Sitzungsvorlage (Einbringung der Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 )

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 10/11 Az.: Steuerungsgruppe-NKF Jülich, 30.07.2014 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 218/2014 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Stadtrat Termin 25.08.2014 TOP Ergebnisse einstimmig Einbringung der Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 Anlg.: -7SD.Net Beschlussentwurf: Der Bericht der Verwaltung zu den Jahresabschlüssen wird zur Kenntnis genommen. Die aufgestellten und eingebrachten Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 werden dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Prüfung zugeleitet. Begründung: In der Sondersitzung am 25.08.2014 sollen die Jahresabschlüsse 2009 bis 2011 eingebracht und über das geplante weitere Vorgehen berichtet werden. Eine intensivere Beratung der Jahresabschlüsse wird erst in der Folge, nach intensiver Durchsicht und insbesondere im Rahmen der Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss, möglich sein. Die Verwaltung arbeitet nach wie vor mit Hochdruck an den ausstehenden Jahresabschlüssen und hat zur konsequenten Zielerreichung bereits im Juli 2012 eine entsprechende Steuerungsgruppe eingerichtet. Außerdem werden die städtischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Fachpersonal der kdvz Rhein-Erft-Rur unterstützt. Leider wird das Fachpersonal in der hiesigen Kämmerei aber auch immer wieder zur Wahrnehmung anderer wichtiger, unabweisbarer Aufgaben (Nachtragshaushalt, Inventur, grundlegende Maßnahmen im Beteiligungsmanagement) benötigt. Neben dem grundsätzlichen Übergang von der Kameralistik zur Doppik stellt auch der Wechsel der EDV-Systeme (von K-IRP zu Infoma) in der praktischen Abarbeitung der Themen hohe Anforderungen an das Fachwissen und verursacht immer wieder zusätzlichen Aufwand. Die Verwaltung befindet sich jedoch auf der Zielgeraden und wird „den Jahresabschluss 2011 mit den Abschlüssen 2009 und 2010 als Anlage“ Mitte August fertig stellen. Bezogen auf die Abschlüsse 2009 und 2010 wird davon ausgegangen, dass die Erstellung der umfangreichen textlichen Anlagen, wie z.B. Kennzahlen oder Daten zu den Stadtratsmitgliedern, entbehrlich ist. Die vom Kämmerer aufgestellten Jahresabschlüsse werden den Ratsmitgliedern gem. § 95 Abs. 3 GO NRW nach Bestätigung durch den Bürgermeister in der Sondersitzung am 25. August 2014 zugeleitet. Die Ergebnisse der Jahresabschlüsse 2009 und 2010 sind als Anlage beigefügt. Der Jahresabschluss 2011 wird voraussichtlich Ende der 34. Kalenderwoche in elektronischer Form ins Kommunale Sitzungsdienstverfahren eingestellt. Der Rat stellt die Jahresabschlüsse später - im Nachgang der Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss - durch Beschluss fest (§96 GO NRW). Die aufgestellten Jahresabschlüsse werden aus diesem Grund parallel auch dem Rechnungsprüfungsausschuss zur Prüfung zugeleitet. Das Rechnungsprüfungsamt wurde in das laufende Verfahren zur Erstellung der Abschlüsse immer wieder beratend einbezogen. Eine intensive, abschließende Prüfung wird jedoch nicht entbehrlich und voraussichtlich auch nicht vollständig bis zum 01.10.2014 abgeschlossen sein. Der neu konstituierte Rechnungsprüfungsausschuss tagt erstmals am 01.09.2014 um das konkrete Vorgehen bzgl. der Rechnungsprüfung abzustimmen und es ist beabsichtigt Regeltermine zur möglichst schnellen Prüfung zu vereinbaren. Die Erstellung der Jahresabschlüsse 2012 und 2013 -auf Infoma-Basis und unter zwischenzeitlich optimierten Prozessabläufen- sollte wesentlich einfacher und schneller möglich sein und es wird von einer sukzessiven Fertigstellung bis zum 31.12.2014 ausgegangen. Allerdings muss auch an dieser Stelle zugestanden werden, dass noch keine entsprechenden Erfahrungen mit Abschlüssen in Infoma gemacht wurden. Die Unterstützung durch Fachpersonal der kdvz ist aber auch diesbezüglich sichergestellt. Es ist ureigenstes Interesse der Verwaltung die Jahresabschlüsse möglichst zeitnah fertig zu stellen, um sich auf die ansonsten schon bestehenden Herausforderungen im Finanzbereich im Rahmen des Haushaltssicherungskonzeptes konzentrieren zu können. Darüber hinaus sind in dem vorgenannten Zeitraum keine haushaltsbezogenen Nachträge o.ä. geplant. Positiv hervorzuheben ist, dass die sich abzeichnenden Ergebnisse der ungeprüften Jahresabschlüsse 2009 und 2010 positiver ausfallen, als im Haushaltssicherungskonzept dargestellt. Das Eigenkapital, als wichtigste Kennzahl, ist nach dem Jahresabschluss 2010 um rund 1,66 Millionen € höher als nach den bisherigen Schätzungen im HSK. Insgesamt ist festzustellen, dass die erteilten Auflagen der Duldungsverfügung der Kommunalaufsicht (Vorlage geprüfter Jahresabschlüsse inkl. Jahresrechnung 2012 bis zum 01.10.2014) bis zum 01.10.2014 nicht vollumfänglich erfüllt werden können. Sitzungsvorlage 218/2014 Seite 2 Dieser Sachverhalt und die geplante weitere Vorgehensweise wurden der Kommunalaufsicht mit Schreiben vom 28.07.2014 mitgeteilt. Die Mitte August vorliegenden Jahresabschlüsse inkl. dieser Sitzungsvorlagen werden der Kommunalaufsicht ebenfalls kurzfristig vorgelegt. Es wird davon ausgegangen, dass die unter den genannten Rahmenbedingungen geleistete Arbeit entsprechend positiv gewürdigt wird. Der Nachtragshaushalt wurde bisher von der Kommunalaufsicht, mit Hinweis auf die fehlenden Jahresabschlüsse, noch nicht genehmigt. Das weitere Vorgehen ist in enger Absprache mit der Kommunalaufsicht und voraussichtlich auch der Bezirksregierung abzustimmen. Über das Ergebnis wird entsprechend informiert. Anmerkung: Die vorbeschriebene Problematik ist kein alleiniges Problem der Stadt Jülich. Laut Umfrage des Ministeriums für Inneres und Kommunales (MIK) im Jahr 2014 zu den Jahresabschlüssen und Gesamtabschlüssen der Kommunen in NRW und Mitteilung des Städte- und Gemeindebundes vom 08.07.2014, stellt sich bei 80 Kommunen ebenfalls die Problematik der noch nicht festgestellten Jahresabschlüsse für das Jahr 2009. Des Weiteren verfügen noch 145 Kommunen nicht über einen festgestellten Jahresabschluss 2011. Die v.g Schreiben sind als Anlage beigefügt. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): ja 1.Finanzielle Auswirkungen: Gesamtkosten: nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: ja jährl. Einnahmen: nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja nein Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja nein Sitzungsvorlage 218/2014 Seite 3