Beschlussvorlage (Zentrale Vergabestelle: Aufgabe und Ansiedlung)

STADT ERFTSTADT öffentlich Örtliche Rechnungsprüfung V 631/2015 Az.: -14- ZVS Amt: - 14 BeschlAusf.: - - 14 - Datum: 26.11.2015 Kämmerer Dezernat 4 Amtsleiter RPA Beratungsfolge Rat Betrifft: Dezernat 6 Termin 15.12.2015 BM Datum Freigabe -100- Bemerkungen zur Kenntnis Zentrale Vergabestelle: Aufgabe und Ansiedlung Beschlussentwurf: Die Stellungnahme des Rechnungsprüfungsamtes zu Aufgabe und Ansiedlung einer zentralen Vergabestelle in der Stadtverwaltung Erftstadt wird zur Kenntnis genommen. Begründung: In der Sitzung des Betriebsausschusses Immobilienwirtschaft am 18.11.2015 wurde das Rechnungsprüfungsamt um Vorlage einer Stellungnahme bezüglich Aufgaben und Ansiedlung einer zentralen Vergabestelle in der Stadtverwaltung gebeten. Auch aufgrund gesetzlicher Vorgaben (elektronische Abwicklung sukzessive ab April 2016 zwingend, s.u.) sollte eine Zentralisierung verschiedener Tätigkeiten im Bereich ‚Vergaben‘ nunmehr kurzfristig erfolgen. Entscheidungsvorschläge liegen seit Mai 2015 vor. 1. Einrichtung einer zentralen Vergabestelle Die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle (nachfolgend ZVS) wird zur Sicherstellung von Einheitlichkeit und Effizienz als sinnvoll erachtet, da sich ansonsten alle Fachämter, die sich nur sporadisch mit Vergaben befassen, sich jeweils umfangreich einarbeiten müssen und diese „Parallelarbeiten“ nicht effizient sind. Eine ZVS bewirkt unumstritten Synergieeffekte. Ebenso die derzeitige Befassung einer Vielzahl von Mitarbeiterinnen/Mitarbeitern innerhalb des Dezernates -6- mit oftmals gleichen oder ähnlichen formalen Vergabeangelegenheiten zur gleichen Zeit spricht für eine Bündelung. Erst recht die zwingende Sicherstellung der elektronischen Vergabe ab April 2016 mit – spezieller – Software (Sicherstellung Datenschutz, Submissionstermin, Öffnung der Angebote, elektronische Kommunikation etc.) begründet Bedarf für eine einheitliche Vorgehensweise. . Ergänzend sei darauf hingewiesen, dass nach einer Umfrage der KDVZ Erftstadt die einzige Kommune im REK ist, die Tätigkeiten im Bereich Vergaben noch nicht zentralisiert hat. 2. Ansiedlung einer zentralen Vergabestelle Hierfür gibt es keine rechtliche Vorgabe. Allerdings werden m Hinblick darauf, dass ca. 90 % der Vergaben in den Eigenbetrieben erfolgen (förmliche Ausschreibungsverfahren EB 150 – 200 p.a., Kernverwaltung ca. 20), die bestmöglichen Synergieeffekte, die kürzeren Verwaltungswege und die insgesamt effektivste Bearbeitung sichergestellt, wenn die ZVS im Dezernat -6- angesiedelt wird. Zudem besitzt dieser Bereich die weitaus meisten Erfahrungen in Vergabeangelegenheiten – einschl. der eingesetzten Softwareprogramme - und möglicherweise könnten bereits dezernatsinterne organisatorische Umschichtungen eine Zentralisierung ermöglichen. Denkbar sind zwar auch andere Lösungen, aber in fachfremden Ämtern müsste erhebliches know how aufgebaut und in jedem Falle zusätzliches Personal bereitgestellt werden, während die Eigenbetriebe entlastet würden. Zudem wäre aufgrund des Erfordernisses permanenter Abstimmungen der Bürokratieaufwand höher (wie o.g. 90 % der Vergaben bei den Eigenbetrieben !). Die Zuordnung der ZVS zu einem einzelnen Eigenbetrieb wird allerdings nicht befürwortet. Präferiert wird hingegen eine Implementierung als Stabsstelle – unabhängig von einem Amt oder Eigenbetrieb. Eine Stabsstelle z.B. im Dezernat -6- wäre der techn. Beigeordneten, die der Verwaltungsführung angehört, direkt unterstellt. Als Fachausschuss für eine ZVS sollte der Haupt-Finanz- und Personalausschuss fungieren. Eine Ansiedlung der ZVS in diesen Dezernaten ist in den Kommunen in NRW aus den vorgenannten Gründen auch häufig anzutreffen. 3. Aufgaben einer zentralen Vergabestelle In der ZVS sollen die formalrechtlichen Arbeiten gebündelt werden. Die freihändigen Vergaben sollten aus verwaltungsökonomischen Gründen in den einzelnen Fachämtern verbleiben (bis max. 10.000 €). Die Vorgaben über Wettbewerb sowie die Prüfverpflichtung des RPA auch in diesem unteren Betragsbereich sowie bei allen anderen Vergabearten bleiben selbstverständlich bestehen (Pflichtvorgabe gemäß Gemeindeordnung NRW). Ebenso bleibt die Erstellung der Leistungsverzeichnisse Aufgabe der einzelnen Fachämter. Die ZVS ist insbesondere verantwortlich für ordnungsgemäße, einheitliche Bekanntmachungen, Durchführung von Submissionen – verbunden mit der Entgegennahme und Öffnung/Bekanntgabe der Angebote, einheitliche und gleichbehandelnde Kommunikation mit Bietern, Erfüllung diverser Dokumentationspflichten, nachträgliche Veröffentlichung und das Recht für Bietervorschläge bei beschränkten Ausschreibungen. Dem Bürgermeister wurden mit Datum 17.05.2015 die Argumente für eine zentrale Vergabestelle und deren Ansiedlung schriftlich zugeleitet. Die Vorgehensweise wurde in mehreren Besprechungen u.a. unter Beteiligung des Bürgermeisters und der techn. Beigeordneten abgestimmt. Eine sukzessive Einführung ist geplant und auch möglich. Den vorgenannten Vorschlägen an den Bürgermeister war – und wird hier ebenfalls - eine vorbereitete Dienstanweisung beigefügt. Diese enthält in § 2 Abs. 1 den Vorschlag für eine mögliche Ansiedlung der ZVS als Stabstelle sowie eine Tabelle über die möglichen Tätigkeiten. Die Tabelle dient zunächst nur der Orientierung. Praxiserfahrungen im Tagesgeschäft sollen später einfließen. (Walter) Leiter Rechnungsprüfungsamt Anlage: Eckpunkte / Entwurf einer Dienstanweisung -2-