Sitzungsvorlage (Antrag der CDU- und SPD-Fraktion (Nr. 15/2014) vom 13.8.2014 zur Aufstellung aller Kultureinrichtungen hinsichtlich Unterbringungsort, Platz-/Personalbedarf, technischen Anforderungen)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: IV Az.: Jülich, 12.09.2014 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 338/2014 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Termin Ausschuss für Kultur, Wirtschafts- 30.09.2014 förderung und Stadtmarketing TOP Ergebnisse Antrag der CDU- und SPD-Fraktion (Nr. 15/2014) vom 13.8.2014 zur Aufstellung aller Kultureinrichtungen hinsichtlich Unterbringungsort, Platz-/Personalbedarf, technischen Anforderungen Anlg.: -1IV SD.Net Beschlussentwurf: Der Ausschuss für Kultur, Wirtschaftsförderung und Stadtmarketing nimmt den Bericht der Verwaltung zur Kenntnis. Begründung: Die CDU und SPD-Fraktionen beantragen eine Aufstellung über alle kulturellen Einrichtungen der Stadt mit ihrer derzeitigen Unterbringung, dem bisherigen Platzbedarf am jeweiligen Unterbringungsort, den technischen Anforderungen an den Unterbringungsort (z.B. Statik beim Archiv, klimatische Voraussetzungen im Museum), den anfallenden personalbedarf (z.B. Museumsaufsicht) und an den jeweiligen Unterbringungsorten noch zur Verfügung stehenden Flächen (der Antrag ist als Anlage 1 beigefügt). Die kulturellen Einrichtungen der Stadt umfassen Museum, Stadtbücherei und Musikschule als freiwillige Institute sowie das Archiv und die Volkshochschule als Pflichtaufgaben auf der Basis gesetzlicher Vorgaben. Ergänzend ist festzuhalten, dass die VHS kein Kulturinstitut im Wortsinn ist, sondern eine Bildungseinrichtung, angesiedelt als quartärer Bereich neben Primar- und Sekundarbereich sowie den Hochschulen. Für Jülich ergibt sich überdies die Besonderheit, dass die „VHS Jülicher Land“ aufgrund öffentlich-rechtlicher Vereinbarungen die Aufgabe der Weiterbildung nicht nur für Jülich, sondern auch für Aldenhoven, Linnich und Titz wahrnimmt. Aufgrund von erheblichem Arbeitsaufkommen, z.B. im Museum im Projekt Via Belgica und Urlaubssituation in den vergangenen Wochen konnten seitens der Verwaltung noch nicht alle Institute abschließend gelistet und dargestellt werden. Noch fehlende Einheiten werden in einer Ergänzungsvorlage für den nachfolgenden Sitzungstermin des Ausschusses dargestellt. Stadtbücherei Jülich Unterbringung und Platzbedarf: Die Bücherei ist ausschließlich im Kulturhaus am Hexenturm untergebracht. Publikumsraum der Bücherei: 724m² Magazin: 44m² Hier gibt es eine Mitbenutzung durch das Archiv zu etwa einem Drittel Büros: 73m² Serverraum und Stuhllager für Veranstaltungen: 9,6m² Veranstaltungsraum: 100m². Der Veranstaltungsraum wurde im Zuge der „vorübergehenden Unterbringung der Verwaltung des Museums“ abgetreten. Aktuell befindet sich hier die Bibliothek des Museums und des Geschichtsvereins. Diese Verwendung ist aus Sicht der Bücherei nicht optimal, weil für jede Veranstaltung, die in der Bücherei stattfindet – durch sie selbst oder auch durch andere, z.B. VHS – ein Teil der Kinder- und Jugendbücherei-Abteilung umgebaut und anschließend wieder hergerichtet werden muss. Eine Nutzung des umgebauten Teils der Kinder- und Jugendbücherei ist während der Veranstaltung und der Umbauzeiten nicht mehr möglich. Die Nutzung der übrigen Fläche ist aufgrund des Lärmpegels gestört bzw. eingeschränkt. Sonstige Flächen: Nicht mitgerechnet wurden hier Toilettenräume für Mitarbeiter und Kunden des Kulturhauses, Flure und andere Wirtschaftsräume etc. Technische Ausstattung: Für das Magazin und die Publikumsfläche ist die Statik miteinzubeziehen, weil hier schwere Regale stehen. Aktuell besitzt das Kulturhaus einen Aufzug. Dieser ist auch weiterhin von Nöten, um eine Barrierefreiheit für Besucher zu gewährleisten und das Arbeiten in der Bücherei zu ermöglichen. Die Medien der Stadtbücherei werden mittels Bücherwagen in die unterschiedlichen Etagen transportiert. Dies passiert morgens vor Öffnung der Bücherei, um die Medien in die Regale zu sortieren. Neue Medien durchlaufen von der Annahme bis zur Bereitstellung für den Kunden mehrere Büros und werden hier auch mittels Bücherwagen transportiert. Die Räume müssen hell sein und es müssen genug Anschlüsse für Strom gegeben sein. Aktuelle sind alle Regal der Erwachsenenbücherei, also die des Untergeschosses beleuchtet. Jedes Regal ist separat am Stromnetz angeschlossen. Personal: Das Personal der Stadtbücherei beläuft sich auf 3,9 Stellen, verteilt auf acht Mitarbeiterinnen. Um einen reibungslosen Ablauf der Geschäftsgänge sowohl während der Öffnungszeiten, aber auch darüber hinaus, konzentriert sich sich die Arbeitszeit des Personals auf die Öffnungstage: Dienstags, Mittwochs und Freitags 8-18 Uhr, Samstag 9-13 Uhr. Benötigt werden neben den Arbeitsplätzen an der Ausleihtheke bzw. der Bücherei selbst mehrere Büros (aktuell drei). Arbeitsplätze sind vorhanden, Probleme entstehen aufgrund der zur Zeit vorhandenen Personaldecke und der notwendigen Arbeitszeitverteilung bei Urlaubs- und gleichzeitigen Krankheitszeiten. Zur Verfügung stehende Flächen: Wie dem Abschnitt Platzbedarf zu entnehmen ist, stehen der Bücherei keine ungenutzten Flächen zur Verfügung. Auf die derzeitige Nichtnutzbarkeit des Veranstaltungsraums für sie Stadtbücherei wird hingewiesen. Archiv Unterbringung: Sitzungsvorlage 338/2014 Seite 2 Das Archiv der Stadt Jülich ist nicht zentral innerhalb der Stadt untergebracht. Die derzeitige Unterbringung stellt sich wie folgt dar: 1. Kulturhaus a. Büro 16m² b. Benutzerraum 12m² c. Magazin 63m² d. Dachgeschoss Fremdnutzung mit 1 Bibliotheksregal (6m lang) des Stadtarchivs. Dort lagern etwa 25% der Archivbibliothek. Alle Räume von a. bis c. wie auch das Regal von d. sind überfüllt. Die vorhandene Klimaanlage ist auf die klimatischen Anforderungen eines Archivmagazins nicht ausgerichtet, vorgegebene Feuchtigkeitswerte sind bei widrigen äußeren Bedingungen nicht einzuhalten. 2. Altes Rathaus, Keller a. Raum II (rechts) 24,5m² b. Raum III (links) 32m² c. Raum I Fremdnutzung mit 1 Planschrank (135x95cm) des Stadtarchivs Die Magazinräume II und III sind bis auf wenige Regalmeter ausgelastet. Die Magazinräume II und III sind auch nach einem Gutachten der Archivberatungsstelle des Landschaftsverbandes klimatisch ungeeignet und müssten umgehend geräumt werden. 3. Alte Musikschule, Keller a. vorderer Raum 46,5m² b. hinterer Raum 29,5m² Im vorderen Raum lagern die Zeitungsoriginale der letzten Jahrzehnte. Kapazitätsreserven sind für wenige Jahre vorhanden. Der hintere Raum ist zu ca. 2/3 mit neueren Akten und alter Verwaltungsliteratur gefüllt. Klimatisch scheint der vordere Raum ausreichend zu sein, während der hintere wegen akuten Schimmelpilzbefalls schnellstmöglich geräumt werden muss. 4. Neues Rathaus a. Archivregalanlage im Amt 63 (Kellerraum): 24m² bei 2,30m Höhe (Bauakten) b. Kellerraum: Verwaltungsliteratur unsortiert; klimatisch ungeeignet c. Dachboden: mehrere hundert Akten diverser Ämter klimatisch nicht geeignet d. Einzelne Ämter: Akten, die im Rahmen der vergangenen Vernichtungsaktionen in den einzelnen Ämtern als Archivakten deklariert wurden, aber wegen Platzmangels im Archiv in den Ämtern verblieben sind. zu a.: Raum und Regalanlage sollen durch Amt 63 weiter betrieben, die Akten nach einer Digitalisierung ins Archiv überführt werden. zu b.: der kleine Kellerraum ist klimatisch für Archivzwecke nicht geeignet. zu c.: gleiches gilt für den Dachboden, der aus statischen Gründen ohnehin kurzfristig geräumt werden muss. 5. Schulzentrum Noch in Umzugskartons verpackte Aktenordner aus der alten Musikschule (ca. 50 Stück), die wegen Platzmangels noch nicht archiviert werden konnten. Technische Anforderungen an Archivräume: a) statische Anforderungen Die Bodentragfähigkeit muss für regalbestückte Magazine mindestens 750 kp/m² betragen. Sitzungsvorlage 338/2014 Seite 3 b) klimatische Anforderungen Für Papiere und Pergamente gelten Grenzwerte von 50-60% rel. Luftfeuchte bei ca. 15-18°C. Dabei sollten Tagesschwankungen max. +/-1°C bzw. +/-3% nicht überschreiten. Personalbedarf: Zur Zeit (terminiert noch bis Anfang nächsten Jahres) arbeitet im Archiv eine Mitarbeiterin mit 20 Wochenstunden. Stellenplanmäßig sind dem Archiv 15 Wochenstunden zugewiesen. Fazit: Das Stadtarchiv verfügt über eine Vielzahl von Unterbringungsorten, die über die ganze Stadt verteilt sind. Die Lagerungskapazitäten der einzelnen Archivräume sind zum größten Teil ausgeschöpft, das Magazin im Kulturhaus mit den ältesten und wertvollsten Beständen ist überfüllt. Gleiches gilt für Büro und Benutzerraum mit dem Kern der Archivbibliothek, die derzeit auf insgesamt fünf verschiedene Örtlichkeiten in vier Gebäuden aufgeteilt ist. Dabei fehlen zu einer vollständigen Archivausstattung ein Werkraum, ein Materiallagerraum und ein Handwaschbecken. Kurzfristig neu untergebracht werden müssen die Archivalien in den beiden Kellerräumen der alten Musikschule (3a und b) und die auf dem Dachboden im Neuen Rathaus (4c), der aus statischen Gründen ganz zu räumen ist. Klimatisch ungeeignet, weil archivalienschädigend und daher ebenfalls möglichst kurzfristig zu räumen sind alle Magazine im Alten wie auch der Lagerraum im Keller des Neuen Rathauses (2a-c,4b). Selbst die Lagerung im Magazin des Kulturhauses (1c) muss angesichts der Leistungsbilanz der Klimaanlage, die nicht für die speziellen Bedürfnisse eines Archivs ausgerichtet ist und sich zudem als sehr störungsanfällig erwiesen hat, als überaus problematisch angesehen werden. Die Archivarbeit mit allen ihren im Archivgesetz NRW konkretisierten Pflichtaufgaben ist unter den gegebenen örtlichen Umständen erheblich erschwert. Eine Grundvoraussetzung für die Bearbeitung der Archivalien, die u.a. ihre Erhaltung, Erschließung und Nutzbarmachung fordert, ist neben der Unterbringung in geeigneten Räumlichkeiten die Zentralisierung der Bestände. Die derzeitige Dezentralisierung verhindert den nötigen schnellen Zugriff, vor allem aber verhindert sie die erforderliche Bearbeitung der Archivalien von ihrer äußeren Aufbereitung bis hin zu ihrer Erschließung durch Findbücher. Dieser Zustand würde auch durch neue, selbst klimatisch geeignete, aber über die Stadt verstreute Unterkünfte für die Archivalien nicht geändert werden. Volkshochschule Die VHS Jülicher Land ist hinsichtlich der gesetzlichen Aufgabe Weiterbildung für den sogenannten Nordkreis zuständig. In Jülich konzentriert sich die VHS neben einigen Unterrichtsorten im Stadtgebiet, die dazu inhaltlich erforderlich sind – z.B. in Turnhallen oder in Kindertagesstätten – konzentriert sich die VHS in ihren Standorten auf das Alte Rathaus (hier auch mit den Büros und der Geschäftsstelle) und der Alten Schirmerschule. Der Standort Realschule wurde im Abendbereich vollständig aufgegeben und auf die beiden genannten verteilt. Aufgrund von Urlaubszeiten in den vergangenen Wochen kann eine dezidierte Darstellung der VHS nicht erfolgen. Diese wird durch eine Ergänzungsvorlage zum nächsten Sitzungstermin erfolgen. Museum Gleiches gilt für das Museum, das sich in der Endphase des Via Belgica Projektes befindet. Bis Ende September sind daher alle verfügbaren Personalkapazitäten mehr als ausgelastet. Auch das Museum wird deshalb eine differenzierte Darstellung für die nachfolgende Ausschusssitzung erarbeiten. Sitzungsvorlage 338/2014 Seite 4 Musikschule Die Musikschule liegt nicht im Zuständigkeitsbereich dieses Fachausschusses. Dennoch hält es die Verwaltung für sinnvoll, die Situation der Musikschule in den Gesamtkontext der Betrachtung mit einzubauen. Unterbringung Zum 01.08.2014 ist die Musikschule in eigens für die Musikschule umgebaute Gebäudeteile des frisch sanierten Schulzentrums in der Linnicher Strasse umgezogen. Die Anzahl der Unterrichtsräume ist verglichen mit dem bisherigen Standort an der Schirmerstrasse zwar etwas geringer, aber durch entsprechende Überlegungen vor und während der Bauphase sowie durch Anpassung der Stundenpläne konnte dies kompensiert werden. Freie oder überflüssige Räume sind jedoch nicht vorhanden. Die technische Ausstattung ist durch die bauliche Neukonzeption sehr gut, weitere Schritte (z.B. Internetzugang in den Unterrichtsräumen) sollen in den nächsten Monaten eingeleitet werden. Personal Im Verlaufe des Jahres 2015 wird der derzeitige pädagogische Leiter der Musikschule in den Ruhestand treten. Für die Weiterführung der Musikschule besteht hier ein Handlungsbedarf. Die Sekretariatsstelle ist mit 16 Wochenstunden bemessen. Hier ist – auch im Zuge einer Neuausrichtung der Musikschule – die Angemessenheit zu prüfen. Seit den 90er Jahren werden aufgrund eines Ratsbeschlusses ausscheidende nach Tarif bezahlte Mitarbeiter durch Honorarkräfte ersetzt. Die Anzahl nach Tarif in Vollzeit beschäftigten Kräfte wurde von ehemals sieben auf nun eine Lehrkraft (Schulleitung) reduziert. Die jüngeren Lehrkräfte werden nach Honorar bezahlt und haben durch ihre Arbeit allein an der Musikschule Jülich keine Existenzgrundlage. Diese Personalkonstellation wirkt sich ungünstig auf die jetzige Arbeit aus, umso mehr, je größer der Anteil von Honorarkräften ist. Es liegt auf der Hand, dass Honorarkräfte stärker fluktuieren und die Kontinuität des Unterrichts dadurch weniger sichergestellt ist. Eine Weisungsbefugnis ist rein rechtlich nicht gegeben, sodass auch die Einbindung in die Organisation nicht unproblematisch ist, von einer Identifikation mit der Einrichtung ganz abgesehen. Gerade in Hinblick auf eine zukünftig angedachte Strukturierung ist diese Entwicklung im Auge zu behalten und in die Überlegungen mit einzubeziehen. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): Sitzungsvorlage 338/2014 Seite 5 ja 1.Finanzielle Auswirkungen: Gesamtkosten: X nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: jährl. Einnahmen: ja nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung X nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja Sitzungsvorlage 338/2014 X nein nein Seite 6