Sitzungsvorlage (Zukünftige Nutzung des Alten Rathauses und die damit zusammenhängende vorübergehende Nutzung der Realschule)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 23 Az.: Amt 23 Mh Jülich, 07.10.2014 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 369/2014 1. Ergänzung Sitzungsvorlage Beratungsfolge Stadtrat Termin 07.10.2014 TOP Ergebnisse Zukünftige Nutzung des Alten Rathauses und die damit zusammenhängende vorübergehende Nutzung der Realschule Anlg.: SD.Net Beschlussentwurf: 1. Der Ratsbeschluss vom 05.12.2013 wird in Bezug auf die Alte Realschule aufgehoben bzw bis auf weiteres zurückgestellt 2. Der Teilbeschluss: „die hiervon betroffenen Verwaltungseinheiten sollen möglichst in den Rathäusern untergebracht werden“, wird aufgehoben. 3 Dem Kreis Düren werden vorübergehend die Büroräume im Alten Rathaus zur Nutzung überlassen 4. Die VHS wird vorübergehend in der alten Realschule untergebracht, das Sozialamt bezieht nach Renovierung der alten Gesundheitsamtsräume – Räume im Neuen Rathaus/Nebengebäude. 5. Für die Finanzierung der Umbaumaßnahmen werden im Haushalt 2014 außerplanmäßige Mittel in Höhe von 205.000 € bereitgestellt. Die Deckung erfolgt durch eingesparte Mittel für die Sanierung der Leichenhalle (155.000 €) und für den Brandschutz in der Alten Schirmerschule (50.000 €). Die bei diesen Maßnahmen beschlossenen Sperrvermerke werden aufgehoben Begründung: Die vorgenommene Kostenschätzung erfolgte auf der Grundlage einer Begehung der Alten Realschule durch die Fachämter (Organisation, EDV, Amt 50, VHS, Immobilienmanagement kaufm und techn Abteilung). Der Kostenschätzung liegt keine Fachplanung zu Grunde. Malerarbeiten Elektroinstallation Erneuerung Regelungstechnik Umzugskosten Verlegung LWL Kabel zur Realschule Nebenkosten und Unvorhergesehenes 30.000 € 25.000 € 6.000 € 5.000 € 15.000 € 15.000 € Gesamt 96.000 € Für die Renovierung der alten Gesundheitsamtsräume wurden folgende Kosten geschätzt: Maler- und Beiputzarbeiten Abbruch- und Rückbauarbeiten Elektroinstallation Böden Umzugskosten Gesamt 25.000 € 25.000 € 45.000 € 12.000 € 2.000 € 109.000 € Eine –auch nur vorübergehende – Unterbringung des Sozialamtes in der Realschule scheidet aus Kostengründen aus. Da Herr Laufs an der heutigen Sitzung des Stadtrates nicht teilnehmen kann, hat er per Mail am 06.10.2014 die nachfolgenden Fragen eingereicht, die - sofern möglich - wie folgt beantwortet werden: 1. Die Kosten für den Verwaltungsvorschlag liegen nicht vor. Welche Kosten entstehen für einen vorübergehenden Umzug vom Sozialamt in die Realschule? 2. Welche Kosten entstehen für den Umzug der VHS in die Realschule (Verwaltung möchte dies ja langfristig) 3. Welche Kosten entstehen für den Umzug vom Sozialamt in die Räumlichkeiten des Gesundheitsamtes? 4. Welche Kosten entstehen für den Umbau (laut Vorlage) der bisherigen Räume des Gesundheitsamtes für das Sozialamt? Die Fragen zu den Kosten kann noch nicht vollständig beantwortet werden, da noch nicht alle Kosten ermittelt sind. Nach einer überschlägigen Schätzung fallen ca 205.000 € an. 5. Wie viele Räume fehlen am Standort neues Rathaus, wenn das Sozialamt eingezogen ist? Am Standort Neues Rathaus fehlen keine Räume, wenn „nur“ das Sozialamt umzieht. Sitzungsvorlage 369/2014 1. Ergänzung Seite 2 6. Wie soll der langfristige Brandschutz am Standort neues Rathaus gewährleistet werden? Welche Kosten werden hierfür veranschlagt? Wie in der o.g. Vorlage angekündigt, soll mit den Umbaumaßnahmen im Neuen Rathaus/Gesundheitsamtsgebäude gleichzeitig eine dauerhafte Nutzungsgenehmigung des samtkomplexes angestrebt werden. Eine Kostenschätzung liegt hierfür noch nicht vor. Ge- 7. Was ist mit der Unterbringung anderer Einrichtungen die am alten Rathaus seitens der Verwaltung vorgesehen waren? Diese Verwaltungseinheiten (Standesamt, Meldeamt, Steueramt u.ä.) verbleiben am ten Standort, allerdings ggf in anderen Räumen (interne Umorganisation). al- 8. Warum können die MitarbeiterInnen wie vorgesehen nicht in Container untergebracht werden? 9. Warum lehnt der Kreis eine Anmietung der Räumlichkeiten in der Realschule ab? Hier wäre auch ggf. ein Vorschlag nur die Betriebskosten und ggf. die jährliche Abschreibung als Miete zu vereinbaren. Diese Fragen können durch den Landrat in der Sondersitzung des Rates beantwortet werden. 10. Wenn die Stadt Jülich die Räume vermietet im alten Rathaus, wer muss diese vor dem Einzug sanieren/renovieren? Bei den anderen Kreisarbeitsplätzen wurde dies vom Kreis getragen, dafür hat er längere Zeit keine Miete bezahlt. Es ist angestrebt, dass der Kreis diese Kosten selber trägt. Nach hiesiger Auffassung sollte unabhängig von den Renovierungskosten eine Miete gezahlt werden. Abschließende Verhandlungen hierzu müssen noch erfolgen. 11. Welche Zusicherung besteht, das nach Einzug ins alte Rathaus der KreismitarbeiterInnen auch das „kleine Kreishaus“ kommen wird? Eine verbindliche schriftliche Zusage hierzu liegt nicht vor, es wird jedoch davon ausgegangen, dass der Kreis seine Zusagen einhält. 12. Wie viele MitarbeiterInnen der Stadtverwaltung müssten von der Stadtverwaltung aus dem alten Rathaus an anderer Stelle untergebracht werden (Anzahl der MitarbeiterInnen und Büroräume)? Beim Sozialamt sind 9 Mitarbeiter betroffen, die derzeit in 6 Büros untergebracht sind. Bei der VHS sind 7 Mitarbeiter betroffen, die in 5 Büros untergebracht sind. sind 9 Seminarräume zu ersetzen. Sitzungsvorlage 369/2014 1. Ergänzung Zusätzlich Seite 3 13. Wie viele MitarbeiterInnen möchte der Kreis zusätzlich im alten Rathaus unterbringen (Anzahl der MitarbeiterInnen und Büroräume)? Bei der vorübergehenden Lösung wird von 20 Mitarbeitern der Job Com ausgegangen. 14. Welche Mieteinnahmen sind zusätzlich am alten Rathaus vom Kreis zu leisten? Wegfall der Miteinnahmen für das Gesundheitsamt müssen berücksichtigt werden. Derzeitige Mieteinnahmen durch den Kreis: - Gesundheitsamt Miete /Monat 2.551,22 € jährlich 30.614,64 € Job com Miete/Monat 2.584,01 € jährlich 31.008,12 € SGB II Bereich Derzeit Sachkostenpauschale bei 11,8 Vollzeitverrechnungsstellen (Stand 31.12.2013) für alle Sachkosten einschl. Miete Jährlich 73.160,00 € bei rund 45% Anteil Miete an den Sachkosten Jährlich 32.922,00 € Gesamte Mieteinnahme durch den Kreis jährlich Geplante Mieteinnahmen für das Alte Rathaus: Miete 7,00 €/qm/Monat 12.596,78 € Miete 6,50 €/qm/Monat 11.697,01 € 94.544,76 € 151.161,36 € 140.364,12 € Durch die Vermietung des gesamten Alten Rathauses können höher Mieteinnahmen von rund 40.000 – 50.000 € generiert werden. 15. Da scheinbar öfters schon Beschwerden bezüglich der alten Schirmerschule in Bezug auf Seminarräume geäußert wurden, warum zieht nicht die VHS Verwaltung in die alte Schirmerschule und zusätzliche Seminarräume werden wie früher auch z. B. am Standort Gymnasium (teilweise direkt gegenüber) oder auch Schulzentrum angemietet, bzw. an anderen Schulen. Damit würde eine höhere Auslastung statt finden und die Realschule bleibt zur Vermarktung frei. Bei der Alten Schirmerschule müsste bei einer weiteren Nutzung zwingend eine Brandschutzsanierung erfolgen. Bisher wurde dies immer mit Hinblick auf eine „vorübergehende Lösung“ verschoben. Mit Umzug der VHS Verwaltung in die Alte Schirmerschule müssten weitere Seminarräume ersetzt werden. Die Einrichtung der VHS Verwaltung würde ebenfalls Kosten verursachen. Die Unterbringung der VHS Räume in Schulen ist nicht möglich, weil eigengenutzte erwachsenengerecht ausgestattete Räume existenziell sind. In den Vormittagsstunden (während der regulären Schulzeiten) finden gerade die Veranstaltungen der VHS statt, von besonderer wirtschaftlicher Bedeutung sind. Eine Doppelnutzung dieser Räume ist nicht möglich. Sitzungsvorlage 369/2014 1. Ergänzung Seite 4 16. Wie ist der Sachstand zur Vermarktung des Realschulgeländes? Aufgrund der Annonce in der Immobilienfachzeitschrift hat zwischenzeitlich noch ein Besichtigungstermin stattgefunden. Weitere Anfragen sind bisher noch nicht über eine bloße Interessenbekundung hinausgegangen. Die beiden anderen Investoren haben auch weiterhin noch Interesse 17. Wurde die Möglichkeit Walramplatz weiter geprüft? Bisher wurde immer erklärt, das möglicherweise der Platz nicht für das „kleine Kreishaus“ ausreichen würde. Wünschenswert wäre eine Mischnutzung mit Einzelhandel, allerdings benötigt der Kreis nach eigenen Angaben 5.000 qm BGF (zuzüglich erforderlicher Stellfläche). Dieser Flächenbedarf schränkt die Nutzungsmöglichkeiten für einen Einzelhandel entsprechend ein. Weitere Ausführungen hierzu kann der Landrat machen. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): 1.Finanzielle Auswirkungen: x Gesamtkosten: ja nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: ja jährl. Einnahmen: nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung x Mitwirkung ja nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja nein Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja nein Sitzungsvorlage 369/2014 1. Ergänzung Seite 5