Sitzungsvorlage (Facebook Auftritt der Stadt – Antrag Nr. 14 CDU-Fraktion und SPD-Fraktion vom 13.08.2014 hier: Zeitvolumen des Litfaßsäulen Modells)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 56 Az.: Es/Kle/Ste Jülich, 28.10.2014 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 437/2014 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Termin Ausschuss für Kultur, Wirtschafts- 12.11.2014 förderung und Stadtmarketing TOP Ergebnisse Facebook Auftritt der Stadt – Antrag Nr. 14 CDU-Fraktion und SPD-Fraktion vom 13.08.2014 hier: Zeitvolumen des Litfaßsäulen Modells Anlg.: V StaMa KB SD.Net Beschlussentwurf: Entfällt. Begründung: In der letzten Ausschusssitzung des KWS am 30.09.2014 wurde auf Grund der Vorlage Nr.: 362/2014 zu Punkt 1 „Facebook“ die Verwaltung gebeten, die Variante „Facebook als Litfaßsäule“ genauer zu prüfen und ein Zeitvolumen zu kalkulieren. Facebook als Litfaßsäule bedeutet Facebook als reines Informationsmedium zu nutzen. Die Vorteile liegen in der zusätzlichen Information für den Bürger (Die Brücke ist gesperrt. Das Konzert findet statt. Die Bürgersprechstunde fällt aus. etc), die Nachteile in der fehlenden Interaktion („Das finden wir bedauerlich“, „Wo bekomme ich Karten?“, „Gibt es alternative Ansprechpartner?“), der eigentlichen Stärke dieses Social Media Instruments. Zeitlich ist das Litfaßsäulen Modell die schnellstmöglich umsetzbare Variante, die aber dennoch Kosten (für Anschaffung und Betrieb) und Personaleinsatz verursacht. Diese lassen sich geschätzt wie folgt kalkulieren: 1. Vorbereitung des Facebook-Auftritts: 1) Prüfungen durch das Rechtsamt 2) Einrichtung eines Arbeitsplatzes (zwei Arbeitsplätze) mit uneingeschränktem Zugang zum Internet , Kosten: evtl. zwei neue Laptops. 8 Std. 3) Schulung zweier Mitarbeitern in Facebook-relevanten Rechtsfragen 2 * 16 Std. - 32 Std. – bei interner Schulung zusätzliche 16 Std. 4) Anlegen der Mitarbeiter Accounts 5) Anlegen der städtischen „Fanpage“ 6) Vorbereitende Texte für Impressum, Allgemeine Informationen, Fotoauswahl… 48 Std. 2 Std. 2 Std. 8 Std. Ausgenommen Ziffer 1.1) ist für die Vorbereitung eines städtischen Facebook-Auftritts mit einem Zeitvolumen von ca. zwei Wochen zu rechnen. 2. Tägliche Abläufe: (Facebook Fanpage-Pflege) 1) Anforderung und Sichtung der in Frage kommenden Mitteilungen 2) redaktionelle Aufarbeitung für Facebook 3) Prüfung der Fotos und Links 4) Freigabe durch BM oder Dezernat 5) Einfügen der Posts, Upload der Bilder und Check des Uploads 6) Löschen alter und nicht mehr aktueller Posts Bei täglich 4-5 Posts, wie im Ausschuss angeregt wurde, ist voraussichtlich mit ca. 4 Arbeitsstunden zu rechnen. Diese Angabe bezieht sich nur auf den „Facebook-Sachbearbeiter“, nicht auf die in den anderen Ämtern anfallenden Vorarbeiten. Als vereinfachte Formel lässt sich sagen: 1 Post = 1 Mitarbeiter = 1 Stunde 3. Facebook bietet neben der Mitteilungsebene (Postingebene) einen eigenen Veranstaltungskalender. Es ist sinnvoll Veranstaltungen dort zu veröffentlichen und so die Abonnenten persönlich zu den Veranstaltungen einzuladen. Zusätzlich können die Abonnenten weitere Freunde zu der Veranstaltung einladen. Bei monatlich durchschnittlich 10 Veranstaltungen (Kulturbüro, Museum, Stadtbücherei, VHS, Musikschule etc.) muss mit 10 weiteren Arbeitsstunden gerechnet werden. Diese beinhalten, nach Zulieferung der Daten von den entsprechenden Veranstaltern, folgende Arbeitsschritte: 1) redaktionelle Aufarbeitung für Facebook 2) Prüfung der Fotos und Links 3) Einfügen der Posts, Upload der Bilder und Check des Uploads 4) Einladungen zu den Veranstaltungen versenden Für die Einführung des Sparmodells „Facebook als Litfaßsäule“ werden voraussichtlich bis zu 22,5 Arbeitsstunden wöchentlich benötigt. Nach den bisherigen Beobachtungen (Kreis Düren = 2 Posts täglich, Stadt Aachen = 6, Moers = 2) erscheint die Anzahl der Posts zu hoch gewählt. Bei zu vielen Posts neigen die Abonnenten dazu Nachrichten einer Fanpage zu blocken. Die Folge ist, dass die Anzahl der Abonnenten zwar gleich bleibt, Mitteilungen allerdings nicht mehr gelesen werden. Betrachtet man das Verhältnis von zeitlichem Aufwand und erreichten Nutzen dieses Modells, wird ersichtlich, dass durch verhältnismäßig wenig mehr Aufwand zusätzlich ein weitaus größerer NutSitzungsvorlage 437/2014 Seite 2 zen entstehen kann. Bereits für dieses Modell sind Planung, Beschaffung, Erstellung von Inhalten sowie deren Veröffentlichung und Pflege notwendig - ob diese nun kommentiert werden können oder nicht. Diese Arbeiten sind der Hauptanteil JEDER Facebook-Aktivität. Die Verwaltung rät davon ab, selbst diese Minimalvariante ohne die vorherige Erarbeitung einer Kommunikationsstrategie und ohne professionelle Begleitung umzusetzen. Das Litfaßsäulen-Modell ist technisch machbar, erfüllt jedoch nur eine Funktion, die über andere Kommunikationskanäle wie Homepage oder Stadtmagazin und Pressearbeit schon gegeben ist und bindet Personal und Finanzen daher unverhältnismäßig. Dem Ausschuss wird empfohlen, einen Vertreter der Social Media Agentur Aachen zu einem Referat einzuladen, die sowohl den Kreis Düren als auch den AVV bereits bei ihrem Facebook-Auftritt beraten und begleitet haben. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): ja 1.Finanzielle Auswirkungen: Gesamtkosten: x nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: jährl. Einnahmen: ja nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung x nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja Sitzungsvorlage 437/2014 x nein nein Seite 3