Allgemeine Vorlage (Informationstechnologie im Rathaus der Gemeinde Kreuzau)

Gemeinde Kreuzau Hauptamt - Herr Becker BE: Herr Stolz Kreuzau, 06.08.2007 Vorlagen-Nr.: 73/2007 - öffentlicher Teil Sitzungsvorlage für den Hauptausschuss Rat 19.09.2007 09.10.2007 Informationstechnologie im Rathaus der Gemeinde Kreuzau I. Sach- und Rechtslage: Im Rahmen ihrer Prüfung hat die Gemeindeprüfungsanstalt NRW auch die Informationstechnologie im Rathaus untersucht. In diesem Bericht werden bestimmte Feststellungen und Empfehlungen getroffen. Auf die Ziffer 13 der Prioritätenliste wird verwiesen. Vorab möchte ich noch erwähnen, dass gerade zu diesem Prüfungsbericht kein echter Dialog mit dem Prüfer zustande gekommen ist. Der Mitarbeiter der GPA ist für die Prüfung nur kurzzeitig nach Kreuzau angereist, eine inhaltliche Auseinandersetzung, wie sie bei allen anderen Prüfern möglich war, ist hier kaum erfolgt. 1. Zahl der betreuten Bildschirmarbeitsplätze. Die „Betreuungsquote“ im interkommunalen Vergleich wurde für Kreuzau mit 54 Bildschirmarbeitsplätzen je Mitarbeiter ermittelt, der rechnerische Mittelwert liegt bei 61 Bildschirmarbeitsplätzen. Hier muss darauf hingewiesen werden, dass auch die Bildschirmarbeitsplätze in den Tageseinrichtungen für Kinder, die inzwischen flächendeckend ausgestattet sind, hinzuzurechnen sind. Unter Berücksichtigung der jetzt noch anzuschaffenden Server für DATEV und die Telefonanlage ergibt sich ein Wert in Kreuzau von 61,4, der somit exakt im Mittelwert liegt. 2.Support-Prozeß Der Prüfungsbericht empfiehlt, dass die Gemeinde den Prozess für die Störungsbeseitigung im Computerbereich überarbeiten und den zentralen Service-Desk der KDVZ verstärkt nutzen sollte. Der Prüfer wurde allerdings bei der Prüfung bereits darüber informiert, dass das Rechenzentrum den Service-Desk nicht mehr anbietet. Insofern ist diese Aussage unverständlich. Allerdings steht die KDVZ im Bedarfsfalle direkt für eine Hilfestellung zur Verfügung. Zu berücksichtigen ist auch, dass Leistungen, sofern sie von der KDVZ – in welcher Form auch immer – in Anspruch genommen werden, der Gemeinde im Rahmen der Umlage in Rechnung gestellt werden. Auch diese Leistungen sind somit nicht kostenlos. 3. Standardisierung der Arbeitsplatzrechner Der Prüfer beanstandet, dass die Bildschirmarbeitsplätze in der Gemeinde nicht standardisiert sind, d.h. es gebe keine einheitlichen Hardware-Standards. Außerdem seien die Rechner teilweise veraltet, weil Neuanschaffungen nur im begrenzten Umfange vorgenommen würden. Empfohlen wird, die Wiederbeschaffung der Arbeitsplatzrechner auf 3 – 4 Jahre festzulegen. Es ist richtig, dass Neuanschaffung bzw. –Ersatzbeschaffung von Hardware sehr stark von der Haushaltslage der Gemeinde geprägt ist. Dabei ist grundsätzlich so verfahren worden, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die häufig mit dem Computer arbeiten, über aktuelle Geräte verfügen; sofern der Computereinsatz eher selten war, wurden weniger leistungsstarke Geräte eingesetzt. Die Verwaltung hält nach wie vor an einer sparsamen Mittelbewirtschaftung fest, hat allerdings inzwischen auf Grund der Prüfungsanregung einen Teil der Hardware neu beschafft, so dass der Standard deutlich verbessert wurde. Die Aussage, dass die Rechner in der Gemeinde nicht standardisiert sind, ist nur bedingt korrekt. So sind schon immer Motherboards des gleichen Herstellers mit dem gleichen Chipsatz sowie einheitliche Markenprodukte eingesetzt worden. Die Lieferung erfolgt zum überwiegenden Teil über einen örtlichen Händler, der qualitativ gute Hardware zu einem sehr günstigen Preis liefert. Die Alternative wäre, dass künftig sogenannte „Marken-PC“ in immer gleicher Konfiguration bestellt werden. Die Verwaltung hat hierzu eine Preisanfrage durchgeführt. Bei einem DreiJahresaustauschservice für die Computer beläuft sich der durchschnittliche Preis je PC auf etwa 700 € je Stück. Der örtliche Händler bietet das vergleichbare Gerät für ca. 460 € an. Umgerechnet auf die vorhandenen 75 Rechner im Hause würde dies zu Mehrkosten von rd. 18.000 € führen, und zwar alle 3 bis 4 Jahre, je nach dem, wie oft die Rechner ausgetauscht werden. Der Abschluss eines Vertrages über die Lieferung eines „Marken-PC“ mit 24-Stunden-Vor-OrtReparatur führt allerdings nicht dazu, dass auf den EDV-Mitarbeiter der Gemeinde im Hause verzichtet werden kann. Es sind grundsätzlich immer gewisse Feststellungen und Prüfungen am defekten Gerät erforderlich, bevor die Firma entscheidet, ob ein Techniker ins Haus kommt. Dies bedeutet u.U., dass ein Sachbearbeiter ggf. 24 Stunden den Rechner nicht zur Verfügung hat, was in bestimmten Bereichen, wie Einwohnermeldeamt, Kasse etc. nicht hinnehmbar wäre. Nach Abwägung aller Aspekte ist die Verwaltung der Auffassung, an der bisherigen Beschaffungsstruktur festzuhalten. Allerdings sollten die Austauschintervalle für die Rechner in angemessenem Umfange angehoben werden, so dass keine längeren Wartezeiten durch überalterte Rechner entstehen können. 4. Softwareverteilung Die GPA regt an, eine automatische Softwareverteilung einzusetzen. Dies hat den Vorteil, dass Softwareveränderungen nicht auf allen einzelnen Rechnern von Hand vorgenommen werden müssen, sondern zentral von der EDV-Abteilung eingegeben werden und dann allen Nutzern zur Verfügung stehen. Dies wird seitens der Verwaltung grundsätzlich für wünschenswert gehalten. Nach Ansicht des Prüfers sollte die Gemeinde aufgrund der zu geringen Anzahl der Bildschirmarbeitsplätze die Softwareverteilung nicht selber vornehmen, sondern prüfen, inwieweit dies über das Rechenzentrum machbar ist. Dazu ist allerdings festzustellen, dass die KDVZ keine Softwareverteilung anbietet. Insofern müsste die Gemeinde dies alleine übernehmen oder einen anderen leistungsfähigen Partner finden. Softwareverteilung ist allerdings nicht billig. Es muss mit einmaligen Anschaffungskosten von rd. 10.000 €, Schulungskosten von ca. 7.000 € und laufenden jährlichen Kosten von rd. 600 € gerechnet werden. Bei diesen Größenordnungen erscheint es allerdings fraglich, ob der Einsatz der Softwareverteilung wirtschaftlich sinnvoll ist. Die Verwaltung hat deshalb mit dem Kreis Düren, der bereits die Softwareverteilung praktiziert, Kontakt aufgenommen, inwieweit eine Zusammenarbeit möglich ist. 5. Fernwartung Eine weitere Empfehlung bezieht sich darauf, die Fernwartung für die Computer verstärkt zu nutzen. Das bedeutet, dass z.B. vom Rechenzentrum aus direkt auf die Rechner in der Gemeinde zugegriffen werden kann. Da das eingesetzte Betriebssystem auf den Rechnern im Rathaus diese Möglichkeit bietet, wurde die Fernwartung inzwischen erfolgreich umgesetzt. 6. Aus- und Fortbildungen Die GPA empfiehlt, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an Schulungsmaßnahmen für eingesetzte Software teilnehmen können. Dazu ist festzustellen, dass bereits seit Jahren hausinterne Schulungen in unregelmäßigen Abständen bedarfsweise durchgeführt werden. Diese Schulungen sollen noch intensiviert werden. Sie bieten die beste Möglichkeit, auf die vor Ort vorhandenen Probleme und Fragestellungen direkt einzugehen. -2- Daneben besteht schon immer das Angebot, dass Kosten für die Teilnahme an Schulungen der VHS, soweit sie sich auf die Standardprogramme beziehen, übernommen werden. Das Interesse der Mitarbeiter hält sich hier allerdings in engen Grenzen. Soweit es erforderlich ist, insbesondere bei Fachprogrammen, werden Schulungen auch bisher schon außerhalb des Hauses durchgeführt. Dies trifft gerade verstärkt auf die neueingeführte Gebäudemanagement-Software zu. Aber auch das künftig eingesetzte Programm DATEV wird erheblichen Fortbildungsaufwand fordern. Insgesamt ist beabsichtigt, die Schulungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch zu verstärken. 7. Internetauftritt der Gemeinde Die Empfehlung der GPA lautet hier, den Internetauftritt weiter auszubauen und dabei besonderen Wert auf die Möglichkeiten der Online-Antragstellung und andere Elemente von E-Government zu legen. Wie ich Ihnen bereits mitgeteilt habe, ist im April d.J. die neue Homepage der Gemeinde Kreuzau freigegeben worden, die die angesprochenen Punkte bereits umfangreich berücksichtigt. Die Verwaltung ist sich der Bedeutung dieses Mediums durchaus bewusst und wird ständig daran arbeiten, das Angebot der Homepage für die Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. 8. Internetzugang für die Mitarbeiter Bisher ist der Internetzugang für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Hause nach bestimmten Kriterien reglementiert. Von der GPA wird eine weniger restriktive Handhabung vorgeschlagen. Freien Zugang zum Internet haben bisher alle Amtsleiter, deren Stellvertreter sowie eine Reihe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die die Notwenigkeit dargelegt haben. Die übrigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Zugang zu den Internetseiten, die sie dienstlich benötigen. Soweit auf weitere Seiten zugegriffen werden soll, ist dies unkompliziert machbar. Insgesamt wird die Zugangsregelung zum Internet großzügig gehandhabt. Insoweit wird kein Erfordernis gesehen, die bisherige Regelung aufzugeben. Zu berücksichtigen ist auch, dass der gesamte Internetzugang über das Rechenzentrum in Frechen erfolgt und die vorhandenen Datenleitungen bereits am Ende ihrer Leistungsfähigkeit sind. II. Haushaltsmäßige Auswirkungen: K e i n e. III. Beschlussvorschlag: „Die Ausführungen der Verwaltung zur Informationstechnologie im Rathaus der Gemeinde werden zustimmend zur Kenntnis genommen.“ Der Bürgermeister I.V. - Stolz - IV. Beratungsergebnis: Einstimmig: Ja: Nein: Enthaltungen: ________ ________ ________ ________ -3-