Beschlussvorlage (Prüfung des Jahresabschlusses und der sonstigen Verwaltungsvorgänge 2013 der Stadt Erftstadt Prüfergebnis der örtlichen Rechnungsprüfung - öffentlicher Teil)

STADT ERFTSTADT öffentlich Örtliche Rechnungsprüfung V 11/2015 Az.: 14-Pb JA 2013 Amt: - 14 BeschlAusf.: - 14 Datum: 09.04.2015 gez. Knips Kämmerer Dezernat 4 Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM 04.05.2015 Datum Freigabe -100- gez. Walter Amtsleiter RPA Beratungsfolge Rechnungsprüfungsausschuss Termin 27.05.2015 vorberatend Rat 23.06.2015 beschließend Betrifft: Bemerkungen Prüfung des Jahresabschlusses und der sonstigen Verwaltungsvorgänge 2013 der Stadt Erftstadt  Prüfergebnis der örtlichen Rechnungsprüfung - öffentlicher Teil Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: Kostenträger: Sachkonto: Folgekosten in €: Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Der Rechnungsprüfungsausschuss und der Rat der Stadt Erftstadt  nehmen den Prüfbericht mit den Prüfergebnissen des Rechnungsprüfungsamtes zum Jahresabschluss 2013 der Stadt Erftstadt zur Kenntnis und beauftragen den Bürgermeister, noch nicht erledigte Prüffeststellungen zeitnah auszuräumen. Der Rechnungsprüfungsausschuss der Stadt Erftstadt  schließt sich den Ergebnissen des Rechnungsprüfungsamtes im Prüfungsbericht vom 08.04.2015 zum Jahresabschluss 2013 einschließlich des Bestätigungsvermerks an und empfiehlt dem Rat die Feststellung des geprüften und korrigierten bilanziellen Jahresabschlusses vom 07.04.2015. Begründung: Die Gemeindeordnung (GO) NRW schreibt in den §§ 101 sowie 103 die Prüfung des kommunalen Jahresabschlusses sowie weitere Prüfungen der Verwaltungsvorgänge vor. Der Rechnungsprüfungsausschuss bedient sich gemäß § 101 Abs.8 GO NRW zur Durchführung der Prüfungen des Rechnungsprüfungsamtes; dieses wurde am 18.12.2014 entsprechend beauftragt. Die Prüfergebnisse sind in Form eines Prüfungsberichtes den politischen Gremien vorzulegen. Der bilanzielle Jahresabschluss ist insbesondere dahingehend zu prüfen, ob  er ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Schulden-, Ertrags- und Finanzlage ergibt  die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung beachtet wurden, insbesondere in: - Bilanz - Ergebnisrechnung - Finanzrechnung  die ergänzenden gesetzlichen Vorschriften und ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet wurden. Diese Prüfergebnisse sind im weißen Berichtsband eingearbeitet. Prüfergebnis : Das Prüfergebnis zum bilanziellen Jahresabschluss ist durch einen sogenannten Bestätigungsvermerk nach § 101 Abs.3 Gemeindeordnung (GO NRW) zu dokumentieren. Im Rahmen der Prüfung des Jahresabschlusses wurde festgestellt, dass verschiedene Positionen in Bilanz und Ergebnisrechnung gegenüber dem Entwurf zu korrigieren waren: die Bilanzsumme wurde insgesamt um 1.048.264,51 € reduziert; gleichzeitig war der Jahresfehlbetrag 2013 um diese Summe zu erhöhen, so dass der endgültige Jahresabschluss bei einer Bilanzsumme von 235.740.764,36 € insgesamt einen Jahresfehlbetrag i.H.v. 6.645.773,22 € ausweist. Die Korrekturbuchungen wurden seitens der Verwaltung während der Prüfung durchgeführt, so dass der zur Feststellung vorgelegte Jahresabschluss vom 07.04.2015 die richtigen Ergebnisse ausweist. Der Bestätigungsvermerk wird seitens der örtlichen Rechnungsprüfung für den bilanziellen Jahresabschluss 2013 uneingeschränkt erteilt. Gegen die Feststellung des Jahresabschlusses 2013 in der Fassung vom 07.04.2015 durch den Rat der Stadt Erftstadt bestehen keine Bedenken. Die sonstigen Prüfungen gemäß § 103 GO NRW beziehen sich insbesondere auf:  Auftragsvergaben,  Zahlungsabwicklungen, Vollstreckung, Heranziehung,  Korruptionsvorbeugung sowie  Einzel- und Themenprüfungen in verschiedenen Bereichen der Verwaltung. Diese Prüfergebnisse sind im gelben – nichtöffentlichen - Berichtsband eingearbeitet. Um generell auch datenschutzwürdige Sachverhalte der Rechnungsprüfung beraten zu können, ist ein nichtöffentlicher Tagesordnungspunkt zu den Inhalten dieses Berichtsbandes vorgesehen. Dies entspricht auch der Geschäftsordnung des Rates. -2- Die sonstigen Prüffeststellungen (außerhalb des bilanziellen Abschlusses) wurden entweder während der Prüfung erledigt oder bedürfen (siehe die im Prüfbericht mit B / Ziffer genannten Fälle) noch der Ausräumung durch die Verwaltung. Insbesondere im Bereich Kasse / Vollstreckung haben erhebliche Defizite in der Bearbeitung in den vergangenen Jahren zu Prüfbeanstandungen geführt. Seit 2013 sorgt verstärkter Personaleinsatz für eine sukzessive Aufarbeitung der Rückstände. Auch ein internes Kontrollsystem befindet sich im Aufbau. Der Bürgermeister sowie der Kämmerer als verantwortlicher Beigeordneter haben eine Vielzahl von Maßnahmen umgesetzt. Eine aktuelle Kassenprüfung in 2015 hat gezeigt, dass die Aufarbeitung erfolgreich im Gange ist, dass allerdings auch noch eine Vielzahl von unbearbeiteten Fällen aufgegriffen werden muss. Die durchgeführte Personalverstärkung sollte dies mittelfristig ermöglichen. Derzeit werden insbesondere die älteren Forderungen überprüft; mangels Realisierbarkeit sind die Forderungen oftmals abzusetzen (niederzuschlagen). Verluste sollen der städtischen Versicherung gemeldet werden. Den politischen Gremien wird fortlaufend über den Sachstand berichtet. Die Prüfberichte wurden im Rahmen des § 101 Abs. 2 GO NRW Bürgermeister und Kämmerer vorab zur Kenntnis gebracht. Gegendarstellungen liegen nicht vor. Nachrichtlich Am Ende des nichtöffentlichen Berichtsbandes befindet sich ebenfalls der durch die örtliche Rechnungsprüfung erteilte Entlastungsvorschlag für den Bürgermeister gemäß § 96 Abs.1 GO - mit der Maßgabe der weiterhin zu forcierenden Aufarbeitung der Vollstreckungsfälle. Über diesen Vorschlag wird nach abschließender Beratung durch den Rat der Stadt Erftstadt entschieden. (Walter) Leiter Rechnungsprüfungsamt -3-