Beschlusstext (Papierloser Sitzungsdienst hier: Prüfauftrag der CDU-Fraktion vom 25.05.2012 zur Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems)

Bad Münstereifel, 21.01.2013 Stadt Bad Münstereifel Der Bürgermeister BESCHLUSS aus der 19. Sitzung des Rates vom Dienstag, den 02.10.2012 Zu Punkt 5. der Tagesordnung: Ratsdrucksache-Nr.: 878-IX Papierloser Sitzungsdienst hier: Prüfauftrag der CDU-Fraktion vom 25.05.2012 zur Weiterentwicklung des Ratsinformationssystems Die Stadtverordneten Hans Theo Mahlberg, Georg Borsch und Christian Grömping betreten den Sitzungssaal und nehmen am Sitzungstisch Platz. Herr Karl-Matthias Pick, Mitarbeiter der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale (KDVZ), stellt den Ratsmitgliedern das Softwaremodul sd.Net RICH und die iRich-App für Notebook und iPad vor. In einer anschließenden ausführlichen Diskussion erläutern die Ratsmitglieder ihre persönliche Sichtweise bezüglich des Umstiegs auf den papierlosen Sitzungsdienst. Dabei appelliert der Stadtverordnete Harald Krauß an die Ratsmitglieder, sich für die neue Technik zu entscheiden, da der Einspareffekt umso größer sei, je mehr auf den papierlosen Sitzungsdienst umsteigen. Der Stadtverordnete Uwe Schmidt hat Bedenken, dass es eine Erleichterung für die Ratsmitglieder sei. Er bevorzuge nach wie vor das Lesen vom Papier. Woraufhin der Stadtverordnete Christian Grömping entgegnet, dass die Entscheidung, ob es eine Erleichterung sei oder nicht, eine individuelle Entscheidung eines jeden einzelnen sei. Auch der Stadtverordnete Georg Borsch arbeitet gerne mit Papier. Eine Umstellung auf den papierlosen Sitzungsdienst werde ihm sicherlich nicht leicht fallen. Dieser Herausforderung werde er sich aber gerne stellen. Der Stadtverordnete Heinz Kremer schlägt vor, in der ersten Sitzung 2013 einen Erfahrungsbericht der Kreisverwaltung Euskirchen vorzulegen, die sich bereits seit dem Frühjahr 2012 in einer Testphase befindet. Der Stadtverordnete Helge Pellmann stellt nochmals die Vorteile der modernen Technik mit den Möglichkeiten von Suchfunktionen heraus und weist darauf hin, dass sich innerhalb einer Legislaturperiode mindestens 20 bis 30 Ordner an Sitzungsunterlagen ansammeln. Er plädiert für den Einsatz von iPads, da diese geräuscharmer seien als Notebooks. Auch der Stadtverordnete Matthias Hürten sieht in der Umstellung mehr Vorteile als Nachteile. Er spricht sich für eine Umstellung aller Ratsmitglieder aus. Die Stadtverordneten Christian Grömping und Sebastian Sammet befürworten dagegen den freiwilligen Umstieg. Die Stadtverordnete Brigitte Fuchs spricht sich vor der Einführung des papierlosen Sitzungsdienstes für eine Testphase aus. Der Stadtverordnete Eberhard Krämer bittet um Prüfung der Möglichkeit der Versicherung der Geräte. Edmund Daniel sieht auch die Vorteile des papierlosen Sitzungsdienstes. Er werde jedoch nicht die Fa. Apple unterstützen. Der Stadtverordnete Günter Kirchner spricht sich für eine Kombination der Varianten 1 und 2 aus. Er möchte sein privates Notebook auch für den papierlosen Sitzungsdienst nutzen. Dementsprechend wird der Beschlussvorschlag geändert. Bürgermeister Büttner macht noch einmal auf die Freiwilligkeit des Umstiegs aufmerksam und weist darauf hin, dass alle Stadtverordneten wegen der Einplanung der Haushaltsmittel bis zum 31.10.2012 ihre Entscheidung der Verwaltung mitteilen müssen. Beschluss mit 29 Ja-Stimmen bei 2 Enthaltungen: Die Verwaltung wird beauftragt, den papierlosen Sitzungsdienst einzuführen. Die Stadtverordneten, die sich dem papierlosen Sitzungsdienst anschließen möchten, teilen dies der Verwaltung bis zum 31.10.2012 mit. Die Stadtverordneten stellen entweder ihre eigene Hardware zur Verfügung oder erhalten auf Wunsch ein stadteigenes Notebook bzw. iPad, welches nach Beendigung der Ratszugehörigkeit an die Verwaltung zurückzugeben ist. Über die Haftung für die Hardware ist eine noch aufzustellende Vereinbarung abzuschließen. Die Software beschafft die Verwaltung. Die Haushaltsmittel sind im Haushaltsplan 2013 zu veranschlagen. Die Einführung erfolgt voraussichtlich Mitte 2013, nachdem die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen geschaffen wurden, als Geschäft der laufenden Verwaltung. Beschluss der Sitzung des Rates vom 02.10.2012 Seite 2