Allgemeine Vorlage (Endgültige Beratung zu noch offenen Punkten der Prioritätenliste aus dem GPA-Bericht im Bereich der Bauverwaltung)

Gemeinde Kreuzau Bauamt - Herr Schmühl -621-02BE: Herr Schmühl Kreuzau, 16.12.2008 Vorlagen-Nr.: 1/2009 - öffentlicher Teil Sitzungsvorlage für den Bau- und Planungsausschuss Hauptausschuss Rat 20.01.2009 03.02.2009 17.02.2009 Endgültige Beratung zu noch offenen Punkten der Prioritätenliste aus dem GPA-Bericht im Bereich der Bauverwaltung I. Sach- und Rechtslage: Auf der Grundlage des GPA-Berichtes wurde zu Beginn des Jahres 2007 die Ihnen bekannte Prioritätenliste erstellt. Die Liste enthält unter den lfd. Nrn. 34, 35, 36, 37, 57, 58, 60, 70 und 71, Empfehlungen in verschiedenen Bereichen der Gebäudeunterhaltung und Gebäudebewirtschaftung. Da diese Empfehlungen auf den ersten Blick nicht haushaltsrelevant waren, wurden auch hierzu bisher keine Vorschläge erarbeitet. Die einzelnen Punkte wurden im Laufe der letzten Wochen und Monaten kritisch überprüft und beobachtet, sodass es mir nunmehr möglich ist, Ihnen zu jedem einzelnen Punkt meine abschließende Stellungnahme vorzutragen. Hierzu folgende Ausführungen: Lfd. Nr. 34: GPA-Nr.: Gw-17 Die Empfehlung der GPA lautet, für den Bereich der Bauunterhaltung Rahmenverträge auf der Grundlage so genannter Jahresverträge für möglichst viele Gewerke abzuschließen. Unabhängig davon, dass auch die Nachbarkommunen bisher derartige Verträge nicht abgeschlossen haben, halte ich diese Rahmenverträge für eine Kommune unserer Größenordnung für absolut unrealistisch. Es müsste ein fiktives Leistungsbild für zum Beispiel Dachdeckerarbeiten, Elektroarbeiten, Heizungs- und Sanitärarbeiten erstellt werden, wobei Massen usw. gar nicht erfasst werden können. Ich sehe auch hierin absolut keine Ersparnis, zumal bei vorhersehbaren und planbaren Instandsetzungsmaßnahmen beschränkte Ausschreibungen oder zumindest Preisanfragen durchgeführt werden. Lediglich bei Sofortschäden, deren Behebung keinen Aufschub dulden, müssen unverzüglich Aufträge erteilt werden, die dann in aller Regel im Stundenlohnverfahren abgearbeitet werden. Die jeweils durchzuführende Reparatur ist im Vorhinein gar nicht greifbar. Unverzüglich zu behebende Schäden an der Elektrik werden von Mitarbeitern des Bauhofes erledigt. Lediglich im Heizungs- und Sanitärbereich bedient die Verwaltung sich ortsansässiger Unternehmen. Für die Heizungswartung wurden Jahresverträge abgeschlossen. Die Zahl der freihändigen Vergaben für derartige Notfälle beläuft sich bei den insgesamt 60 Objekten auf vielleicht 30 bis 40 Aufträge. In der Regel handelt es sich hierbei um einen Kostenaufwand zwischen 200,00 und 1000,00 €. Unabhängig von den vorgenannten Ausführungen habe ich mir bereits im Jahre 2007 von einem Elektroingenieurbüro die Erstellung eines Leistungsverzeichnisses für eine Vielzahl von Eventualpositionen anbieten lassen. Dieses LV hätte alleine Kosten in Höhe von rund 3.500,00 € verursacht. Mein Beschlussvorschlag lautet: „Auf den Abschluss von Jahresverträgen im Bereich der Bauunterhaltung für möglichst viele Gewerke wird verzichtet.“ Lfd. Nr. 35: GPA-Nr.: Gw-19 Die Empfehlung lautet, auch die steuerungsrelevanten Daten (Personalausgaben, Sachausgaben, Reinigungsflächen) zur Darstellung von Zuständen und Entwicklungen für die Eigen- und Fremdreinigung zentral in der Abteilung Gebäudemanagement systematisch und DV-gestützt zu erfassen und fortzuschreiben. Die erforderlichen Erfassungen sind durch die Gebäudemanagementabteilung inzwischen abgeschlossen. Die Empfehlung wurde somit realisiert und ist als erledigt zu betrachten. Lfd. Nr. 36: GPA-Nr.: Gw-27, GW 30, GW 31 Die Empfehlung zu Gw-27 lautet: Die organisatorische Zuordnung der Hausmeister sollte bei der Abteilung Gebäudemanagement als zentrale Anlaufstelle für die Gebäudebewirtschaftung erfolgen. Durch eine klare und einheitliche organisatorische Zuordnung und Bündelung der Informationen wird eine effektive Steuerung des Hausmeisterdienstes möglich und ein optimaler Informationsfluss geleistet. Die Gebäudemanagementabteilung ist inzwischen zentrale Anlaufstelle aller Hausmeister. Die hierzu erforderlichen organisatorischen Maßnahmen sind umgesetzt. Der Empfehlung wurde somit entsprochen. Die Empfehlung zu Gw-30 beinhaltet, den Einsatz der Hausmeister regelmäßig kritisch hinsichtlich der zu betreuenden Reinigungsflächen objektbezogen zu prüfen und weitere Anstrengungen für eine Optimierung dieses Bereiches zu unternehmen. Diese Empfehlung ist nur im Bereich der Gebäude umzusetzen, in denen ganztätig beschäftigte Hausmeister anwesend sind - somit im Bereich des Schulzentrums und der Fünffachsporthalle. Die hier tätigen Hausmeister wurden entsprechend beauftragt. Die inzwischen gesammelten Erfahrungen sind durchaus positiv. Die Überprüfung der Reinigungsleistungen in den Kindergärten erfolgt durch die jeweiligen Leiterinnen der Einrichtungen. Das Ergebnis ist ebenfalls positiv. Die Überprüfung der Reinigungsleistungen in den Grundschulen und Grundschulturnhallen ist nur sporadisch möglich. Eine regelmäßige Kontrolle wäre nur durch zusätzliches Personal möglich. Ich beabsichtige jedoch nicht, hierfür eine zusätzliche Kontrollkraft einzustellen. Unter Berücksichtigung des vorhandenen Personalbestandes wurde der Empfehlung meines Erachtens entsprochen. Gemäß Gw-31 wird empfohlen, bestehende Dienstanweisungen für die Hausmeister um einheitliche Checklisten und Prüfbücher für wiederkehrende Aufgaben und Gebäudekontrollen zu ergänzen. Es wurde inzwischen eine einheitliche Dienstanweisung für alle Hausmeister (auch für die Teilzeitbeschäftigten an den Grundschulen) bestellt. In dieser Dienstanweisung ist klar geregelt, welche Überprüfungen durchgeführt werden müssen. Die Überprüfungen werden auch in Listen oder Büchern dokumentiert. Der Empfehlung wurde somit entsprochen. Lfd. Nr. 37: GPA-Nr.: Gw-13 und Gw-32 Unter Gw-13 wird der Gemeinde empfohlen, den Zusammenhang der hohen Ausgaben und nicht mehr vorhandene Hausmeisterdienste weiter zu analysieren. Unter Gw-32 wird der Gemeinde empfohlen zu untersuchen, ob die vergleichsweise hohen Ausgaben bzw. Verbräuche bei den Versorgungsmedien und der Bauunterhaltung der Kindergärten und Grundschulen möglicherweise in einem kausalen Zusammenhang mit dem Abbau der Hausmeisterdienste (in diesen Bereichen) vor einigen Jahren stehen. Hierzu bestünde -2- die Möglichkeit, über einen befristeten und begrenzten Einsatz von eigenen Hausmeistern oder Hausmeisterdiensten gegebenenfalls Veränderungen der Werte festzustellen und zu bewerten. Für mich war von Anfang an die Feststellung, dass erhöhte Bauunterhaltungskosten anfallen, absolut nicht nachvollziehbar. Bei den in den letzten Jahren durchgeführten Bauunterhaltungsmaßnahmen handelte es sich fast ausschließlich um Baumaßnahmen der energetischen Verbesserung an Gebäuden. Ich erinnere hier an den Neueinbau von Fenstern an den Grundschulen Drove, Obermaubach und Winden oder die Erneuerung von Heizungsanlagen. Nicht unerwähnt bleiben auch Ausgaben zur Beseitigung von Brandschutzmängeln. Im Bereich der Kindergärten wurden in den vergangenen Jahren maximal 1.000,00 bis 2.000,00 € pro Kindergarten für sonstige Bauunterhaltungsarbeiten ausgegeben. Bei den Grundschulen und Grundschulturnhallen hat sich der jährliche durchschnittliche Aufwand für kleinere Reparaturen auf unter 5.000,00 €/Objekt belaufen. Die hier erforderlichen Reparaturen wären auch nicht zu vermeiden gewesen, wenn ein Hausmeister ständig vor Ort gewesen wäre. Die Zahl der Vandalismusschäden, die eventuell bei Vorhandensein eines Hausmeisters nicht anfallen würden, sind in den letzten beiden Jahren fast auf null zurückgegangen. Ich sehe im Zusammenhang mit der Bauunterhaltung keinen kausalen Zusammenhang. Die vergleichsweise hohen Ausgaben bzw. Verbräuche bei den Versorgungsmedien der Kindergärten und Grundschulen sind meines Erachtens auch nicht auf fehlende Hausmeister zurückzuführen, sondern hierbei ist eindeutig das Alter der Heizungen bzw. die Bausubstanz von entscheidender Bedeutung. Mit Ausnahme des Kindergartens in der Heribertstraße (die Ausgaben fallen auch nicht aus der Reihe) handelt es sich bei den übrigen Kindergärten um Gebäude aus der Vor- bzw. unmittelbaren Nachkriegszeit. Energietechnisch gesehen besteht hier ein umfangreicher Sanierungsbedarf, um insbesondere Heizkosten einzusparen. Schritt für Schritt müssen auch die Steuerungstechniken der Heizungsanlagen verbessert werden. Im Kiga Üdingen ist dies inzwischen geschehen. Auch in diesem Bereich sehe ich keinen kausalen Zusammenhang. Allerdings habe ich hier inzwischen organisatorisch sichergestellt, dass sämtliche Verbräuche monatlich erfasst werden und dass zum Beispiel in den Ferien die Heizungsanlagen abgestellt werden. Aufgrund der Ihnen vor kurzem vorgestellten Energiedatei konnte belegt werden, dass in allen gemeindlichen Objekten sich die Energiekosten trotz Energiepreissteigerungen nicht erhöht haben sondern vielmehr im Jahre 2007 gegenüber den Ansätzen 100.000,00 € angespart worden sind. Fazit: Die empfohlenen Analysierungen und Untersuchungen wurden durchgeführt. Ein kausaler Zusammenhang ist jedoch nicht festgestellt worden. In der Prioritätenliste kann dieser Punkt als erledigt betrachtet werden. Lfd. Nr. 57: GPA-Nr.: Gw-8, Gw-10 und Gw-11 Die Empfehlung Gw-8 lautet, die Organisation der Gebäudewirtschaft strategisch auf Leitungsebene zu positionieren und die aktive Begleitung der Umsetzungsphase durch die Verwaltungsführung sicherzustellen. Die Empfehlung Gw-10 beinhaltet die zeitnahe Einführung der Kosten- und Leistungsrechnung. Die Empfehlung Gw-11 beinhaltet die kontinuierliche Fortbildung des Personals zur Anpassung an die gestiegenen Anforderungen zu gewährleisten sowie unterstützende Software anzuschaffen. Ich denke, die inzwischen organisierte Gebäudemanagementabteilung gewährleistet eine ausreichende Datentransparenz und ermöglicht ein lückenloses Berichtswesen als Grundlage für ein Controlling. Die erforderliche Software wurde angeschafft. Alle für ein Controlling erforderliche Daten sind gespeichert und werden auch fortgeführt. Es kann zukünftig jährlich ein Energievergleich angestellt werden. Die Kosten der Bauunterhaltung je Objekt können aufgelistet werden. Das vorhandene Personal wurde entsprechend geschult und ist in der Lage, sowohl die Datentransparenz herzustellen als auch hieraus die erforderlichen Konsequenzen aufzuzeigen. Die Kosten- und Leistungsrechnung wird bisher ja nur im Bereich der Gebührenhaushalte praktiziert. Mit Einführung des NKF ist dies auch in allen anderen Bereichen möglich, sofern auch gewollt. -3- Die Empfehlungen aus dem GPA-Bericht sind umgesetzt. Das politisch gesetzte mittelfristige Ziel ist die Realisierung des Vermieter-Mieter-Modells, bei dem der Gebäudenutzer die Verantwortung für die kostenverursachenden Faktoren trägt. Dieses Ziel ist mit Sicherheit noch nicht erreicht und müsste für meine Begriffe auch konkreter gefasst werden. Lfd. Nr. 58: GPA-Nr.: Gw-50 Hinter dieser Prüfnummer verbirgt sich keine Empfehlung, sondern die GPA hat hier folgendes Fazit gezogen: „Die Gesamtausgaben je Einwohner zur Erhaltung der Infrastruktur (Straßen- und Straßenbegleitgrün) liegen oberhalb des im interkommunalen Vergleich festgestellten Mittelwertes und sind angesichts vergleichsweise geringer Straßenlänge und weniger Park- und Gartenanlagen sehr kritisch zu bewerten. Das vor dem Hintergrund der dauerhaft angespannten Haushaltssituation als deutlich zu hoch einzustufende Ausgabenniveau für die Straßenunterhaltung sollte kurzfristig zurückgeführt werden. Dabei sollte die Überprüfung des Standards in den Bereichen der Straßenunterhaltung und der Grünpflege unter Anlegung objektiver Bewertungsmaßstäbe kritisch erfolgen. Der optisch gute Zustand des Straßennetzes eröffnet entsprechende Möglichkeiten. Mit zu ermittelnden Katasterdaten sowie der Grundlage einer Kosten- und Leistungsrechnung sollte eine Überprüfung der Unterhaltungsausgaben insgesamt vorgenommen und eine gezielte Steuerung ermöglicht werden.“ Aufgrund dieses Fazits wurde die Verwaltung gemäß Prioritätenliste beauftragt, im Bereich der Straßenunterhaltung die Katasterdaten zu ermitteln und auf der Grundlage einer Kosten- und Leistungsrechnung eine gezielte Überprüfung der Unterhaltungsausgaben vorzunehmen. Bis zur Vorlage des Katasters sollten nur unabweisbare Maßnahmen durchgeführt werden. Hierzu folgende Feststellungen: Das Straßenkataster ist inzwischen fertig. In den letzten 5 Jahren wurden ohnehin nur unabweisbare Maßnahmen durchgeführt. Die Zahl der Rasenschnitte im Bereich des Straßenbegleitgrüns wurde fast halbiert. Eine Überprüfung des Straßenzustandes ist im Zuge der NKF-Bewertung erfolgt. Unabhängig davon erinnere ich an die bereits vor Jahren vorgestellte Straßeninstandsetzungsprioritätenliste. Die Feststellung der GPA, dass die Gesamtausgaben im interkommunalen Vergleich sehr hoch sind, ist für mich nicht nachvollziehbar. Hierfür fehlen einfach Vergleichswerte. Von entscheidender Bedeutung ist auch, was jede einzelne Kommune bei der entsprechenden Haushaltsposition verausgabt. Ab dem Jahr 2009 erfolgt eine Aufschlüsselung des bisherigen Haushaltsansatzes 6305100 bei der Kostenstelle 5410101 in fünf verschiedene Sachkonten wie folgt: Unterhaltung der Straßen, Verkehrssicherungspflichtige Maßnahmen an Straßenbäumen, Pflege des Straßenbegleitgrüns, Unterhaltung der Brücken, Unterhaltung der Lichtsignalanlagen. Der Ansatz für die Straßenunterhaltung wird sich im kommenden Jahr auf 200.000,00 € belaufen. Die Quadratmeter versiegelter Straßenflächen belaufen sich gemäß Kataster auf 649.330 qm. Der Unterhaltungsaufwand beläuft sich somit rechnerisch auf 0,31 €/Quadratmeter versiegelter Straßenfläche. Der Neubau einer Straße beläuft sich in der Regel auf 100,00 bis 120,00 €/qm. -4- Ich denke, bei der nächsten Prüfung können der GPA detailliertere Zahlen zur Verfügung gestellt werden. Ich bin mir sicher, dass die Gemeinde dann im interkommunalen Vergleich wesentlich besser abschneiden wird. Lfd. Nr. 60: GPA-Nr.: Gw-24 Im Rahmen der Überprüfung der Gebäudereinigungskosten hat die GPA unter Gw-24 Folgendes ausgeführt: Auch können weitere bauliche Maßnahmen flankierend zur Schmutzvermeidung geprüft werden. Hier ist insbesondere der (nachträgliche) Einbau von Schmutzschleusen in den stark frequentierten Eingangsbereichen zu nennen. Erfahrungsgemäß lassen sich durch eine fachgerechte und ausreichend dimensionierte Schmutzfangzone bis zu 80 % des hineingetragenen Schmutzes vermeiden. Hierzu ist festzustellen, dass in jedem Gebäude Schmutzschleusen in den Eingangsbereichen vorhanden sind. Aufgrund intensiv geführter Gespräche mit der derzeit tätigen Reinigungsfirma als auch in jüngster Zeit im Zusammenhang mit der bevorstehenden Neuausschreibung geführten Gespräche mit der Kommunalberatung NRW würde eine Vergrößerung der Schmutzfangzonen zwar theoretisch zu einer Reduzierung des hineingetragenen Schmutzes führen, hätte jedoch keine Auswirkungen auf den Reinigungspreis pro Quadratmeter Reinigungsfläche in den Flurbereichen. Aus den vorstehend genannten Gründen beabsichtigte ich nicht, die vorhandenen Schmutzfangzonen zu vergrößern. Lfd. Nr. 70: GPA-Nr.: Gw-23, Gw-25, Gw-26 Gemäß Gw 23 wird empfohlen, den bestehenden Reinigungsvertrag zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu kündigen und die Reinigungsleistungen im Rahmen einer europaweiten öffentlichen Ausschreibung zu vergeben, um die Objektivität des Vertrages zu gewährleisten, Markttransparenz zu erhalten, einen breit angelegten Wettbewerb zu ermöglichen und wirtschaftliche Vorteile zu erzielen. Der bestehende Reinigungsvertrag wird fristgerecht zum 31.12.2009 gekündigt. Die europaweite öffentliche Ausschreibung erfolgt. Ich verweise hier auf den Ratsbeschluss vom 09.12.2008. Gw-25 beinhaltet folgende Empfehlung: Die Gemeinde sollte im Vorfeld einer Ausschreibung die Festlegung ihrer Leistungswerte vornehmen und hierbei unbedingt auf zu bildende Raumgruppen (Büros, Klassenräume, sanitäre Anlagen, Turnhallen etc.) abstellen. Hierzu kann ich nur feststellen, dass bereits der bestehende Vertrag diese Raumgruppenbildung beinhaltet. Auch die von der GPA im Bericht aufgeführten Leistungswertkorridore (Quadratmeterleistung je Stunde) werden durch den bestehenden Vertrag nicht überschritten. Im Vorfeld der neuen Ausschreibung besteht hier absolut kein Handlungsbedarf. Gemäß Gw 26 wird der Gemeinde empfohlen, ihre bislang festgelegten Reinigungsstandards im Zusammenhang mit einer Neuausschreibung auf ihre Notwendigkeit hin zu überprüfen. Gemäß Ratsbeschluss vom 09.12.2008 wird die europaweite Ausschreibung durch die Kommunalund Abwasserberatung NRW GmbH erfolgen. In den bisher geführten Gesprächen wurde auch die Empfehlung der GPA diskutiert. Die bereits im bisherigen Vertrag festgelegten Reinigungsstandards können nicht weiter reduziert werden. Ein weiterer Standardabbau ist nicht möglich. -5- Aufgrund meiner vorstehenden Ausführungen kann in der Prioritätenliste zu lfd. Nr. 70 ein Erledigungsvermerk erfolgen. Lfd. Nr. 71: GPA-Nr.: Gw-21, Gw-22 Unter Gw 21 wird der Gemeinde empfohlen, eine vollständige Aufgabenerledigung durch externe Dienstleister im Reinigungsbereich anzustreben. Um eine wirtschaftliche Gebäudereinigung zu gewährleisten wird unter GW 22 empfohlen, die nunmehr aktuellen Reinigungsaufmaße sorgfältig zu pflegen und fortzuschreiben. Nicht von der Untersuchung erfasste Gebäude sollten entsprechend nachbearbeitet und erfasst werden. Hierzu bleibt festzustellen, dass die bestehenden Reinigungsaufmaße selbstverständlich sorgfältig gepflegt und fortgeschrieben werden. Mit Ausnahme des Rathauses werden bisher schon alle anderen Gebäude durch Fremdfirmen gereinigt (ausgenommen hiervon sind die Feuerwehrgerätehäuser und die Sportjugendheime). Dies wird aber auch in Zukunft so sein, da die Reinigung der Gebäude durch die Vereine bzw. durch die jeweilige Löschgruppe erfolgt. Mit eigenen Kräften wird noch das Erdgeschoss der Hauptschule Kreuzau gereinigt. Da ja keine betriebsbedingten Kündigungen erfolgen sollen, ist eine Fremdvergabe nach Ausscheiden der Kollegin vorgesehen. Dies ist im Jahre 2012 der Fall. Ich sichere Ihnen bereits jetzt zu, dass dann eine Fremdvergabe erfolgt. Infolge der vorstehenden Ausführungen ist meines Erachtens die lfd. Nr. 71 der Prioritätenliste als erledigt zu betrachten. Aufgrund meiner Ausführungen schlage ich Ihnen vor, durch Beschluss festzulegen, dass die lfd. Nrn. 34, 35, 36, 37, 57, 58, 60, 70 und 71 der Prioritätenliste als erledigt zu betrachten sind. II. Haushaltsmäßige Auswirkungen: -KeineIII. Beschlussvorschlag: Die Ausführungen der Verwaltung zu den lfd. Nrn. 34, 35, 36, 37, 57, 58, 60, 70 und 71 der Prioritätenliste werden zustimmend zur Kenntnis genommen. Die entsprechenden Punkte sind in der Prioritätenliste als erledigt zu betrachten. Der Bürgermeister - Ramm - IV. Beratungsergebnis: Einstimmig: Ja: Nein: Enthaltungen: ________ ________ ________ ________ -6-