Beschlussvorlage (Vorstellung der konzeptionellen Aufbereitung und Abwicklung des Ausschreibungsprozesses für die Ausstattung der Schulstandorte mit Kopier- und Druckersystemen)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 12/2016 Az.: - 40 - Amt: - 40 BeschlAusf.: - - 40 - Datum: 05.01.2016 gez. Erner, Bürgermeister gez. Knips Kämmerer Dezernat 4 gez. Gerlach gez. Walter, Leiter RPA Amtsleiter RPA Beratungsfolge Schulausschuss Betrifft: Dezernat 6 Termin 28.01.2016 BM Bemerkungen zur Kenntnis Vorstellung der konzeptionellen Aufbereitung und Abwicklung des Ausschreibungsprozesses für die Ausstattung der Schulstandorte mit Kopier- und Druckersystemen Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Die Vorstellung des Kopier- und Druck-Konzeptes einschließlich des nachfolgenden Ausschreibungsprozesses für die Ausstattung der Schulstandorte mit Kopier- und Druck-Systemen durch die Beratergruppe praemium SDO GmbH wird zur Kenntnis genommen Begründung: Nachdem die Vertragsverhältnisse schulischer Kopier-Systeme traditionell von den jeweiligen Schulleitungen begründet worden waren, hat die Schulverwaltung das Auslaufen der Verträge mit dem Ziel einer gebündelten Ausschreibung für alle städtischen Schulstandorte im Jahr 2016 gesteuert. Hierdurch soll eine Neuordnung des Vertragsgefüges mit einheitlichen Konditionen und Laufzeiten sowie geeigneter Infrastruktur geschaffen werden, die sowohl den schulischen Bedarfen als auch den wirtschaftlichen Interessen des Schulträgers gerecht wird. Wegen der Komplexität der Kopier- und Druck-Problematik gehen öffentliche Verwaltungen vermehrt dazu über, eine nachhaltige Optimierung der Papier-Output-Systeme und insbesondere die Abwicklung einer EU-Ausschreibung mit fachlicher Unterstützung durch geeignete Berater zu erreichen. Die Dienstleistung einer konzeptionellen Aufbereitung und Abwicklung des Ausschreibungsprozesses für die Ausstattung der Schulstandorte mit Kopier- und Druck-Systemen durch ein spezialisiertes und unabhängiges Beratungsunternehmen - sichert den professionellen Ablauf des gesamten Verfahrens (Erfassung und Auswertung der IST-Situation, Erarbeitung eines SOLL-Konzeptes, Erstellung der herstellerneutralen Ausschreibungsunterlagen und Abwicklung des Ausschreibungsverfahrens, Angebotsanalyse, Auswertung, Vergabevorschlag, Umsetzung des SOLLKonzeptes), - garantiert einen unabhängigen, fachkundigen und aktuellen Marktüberblick geeigneter Systeme, - bietet fachgerechte Anwendung des Vergaberechts bei EU-Ausschreibungen. Darüber hinaus wird durch den Einsatz dieser Dienstleistungskompetenz eine höhere Kostenersparnis ermöglicht. Erfahrungsgemäß könnten Einsparpotenziale von durchschnittlich 30 % der bisherigen Kopierund Druck-Kosten realisiert werden. Um diese Optimierungs- und Einsparmöglichkeiten vollumfänglich ausschöpfen zu können, wurde – nach einem entsprechenden Auswahlverfahren - die Beratergruppe praemium SDO GmbH – vertreten durch Herrn Holger Fey – mit der Erstellung eines Kopier- und Druck-Konzeptes für die Schulstandorte der Stadt Erftstadt einschließlich der Abwicklung des Ausschreibungsprozesses und der Umsetzung des SOLL-Konzeptes beauftragt. Die Kosten des Beraterhonorars werden budgetneutral aus den erzielten Einsparungen finanziert. Diese Vorgehensweise wurde mit dem Allgemeinen Finanzdienst und dem Rechnungsprüfungsamt abgestimmt. Herr Fey stellt dem Schulausschuss seine konkrete Dienstleistung einschließlich Terminplanung vor und wird bereits erste Erkenntnisse aus der Erfassung der IST-Situation einfließen lassen. In Vertretung (Lüngen) -2-