Allgemeine Vorlage (Kostenreduzierung in den Bereichen Druckerei, Beschaffungen und Botendienst)

Gemeinde Kreuzau Hauptamt - Herr Lenzen BE: Herr Stolz Kreuzau, 13.08.2007 Vorlagen-Nr.: 79/2007 - öffentlicher Teil Sitzungsvorlage für den Hauptausschuss Rat 19.09.2007 09.10.2007 Kostenreduzierung in den Bereichen Druckerei, Beschaffungen und Botendienst I. Sach- und Rechtslage: Innerhalb des Prüfungsberichtes der GPA sind auch Hinweise zu den Bereichen Druckerei, Beschaffungen und Botendienst gegeben worden Siehe hierzu auch Ziff. 42 der Prioritätenliste. Zunächst darf ich darauf verweisen, dass auch in der Vergangenheit die angesprochenen Bereiche immer wieder auf Einsparmöglichkeiten untersucht und diese auch entsprechend umgesetzt wurden. Die Entwicklungen sind allerdings ständig im Fluss, insbesondere im technischen Sektor, z. B. bei den Kopiergeräten. So konnten in den letzten Jahren trotz verbesserter technischer Leistungsfähigkeit die Jahreskosten für die Kopiergeräte deutlich gesenkt werden. Die aktuellen Untersuchen haben zu folgendem Ergebnis geführt: Druckerei: Die Kosten der Druckerei haben sich, wie vorstehend erwähnt, in den letzten Jahren stark reduziert. Dies hängt vor allem mit den durch entsprechende Verhandlungen erzielten günstigeren Konditionen bei der bisherigen Aufstellerfirma zusammen. Kostenüberblick Jahr Jahressumme 2004 30.372,75 € 2005 18.460,35 € 2006 17.260,80 € 2007 17.707,20 € Diff. Vorjahr 0,00 € - 11.912,40 € - 1.199,55 € + 446,40 € Bemerkungen Restrate Altvertrag Mwst.-Erhöhung Zu den oben aufgeführten 17.707,20 € sind die Kosten für ein Kleinkopiergerät in Höhe von 549,84 € hinzuzurechnen. Den Gesamtkosten stehen aber auch Einnahmen aus internen Verrechnungen und die Fertigung von Kopien Dritter gegenüber. Diese summierten sich im letzten Jahr auf 1.583,62 €. Dies ergibt somit jährliche Gesamtkosten von 16.673,42 €. Mit der Aufstellerfirma der Großkopiergeräte existiert bis zum 1.2.2010 eine vertragliche Bindung. In den monatlichen Kosten ist ein monatliches Freikopiervolumen von 50.000 Kopien vereinbart. Mit der Firma des Kleinkopiergerätes ist der Vertrag bis zum 1.8.2011 geschlossen. Hier beläuft sich das Freikopiervolumen auf 2.000 Kopien je Monat. Für den täglichen Dienstbetrieb muss die Möglichkeit bestehen, einzelne Kopien zu fertigen. Hier genügt es aber nicht, lediglich leistungsarme Tischkopierer einzusetzen. Für die Reduzierung von Personalkosten sind leistungsfähige Kopierer eine wichtige Voraussetzung. Ebenfalls ist anzumerken, dass inzwischen sämtliche Einladungen und Niederschriften des Rates und der Ausschüsse im Internet zum Abruf stehen. Hier wäre ein großes Einsparpotenzial bei den Druck- und Zustellungskosten gegeben. Ich rege deshalb an, innerhalb der Fraktionen erneut darüber nachzudenken, ob Einladungskreise verringert und auf die Zustellung von Niederschriften in Papierform weitestgehend verzichtet werden kann. Weiterhin wurden Alternativen für die Fertigung der Kopien des Sitzungsdienstes untersucht. 1. Verlagerung der Druckaufträge zum Kreis Düren/ einer Privatfirma Der Gemeinde Kreuzau entstehen derzeit für alle Kopiersysteme im Haus Kosten in Höhe von rund 16.700 € im Jahr. Die Druckkosten für eine Kopie betragen bei der Gemeinde Kreuzau 0,033 €. Im letzten Jahr wurden 592.000 Kopien auf den zwei Großkopiergeräten gefertigt. Hiervon könnten circa 200.000 Kopien des Sitzungsdienstes ausgelagert werden. Die Kosten hierfür betragen Gemeinde Kreuzau Kreis Düren Kopierfirma, Düren Kopienpreis 0,033 € 0,030 € 0,045 € Kosten im Jahr 6.600,00 € 6.000,00 € 9.000,00 € Bemerkung zu Kopienpreis - derzeitige Stückkosten - ab 1.000 Kopien pro Auftrag - bei Jahresvolumen 200.000 Es zeigt sich, dass eine Auslagerung auf die Druckerei des Kreises Düren eine günstige Alternative ist. Hier fallen für die Abholung der Unterlagen durch den Gemeindeboten wiederum Personalund Sachkosten an. Diese werden im Jahr auf circa 500 € geschätzt. Somit ergibt sich lediglich ein Einsparpotential von rd. 100 € im Jahr. Außerdem ist die jetzige Regelung deutlich flexibler. So ist es möglich, auch kurzfristig noch Druckaufträge zu realisieren. Eine Verlagerung der Druckaufträge ist wirtschaftlich also wenig sinnvoll. 2. Erneuerung und Dezentralisierung der Großkopiersysteme Derzeit werden zwei Großkopiersysteme und zwei Kleinkopierer im Rathaus Kreuzau eingesetzt. Eines der zwei Kleinkopiergeräte ist defekt und muss ausgetauscht werden. Eine Reparatur ist unwirtschaftlich. Die bisherige Aufstellerfirma der Großgeräte hat angeboten, die vorhandenen Geräte gegen deutlich leistungsfähigere Kopierer auszutauschen, die z. B. auch über eine Scanfunktion verfügen. Je nach Konstellation würden die bisherigen Kosten gleich bleiben bzw. sich leicht verringern. Transport-, Austausch- und Umstellkosten würden nicht in Rechnung gestellt. Voraussetzung wäre der Abschluss eines neuen 5-Jahres-Vertrages. 3. Ausschreibung der Kopiersysteme Eine weitere denkbare Lösung ist die Neuausschreibung bzw. Preisanfrage auch bei anderen Kopiergerätehändlern. Voraussetzung wäre jedoch, dass der Billigstbieter den bestehenden Vertrag über die Großkopierer „ablöst“ und trotzdem noch ein Preisvorteil für die Gemeinde herauskommt. Darüber hinaus muss Wert gelegt werden auf die Qualität, Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit eines neuen Systems. Das bisherige Vertragsverhältnis bot in diesen Punkten bisher keinen Grund zur Klage. Ergebnis: Die Verwaltung schlägt unter Abwägung aller dargestellten Möglichkeiten vor, eine Neuausschreibung der Kopierer im Rathaus vorzunehmen. Dabei ist auch zu prüfen, inwieweit die Einbeziehung der vorhandenen Kopierer, die in den Schulen eingesetzt sind, sinnvoll und wirtschaftlich ist. -2- Sofern sich Einsparmöglichkeiten bei Einladungen und Niederschriften nach Prüfung in den Fraktionen ergeben, könnten diese bei der Preisanfrage unmittelbar berücksichtigt werden. Beschaffungen Die Gemeinde Kreuzau ist seit einigen Jahren, wie auch alle anderen Kommunen im Bereich der KDVZ, am Internet-Beschaffungssystem „Intersource“ angeschlossen. An das System sind insgesamt 195 Kommunen mit circa 2.800 Benutzern angebunden. Durch die Masse der Einkäufer gewährleistet das System grundsätzlich ein sehr gutes Preis-/Leistungsverhältnis. Über den Onlinekatalog ist die Möglichkeit gegeben, verschiedenste Artikel zu bestellen. Derzeit werden regelmäßig durch die Gemeinde Kreuzau bestellt: - Büromaterial - Reinigungsmittel - Hygieneartikel - Toner Ein nicht zu unterschätzender Vorteil ist dabei, dass Bestellungen mit geringstem personellen Aufwand unter Verzicht auf aufwändige Ausschreibungen abgewickelt werden können. Trotz der günstigen Preise von Intersource wird der Jahresbedarf an Kopierpapier außerhalb des Systems erworben. Es hat sich gezeigt, dass unter Einbeziehung des Papierbedarfs der Schulen so noch bessere Preise erzielt werden können. Diese Verfahrensweise hat sich in den letzten Jahren bestens bewährt. Botendienst Seit vielen Jahren beschäftigt die Gemeinde einen eigenen Gemeindeboten. Mehrere Kostenvergleichrechnungen (zuletzt im Jahr 2006) zeigen auf, dass der Botendienst unter Berücksichtigung aller Kostenaspekte eine gute und kostengünstige Alternative zur Versendung per Post ist. Vor allem bei den förmlichen Zustellungen (per Empfangsbestätigung) wird auf den Boten zurückgegriffen, um eine form- und fristgerechte Zustellung zu ermöglichen. Aus der Kostenzusammenstellung des Jahres 2006 ergibt sich eine Einsparung durch den Botendienst von circa 5.000 €/Jahr im Vergleich zu einem Zustelldienst. Post, die außerhalb der Gemeinde zuzustellen ist, wird seit längerer Zeit von einer Firma täglich im Rathaus abgeholt. Der Preisvorteil, den die Fa. durch Bündelung bei der Botenlieferung erzielt, wird an die Gemeinde mit 5 % je Brief weitergegeben. Die Zustellung an die jeweiligen Empfänger erfolgt wieder über die Deutsche Post AG. Die Kombination zwischen gemeindlicher Botenzustellung und preisreduzierter Zustellung außerorts hat sich bewährt. Die Botin der Gemeinde ist zudem auch für das Abholen der täglichen Eingangspost, für Materialtransporte, tägliche Botendienste zu den Banken und Sparkassen und im Bedarfsfalle auch für die Zustellung umfangreicher Post an den Kreis Düren zuständig. Sie übernimmt Vertretungsaufgaben in der Telefonzentrale und beim Kopierdienst. Qualität und Schnelligkeit der Zustellung können ohne Zweifel als überdurchschnittlich bezeichnet werden. Auch eine Auslastung ist in vollem Umfange gegeben, so dass eine Veränderung im Bereich des Botendienstes als nicht sinnvoll und wirtschaftlich angesehen wird. II. Haushaltsmäßige Auswirkungen: Nach Durchführung der Preisanfragen wird mit reduzierten Kosten für die Druckerei in noch nicht bezifferbarer Größenordnung gerechnet. III. Beschlussvorschlag: -3- „Die Ausführungen der Verwaltung zu den Bereichen Druckerei, Beschaffung und Botendienst werden zustimmend zur Kenntnis genommen.“ Der Bürgermeister i. V. - Stolz - IV. Beratungsergebnis: Einstimmig: Ja: Nein: Enthaltungen: ________ ________ ________ ________ -4-