Sitzungsvorlage (Dringlichkeitsentscheidung zu 381_2014)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt 23. Amt 20/22 Jühch, den 14.08.2014 Herrn Stadtverordneten Capeilmann Bürgermeister Stommel 52428 Jülich Dringlichkeitsentscheidung gemäß § 60 Abs. 1 Satz 2 GO NRW hier: überplanmäßige Bereitstellung von Mitteln im Haushalt 2014 für die Ausschreibung der Gebäudereinigung in den Schulen, Turnhallen und Lehrschwimmbecken der Stadt Jülich Sehr geehrte Herren ! Aufgrund des nachstehend geschilderten Sachverhaltes und der Begründung der Dringlichkeit wird gebeten, folgende Dringlichkeitsentscheidung zu treffen: Entscheidungsentwurf: Weil es sich um einen Fall äußerster Dringlichkeit handelt, entscheiden die Unterzeichner nach § 60 Abs. 1 Satz 2 GO NRW wie folgt: Im Haushalt 2014 werden für die Beratungsleistungen im Zusammenhang mit der Ausschreibung der Gebäudereinigung in den Schulen, Turnhallen und Lehrschwimmbecken der Stadt Jülich außerplanmäßige Mittel in Höhe von 28.500 € bereitgestellt. Die Deckung erfolgt durch Wenigeraufwendungen bei den Reinigungskosten für die Schulen. Wir entscheiden hiermit gemäß vorstehendem Entwurf. Jülich, den 14.08.2014 Die mit der Reinigung der Schulen, Turnhallen und Lehrschwimmbecken der Stadt Jülich beauftragte Firma wurde zum 01.01.2013 von einer anderen Firma übernommen. Diese Firma wollte die Konditionen mit der Stadt Jülich nicht mehr einhalten und die Kosten erhöhen. Das Immobilienmanagement war damit nicht einverstanden und forderte die Einhaltung der Vertragsbedingungen. Daraufhin nahm die neue Firma das einseitige Kündigungsrecht in Anspruch. Nach der Vertragskündigung mussten die Leistungen zur Gebäudereinigung in den Schulen, Turnhallen und Lehrschwimmbecken der Stadt Jülich kurzfristig neu ausgeschrieben werden, um die unbedingt erforderlich Reinigung in diesem Bereich zu gewährleisten. Diese Ausschreibung erfolgte auf der Grundlage von Daten, die vor wenigen Jahren durch eine externe Beraterfirma erstellt wurden (allerdings nicht in einem Rügeverfahren vor der Vergabekammer geprüft wurden). Zur Aufrechterhaltung der Reinigung wurden kurzfristig ohnehin für die Stadt tätige Firmen mit der Reinigung der Schulgebäude etc. beauftragt. Auf Grund der kurzfristigen übertragenen Zusatzleistungen sind die Kosten für die Unterhalts- und Grundreinigung wegen der kurzen Laufzeit von 10 Monaten hoch angesetzt. Ein neues Ausschreibungsverfahren wurde am 30.09.2013 eingeleitet. Auf Grund eines in diesem Verfahren anhängigen Rügeverfahrens wurde ein Rechtsanwalt hinzugezogen. Im Rahmen der Vorprüfung wurde von diesem Rechtsanwalt festgestellt, dass die - wie oben bereits dargestellt zugrunde gelegten Kalkulationsdateien fehlerhaft waren (was im Vergabeverfahren 2011/2012 nicht erkennbar war und daher nicht aufgefallen ist). Aus diesem Grunde war die Aufhebung des Vergabeverfahrens gemäß § 20 EG Abs. 1 lit. B) VOL/A zwingend, da sich die Grundlagen des Vergabeverfahrens wesentlich geändert haben. Angesichts der Komplexität der Aufgabenstellung bei der öffentlichen Ausschreibung und der damit verbundenen Vielzahl von Unwägbarkeiten (Qualität der vorhandenen Unterlagen, Anzahl der Bieter, Anzahl der Angebote, Bieterverhaften hinsichtlich Rügebereitschaft und Nachprüfungsverfahren) wurde das erneute Hinzuziehen eines unabhängigen Fachberaters erforderlich. Auf der Grundlage der nunmehr überarbeiteten Kalkulationsdateien wurde das Ausschreibungsverfahren am 28.05.2014 erneut eingeleitet. Dieses Verfahren ist noch nicht abgeschlossen. Die Beratungsleistung umfasst die Überarbeitung der Kalkulationsdateien und für die einzelnen Projektphasen (Leistungsverzeichnis, Zuschlagskriterien, Wertungsstufen etc.) erforderlichen Schritte und Maßnahmen in enger Abstimmung mit dem Immobilienmanagement kaufmäimischer Abteilung der Stadt Jülich. Zwischenzeitlich liegt für das vorstehende Ausschreibungsverfahren bereits ein Nachprüfantrag bei der zuständigen Vergabekammer vor. In diesem Verfahren wurde ebenfalls ein Rechtsanwalt hinzugezogen. Die Kosten der externen Beraterfirma belaufen sich bis jetzt auf 18.500 € und die Rechtsanwaltskosten auf 7.000 €. Weitere Kosten im Rahmen des Nachprüfantrages sind zu erwarten. Eine Kostendeckung erfolgt durch Einsparungen von Reinigungsleistungen an anderer Stelle (Aufgabe Gebäudenutzung, Sanierung Schulzentrum). Über die Mittelbereitstellung soll im Wege der Dringlichkeitsentscheidung entschieden werden, da die Beraterleistungen erbracht wurden und nun fällige Rechnungen zur Bezahlung vorliegen.