die Softwarewartung belaufen sich auf 4.303,28 €. Diese würden 2016 eingespart werden, so dass sich die Mehrkosten des Projekts tatsächlich nur auf 862 € beliefen. Sitzungsvorlage 95/2015 Seite 3 Zeitplan Mit dem Projekt kann erst begonnen werden, wenn auch der Landeshaushalt und damit die Landesmittel genehmigt worden sind. Sollte wider Erwarten die Förderung des Landes ausbleiben, ist das Projekt nicht finanzierbar und damit hinfällig. Da mit einer Genehmigung des Haushaltes 2015 nicht vor dem Herbst zu rechnen ist, sollten die Mittel im Vorgriff auf den Haushalt bereitgestellt werden. Neben der Genehmigung aller Gelder wird auch die Mithilfe der städtischen EDV-Abteilung benötigt, die von ihrem Zeitplan aus ab August 2015 die technischen Vorrausetzungen für eine Umstellung des Bibliothekssystems schaffen kann und die personellen Kapazitäten bereithalten kann. Insbesondere der technische Betrieb der Web-Module und der Datenbank sind, je nach Produktauswahl, noch zu klären. So könnte bis Ende des Jahres das neue EDV-System eingeführt werden. 2016 stände dann ganz im Zeichen der RFID-Einführung. Geplant ist auch hier, das Projekt bis Ende des Jahres abzuschließen. Die Einführung von RFID ist relativ zeitintensiv, da jedes Medium initialisiert werden muss. Zudem muss eine neue Software eingespielt und die nötige Schnittstelle dafür installiert werden. Außerdem werden zwei sogenannte Gates zur Diebstahlsicherung angeschlossen und ein Selbstverbucher eingerichtet. Folgekosten nach dem Projekt Mit dem 1.1.2017 wäre die Umstellung des Bibliothekssystems und die Einführung von RFID als Projekt beendet. Die laufenden Betriebskosten für die RFID-Verbuchung und die Schnittstelle zum Bibliothekssystem belaufen sich auf 2.326€ im Jahr. Durch den Wechsel des EDV-Systems könnten zudem laufenden Servicekosten (jährlich 765 €) eingespart werden, sodass in der Summe jährlich „nur noch“ 1.561€ zusätzliche Ausgaben entstehen. Die Höhe der zusätzlichen Einnahmen ist schwer vorauszusehen. Kundenfreundlichkeit und vor allem Kundenzufriedenheit zahlt sich aber aus. Guter Service spricht für die Einrichtung und animiert, sich neu in der Stadtbücherei anzumelden und deren Angebote zu nutzen. Die Onleihe führte im ersten laufenden Jahr bereits schon zur Neuanmeldung von über 80 Bürger/innen (= reine Onleihenutzer). Die Zahl der Neukunden, die aufgrund der Onleihe die Stadtbücherei erstmalig aufsuchten und nun aber auch zusätzlich das Angebot vor Ort nutzen, ist leider nicht ermittelbar, dürfte aber deutlich höher liegen. Folgen bei Absage der Projekte      Weitere Einnahmeverluste durch Fehler im Bibliothekssystem Verärgerte Leser, deren Gebühren falsch berechnet werden oder deren Onlineverlängerung trotz richtiger Bedienung fehl schlug Leserverluste und Imageschaden. Unabhängig von einer Neuausstattung wird selbstverständlich weiterhin versucht, die vorhandenen bzw. neu entstehenden Fehler in Zusammenarbeit mit dem Hersteller zu bereinigen! onal ist mit EDV-Fehlern gebunden, statt mit Bedienen und Beratung der Leser: etwa 15 Wochenstunden gehen mit der Behebung und dem Nachvollziehen der Fehler im Bibliothekssystem einher Diebstähle und damit verbundene Kosten können nicht vermieden werden Langsame Verbuchungsvorgänge statt Beratung und effektivem Service vor Ort Sitzungsvorlage 95/2015 Seite 4 Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): entfällt 1.Finanzielle Auswirkungen: x Gesamtkosten: ja jährl. Folgekosten: siehe Begründung ja Haushaltsmittel stehen bereit: nein jährl. Einnahmen: x nein (siehe Beschlussentwurf) werden in den Haushalt 2015 und 2016 eingestellt bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung x nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja x nein nein *Der Ausschuss für Kultur, Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing hat in seiner Sitzung vom 26.02.2015 den Beschluss unter dem Vorbehalt getroffen, dass das Land den Erwerb mit 80 % bezuschusst und dass die Sponsoren tatsächlich von den noch offenen 20 % die Hälfte tragen. Sitzungsvorlage 95/2015 Seite 5