Beschlussvorlage (RPA) (Prüfbericht)

Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Prüfbericht über die Betätigung der Stadt Erftstadt als Gesellschafterin der Energiegesellschaft mbH 2013 / 2014 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt Inhalt 1. PRÜFAUFTRAG 2 2. INHALT UND UMFANG DER PRÜFUNG 3 3. ORGANISATION DES BETEILIGUNGSMANAGEMENTS 5 4. STAMMDATEN / GRUNDLAGEN 6 RECHTSFORM / GRÜNDUNGSDATEN / GESELLSCHAFTSVERTRAG BETEILIGUNGSVERHÄLTNIS ORGANE BUCHFÜHRUNG 6 6 6 7 5. EINHALTUNG DER VORSCHRIFTEN DER GO ZUR WIRTSCHAFTLICHEN BETÄTIGUNG DER KOMMUNE 8 ALLGEMEINE ZULÄSSIGKEITSVORAUSSETZUNGEN JAHRESABSCHLUSS WIRTSCHAFTSPLAN 8 8 9 6. BETÄTIGUNG DER STADT ERFTSTADT ALS GESELLSCHAFTER 9 BERATUNGS- UND SITZUNGSTÄTIGKEIT ZUSTIMMUNGSVORBEHALTE FESTSTELLUNG DES JAHRESABSCHLUSSES 9 11 11 7. ZUSAMMENFASSUNG 11 1 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt 1. Prüfauftrag Die rechtlichen Grundlagen der Betätigungsprüfung ergeben sich zum einen aus den Kommunalgesetzen und zum anderen aus dem Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG). Der Rat der Stadt Erftstadt hat im Rahmen des § 103 Abs. 2 Ziff. 2 Gemeindeordnung (GO NRW) dem örtlichen Rechnungsprüfungsamt (RPA) die Betätigungsprüfung im Hinblick auf die Energiegesellschaft Erftstadt mbH übertragen. Die Rechnungsprüfungsordnung der Stadt Erftstadt wurde in § 3 Abs. 2 unter Ziffer 8 entsprechend erweitert; die Prüfung bezieht sich insbesondere auf die Ordnungsmäßigkeit der wirtschaftlichen Betätigung der Stadt als Gesellschafterin sowie die Auftragsvergaben. Sie bezieht sich ausdrücklich nicht auf den bilanziellen Jahresabschluss und die Beurteilung der Chancen und Risiken der GmbH. Die diesbezüglichen Prüfungen sind gemäß den gesetzlichen Vorgaben durch Wirtschaftsprüfungsgesellschaften sicherzustellen. Das Rechnungsprüfungsamt ist nicht eingebunden in die internen Betriebsabläufe und die im Aufsichtsrat zu beratenden Vorgänge. Demensprechend sind durch § 15 Abs. 7 des Gesellschaftsvertrages der Energiegesellschaft Erftstadt mbH der örtlichen Prüfungsbehörde Befugnisse gemäß § 54 (HGrG) eingeräumt. Die Kommunen bleiben für die Erfüllung der ihnen obliegenden Aufgaben auch verantwortlich, wenn sie dazu Unternehmen in privater Rechtsform gegründet haben bzw. eine Beteiligung an solchen Unternehmen halten; sie haben daher auch in der Eigenschaft als Gesellschafter Steuerungsmöglichkeiten im Hinblick auf Planung und Entwicklung sowie Erfüllung des öffentlichen Zweckes durchzuführen. 2 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt 2. Die Inhalt und Umfang der Prüfung Betätigungsprüfung richtet sich nach § 112 GO (Informations- und Prüfungsrechte) und nach § 54 HGrG (Unterrichtung der Rechnungsprüfungsbehörde). Im Rahmen der Rechnungsprüfung wird dabei die Betätigung der Gemeinde bei Unternehmen in einer Rechtsform des privaten Rechts, an denen die Gemeinde beteiligt ist, geprüft. Die Betätigungsprüfung ist allerdings keine vollumfängliche Rechnungsprüfung. Das bedeutet: Prüfungsgegenstand ist nur die Betätigung (das Wirken) der Gemeinde als Gesellschafter, nicht das Unternehmen und seine Chancen und Risiken selbst. Bei der Betätigungsprüfung wird darauf geachtet, ob die Stadt ihr eingeräumte Rechte und Gestaltungsmöglichkeiten in der Gesellschaft und den Gremien beachtet und ausschöpft. Die Betätigungsprüfung durch die örtliche Rechnungsprüfung umfasst nicht den bilanziellen Jahresabschluss der GmbH. Korrespondierend wird der Beteiligungswert der GmbH (100%) a) in den zu bilanzierenden Finanzanlagen des Kernhaushaltes dargestellt b) im Rahmen des städt. Gesamtabschlusses der Stadt Erftstadt in die bilanzielle Konsolidierung einbezogen. In die Prüfung ist grundsätzlich einzubeziehen, ob:  die Zulässigkeitsvoraussetzungen für das Beteiligungsunternehmen (§ 107a GemO Zulässigkeit energiewirtschaftlicher Betätigung) gegeben sind,  die Stadt Erftstadt ihre Pflichten nach dem kommunalen Unternehmensrecht (§§ 102 bis 106 a und 108 GemO) und ihre Befugnisse und Möglichkeiten nach dem Gesellschaftsrecht zur Steuerung und Überwachung des Beteiligungsunternehmens ausreichend und sachgerecht wahrnimmt,  die Vertreter der Stadt in den Unternehmensorganen ihre Aufgaben pflichtgemäß, mit gebotener Sorgfalt und unter angemessener Berücksichtigung der Interessen der Stadt erfüllen,  ein funktionierendes Beteiligungsmanagement (Steuerung / Überwachung der städt. Beteiligung sowie Erstellung Beteiligungsbericht) sichergestellt ist Die Prüfung bezieht sich daher auf die Vorgehensweise der Kommune im Rahmen ihrer wirtschaftlichen Betätigung, nicht hingegen auf die kaufmännischen Abläufe der GmbH. 3 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt Darüber hinaus erhalten die Kommunen durch § 53 HGrG das Recht, von ihren Gesellschaften im Rahmen der Abschlussprüfung auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung prüfen zu lassen. Gemäß § 15 Abs. 3 des Gesellschaftsvertrages ist dementsprechend der Auftrag an den Abschlussprüfer auch auf die sich aus § 53 Abs. 1 HGrG ergebenden Aufgaben zu erstrecken. Es ist das Ziel dieser Regelung, den Mitgliedern der Gesellschaftsorgane und den Finanzverantwortlichen der Stadt Erftstadt zu ermöglichen, sich auf der Grundlage des Berichts ein eigenes Urteil über die Lage des Unternehmens sowie Ordnungsmäßigkeit des Handelns der Geschäftsführung bilden zu können. Zu den durch den Rat übertragenen Prüfaufträgen nach § 3 Abs. 2 Ziffer 8 der Rechnungsprüfungsordnung gehören die Vergaben. Bislang ist allerdings nicht konkretisiert  ob die Prüfung im operativen Tagesgeschäft vor Auftragserteilung stattfinden soll oder im Nachhinein  ab welcher Auftragshöhe geprüft werden soll  ob die GmbH überhaupt verpflichtet werden soll, analog zu den städt. Vergaberichtlinien zu verfahren – ob also insbesondere die Wertgrenzen und Bedingungen bei freihändigen Vergaben und beschränkten Ausschreibungen übernommen werden sollen  oder ob lediglich die gesetzlichen Vorgaben (für Vergaben oberhalb der Schwellenwerte für EU-weite Ausschreibungen) Anwendung finden sollen  oder ob Zwischenlösungen gewünscht sind  ob und inwieweit datenschutzrechtliche Bestimmungen relevant sind. Im Interesse der Transparenz wird – bei Anlauf entsprechender Vergabevorgänge eine Konkretisierung erforderlich sein. 4 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt 3. Organisation des Beteiligungsmanagements Die Stadt Erftstadt bildet mit ihren bestehenden Beteiligungen eine wirtschaftliche Einheit (Konzern Stadt Erftstadt). Die Ausgliederung von öffentlichen Aufgaben in mehr oder weniger selbständige Unternehmen macht es erforderlich, für die satzungsmäßigen Kontrollorgane und – falls vorhanden - das Beteiligungsmanagement der Stadtverwaltung Grundsätze und Richtlinien zur Steuerung, Kontrolle und Verwaltung der Beteiligungen festzulegen. Die Stadt Erftstadt ist aus ihrer Eigentümerstellung heraus und aus ihrer Verantwortung für die Einheit der örtlichen Politik und Interessenwahrnehmung für die Steuerung und Kontrolle der Beteiligungen weiterhin verantwortlich. Bei der Stadt Erftstadt werden derzeit lediglich in Rahmen der Erstellung des Gesamtabschlusses Entwicklungen der Eigenbetriebe aufgezeigt und Beteiligungsberichte (komprimiert) erstellt. H Das RPA empfehlt in Anbetracht der großen Bedeutung ausgelagerter Aktivitäten für die Aufgabenerfüllung und die Haushaltswirtschaft der Kommune - auch zur Sicherstellung der Transparenz Beteiligungsmanagements; dieses - die fungiert als Implementierung Bindeglied eines zwischen der Gesellschaft / GmbH sowie den Eigenbetrieben und der Kernverwaltung bzw. den Ratsgremien. Beispiele: Unterstützungen durch den Kernhaushalt durch Darlehen 1 x 20.000 €, 1 x 150.000 €. Beispiele: Darlehensverwaltung allg., einheitliches Berichtswesen, ggfls. Buchhaltung. Zur Sicherstellung einer gesamtwirtschaftlichen Steuerung des „Konzerns Stadt“ sollte zwischen Kernhaushalt und städt. Beteiligungen ein Beteiligungsmanagement installiert werden. Dies ist derzeit nicht der Fall. Einem Beteiligungsmanagement kommt gesamtwirtschaftlichen Planung zu. 5 eine besondere Bedeutung der R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt Auf Grundlage längerfristiger Zielvereinbarung stellt diese Planung das wichtigste Instrument der Kommune zur Steuerung der Beteiligungsgesellschaften dar. Für die Überwachung der im Rahmen dieser Steuerung vorgegebenen Ziele könnte ein entsprechend strukturiertes Berichtswesen installiert werden. Im Rahmen eines Beteiligungsmanagements sollten die Koordination eines Risikomanagements sowie die Nutzung von Synergieeffekten zwischen den Unternehmen gewährleistet werden. 4. Stammdaten / Grundlagen Rechtsform / Gründungsdaten / Gesellschaftsvertrag Die Energiegesellschaft Erftstadt mbH mit Sitz in Erftstadt wurde durch notariellen Vertrag vom 20.12.2013 errichtet und am 14.01.2014 unter dem Registerblatt HRB 80403 ins Handelsregister eingetragen. Sie ist als stadteigene Gesellschaft mit beschränkter Haftung tätig. Durch die Rechtsform ist die Haftung der Stadt Erftstadt begrenzt (die Energiegesellschaft ist demnach insolvenzfähig). Im Vorfeld wurde am 26.09.2013 die beabsichtigte Gründung der Energiegesellschaft beim Landrat des Rhein Erft Kreises als untere staatliche Verwaltungsbehörde – Kommunalaufsicht - angezeigt. Mit Antwortschreiben vom 19.11.2013 fordert die Kommunalaufsicht verschiedene Änderungen / Ergänzungen im Gesellschaftsvertrag. Dieser wurde daraufhin modifiziert und mit V 591/2013 dem Rat der Stadt Erftstadt zur Beschlussfassung vorgelegt. Beteiligungsverhältnis Die Energiegesellschaft ist eine Eigengesellschaft der Stadt Erftstadt; die Stadt Erftstadt ist alleiniger Gesellschafter und 100%iger Anteilseigner. Das Stammkapital der Energiegesellschaft Erftstadt mbH beträgt 50.000,00 € und wurde kassenwirksam überwiesen auf das Geschäftskonto der GmbH am 03.02.2014. Organe Die Gesellschaft hat einen Aufsichtsrat gebildet. Die Besetzung des Aufsichtsrats, der aus 11 Mitgliedern besteht, berücksichtigt eine Vertretung der im Rat der Stadt Erftstadt vorhandenen Fraktionen und den Bürgermeister / die Bürgermeisterin. Der Bürgermeister wurde zudem zum Vorsitzenden des Aufsichtsrates gewählt. 6 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt Der Aufsichtsrat wird installiert als ein Überwachungsorgan. Der Bürgermeister als gesetzlicher Vertreter der Stadt Erftstadt ist (derzeit einziges) Mitglied der Gesellschafterversammlung; er führt den Vorsitz in der Gesellschafterversammlung. Alleiniger Geschäftsführer der Energiegesellschaft Erftstadt mbH ist der durch den Aufsichtsrat gewählte derzeitige Betriebsleiter der Stadtwerke. In diesem Zusammenhang wurde im Nachgang am 06.11.2014 ein GeschäftsführerDienstvertrag zwischen Geschäftsführer und Gesellschaft geschlossen. H Lt. § 13 abs. 1 Pkt. f Gesellschaftsvertrages gehört die Entlastung des Aufsichtsrates zu den Aufgaben der Gesellschaftsversammlung. Einzige Gesellschafterin ist die Stadt Erftstadt, die kraft Gesetzes durch den Bürgermeister vertreten wird. Lt. § 7 Abs. 1 ist der Bürgermeister kraft seines Amtes aber gleichzeitig Mitglied des Aufsichtsrates und aufgrund seiner Wahl dessen Vorsitzender. Bei Entlastungsbeschlüssen führt Personalunion auf beiden Seiten gesellschaftsrechtlich grundsätzlich zum Stimmrechtsverbot aufgrund des § 47 Abs. 4 GmbH-Gesetz. Bei der Energiegesellschaft Erftstadt mbH besteht die Situation, dass der Bürgermeister als Gesellschaftsvertreter den Aufsichtsrat, dem er selbst angehört, entlastet. Buchführung Die Buchführung einschl. Zahlungsverkehr ist organisatorisch / personell bei den Stadtwerken angesiedelt. Um die technische Infrastruktur der Stadtwerke diesbezüglich nutzen zu können, wurde das dortige Finanzbuchhaltungsprogramm (RS WEGAN) erweitert.  Gemäß Aufsichtsratsbeschluss vom 07.03.2014 zahlt die Energiegesellschaft – bis auf weiteres - dafür ein monatliches Geschäftsbesorgungsentgelt i.H.v. pauschal 200 € an die Stadtwerke. Es wird davon ausgegangen, dass der beauftragte Wirtschaftsprüfer Prüfungen im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Buchführung (z.B. keine Vermischung mit der Buchführung des Eigenbetriebs Stadtwerke) durchführt. 7 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt Die Tätigkeiten im Rahmen der Buchführung sind bislang sehr geringfügig; die Zuständigkeiten sind bislang nicht schriftlich geregelt. Die Aufsicht über die Buchführung sowie über den Zahlungsverkehr hat der Geschäftsführer. 5. Einhaltung der Vorschriften der GO zur wirtschaftlichen Betätigung der Kommune Allgemeine Zulässigkeitsvoraussetzungen Die Gemeindeordnung regelt in den §§ 107,107 a und 108, unter welchen Voraussetzungen die Gemeinde Unternehmen in einer privaten Rechtsform gründen und wirtschaftliche Unternehmen betreiben darf. Hierzu ist im Gesellschaftsvertrag § 2 Abs. 1 der Gegenstand des Unternehmens klar definiert: „…sichere, wirtschaftliche sowie umwelt- und ressourcenschonende Erzeugung von Energie und Versorgung der Bevölkerung, der Wirtschaft, öffentlicher Einrichtungen und sonstiger Kunden mit Energie….“. Die Gesellschaft ist berechtigt, eigenverantwortlich Aufgaben durchzuführen und sich darüber hinaus wirtschaftlich zu betätigen. Die wirtschaftliche Betätigung der städt. Gesellschaft dient der Daseinsvorsorge damit einem öffentlichen Zweck gem. § 107a Abs.1 GO. Ob die energiewirtschaftliche Betätigung gem. § 107 a Abs.1 GO in einem „angemessenen Verhältnis“ zu der Leistungsfähigkeit der Stadt Erftstadt steht, kann noch nicht beurteilt werden. Es wird vorausgesetzt, dass dieser Aspekt in der Vorgründungsphase analysiert wurde (z.B. Businessplan). Das Rechnungsprüfungsamt war bei Gründung der Gesellschaft nicht involviert. Jahresabschluss Der Jahresabschluss muss lt. § 15 Abs. 1 innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des Geschäftsjahres aufgestellt werden. Die Energiegesellschaft Erftstadt mbH unterliegt nach dem HGB der Prüfungspflicht durch einen Wirtschaftsprüfer. 8 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt Aufgrund dieser Prüfungspflicht wurden entsprechend dem Beschluss des Aufsichtsrates vom 20.01.2015 die Jahresabschlüsse 2013 und 2014 zur Prüfung der KPMG Prüfungs- und Beratungsgesellschaft AG, Düsseldorf, vorgelegt. H Die Fristen zur Vorlage der Jahresabschlüsse wurden in der Beginnphase nicht eingehalten; von Bedeutung wird der Lagebericht mit Ausblick auf die wirtschaftlichen Aktivitäten und ihre Erfolgsaussichten / Chancen und Risiken sein. Wirtschaftsplan Die Geschäftsführung stellt gem. § 14 Gesellschaftsvertrag rechtzeitig einen Wirtschaftsplan, das die Gesellschaftsversammlung spätestens einen Monat vor Beginn des Geschäftsjahres über die Zustimmung beschließen kann. Der Wirtschaftsplan 2015 wurde in der Aufsichtsratssitzung vom 20.01.2015 beschlossen. Für die Wirtschafts- und Finanzplanung wird eine fünfjährige, jährlich fortzuschreibende Wirtschaftsplanung zugrunde gelegt. Diese wurde dem Aufsichtsrat ebenfalls am 20.01.2015 vorgelegt. Wirtschaftsgrundsätze Ein kommunales wirtschaftliches Unternehmen ist so zu führen, dass a) der öffentliche Zweck erfüllt wird und b) ein Ertrag für den Kernhaushalt abgeworfen werden kann (soweit möglich unter Beibehaltung der Erfüllung des öffentlichen Zwecks) Die Einhaltung dieser Vorgaben ist derzeit noch nicht prüfbar. Die Jahresabschlüsse sollten diesbezügliche Perspektiven aufzeigen. 6. Betätigung der Stadt Erftstadt als Gesellschafter Beratungs- und Sitzungstätigkeit Im Geschäftsjahr 2014 haben drei Aufsichtsratssitzungen (15.01., 07.03., 21.10.) stattgefunden. Über alle Sitzungen des Aufsichtsrates sind Niederschriften angefertigt und vom Vorsitzenden unterzeichnet worden. 9 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt Ort und Tag der Sitzung, die Teilnehmer, die Tag der Sitzung, die Teilnehmer, die Tagesordnungspunkte und der wesentliche Inhalt der Verhandlungen sowie die gefassten Beschlüsse einschl. der Abstimmungsergebnisse sind protokolliert. Die von den Fraktionen und vom Rat der Stadt Erftstadt (§ 7 Abs. 1 Gesellschaftsvertrag) in den Aufsichtsrat entsandten Mitglieder haben ihre Pflichten wahrnehmen und von ihren Prüfungs- und Auskunftsrechten hinreichend Gebrauch machen können. Beschlussfähigkeit lag jeweils vor, die gefassten Beschlüsse sind ordnungsgemäß zustande gekommen. Anmerkung: Bei der Aufsichtsratssitzung am 21.10.2014 wurde eine Schulung für den Aufsichtsrat beschlossen. Bis dato wurde die Schulung nach Kenntnis des RPA nicht durchgeführt. Der Aufsichtsrat überwacht die Tätigkeit der Geschäftsführung und die Aktivitäten der GmbH; es wird vorausgesetzt, dass die Aufsichtsratsmitglieder die Erfolgs- und Risikofaktoren des Unternehmens erkennen und beurteilen können bzw. entsprechende Beratungsleistungen in Anspruch nehmen. Die Geschäftsführung hat lt. § 9 Abs. 5 dem Aufsichtsrat regelmäßig, mindestens vierteljährlich, in Textform über den Gang der Geschäfte, insbesondere den Umsatz, die Lage des Unternehmens und künftige Erwartungen zu berichten. Anmerkung: Es wurden keine Berichte vorgelegt (2013 und 2014), mit der Begründung, dass zu dem Zeitpunkt noch keine klassischen Geschäfte getätigt wurden. In den Sitzungen wurde jeweils mündlich ein Sachstandsbericht gegeben. Durch den Aufsichtsrat wurden mehrfach Liquiditätsverstärkungen der GmbH durch den Kernhaushalt empfohlen. Die Entscheidung darüber obliegt dem Bürgermeister (bis zur Grenze der „einfachen Geschäfte der laufenden Verwaltung“ - unter Ausschluss von Interessenkonflikten) bzw. bei Beträgen oberhalb 20.000 € den politischen Gremien der Stadt. Die Beurteilung der in jedem bilanzillen Jahresabschluss darzustellenden Chancen und Risiken der GmbH obliegt insbesondere der beauftragten Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die jährlich ein entsprechendes Testat auszustellen hat. 10 R e ch n ung spr üf u ngsam t S tad t Er ft sta dt Bei weiteren städt. Finanzhilfen aus dem Kernhaushalt ist außer dem städt. Beteiligungs- und Prüfmanagement sowie den politischen Gremien des Rates ggfls. auch die Aufsichtsbehörde zu beteiligen. Zustimmungsvorbehalte Im Gesellschaftsvertrag (§ 9) ist ferner geregelt, welche Geschäfte nur mit Zustimmung des Aufsichtsrates von der Geschäftsführung erledigt werden dürfen. Sonstige diesbezügliche Beschlüsse, auch außerhalb der Gesellschafterversammlung, sind nicht bekannt. Feststellung des Jahresabschlusses Die Jahresabschlüsse 2013 und 2014 wurden in 2015 erstellt und der Wirtschaftsprüfer mit der Prüfung beauftragt. Die Feststellung ist zum Zeitpunkt dieses Prüfberichtes noch nicht erfolgt. 7. Zusammenfassung Das RPA hat die Betätigungsprüfung der Energiegesellschaft Erftstadt mbH für die Jahre 2013/2014 durchgeführt. Bei der Betätigungsprüfung wird darauf geachtet, ob die Stadt Erftstadt Unternehmens als einziger nachhaltig verfolgt Gesellschafter und die ihr den öffentlichen eingeräumten Zweck des Rechte und Gestaltungsmöglichkeiten im Rahmen der Daseinsvorsorge beachtet und ausschöpft. Die Stadt Erftstadt ist ihren Pflichten nach dem kommunalen Unternehmensrecht nachgekommen; die Befugnisse und Möglichkeiten nach dem Gesellschaftsrecht zur Steuerung und Überwachung des neu gegründeten Unternehmens wurden für die Jahre 2013 und 2014 wahrgenommen. Erftstadt, den 06.11.2015 (Walter) Leiter Rechnungsprüfungsamt 11