Sitzungsvorlage (Kommentar zu § 52 GO NRW)

Auszug aus der Kommentierung zu § 52 GO NRW Herausgeber: Kleerbaum/Palmen Autor: Christian Wagner IV. Rechtliche Bedeutung der Niederschrift Die entsprechend der Vorgaben des § 52 Abs. 1 gefertigte und unterzeichnete Sitzungsniederschrift ist eine öffentliche Urkunde i.S.d. §§ 415 , 417 , 418 ZPO und begründet folglich den vollen Beweis der beurkundeten Vorgänge, ihres Inhalts und der darin bezeugten Tatsachen. Der Beweis, dass der einzelne Vorgang unrichtig beurkundet bzw. die bezeugten Tatsachen unrichtig sind, ist allerdings uneingeschränkt zulässig, erfordert aber einen vollständigen Nachweis der Unrichtigkeit. Ein Beweis bloßer Möglichkeit einer Unrichtigkeit oder das bloße Anzweifeln der Richtigkeit beseitigt die Beweiskraft folglich nicht (vgl. VG Arnsberg, Urt. v. 29.10.1981 – 1 K 1437/80 –, DÖV 1982, S. 417; OVG NRW, Urt. v. 17.02.1982 – 15 A 2676/81 –, VR 1983, S. 221 f.). Für die Fertigung der Niederschrift und etwaige Änderungen sind allein der Schriftführer und der Bürgermeister verantwortlich. Aufgrund der Beweiskraft der Niederschrift ist die inhaltliche Kontrolle der Niederschrift vor deren Unterzeichnung von großer Bedeutung. Da die Niederschrift erst bei entsprechender Unterzeichnung durch die in § 52 Abs. 1 Satz 2 genannten Personen ordnungsgemäß zustande gekommen ist, entsteht erst mit dieser Unterzeichnung eine öffentliche Urkunde. Eine Verweigerung einer der Unterschriften verhindert folglich zwar die Entstehung einer öffentlichen Urkunde als Beweismittel, ändert an der Rechtswirksamkeit der gefassten Beschlüsse aber nichts, da der Nachweis der Beschlussfassung auch auf anderem Wege möglich ist (vgl. Kirchhof/Plückhahn/Faber, in: Held/Winkel/Wansleben, § 52 GO, 3.1, m.w.N.). Entsteht im Vorfeld der Unterzeichnung Streit über die Richtigkeit der Niederschrift, so sollten die beiden Unterzeichner versuchen, eine Einigung zu erzielen. Sofern dies nicht gelingt, ist zu empfehlen, dass die Unterschriften zumindest unter Kenntlichmachung der streitigen Punkte geleistet werden, damit wenigstens die übrigen Teile der Niederschrift die Beweiskraft einer öffentlichen Urkunde erhalten (vgl. Kirchhof/Plückhahn/Faber, in: Held/Winkel/Wansleben, § 52 GO, 3.1). Nach § 52 Abs. 1 ist eine Feststellung oder gar eine Genehmigung der Niederschrift durch den Rat in seiner folgenden Sitzung nicht erforderlich. Entstehen nach der Unterzeichnung Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Niederschrift, so können diese aber in der folgenden Sitzung geltend gemacht werden. Eine nachträgliche Änderung der einmal durch Unterzeichnung zur öffentlichen Urkunde gewordenen Niederschrift durch Beschluss des Rates oder die Unterzeichner selbst ist allerdings ausgeschlossen.