Beschlussvorlage (Tätigkeitsbericht Archiv)

Archiv der Stadt Erftstadt Tätigkeitsbericht Archiv der Stadt Erftstadt: Tätigkeitsbericht I. Gesetzliche Aufgaben des Stadtarchivs Zu den zentralen Aufgaben des Stadtarchivs gehören die Übernahme, Erschließung und Bewertung aller archivreifen bzw. archivwürdigen Informationsträger kommunaler Provenienz. Dies umfasst konkret folgende Tätigkeiten: - Übernahme aller Informationsträger (Aktenschriftgut, Karten-, Bild-, Film- und Tonmaterial und maschinenlesbare Datenträger) der Stadt Erftstadt und der Stadtbetriebe unabhängig vom Schriftgutträger, Bewertung des Schriftguts nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, daraus resultierend Freigabe zur Kassation oder Überführung in das Archiv (Archivwürdigkeit) - Erschließung des Archivguts, Erstellung von Findbüchern, sachthematischen Inventaren und anderen Findbehelfen zur Schaffung optimaler Benutzungsmöglichkeiten und somit Ermöglichung der wissenschaftlichen und heimatkundlichen Forschung sowie Nutzung durch Schülerinnen und Schüler - Gliederung der Bestände und Bestandsgruppen, Darstellung der Archivtektonik, Erstellung bzw. Fortentwicklung einer Beständeübersicht - Veranlassung von Konservierungs- und Restaurierungsarbeiten - Auswertung der örtlichen Presse und anderer Veröffentlichungen. Die Schriftgutverwaltung beinhaltet sowohl die Beratung und Betreuung im Rahmen der Querschnittsfunktion innerhalb der Stadtverwaltung in Fragen der analogen und digitalen Schriftgutverwaltung, als auch die Mitwirkung bei der Einführung von DVSystemen in der Stadtverwaltung hinsichtlich der Archivfähigkeit zu übernehmender Daten. Die Leitung des Archivs – als Bestandteil der Kulturabteilung – obliegt dem Stelleninhaber in eigener Verantwortung. Daraus resultieren weitere Aufgabenbereiche, wie z. B. - die Vertretung der Interessen des Archivs innerhalb und außerhalb der Verwaltung - die Bestimmung der Ziele, Grundsätze und Richtlinien für die Arbeit des Archivs in formeller und materieller Hinsicht Seite 2 Archiv der Stadt Erftstadt: Tätigkeitsbericht - die Klärung von Grundsatzfragen der vorarchivischen Führung und Verwaltung von Informationsträgern (Aktenordnung, Aktenplan) - die Weiterentwicklung des Fachgebietes und des Schrifttums - Erarbeitung der Benutzungsmodalitäten für interne und externe Benutzerinnen und Benutzer (Benutzungsordnung, Benutzungsantrag, Benutzungssperre, Aktenausleihe etc.) - Entscheidung über Einsatzmöglichkeiten der EDV in allen Bereichen des Archivs - Grundsatzentscheidungen bezüglich der Raum-, Einrichtungs- und Archivtechnikfragen - Gewinnung, Betreuung und Anleitung von ehrenamtlichen Mitarbeitern und Praktikanten. Aufgrund der akademischen und beruflichen Qualifikationen des Stelleninhabers, als promovierter Historiker mit den Forschungsschwerpunkten Rheinische Geschichte und Geschichte der Stadt Erftstadt, werden zahlreiche zusätzliche qualifizierte Aufgaben wahrgenommen, die weit über den gesetzlichen Anforderungen liegen und die zu einer quantitativen und qualitativen Aufwertung des Archivs geführt haben. Das Archiv ist dadurch im Gegensatz zu den Kreisarchiven in Euskirchen (bis 1975 zuständig) und Bergheim (seit 1975 zuständig) u. a. in der Lage, Anfragen von Forschungseinrichtungen (insbesondere Lexika, Monographien, Spezialliteratur) zu erftstädtischen Gegebenheiten präzise und umfassend zu beantworten. Dadurch ist auch in der Fachliteratur Erftstadt wieder stärker vertreten, was zu einer Steigerung des Bekanntheitsgrades der Kommune führt (Stichwort: verstärkte Außenwahrnehmung). Diese werden im Folgenden näher erläutert. II. Neuerwerbungen aus Privat-, Firmen- und Vereinsbesitz (Nachlässe, Sammlungen und Schenkungen) Ein besonderes Anliegen des Stadtarchivs ist die Akquise. Neben der Sicherung von Verwaltungsschriftgut ist es das Bestreben des Stadtarchivs, wertvolle Archivalien und Objekte von stadthistorischer und regionaler Bedeutung aus Privatbesitz für das Stadtarchiv zu erhalten, um diese ebenfalls dauerhaft der Allgemeinheit und der Seite 3 Archiv der Stadt Erftstadt: Tätigkeitsbericht wissenschaftlichen Forschung zur Verfügung stellen zu können. Diese zusätzliche Überlieferung dient dazu, die Vielfalt und Entwicklung der Stadt über einen längeren Zeitraum möglichst umfassend zu dokumentieren. Diese abgegebenen Bestände von zahlreichen Privatpersonen und Vereinen stellen eine wichtige Ergänzung zur amtlichen Überlieferung dar. In den letzten Jahren konnten einige herausragende Sammlungen und Exponate dauerhaft oder als Dauerleihgabe für das Stadtarchiv gesichert werden, auf die auch die örtlichen Presse aufmerksam machte, so beispielsweise die stadthistorisch bedeutende und umfangreiche Foto- und Heimatsammlung Erp (Sammlung Magret Jüssen), die in Kooperation mit dem LVR-Amt für Rheinische Landesgeschichte & Volkskunde nach archivischen Gesichtspunkten erschlossen und wissenschaftlich bearbeitet wird. Ferner erhielt das Archiv aus Privatbesitz den schriftlichen Nachlass der jüdischen Familie Schwarz aus Lechenich. Ein sog. Geniza-Fund von überregionaler Bedeutung, der zu gegebener Zeit wissenschaftlich bearbeitet und evtl. der Öffentlichkeit vorgestellt werden soll. Auch die traditionsreichen Schützenbruderschaften und alteingesessenen Vereine bereicherten die Bestände des Stadtarchivs. So übergab die St.-SebastianusSchützenbrüderschaft Lechenich e. V. ihre wertvollen Protokollbücher, die bis 1730 zurückreichen. Der älteste Verein in Erftstadt, der Männergesangverein Lechenich (gegr. 1850) übergab als Dauerleihgabe dem Archiv ausgewählte Exponate aus dem ersten Jahrhundert seines Bestehens, die in eindrucksvoller Weise das facettenreiche Vereinsleben in der Stadt dokumentieren. Eine kleine Ausstellung ist in diesem Jahr im Rahmen der Kulturzeit mit einem Konzert des MGV im Anneliese-Geske-Musikund Kulturhaus geplant. Einige historische Schulchroniken, die für die einzelnen Ortsgeschichten von großer Wichtigkeit sind, konnten ebenfalls gesichert werden. Zahlreiche Heimatforscher/-innen und Wissenschaftler/-innen konnten bereits von diesen Neuzugängen profitieren und neue (Er-)Kenntnisse über die Erftstädtische Vergangenheit erwerben. Bemerkenswert sind zudem die dem Archiv aus Privatbesitz übergebenen archäologische Funde (Steinzeit, Römerzeit und Mittelalter) aus Liblar, Blessem und Seite 4 Archiv der Stadt Erftstadt: Tätigkeitsbericht der Lechenicher Altstadt sowie aussagekräftige Objekte der Industriegeschichte aus Liblar, die allesamt die umfangreichen Bestände bereichern. III. Wissenschaftliche Forschung und historische Bildungsarbeit Die wissenschaftliche Forschung macht insgesamt über 50% der archivischen Tätigkeit aus. Hierzu zählt insbesondere: - Erforschung der Orts-, Stadt-, Regional- und Landesgeschichte, Kunstgeschichte, Volkskunde und Archäologie - Verfassen, Erstellen, Herausgeben bzw. Mitarbeiten an entsprechenden Publikationen, z. B. Jahrbuch der Stadt Erftstadt, Schriften des Geschichtsvereins Erftstadt e. V. - Konzeption und Durchführung von Ausstellungen (anhand von Objekten aus städtischem und privatem Besitz) - Führungen durch das Archiv bzw. durch Ausstellungen - Organisation und Durchführung von Vorträgen zur Stadtgeschichte - Publikation von Informationen zum Stadtarchiv und von Findmitteln, auch mit Content-Management-Systemen im Landesarchivportal „Archive in NRW“ - Vertretung der Interessen des Archivs in der Öffentlichkeit - Betreuung und Unterstützung der wissenschaftlichen und stadthistorischen Forschung, u. a. bei Examens-, Master- und Dissertationsprojekten Die Öffentlichkeitsarbeit und historische Bildungsarbeit des Stadtarchivs ist vor allem geprägt durch den persönlichen Kontakt zu den Bürgerinnen und Bürgern. Das Archiv versteht sich auch als Bildungseinrichtung, die das Interesse und das Bewusstsein für die Lokalgeschichte wecken und stärken, die regionale Identität fördern und kompetenter Ansprechpartner in allen Belangen der Stadtgeschichte sein möchte. Sowohl Bürgerinnen und Bürger vor Ort in den einzelnen Stadtteilen als auch Genealogen/-innen, unterschiedliche Heimatforscher/-innen, wissenschaftliche Historiker/-innen Forschungseinrichtungen greifen oft und und regelmäßig auf das Angebot zurück bzw. nutzen die vielfältigen Bestände des Archivs. Seite 5 Archiv der Stadt Erftstadt: Tätigkeitsbericht Durch die regelmäßig angebotene Möglichkeit, ein Praktikum im Archiv zu absolvieren, werden junge Studierende bei ihrer wissenschaftlichen Arbeit unterstützt. Das Stadtarchiv Erftstadt hat sich bisher u. a. mit zahlreichen historischen Vorträgen beispielsweise an den Kulturtagen und am Stadtjubiläum „45 Jahre Erftstadt“ beteiligt, die gut besucht waren und auf großes Interesse stießen. In regelmäßigen Abständen bieten kleinere Ausstellungen – die besonders von Schulklassen unter fachkundiger Führung besucht wurden – Einblick in die Stadtgeschichte. Folgende unterschiedliche Themenkomplexe wurden bisher behandelt: Migration im Wandel der Zeit, Erster Weltkrieg in Erftstadt, Römische Funde aus Liblar, Carl Schurz. Als publizistische Plattform zur Veröffentlichung von stadthistorischen Beiträgen – zur Wissensvermittlung und Förderung der lokalen Identitätsbildung – dienen u. a. das „Jahrbuch der Stadt Erftstadt“ und die Schriftenreihe des „Geschichtsvereins Erftstadt e.V.“. Ein weiterer wichtiger Tätigkeitsbereich des Archivs stellt die enge Zusammenarbeit mit dem „Geschichtsverein Erftstadt e. V.“ (gegr. 2002) dar. Der Archivar – qua Amt Schriftführer – unterstützt inhaltlich und organisatorisch den Verein bei zahlreichen Veranstaltungen, wozu u. a. wissenschaftliche Vorträge zählen. Zu den einzelnen Heimat- und Geschichtsvereinen vor Ort – die mit der Homepage des Stadtarchivs verlinkt sind – bestehen ebenfalls enge Kontakte. Auf Initiative der Kulturabteilung finden regelmäßig Gesprächsrunden statt, die u. a. auf eine bessere Vernetzung untereinander und den Wissenstransfer abzielen. Mittelfristig dienen diese Kontakte vor allem dazu, die stadthistorisch relevanten Bestände vor Ort in die Bestände des Stadtarchivs zu integrieren, um diese fachgerecht zu erschließen und somit einer breiteren Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Verschiedene Veranstaltungen fanden zudem auch in Kooperation mit dem Arbeitskreis der Archivare im Rhein-Erft-Kreis, der „Bürgerstiftung Erftstadt e. V.“ und einzelnen Schulen statt. Seit 2015 besteht zwischen dem Archiv der Stadt Erftstadt und der Gottfried-Kinkel-Realschule eine Bildungspartnerschaft. Bisher fanden u. a. Seite 6 Archiv der Stadt Erftstadt: Tätigkeitsbericht eine Führung zum Geburtshaus von Carl Schurz und eine gemeinsame Ausstellung zu Carl Schurz und Gottfried Kinkel in der Schule statt. IV. Archivleitung und archivfachliche Aufgaben Die zentrale Archivaufgabe der Bewertung und Übernahme von städtischem Schriftgut wird insbesondere durch Schriftgutaussonderungen des Ratsbüros, der Abteilung Presse- und Öffentlichkeitsarbeit, des Rechts- und Ordnungsamtes, des Standesamtes, des Schulverwaltungsamtes sowie des Personalrates und einiger Schulen erfüllt. Das Archiv der Stadt Erftstadt ist ein wichtiger und integraler Bestandteil der Stadtverwaltung und dementsprechend mit anderen Ämtern und Abteilungen vernetzt. Insbesondere mit der Pressestelle, der Unteren Denkmalbehörde, dem Planungsamt, der Wirtschaftsförderung und der Seniorenbeauftragten gibt es aufgrund von inhaltlichen Überschneidungen eine intensive Zusammenarbeit. Zu den archivischen Aufgaben zählen ferner die Familienforschung und Erbenermittlung im Auftrag von legitimierten Dritten. Die inhaltliche und wissenschaftliche Erschließung und Erfassung umfangreicher Bestände wird ebenfalls fortgeführt. Die kontinuierliche und zeitnahe Auswertung der lokalen Presse gehört ebenfalls zu den Aufgaben des städtischen Archivs. Neben der kontinuierlichen Pflege der Personendatenbank wird die Verzeichnung und Digitalisierung der umfangreichen Fotosammlung des Stadtarchivs fortgesetzt. V. Restaurierungsmaßnahmen Die Restaurierung von restaurierungsbedürftigen Archivalien zählt zum Bereich der Archivpflege. Als in einem Archivbestand Schimmelbefall festgestellt wurde, musste umgehend gehandelt werden. Es wurde nicht nur die Restaurierung der Archivalien veranlasst, sondern auch die Ursache – die extrem schwankenden Temperatur- und Klimawerte Seite 7 Archiv der Stadt Erftstadt: Tätigkeitsbericht in den Magazinräumen des Archivs – mittels Einbau einer Klimaanlage behoben (Einbau Frühjahr 2015). VI. Stadthistorische Archivbibliothek: Die Bibliothek mit dem Themenschwerpunkt Erftstadt, Rhein-Erft-Kreis, Kreis Euskirchen, Rheinische Landesgeschichte, Sozial- und Wirtschaftsgeschichte, Kunst- und Verwaltungsgeschichte steht nicht nur den Archivmitarbeitern und dem Mitarbeitern der Stadtverwaltung unentgeltlich zur Verfügung, sondern kann auch von allen interessierten Bürgerinnen und Bürgern genutzt werden. Ihr Bestand umfasst mehr als 4.000 Bände und wird durch gezielte Neuwerbungen und dank privater Spenden ständig erweitert. VII. Erfordernisse für die Zukunft Das Stadtarchiv Erftstadt verfügt über keinen eigenen Benutzerbereich und der einzige Benutzertisch steht im Büro des Leiters. Ein räumlicher Ausbau des Archivs könnte mittelfristig zur Verbesserung des Serviceangebotes beitragen. Seite 8