Beschlussvorlage (Entwurf Geschäftsordnung)

Entwurf für eine Geschäftsordnung eines Gestaltungsbeirates der Stadt Erftstadt (04.04.2016) Entwurf Erläuterung 1. Aufgabe des Gestaltungsbeirates Der Definition der Aufgabe eines Gestaltungsbeirates kann eine Präambel Die Aufgabe des Gestaltungsbeirates voran gestellt werden, die dessen Ziele und besteht in der Erarbeitung von Zwecke formuliert. Dies wird jeweils Empfehlungen für die Verwaltung, die unterschiedlich gehandhabt. Fachausschüsse und den Rat zu städtebaulichen und baukünstlerischen Projekten, die für die Erhaltung oder Gestaltung des Stadtbildes von erheblichem Einfluss sind. Der Gestaltungsbeirat ist kein Ausschuss im Sinne des § 57 der Gemeindeordnung des Landes NordrheinWestfalen. 2. Zuständigkeit des Gestaltungsbeirates 1. Im Gestaltungsbeirat werden in einem möglichst frühen Planungsstadium behandelt: a) Einzelbauvorhaben, die wegen ihres Standorts, ihres Umfeldes, ihrer Nutzung oder ihrer Größe oder wegen sonstiger Belange von besonderer stadtgestalterischer Bedeutung sind, b) städtebauliche Planungsprojekte von besonderer Relevanz für das Orts- und Landschaftsbild, c) besonders zu gestaltende Situationen wie Stadträume, Grünanlagen und besonders wichtige Wegebeziehungen, d) sonstige stadtgestalterisch relevante Maßnahmen, zum Beispiel Werbeanlagen, Stadtmöblierung, Infrastrukturanlagen und Kunst im öffentlichen Raum und e) Vorhaben, die nach Wettbewerben eingereicht werden, aber vom prämierten Projekt wesentlich abweichen. 2. Der Gestaltungsbeirat wird bei der Formulierung von Auslobungen/Grundlagen für konkurrierende Verfahren (Wettbewerbe, Gutachten) bei städtebaulich relevanten Projekten frühzeitig beteiligt. Der/ Die Die Auflistung der Zuständigkeit kann individuell gehandhabt werden. Sie sollte so formuliert sein, dass alle relevanten Fragestellungen erfasst sind. Die Auflistung orientiert sich an vorhandenen Beispielen. 3. Vorsitzende oder eine Vertretung wird in entsprechende Verfahren (unter anderem Preisgericht) eingebunden. Die Kooperation mit den Gremien von Nachbarkommunen ist im gegenseitigen Einvernehmen möglich. Ein neuerer Trend ist eine regionale Zusammenarbeit auch in stadtgestalterischen Fragen, die z.B. im Zuge von LEADER- Projekten Berücksichtigung finden kann. Weiterhin wird die Idee eines „mobilen Gestaltungsbeirates“, der örtlich und zeitlich begrenzt an Gemeinden verliehen werden kann, auf Anregung der Architektenkammer Baden- Würtemberg auch in NordrheinWestfalen diskutiert. 4. Zusammensetzung, Besetzung, Dauer 1. Der Beirat setzt sich aus 5 stimmberechtigten Mitgliedern zusammen, von denen höchstens 2 ihren Wohn- oder Arbeitssitz in der Stadt Erftstadt haben dürfen. Die Mitglieder wählen aus ihrer Mitte eine/n Vorsitzende/n sowie eine/n Stellvertreter/in. 2. Die Beiratsmitglieder werden durch den Rat der Stadt auf Vorschlag der Verwaltung berufen. Sie sind Fachleute aus den Bereichen Architektur, Stadtplanung und Landschaftsarchitektur. Es können nur solche Mitglieder für den Gestaltungsbeirat vorgeschlagen werden, die in städtebaulichen Wettbewerben oder anderen konkurrierenden Verfahren ausgezeichnet worden sind, als Preisrichter/-innen in oben genannten Verfahren tätig waren oder Inhaber von ordentlichen Lehrstühlen oder aufträgen für Architektur/ Städtebau/Stadtplanung sind oder waren. 3. Die Beiratsmitglieder erhalten für ihre Tätigkeit ein pauschales Entgelt, die externen Mitglieder zuzüglich der entstandenen Reisekosten. Die Höhe des Entgelts wird durch den Rat festgesetzt. 4. Andere Fachleute (insb. Denkmalschutz, Verkehrsplanung, Landschaftsplanung, Geschichte, bildende Kunst) können bei Bedarf (ohne Stimmrecht) hinzugezogen werden. 5. An den Beiratssitzungen nehmen außerdem je ein/e von den im Stadtentwicklungsausschuss stimmberechtigten Fraktionen vorgeschlagene/r Vertreter/-in oder Es wird empfohlen, die Größe des Gestaltungsbeirates an die Größe der Stadt anzupassen. Üblicherweise haben Beiräte 4 – 7 Mitglieder. Diese werden vom Rat berufen und müssen ausreichend qualifiziert (Qualifikation zum Preisrichter) sein, um die Qualität und die Akzeptanz des Votums des Gremiums sicher zu stellen. Die Frage, ob ausschließlich externe Mitglieder zugelassen werden sollten oder ob die für die Aufgabe erforderlich Unabhängigkeit des Gremiums auch auf anderem Wege erreicht werden kann, wird unterschiedlich gehandhabt. Die Tätigkeit in einem Beirat wird üblicherweise entlohnt, wobei empfohlen wird, dass sich das Entgeld an dem eines Preisgerichtes bei konkurrierenden Verfahren orientieren soll. deren/ dessen Stellvertreter/in beratend teil. Dafür können außer Ratsmitgliedern auch sachkundige Bürger/-innen oder Einwohner/-innen vorgeschlagen werden. 6. Der Bürgermeister, die Technische Beigeordnete sowie mit den Vorhaben betraute Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung sind zur Teilnahme (ohne Stimmrecht) berechtigt. 7. Die erste Beiratsperiode beginnt mit dem Ratsbeschluss über die Einrichtung des Gestaltungsbeirates und endet am 31.10.2016. Die folgenden Beiratsperioden dauern fünf Jahre. Scheiden Mitglieder vor Ablauf der Zeit für die sie berufen sind aus dem Gestaltungsbeirat aus, so werden die an ihrer Stelle neu zu berufenden Mitglieder nur noch für die restliche Zeit, für die der Rat die ausgeschiedenen Mitglieder berufen hat, bestellt. Eine Wiederberufung kann nur einmal erfolgen. Rat und Verwaltung können in beratender Funktion teilnehmen; sie sind nicht stimmberechtigt. Das Votum des Beirates hat beratenden Charakter. Die Entscheidung, ob dem Votum des Beirates gefolgt wird, verbleibt stets bei den Gremien des Rates. Die Beiratsperioden sollten an die Legislaturperioden angepasst sein. Bei einem anderen Zeitraum sollte dieser aber mindestens zwei Jahre betragen, um eine ausreichende Kontinuität der Beiratsarbeit zu ermöglichen. Ggf. kann ein Beirat auch zunächst für eine Beiratsperiode eingesetzt werden und über seine Weiterführung nach Evaluation der Ergebnisse entschieden werden. 3. Geschäftsstelle und Geschäftsgang 1. Die Geschäftsführung, d.h. die Aufstellung der Tagesordnung, die Vorbereitung der Sitzungen und die Fertigung der Niederschrift des Gestaltungsbeirates obliegt der Technischen Beigeordneten vertreten durch das Umwelt- und Planungsamt (Geschäftsstelle). 2. Die Sitzungen des Beirates finden nach Bedarf statt, in der Regel 1 x pro Quartal. 3. Die Einberufung des Beirates erfolgt durch die Geschäftsstelle, schriftlich mindestens zwei Wochen vor dem Sitzungstag mit Bekanntgabe der Tagesordnung. 4. Vorschläge zur Tagesordnung können von der Verwaltung, den Ratsgremien und den Mitgliedern des Beirats unterbreitet werden. Die Vorschläge müssen der Geschäftsstelle mindestens drei Wochen vor dem Sitzungstermin vorliegen. 5. Die Geschäftsstelle setzt die Tagesordnung im Einvernehmen mit dem/der Beiratsvorsitzenden fest. 6. Eine Änderung der Tagesordnung ist mit Zustimmung des Beirates möglich. 4. Die Geschäftsstelle wird üblicherweise beim Stadtplanungsamt oder der Baugenehmigungsbehörde angesiedelt. Die Sitzungen sollen regelmäßig und häufig genug stattfinden, dass gesetzliche Fristen beachtet werden können. Beschlussfähigkeit, Stimmrecht 1. Der Beirat ist beschlussfähig, wenn sämtliche Mitglieder ordnungsgemäß geladen sind sowie die Mehrheit der Mitglieder, darunter die/ der Vorsitzende oder stellvertretende Vorsitzende anwesend ist. 2. Entscheidungen werden in einfacher Mehrheit in offener Abstimmung getroffen. Stimmenthaltung ist nicht zulässig. Bei Stimmengleichheit gibt die Stimme der/ des Vorsitzenden den Ausschlag. 3. Die Beiratsmitglieder prüfen von sich aus ihre Befangenheit in Anlehnung an § 31 GO NRW. 4. Ist ein Mitglied des Gestaltungsbeirates selbst an einem Vorhaben, das im Beirat beurteilt wird, beteiligt, so nimmt dieses Mitglied an der Beratung und Abstimmung nicht teil. Um die Unabhängigkeit des Votums zu garantieren, dürfen Beiratsmitglieder nicht selbst an Vorhaben beteiligt sein. Außerdem dürfen die Mitglieder durch ihr im Beirat erworbenes Wissen keine Wettbewerbsvorteile erhalten. 5. Die Vergabe eines Auftrages der Stadt Erftstadt an ein Beiratsmitglied für ein Projekt, das im Beirat behandelt werden soll oder behandelt worden ist, ist ausgeschlossen. 5. Beiratssitzung 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Um die Öffentliche Akpeptanz des Beirates zu erhalten, ist eine Beratung in öffentlicher Die Sitzungen des Beirates sind Sitzung förderlich. öffentlich, sofern und soweit der Beratungsgegenstand in öffentlicher Zum Schutz der Rechte der Bauherren kann Sitzung der politischen Gremien aber auch eine nichtöffentliche Diskussion behandelt wird, sie sind nicht angezeigt sein. Daher sollten das Interesse öffentlich, sobald sich der Beirat der Öffentlichkeit an der Information und der vertiefend mit den Plänen zu Schutz privater Bauherren bei der Frage, ob Vorhaben von privaten von die Beratung öffentlich oder nichtöffentlich Bauherren befasst. geführt wird, gerecht abgewogen werden. Die Vorstellung des Vorhabens erfolgt i.d.R. durch den Bauherren/ Dabei sollte stets bedacht werden, dass mit die Bauherrin. Im Verhinderungsfall die Beratung im Beirat auch für die kann die Verwaltung die Vorhaben Bauherren einen Service darstellt. vorstellen, auch ohne die Zustimmung des Bauherren/ der Bauherrin. Der Gestaltungsbeirat verfasst als Ergebnis der Beratung zur Beurteilung der vorgelegten Vorhaben jeweils eine schriftliche Stellungnahme, die von der Vorsitzenden/dem Vorsitzenden zu unterschreiben ist. Die betreffende Stellungnahme wird durch die Geschäftsstelle den Bauherren bzw. deren Beauftragten zugeleitet und auf Wunsch erläutert. Die Stellungnahme des Beirates bzw. die Wenn die Bauherrin/der Bauherr Weiterentwicklung einer Planung in einwilligt, kann die Stellungnahme Zusammenarbeit mit dem Beirat kann ein eines im nichtöffentlichen Teil unterstützender Faktor bei der Vermarktung beratenen Vorhabens durch die von Vorhaben sein. Die Veröffentlichung Verwaltung öffentlich gemacht kann daher im Interesse der Bauherren werden. liegen. Erhält ein Vorhaben nicht die Zustimmung des Beirates so ist dem Bauherren/ der Bauherrin die Möglichkeit zur Überarbeitung gemäß den Empfehlungen des Gestaltungsbeirates einzuräumen. Das Vorhaben ist dem Beirat erneut vorzustellen. Gesetzliche Fristen von Genehmigungsverfahren sind zu beachten. Über jede Sitzung ist von der Geschäftsstelle ein Protokoll zu erstellen. Der Ausschuss für Stadtentwicklung und Wirtschaftsförderung wird durch die Geschäftsstelle im nicht öffentlichen Teil seiner turnusmäßigen Sitzungen unter Beachtung des Vertrauensschutzes privater Bauherren über die durch den Beirat beratenen Projekte informiert. 7. Geheimhaltung Die Mitglieder des Beirates und die sonstigen Sitzungsteilnehmer sind zur Geheimhaltung über die nicht öffentlichen Beratungen und Wahrnehmungen verpflichtet. Eine Verletzung der Geheimhaltung führt zum Ausschluss vom Beirat. 8. Inkrafttreten Diese Geschäftsordnung tritt mit der Beschlussfassung durch den Rat in Kraft.