Beschlussvorlage (RPA) (Prüfbericht Stadtwerke)

Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Prüfbericht zu den Geschäftsvorfällen des Jahres 2014 des Eigenbetriebes “Stadtwerke” - öffentlicher Teil - 1. Das Rechnungsprüfungsamt ist zur Durchführung insbesondere nachfolgender Prüftätigkeiten verpflichtet:  Prüfungen gem. § 10 der Betriebssatzung, § 103 der Gemeindeordnung sowie der Rechnungsprüfungsordnung  Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft; hierbei insbesondere die Prüfung der Schlussrechnungen nach Beendigung von Baumaßnahmen und Dienstleistungen vor Auszahlung  Prüfung der VOL / VOF – und VOB Vergaben im Tagesgeschäft; hierzu gehören auch die Vergaben an Ingenieure und Architekten auf HOAI-Basis  Prüfung der Sonderkasse im Rahmen der vorgeschriebenen Kassenprüfungen einschl. Jahresabschluss der Einheitskasse (seit 03/2009 führen die Stadtwerke die Sonderkasse in eigener Verantwortung, Prüfungen haben gem. § 103 Abs. 1 Ziff. 5 Gemeindeordnung durch das RPA zu erfolgen; der Prüfbericht ist im nichtöffentlichen Teil abgebildet)  Sonstige Prüfungen aufgrund von politischen Beschlüssen / Prüfaufträgen oder prüfungsrelevanten Sachverhalten 2. Zur Prüfung der Vergaben gem. § 103 Abs. 1 Pkt. 6 der Gemeindeordnung In 2014 unterlagen Ausschreibungen / Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben ab 2.000,00 € sowie alle Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse ab einer Wertgrenze von 10.000,00 € der Visakontrolle / Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes. Dies entspricht den Grundlagen und Regelungen der Rechnungsprüfung auch für die allgemeine Verwaltung. P:\14\Jahresabschluss -81- 2014ö. Seite 1 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt  Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und ggfs. Mithilfen durch das RPA im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB / HOAI); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter sowie öffentlicher Ausschreibungen. Die Vorgaben des Tariftreue- und Vergabegesetzes (TVgG) wurde in Abstimmung zwischen RPA und den Eigenbetrieben durchgeführt. In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment wurden i.d.R. der Stadt oder den Eigenbetrieben bekannte Firmen beauftragt. Dabei wurden entweder Preisanfragen durchgeführt oder es wurde auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen zurückgegriffen und deren Einheitspreise übernommen und vereinbart. In vielen Fällen war und ist bei plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen kein zeitaufwändiger Wettbewerb möglich, um den Betriebsablauf nicht zu unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich bewährt, dass auf ortsansässige bzw. in der näheren Umgebung vorhandene Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen auch entsprechende Wartungsverträge. Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen wurden, wie mit den Wertgrenzen ab dem 05.04.2011 beschlossen, bis 10.000,00 € Preisanfragen bei mindestens drei Anbietern dokumentiert. Darüber hinaus waren beschränkte Ausschreibungen durchzuführen. Ab 75.000,00 / 150.000,00 / 200.000,00 € (je nach Gewerk) wurden / werden grundsätzlich öffentliche Ausschreibungen durchgeführt. Soweit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen oder Dienstleistungen sich in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit wiederholen, wurde und wird mit den Eigenbetrieben eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart, um dauerhaft wirtschaftliche Vorgehensweise zu sichern, z.B. im Wege optionaler Vertragsverlängerungen oder im Hinblick auf die gesetzlichen Schwellenwerte EU – weite Ausschreibungen bei längeren Zeiträumen. Anmerkung RPA : Etwaige Mängel bei der Vorgangsbearbeitung (z.B. fehlende Aufmaße, Prüfvermerke auf Angeboten) werden im Regelfall unmittelbar mit den Verantwortlichen abgeklärt und dann erledigt. Hierzu gehörten auch Korrekturen bei den täglichen Ausschreibungen / Vergaben (das gilt für VOL- /VOF- /VOB- Vergaben wie auch für Aufträge im Rahmen der HOAI an Ingenieure / Architekten). Ebenso wurden / werden durch die VISA - Kontrolle vor Zahlung der Schlussrechnungen rechtzeitig Korrekturen vorgenommen. Durch diese bewährte Praxis im Tagesgeschäft werden irreparable Fehler im Regelfall vermieden. P:\14\Jahresabschluss -81- 2014ö. Seite 2 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Die Auflistung der Prüfungen aus dem laufenden Tagesgeschäft mit einzelnen Prüffeststellungen ist Bestandteil des nicht öffentlichen Berichtes. Insgesamt wurden 141 Vorgänge mit einem Gesamtvolumen von 21.923.750,10 € geprüft. Prüffeststellungen wurden soweit möglich jeweils vor Auftragserteilung bzw. Zahlung der Schlussrechnung ausgeräumt. 4. Prüffeststellungen Die einzelnen Prüffeststellungen mit etwaigen Hinweisen und Beanstandungen sind gemäß § 3 Absatz 1 der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse nichtöffentlich zu beraten. Auf die entsprechende Vorlage im nichtöffentlichen Teil der Tagesordnung wird daher verwiesen. 5. Prüfergebnis für den Teilbereich „Eigenbetrieb Stadtwerke“ Schwerwiegende Mängel oder nicht ausgeräumte Prüffeststellungen, die einer Entlastung der Betriebsleitung entgegenstehen würden, liegen aus Sicht der örtlichen Rechnungsprüfung nicht vor. Erftstadt, den 14.08.2015 (Walter) Leiter Rechnungsprüfungsamt P:\14\Jahresabschluss -81- 2014ö. Seite 3