Anfrage (Anfrage bzgl. Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes der Stadt Erftstadt)

. Stadtverwaltung  Postfach 2565  50359 Erftstadt Stadtverwaltung  Holzdamm 10  50374 Erftstadt Herrn StV Raymond Pieper Josef-Zimmermann-Straße 10 50374 Erftstadt . nachrichtlich allen Stadtverordneten Dienststelle Telefax 02235/409-505 Ansprechpartner/-in Telefon-Durchwahl Ratsbüro Holzdamm 10 Herr Knipprath 0 22 35 / 409-263 Kämmerer Dezernat 4 Amtsleiter RPA Ihre Anfrage vom 15.05.2015 Rat Betrifft: Dezernat 6 Mein Zeichen Ihr Zeichen Datum 26.05.2015 gez. Erner, Bürgermeister BM 28.05.2015 Datum Freigabe -100- F 252/2015 23.06.2015 Anfrage bzgl. Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes der Stadt Erftstadt Sehr geehrter Herr Pieper. Im Oktober 2011 wurde mit der Mehrheit des Rates beschlossen, den Ratsmitgliedern die Möglichkeit einzurichten, auf freiwilliger Basis unter Verwendung eigener Hardware auf die Zusendung von Papier für die anstehenden Gremiensitzungen zu verzichten. Hierzu stellt die Herstellerfirma des Sitzungsdienstprogramms SD.Net eine Software zur Verfügung, womit alle erstellten Dokumente (Einladungen, Niederschriften sowie Vorlagen und deren Anlagen) in digitaler Form den jeweiligen Ratsmitgliedern zur Verfügung gestellt werden. Grundsätzlich kann man mit diesem Programm, sofern die notwendigen Dokumente einmal heruntergeladen wurden, auch „offline“ arbeiten, eine Internetverbindung ist nur zum Download aktualisierter Dokumente notwendig. Für eine erforderliche Aktualisierung, aber auch für die generelle Nutzung des Ratsinformationssystems SD.Net-RIM während der Gremiensitzung, steht hierzu allen Mandatsträgern das passwortgeschützte W-Lan Netz in den Ratssälen zur Verfügung. Den sachkundigen Bürgern sowie sachkundigen Einwohnern wurde ebenfalls die Möglichkeit angeboten, auf die Zusendung von Papier zu verzichten. Ihnen stehen diese Daten mittels des „Internetmoduls RIM“ online zur Verfügung. Diese Personengruppe nutzt mit eigener Hardware über den passwortgeschützten W-Lan Zugang der Ratssäle das Ratsinformationssystems SD.Net-RIM. Insgesamt gehören den Ausschüssen 192 sachkundige Bürger / Einwohner an, von denen 57 zu den Nutzern des papierlosen Sitzungsdienstes zählen. Grundsätzlich ist anzumerken, dass die Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes auf freiwilliger Basis erfolgt. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, die Unterlagen wieder in Papierform zu erhalten. Das Ratsbüro hat aufgrund bestehender Probleme bzgl. der Nutzung mit unterschiedlicher Hardware seitens der Ratsmitglieder die Verwendung einer einheitlichen Hardware vorgeschlagen. Es wurde auf die Erfahrungen anderer Kommunen sowie der KDVZFrechen zurückgegriffen und Tablet Computer der Firma Apple angeschafft. Diese wurden den Ratsmitgliedern zur Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes ab Januar dieses Jahres angeboten. Die Geräte verbleiben im Eigentum der Stadt Erftstadt und sind spätestens mit dem Ausscheiden aus dem Rat zurückzugeben. Es gilt hierbei u.a. die Voraussetzung, dass die Nutzung mittels des bereitgestellten iPads nur dann erfolgen kann, wenn auf die Zusendung von Papier verzichtet wird. Dabei wird eine maximal 3 monatige Testphase einbezogen. Dies vorangestellt, beantworte ich Ihre Anfrage wie folgt: zu 1) Es wurden im November 2014 aufgrund einer vorherigen Abfrage bezüglich der Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst für die Ratsmitglieder insgesamt 24 i-Pads Air zu einem Gesamtpreis von 9.072,08 € angeschafft. zu 2) Ich verweise hier auf meine vorweg gemachten Äußerungen, dass die Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes auf freiwilliger Basis erfolgt. Dementsprechend wurden die angeschafften Geräte nicht speziell den „Fraktionen“ sondern den jeweiligen „Ratsmitgliedern“ zur Verfügung gestellt, unabhängig ihrer Fraktionszugehörigkeit. Auf die Mitglieder der CDU-Fraktion entfallen 10 Geräte, auf die Mitglieder der SPDFraktion entfallen 9 Geräte, auf die Mitglieder der FDP-Fraktion entfällt 1 Gerät, auf die Mitglieder der Fraktion Bündnis 90/ Die Grünen entfallen 2 Geräte. Die Fraktion der Freien Wähler hat grundsätzlich auf die Bereitstellung der Geräte verzichtet. zu 3) Insgesamt haben sich 30 Ratsmitglieder für den papierlosen Sitzungsdienst entschieden und verzichten auf den Versand von Unterlagen. Jedoch werden auf Wunsch den Ausschussvorsitzenden für ihre Sitzungen die Unterlagen zusätzlich in Papierform bereitgestellt. zu 4) Das Ratsbüro hat nach der Kommunalwahl 2014 eine Abfrage bei den Ratsmitgliedern bzgl. der Bereitschaft zur Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst durchgeführt. Von 50 Ratsmitgliedern haben sich dann 19 für die Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst entschieden, 16 dagegen und 15 waren noch unentschlossen. Nach der Ankündigung seitens des Ratsbüros, für den papierlosen Sitzungsdienst entsprechende Geräte bereitzustellen, haben sich aus der Gruppe, die sich vorher mit -2- „Nein“ gegen eine Teilnahme ausgesprochen haben, 3 Ratsmitglieder entschlossen, zukünftig den papierlosen Sitzungsdienst zu nutzen. Aus der Gruppe der unentschlossenen Ratsmitglieder haben sich 8 für die Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst entschieden. Von diesen 11 Personen entfallen auf die CDU-Fraktion 6 Personen, auf die SPD-Fraktion 5 Personen. Mit freundlichen Grüßen In Vertretung (Erner) -3-