Beschlussvorlage (Vergleich)

51 – JHP 10.11.2015 Web-basierte Kita-Vormerksysteme Kurzbeschreibung Vorteile - Für Eltern - Für Kitas - Für JHP/ Verwaltung Nachteile/ Probleme „Kita-Navigator“ „Little Bird“ „Kita-Planer 2“ Online-basiertes Vormerksystem für die Vergabe von Betreuungsplätzen in Kitas (Tagespflege ist als informative Darstellung im Kita-Navigator 3.0 enthalten) Für die Eltern - schnelle Auswahl der Kitas über individuelle Suchkriterien - Transparenz bzgl. Status Anmeldung, Einladung, Platzvergabe - Reduzierung der Laufwege Für die Kitas/Träger - Reduzierung des Verwaltungsaufwandes - vereinfachte elektronische Kommunikation mit Eltern - Öffentlichkeitswirksame Darstellung eigener Profile - einfache Bearbeitung von Wartelisten - Vermeidung von Doppelbelegungen Für die Jugendhilfeplanung/Verwaltung - verlässliche Statistiken zur mittelfristigen Bedarfsplanung - stadtteilgenaue Analysen, gruppiert nach dem Alter der Kinder - Auswertungen bzgl. des gewünschten Betreuungsumfangs Online-basiertes Vergabe- und Anmeldesystem für Betreuungsplätze in Kitas und Tagespflege (zentrale Vormerkliste) System zur Vergabe und Verwaltung von Kita-Plätzen (drei Basis-Module für Eltern, Träger, Kommune) Für die Eltern - Vereinfachte Suche - Aktive Einbindung in den Vergabeprozess - Frühzeitige Planbarkeit - Frühzeitige Verbindlichkeit Für die Kommune/ Kitas/Träger - Frühzeitige Bedarfserkennung - Bessere Planbarkeit - Übergreifende Koordination und Vergabe freier Betreuungsplätze - freie Betreuungsplätze auf einen Blick - Trägerspezifisches Dokumentenmanagement Für die Jugendhilfeplanung/Verwaltung - Unverfälschte Bedarfsprognosen - Auswertungen nach Stadtteilen, Einrichtungen, Belegungsstatistiken, Betreuungsformen, freien Plätzen, offenem Bedarf - Automatische Anbindung an alle bundesdeutschen Landesstatistiken Teuer! Steigende Kosten bei Ausbau von Kitas und Tagespflegeplätzen! Eltern - Infos zu Betreuungsangebot , Unterstützung bei Platzsuche - Vernetzung mit allen Beteiligten Kitas/Träger - Weniger Kommunikations- und Verwaltungsaufwand - Weniger, aber gesteuerte Elternkontakte - Automatisierte Prozesse - Überblick über Bedarf und Angebot - Verbesserte Kita-Auslastung Jugendhilfeplanung/Verwaltung - freie Plätze abrufbar Auswertungen zu - Auslastungen der Kitas - Auslastungen der Kitas nach Betreuungszeiten - Vertragsveränderungen im Zeitraum Die Auswertungsmöglichkeiten für JHP z.Z. noch nicht optimal, werden aber im Rahmen einer regionalen „AG Statistik“ entwickelt und verbessert Neben drei Basis-Kern-Modulen sind weitere nur optional erhältlich (wie Tagespflege, Finanzierung, Personal, Beitragsberechnung, JH-Statistik) 51 – JHP Kompatibilität mit anderen Programmen Kosten 10.11.2015 „Kita-Navigator“ „Little Bird“ „Kita-Planer 2“ Kita-Verwaltungsprogramme (KiBiz-Web: ja/ Kita 2000) Excel: ja Für Einführung, Lizenz, techn. Betrieb, Wartung/Support: 4.930,- € (jährlich: 1.-6. Jahr) 3.017,- € (jährlich: ab 7. Jahr) (Zahlung über KDVZ-Umlage?!) Kita-Verwaltungsprogramme (KiBiz-Web, Kita 2000)? Excel: ja Für Installation, Software-Miete, Wartung/ Updates/ Weiterentwicklung: 15.010,- € (jährlich bei 28 Kitas und 60 Tagespflegeplätzen) 24.130,- € (jährlich bei 28 Kitas und 250 Tagespflegeplätzen) Kita-Verwaltungsprogramme (KiBizWeb, Kita 2000)? Excel: ja Kostenanfrage am 13.10.2105 = Preise sind abhängig von: Einwohnerzahlen - Welche Module genutzt werden sollen (Basis + optionale) - Einzurichtende Schnittstellen Preisauskunft am 20.10./10.11.2015: Lizenzkosten/ 3 Basismodule: ca. 17.000,- € (einmalig) Lfd. Folgekosten für Wartung/Support, Hotline, Weiterentwicklung: 20% der Lizenzkosten = ca. 3.400 € (jährlich) Kosten für 3 Schulungen: rd. 1.800 €, - zusätzliche Kosten in nicht benannter Höhe für Einführung, Hosting, Installation, KitaWorkshop etc. - Weitere Kosten für sonstige optionale Leistungen wurden nicht beziffert Bocholt, Darmstadt, Kiel, Regensburg, Leverkusen (Einführungsphase) Folgekosten für 3 Schulungen: rd. 1.800 € Nicht enthalten: - Administration am Arbeitsplatz - Adobe Professional/ Formularentwicklung - Netzwerkverbindungen Tagessatz für zusätzliche individuelle Betreuung/ Anpassungen = 600,- €. (Stundensatz = 75,- €) Verwendung in anderen Kommunen Sonstiges Grevenbroich, Neuss, Meerbusch, Münster, Paderborn, Mönchengladbach REK: Bergheim, Pulheim, Kerpen, Elsdorf, Brühl, Frechen (ab Dez. ‘15) - Im Online-Portal findet durch die Eltern zunächst nur eine Vormerkung statt. Eine feste Zusage eines Betreuungsplatzes ist hiermit nicht verbunden. - in „AG-Statistik“ sollen Verbesserungen und Statistik-Modul entwickelt werden Köln, Troisdorf - Inkludierte Kita-Verwaltungssoftware nicht erforderlich Sehr aufwendig Sitz des Anbieters in Berlin könnte für schnellen Support hinderlich sein. 51 – JHP 10.11.2015 Grundsätzlich lässt sich zu den Kita-Vormerksystemen sagen: Hürde für Eltern mit - Migrationshintergrund - ohne Internetzugang oder EDV-Kenntnisse - Persönliche Kontaktaufnahme und Information der Eltern vor Ort wird voraussichtlich weniger. - Die Einrichtung ist nur sinnvoll, wenn sich alle Träger im Stadtgebiet beteiligen. Es sind Schulungen für alle Träger/Kitas und Jugendamt erforderlich. Bei Neueinführung in einer Kommune ist – zumindest zunächst – mit einem personellen Mehraufwand zu rechnen (für Administration, Datenpflege, Koordination mit Kitas, Schulungen) Entscheidende Vorteile des „Kita-Navigators“ gegenüber anderen Systemen: - Deutlich preiswerter als andere Systeme, Tagespflege ist ohne zusätzliche Kosten enthalten: keine einmaligen (hohen) Anschaffungskosten, nur überschaubare jährliche Kosten - Wird bereits in sechs anderen REK-Kommunen eingesetzt und dort positiv von Eltern angenommen - Ortsnaher – schneller – Support: zügige persönliche Betreuung möglich - Anbindung an KDVZ und Zahlung über Umlage (keine HH-Anmeldung erforderlich?!) - Programmausstattung reicht für Kommune in der Größenordnung wie Erftstadt - Anwendungen sind überschaubar und leicht erlernbar