Beschlussvorlage (Einführung des Kita-Navigators als onlinebasiertes Vormerksystem für alle Kindertagesstätten und die Tagespflege im Stadtgebiet Erftstadt)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 507/2015 Az.: 51 Amt: - 51 BeschlAusf.: - 512 Datum: 15.10.2015 Kämmerer gez. Lüngen, 1. Beigeordneter Dezernat 4 gez. Feldmann gez. Schlender Amtsleiter RPA gez. Knips Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM Beratungsfolge Jugendhilfeausschuss Termin 25.11.2015 vorberatend Haupt-, Finanz- und Personalausschuss 08.12.2015 vorberatend Rat 15.12.2015 beschließend Betrifft: 17.11.2015 Datum Freigabe -100- Bemerkungen Einführung des Kita-Navigators als onlinebasiertes Vormerksystem für alle Kindertagesstätten und die Tagespflege im Stadtgebiet Erftstadt Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: 6.800 € Folgekosten in €: 5000 € Kostenträger: Sachkonto: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: 2016 Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Das Amt für Jugend und Familie wird beauftragt, den Kita-Navigator als onlinebasiertes Vormerksystem für alle Kindertagesstätten und die Tagespflege im Stadtgebiet Erftstadt einzuführen. Begründung: Gemäß § 3b Abs. 1 KiBiz muss die Anmeldung für einen Kindergartenplatz seit dem 01.08.2014 durch die Eltern/Erziehungsberechtigten 6 Monate vor Inanspruchnahme des Platzes erfolgen. Die Jugendämter haben innerhalb eines Monats die Bedarfsanzeige zu bestätigen und dabei über die Höhe der Elternbeiträge zu informieren. Spätestens 6 Wochen vor Inanspruchnahme muss der Betreuungsplatz zugewiesen werden. Dies alles kann aber gem. § 3b Abs. 1 S. 2 KiBiz auch über ein elektronisches System erfolgen. Aufgrund dieser Gesetzesänderung und dem damit verbunden Verwaltungsaufwand hat die KDVZ auf Ebene des KDN-Dachverbandes kommunaler IT-Dienstleister nach einer adäquaten Software recherchiert. Im Ergebnis wurden dann die Programme Kita-Navigator und Little Bird im Rahmen einer Produktpräsentation vorgestellt. Mehrheitlich haben sich die teilnehmenden Kommunen aus Kostengründen für den Kita-Navigator ausgesprochen. Zusätzlich hat das Amt für Jugend und Familie den „Kita Planer 2“ in den Vergleich einbezogen. Beim Kita-Navigator handelt es sich um ein onlinebasiertes Vormerksystem für die Vergabe von Kindergartenplätzen. Die Vormerkung erfolgt durch die Eltern online von zu Hause aus. Möglich ist die Nennung mehrerer Wunscheinrichtungen. Falls die Eltern keine Online-Erfassung zu Hause durchführen können, erfolgt die Anmeldung im Kita-Navigator ersatzweise in der Kita bzw. im Jugendamt. Nach erfolgter Anmeldung im System erhalten die Eltern automatisch eine Bestätigung über die Anmeldung, womit den Bestimmungen des § 3b Abs. 1 KiBiz genüge getan wird. Bis zur endgültigen Platzzusage haben die Eltern die Möglichkeit, online den jeweiligen Status im Anmeldeverfahren (z. B. Einladung zum Gespräch von Kita......) zu verfolgen. Nach Vergabe des Kindergartenplatzes wird das Kind von der Warteliste entfernt, so dass keine erneute Platzvergabe von einer anderen Kindertagesstätte mehr erfolgen kann. Zu jeder Zeit können Statusmeldungen (z. B. unversorgte Kinder/Kinder, die zu einem Gespräch eingeladen wurden etc.) durch das Jugendamt abgerufen werden. Der Kita-Navigator wurde von der ITK Rheinland in Zusammenarbeit mit der Landeshauptstadt Düsseldorf entwickelt und befindet sich mittlerweile in vielen Kommunen im Einsatz, u.a. in Grevenbroich, Neuss, Meerbusch, Münster, Paderborn und Mönchengladbach. Die Rhein-Erft-KreisKommunen Kerpen, Elsdorf, Bergheim, Pulheim, Brühl und Frechen bereiten derzeit die Einführung dieser Software ebenfalls vor oder haben diese bereits eingeführt. Der Kita-Navigator ist kompatibel mit allen gängigen Kita-Verwaltungsprogrammen. Die Vorteile des Kita-Navigators sind: Für die Eltern:  schnelle Auswahl der Kitas über individuelle Suchkriterien  Transparenz bzgl. Status Anmeldung, Einladung, Platzvergabe  Reduzierung der Laufwege Für die Kitas und Verwaltung  Reduzierung des Verwaltungsaufwandes  vereinfachte elektronische Kommunikation mit Eltern  Öffentlichkeitswirksame Darstellung eigener Profile  einfache Bearbeitung von Wartelisten  Vermeidung von Doppelbelegungen Für die Jugendhilfeplanung  verlässliche Statistiken zur mittelfristigen Bedarfsplanung  stadtteilgenaue Analysen, gruppiert nach dem Alter der Kinder  Auswertungen bzgl. des gewünschten Betreuungsumfangs Das Vertragsangebot der KDVZ umfasst Einführungs-/Lizenzkosten, Hosting und Wartung. 4.930,- € (jährlich: 1.-6. Jahr) 3.017,- € (jährlich: ab 7. Jahr) Nicht enthalten:  Administration am Arbeitsplatz  Adobe Professional/ Formularentwicklung  Netzwerkverbindungen  Zusätzliche Schulungen Zusätzliche Kosten entstehen für: -2- Präsentationsschulung vor Ort = 4 Std. – je Schulung 15 Personen Empfehlung: 2 Personen je Kita: 28 x 2 = 56 aus Kitas + 4 vom Jugendamt = 60 Personen  4 Schulungen an 2 Schulungstagen Kosten je Schulungstag: 580 € x 2 = 1.160 € Vorbereitungstag/ Moderationsschulung: 580,00 € Die Einrichtung ist nur sinnvoll, wenn sich alle Träger im Stadtgebiet beteiligen. Alle Träger haben in einer Trägerkonferenz Interesse an der Einführung bekundet. Entscheidende Vorteile des „Kita-Navigators“ gegenüber anderen Systemen: - Deutlich preiswerter als andere Systeme - Wird bereits in sechs anderen REK-Kommunen eingesetzt und dort positiv von Eltern angenommen - Ortsnaher – schneller – Support - Anbindung an KDVZ und Zahlung über Kreisumlage - Programmausstattung reicht für Kommune in der Größenordnung wie Erftstadt - Anwendungen sind überschaubar und leicht erlernbar In Vertretung (Lüngen) -3-