Sitzungsvorlage (Einbringung der Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 hier: angekündigte Ergänzung Jahresabschluss 2011)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 10/11 Az.: Steuerungsgruppe-NKF Jülich, 21.08.2014 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 218/2014 1. Ergänzung Sitzungsvorlage Beratungsfolge Stadtrat Termin 25.08.2014 TOP Ergebnisse einstimmig Einbringung der Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 hier: angekündigte Ergänzung Jahresabschluss 2011 Anlg.: SD.Net Beschlussentwurf: entfällt Begründung: In der Anlage die angekündigten Ergänzungen zum Jahresabschluss 2011. Da sich im Rahmen der letzten Abstimmungsarbeiten in den bereits zur Verfügung gestellten Bilanzen der Jahre 2009 und 2010 noch ergebnisneutrale Veränderungen ergeben haben, sind auch die Unterlagen für diese beiden Jahre komplett neu beigefügt. Einen Überblick über die Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 und deren Auswirkungen bietet der Lagebericht. Außerdem nachstehend eine Zusammenstellung der „Herausforderungen bei den Jahresabschlüssen im neuen Kommunalen Finanzmanagement (NKF) bei der Stadtverwaltung Jülich“, insbesondere für die neuen Stadtratsmitglieder zur Information. Mehr Wirtschaftlichkeit und Effektivität, mehr Transparenz und Bürgernähe - dies sind Ziele der grundlegenden Reform der kommunalen Verwaltungen. Das Haushalts- und Rechnungswesen nimmt in diesem Prozess eine zentrale Rolle ein. Wesentliche Elemente der Reformvorstellungen waren ohne eine Neuordnung des kommunalen Haushaltsrechts nicht konsequent umsetzbar. Das Land Nordrhein-Westfalen hat deshalb das kommunale Haushaltswesen umfassend zum 1. Januar 2005 reformiert. Nordrheinwestfälische Kommunen beendeten ihre kameralistische Haushaltsführung (ausgerichtet an Zahlungsein- und -ausgängen) und begannen die doppische Haushaltsführung mit einer vollständigen Bilanz aller Vermögenswerte – genau wie private Unternehmen. Zur Erläuterung der grundlegenden Unterschiede nachstehend zwei Auszüge aus „Zukunftsfähiges Wirtschaften in einem demokratischen Gemeinwesen auf der Basis vergleichbarer doppischer Haushalte“ der Bertelsmann-Stiftung und KGSt (August 2008, www.doppikvergleich.de). Sitzungsvorlage 218/2014 1. Ergänzung Seite 2 Basis für die drei wesentlichen Vorteile „Transparenz, Generationengerechtigkeit und Steuerungsoptimierung“ der Doppik ist eine differenziertere Buchungssystematik, die allerdings auch wesentlich mehr Aufwand erfordert. Beispielhaft wird nachstehend noch auf einzelne Elemente eingegangen. Die veränderten Anforderungen hatten und haben weitreichende Auswirkungen auf die Aufgabenstellungen im Finanzfachbereich, sowie in der Gesamtverwaltung. Jahrelang geübte und bewährte Ablaufprozesse in gewachsenen Organisationsstrukturen wurden radikal verändert und mussten hinterfragt, bzw. angepasst werden. Wie bei allen bisherigen Verwaltungsreformen, stand die Stadt Jülich den Anforderungen positiv gegenüber und versuchte die Aufgabe ohne nennenswerte Mehrbelastungen des Budgets zu erfüllen. Die Umsetzung erfolgte mit dem vorhandenen Personalkader. Fachwissen musste demnach erst aufgebaut, erprobt und manifestiert werden. Ergänzende Fortbildungsmaßnahmen, wie z.B.: Fortbildung zum Bilanzbuchhalter, BWL-Studiengang haben dies unterstützt. Anfänglich umgesetzte Prozessabläufe waren dennoch nicht ausreichend optimiert und konnten erst nach einer gewissen Erfahrungszeit effizienter gestaltet, und Fehler beseitigt werden. Diese Vorgehensweise hatte folglich in der Abarbeitung der Jahresabschlüsse nicht unerheblichen zusätzlichen Aufwand produziert. Sitzungsvorlage 218/2014 1. Ergänzung Seite 3 Die aus dem städtischen Tagesgeschäft resultierenden zusätzlichen Projekte , wie z.B. die Einführung der Niederschlagswassergebühr (im Jahre 2005), die Einführung der Zweitwohnungssteuer (im Jahre 2012), die Überprüfungsmaßnahmen der Hundesteuer (im Jahre 2012), sowie die stetige Ausweitung des immer komplexer werdenden Themenbereiches Beteiligungsmanagement, haben das Fachpersonal zusätzlich belastet. Die Umstellung auf das Neue Kommunale Finanzmanagement erfolgte bei der Stadt Jülich am 01.01.2009. Die zu diesem –spätmöglichsten- Zeitpunkt noch nicht vorliegende Eröffnungsbilanz musste noch erstellt werden und konnte erst im Juli 2012 vom Stadtrat festgestellt werden. Auch dieser späte Umstieg ist Ursache für die zeitliche Abfolge der sich anschließenden Aufgaben. Weiter hinzugekommene Aufgabenstellungen waren die Einrichtung einer zentralen Buchungsstelle, der Aufbau einer umfassenden Anlagenbuchhaltung (Stand Ende 2011: 28503 Anlagegüter mit einem Wert von ca. 340 Mio Euro), sowie die Durchführung einer Inventarisierung mit 23.604 Inventargütern in allen 102 städtischen Gebäuden. Damit noch nicht genug, musste in der Zwischenzeit auch noch einmal das „Herzstück – die Finanzsoftware“ ausgetauscht werden. Das erst im Jahr 2001 eingeführte Verfahren „K-IRP“ musste im Jahr 2011 auf „Infoma“ umgestellt werden und brachte einen grundlegenden Neuanfang mit sich. Der gemeinschaftlich beschlossene Umstieg auf Verbandsebene der kdvz Rhein-Erft-Rur war nach Neuausschreibung erforderlich, da man zum einen mit „K-IRP“ in fachlicher Hinsicht nicht zufrieden war und zum anderen die Kosten zu hoch waren. Die fehlerfreie Datenkonvertierung beim Übergang ins neue System war zu überwachen, stetig zu kontrollieren und Unklarheiten manuell zu bereinigen. Nachvollziehbar ist, dass die Summe der vorgenannten Herausforderungen Personalkapazitäten binden, die das Erstellen der Jahresabschlüsse verzögert haben. Die Probleme erkennend, wurde im Juli 2012 eine Steuerungsgruppe-NKF eingerichtet, um den Prozess der Jahresabschlüsse strukturiert zu begleiten. Außerdem wurde Fachpersonal der kdvz Rhein-Erft-Rur zur vorübergehenden Unterstützung und Einbringung von Erfahrungswissen akquiriert. Das hiesige Fachpersonal wurde durch befristet eingesetztes „Hilfspersonal“ verstärkt. Die sich verschlechternde Finanzlage der Stadt Jülich und das damit verbundene Tagesgeschäft forderte immer wieder den intensiveren Personaleinsatz (Haushaltssicherungskonzept, Nachtragshaushalt) der Kämmereibeschäftigten, so dass es auch nicht möglich war, sich schwerpunktmäßig ausschließlich auf die Jahresabschlüsse zu konzentrieren. Letztlich hat auch die Personalfluktuation in den Finanzfachbereichen (Kämmerer und Amtsleitung Stadtkasse) zu einer zusätzlichen Belastung des Kaders geführt, da auf verschiedenen Ebe- Sitzungsvorlage 218/2014 1. Ergänzung Seite 4 nen Arbeitsleistung, Erfahrungswissen und know-how weggebrochen sind (Versetzung in den Ruhestand Prömpers 01.01.2014, Altersteilzeit Herr Beyß 01.05.2009). Unter den vorgenannten Rahmenbedingungen hat dies leider zur Folge, dass die Stadt Jülich das Ziel bzw. die Vorgabe der Kommunalaufsicht und der Bezirksregierung bis zum 01.10.2014 geprüfte Jahresabschlüsse für die Jahre 2009 – 2012 vorzulegen, nicht vollumfänglich erreichen wird. Die Kommunalaufsicht ist bereits entsprechend informiert. In der Sondersitzung des Stadtrates am 25.08.2014 sollen die vom Kämmerer vorgelegten und vom Bürgermeister bestätigten Jahresabschlüsse 2009 – 2011 in den Stadtrat eingebracht werden. Eine abschließende Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt (RPA) und den Rechnungsprüfungsausschuss steht noch aus und wird bis zum 01.10.2014 nicht abgeschlossen sein. Grundsätzlich wurde das RPA in das laufende Verfahren zur Erstellung der Abschlüsse immer wieder beratend einbezogen, sodass wesentliche Informationen bereits vorhanden sind. Erfreulicherweise kann bereits heute festgestellt werden, dass sich die abzeichnenden Ergebnisse der ungeprüften Jahresabschlüsse positiver darstellen, als im Haushaltssicherungskonzept bisher angenommen. Die Abschlüsse für 2012 und 2013 sollen mit Terminierung zum 31.12.2014 sukzessive aufbereitet werden. Da diese Abschlüsse gänzlich im neuen EDV-Finanzverfahren Infoma abgewickelt werden, die Ablaufprozesse zwischenzeitlich wesentlich optimiert wurden und die Grundlagenarbeiten, z.B. der Anlagenbuchhaltung erledigt sind, sollte die Erstellung dieser und zukünftiger Abschlüsse wesentlich einfacher sein. Wie man den Ausführungen entnehmen kann, befindet sich die Stadt Jülich auf der Zielgeraden und hat die anfänglichen Herausforderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation zwischenzeitlich gemeistert. Ungeachtet des positiven Fazits steht man neben den allgemeinen Finanzproblemen der Kommunen noch vor weiteren Herausforderungen. Der NKF-Gesamtabschluss, welcher wie bei einem Konzernabschluss der Privatwirtschaft die verselbständigten Aufgabenbereiche und die Beteiligungen einbeziehen, steht noch aus. Die vorbeschriebene Gesamtproblematik ist aber kein alleiniges Problem der Stadt Jülich. Laut Umfrage des Ministeriums für Inneres und Kommunales (MIK) im Jahr 2014 zu den Jahresabschlüssen und Gesamtabschlüssen der Kommunen in NRW und Mitteilung des Städte- und Gemeindebundes vom 08.07.2014, stellt sich bei 80 Kommunen ebenfalls die Problematik der noch nicht festgestellten Jahresabschlüsse für das Jahr 2009. Des Weiteren verfügen noch 145 Kommunen nicht über einen festgestellten Jahresabschluss 2011. Sitzungsvorlage 218/2014 1. Ergänzung Seite 5 Abschließend ist festzustellen dass sich die Stadt Jülich und insbesondere die Belegschaft der Finanzfachbereiche unter den vorgenannten Rahmenbedingungen einer großen Herausforderung in quantitativer, als auch qualitativer Hinsicht zu stellen hatten und haben. Die Stadt Jülich bleibt zuversichtlich, dass ihre Bemühungen sowohl von der Kommunalaufsicht, als auch von der Bezirksregierung gewürdigt werden. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): ja 1.Finanzielle Auswirkungen: Gesamtkosten: nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: ja jährl. Einnahmen: nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja nein Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja nein Sitzungsvorlage 218/2014 1. Ergänzung Seite 6