Beschlussvorlage (Strategische und operative Steuerung des Haushaltes der Stadt Bedburg sowie Einführung eines Dokumenten-Management-Systems a) Präsentation von Softwarelösungen durch newsystems infoma b) Beratung und Beschlussfassung)

STADT BEDBURG Zu TOP: Drucksache: WP7198/2008 Fachbereich IV Sitzungsteil Az.: öffentlich Beratungsfolge: Sitzungstermin: Ausschuss für Personal, Organisation und Finanzmanagement 28.10.2008 Betreff: Strategische und operative Steuerung des Haushaltes der Stadt Bedburg sowie Einführung eines Dokumenten-Management-Systems a) Präsentation von Softwarelösungen durch newsystems infoma b) Beratung und Beschlussfassung Beschlussvorschlag: Alternative 1 Der Ausschuss für Personal, Organisation und Finanzmanagement beschließt, die entsprechenden Mittel im Haushaltsplan 2009 bereitzustellen. Alternative 2 Der Ausschuss für Personal, Organisation und Finanzmanagement beschließt, den Vertrag und die Anfinanzierung noch im Haushaltsjahr 2008 abzuwickeln. Die Restfinanzierung soll dann im Haushaltsjahr 2009 erfolgen. . Beratungsergebnis: Gremium: Einstimmig: Bemerkungen: Sitzung am: Mit Stimmenmehrheit: Ja Nein Enthaltung Laut Beschlussvorschlag Abweichender Beschluss STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 2 Begründung: Durch das Neue Kommunale Finanzmanagement sollten sowohl der Verwaltung als auch den politischen Gremien neue Steuerungspotentiale eröffnet werden, um die kommunale Aufgaben effizienter wahrnehmen zu können. Hiermit einhergehen sollte das Erfordernis der Vereinbarung messbarer Ziele und Kennzahlen, um vor Ort bessere Grundlagen für die konkreten Enscheidungen zu erlangen. Dies wird im § 12 Gemeindehaushaltsverordnung deutlich, wonach Ziele und Kennzahlen zur Grundlage der Gestaltung der Planung, Steuerung und Erfolgskontrolle des jährlichen Haushalts gemacht werden sollen. Gemäß § 41 Abs. 1 Buchstabe t) der Gemeindeordnung ist für die Festlegung der strategischen Ziele unter Berücksichtigung der Ressourcen der Rat zuständig. Die Umstellung des Rechnungswesens allein bringt hier noch keinen Mehrwert zur Steuerung des Haushaltes. Ebenso gilt dies für die Implementierung eines Berichtswesens und Controllings. Insbesondere seit der Umstellung des städtischen Haushaltes zum 01.01.2005 bemüht sich die Verwaltung vergeblich, den politishcen Gremien nachvollziehbare Steuerungsmöglichkeiten über Ziele und Kennzahlen zu präsentieren sowie ein aussagekräftiges Berichtswesen aufzubauen. . Dieses Bemühen scheiterte bislang aus mehreren Gründen: ¾ Von 2004 bis 2006 wurde mit Hochdruck an der Erstellung der Eröffnungsbilanz und der Umstellung des Haushaltes auf das Neue Kommunale Finanzmanagement gearbeitet. Personelle Ressourcen für den Einsatz von Steuerungsinstrumenten waren nicht vorhanden. ¾ Im Jahre 2007 traten dann erhebliche softwarebedingte Probleme auf, die wiederum keinen personellen Spielraum ließen, um ein vernünftiges Berichtswesen/Controlling aufzubauen. ¾ Grundsätzlich fehlten in allen o.g. Haushaltsjahren die technischen Mittel, um mit einem vertretbaren Aufwand Steuerungsinstrumente einzusetzen. Einzelne fachliche Aufgabenfelder in Form eines Berichtes darzustellen ist mit mehr oder weniger manuellem Aufwand relativ leicht möglich. Eine ganzheitliche Sicht – auch unter Berücksichtigung der Zusammenhänge und Abhängigheiten von Entwicklungen in den verschiedenen Bereichen – fehlt aufgrund der technischen Restriktionen wegen der voneinander abgekapselten Verfahren und Datenquellen. Damit wird eine Politikfeldsteuerung, die nur auf Basis von Kosteninformationen und fachlichen Kerninformationen aus den verschiedensten Bereichen funktionieren kann, nahezu unmöglich. Diese Basisdaten stammen aus diversen internen Verfahren, aber auch externe Daten müssen oft mit eingearbeitet werden, um die Umfeldentwicklungen adäquat zu berücksichtigen (Demographie, Schülerzahlen etc.). Die Kosteninformationen spielen eine wichtige, aber nicht zwangsläufig die zentrale Rolle. Auch die Abbildung der Bürgerzufriedenheit, von Serviceleistungen oder Qualitätsmerkmalen (Anzahl erfolgreicher Schulabgänger etc.) spielen eine gewichtige Rolle. Durch die Ratsentscheidung, newsystems infoma als neues Finanzwesen zum 01.01.2009 einzusetzen, wurde die Grundvoraussetzung geschaffen, verlässliche Finanzdaten und hinsichtlich des Gebäudemanagements auch darüber hinaus gehende Informationen zu liefern. Steuerung ist aber eine dauerhafte, nicht delegierbare Führungsaufgabe. Sie umfasst sowohl die strategische als auch die operative Ebene und beinhaltet neben Controlling- und Überwachungsaufgabe auch die Planung. Da diese Bausteine inhaltlich miteinander verwoben sind, ist es sinnvoll, eine integrierte Softwarelösung einzusetzen. Beschlussvorlage WP7-198/2008 Seite 2 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 3 Um ein aussagekräftiges System aufzubauen, sind aber u.a. von den politischen Gremien Grundlagen festzulegen. An dieser Stelle sind die Thesen aus dem in der letzten Hauptausschusssitzung vorgestellten Demographiebericht hervorzuheben. Daher sollten die Steuerungsthemen auch aus Sicht der Verwaltungsspitze und des Rates festgelegt werden. Entscheidendes Kriterium für die Kennzahlenbildung ist die Steuerungsrelevanz in Verbindung mit der Wirkungsorientierung der zu verfolgenden Ziele. Die Festlegung von Steuerungsthemen und der dazu zu bildenden Kennzahlen ist politisch brisant und daher auch nicht unproblematisch. An dieser Stelle sind die Thesen aus dem in der letzten Hauptausschusssitzung vorgestellten Demographiebericht anzuführen, die insbesondere bei den Handlungsansätzen (Punkt 15.2) Wirkungsorientierungen beinhalten. Hier ist ein Mittel zwischen Flexibilität und sinnvoller Vorfestlegung zu finden. Hierzu sollte ein kleines Gremium aus Verwaltungsvorstand, politischen Spitzen und Experten der Verwaltung gebildet werden, um steuerungsrelevante und wirkungsorientierte Themen und Kennzahlen festlegen zu können. Nachstehend einige Beispiele: 1. Die Wirtschaftskraft in Bedburg soll erhöht werden. Gemessen werden könnte diese Zielvorgabe durch folgende Kennzahlen: a. Zahl der Sozialversicherungspflichtigen b. Zahl der Gewerbebetriebe c. Anzahl der Arbeitsplätze in Bedburg d. Steuerquote e. Veränderung der Steuererträge in EUR f. Saldo der Gewerbean- und Gewerbeabmeldungen 2. Den Schülern/Schülerinnen sollen unter Beachtung der demografischen Entwicklung optimale Lernbedingungen geboten werden. Gemessen werden könnte diese Zielvorgabe durch folgende Kennzahlen: a. Zahl der Schüler ohne/mit entsprechendem Schulabschluss. b. Quote der erfolgreichen Schulabgänger c. Anzahl der „auswärtigen“ Schüler d. Zufriedenheit der Schüler (Befragungen) e. Nettoaufwand der entsprechenden Produkte je Schüler f. Nettoaufwand des entsprechenden Produkte je Einwohner g. Auslastungsgrad der Schulen 3. Bereitstellung von attraktiven Wohnbaugrundstücken zur Ansiedlung junger Familien. Hierdurch soll u.a. der Auslastungsgrad der Schulen und Kindergärten von xx % erreicht werden. Gemessen werden könnte diese Zielvorgabe durch folgende Kennzahlen: a. Auslastungsgrad der Kindergärten b. Auslastungsgrad der Schulen c. Anzahl verkaufter Baugrundstücke d. Anzahl der Zuzüge e. Veränderung der Einwohnerzahl 4. Das Sport- und Freitzeitangebot soll gesteigert werden. Beschlussvorlage WP7-198/2008 Seite 3 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 4 Gemessen werden könnte diese Zielvorgabe durch folgende Kennzahlen: a. b. c. d. e. f. Anzahl der Kinderspielplätze Anzahl Vereinsmitgliedern Besucherzahl städtischer Kulturveranstaltungen Nettoaufwand der einzelnen Produkte je Einwohner Zufriedenheitsumfrage Besucher der beiden Bäder Der „wirkungsorientierte“ Haushalt hat folgende Ziele: ¾ Die Wirkung des politischen Handelns rückt in den Vordergrund der Steuerung. ¾ Die Wirkung der Aufgabenwahrnehmung wird nicht nur im Nachgang kontrolliert, sondern bildet die Grundlage für die Haushaltsplanung ¾ Der Budgetbedarf von Aufgaben- bzw. Verantwortungsbereichen wird anhand der geplanten Wirkung bemessen. ¾ Über Wirkungskennzahlen lässt sich die Zielerreichung festhalten. Ein solches System aufzubauen, bedarf entweder eines großen Personalaufwands oder aber einer Investition in technisches know how. Die Firma newsystems infoma bietet ihr neues Produkt „Analyse und Steuerung (BI)“ an, das es ermöglicht, Finanzdaten mit Struktur- und sonstigen Daten zu verknüpfen, um so steuerungsrelevante Ziele, Kennzahlen automatisiert abbilden zu können. Zur Ausgestaltung und zum Leistungsumfang des Moduls wird Herr Frick von newsystems infoma in der Sitzung referieren. Denkbare Vorgehensweise Als erstes werden auf politischer Ebene die Strategieziele festgelegt. Diese sollen die Schwerpunkte des kurz- und mittelfristigen Handelns der Verwaltung bilden. Aus diesem Grund sollte hier eine Konzentration auf wenige Bereiche erfolgen. Zu viele Strategieziele erschweren den Überblick und führen zu Zielkonflikten. Die strategischen Ziele sind eher grob zu fassen. Die Konkretisierung erfolgt im Laufe der Operationalisierung auf den weiteren hierarchischen Ebenen. Natürlich sind die Strategieziele nicht ausschließlicher Ausrichtungspunkt der Verwaltung. Es gibt selbstverständlich auch Aufgabenfelder oder Produkte, für die ein gesetzliches Erfordernis besteht oder die dem gewollten Leistungsspektrum angehören, ohne aber im Mittelpunkt der Strategie zu stehen. Gleichwohl wird jedes Produkt kritisch hinterfragt, in welcher Form es einen Beitrag zu den strategischen Zielen leisten kann. Nachdem die strategischen Ziele formuliert sind, bereitet die Verwaltung im Rahmen einer Finanz(Finanzpositionen) und Strukturanalyse (Effektivität und Effizienz der Leistungserbringung) die mit der Politik durchzuführende Strategieanalyse (Verknüpfung der Ziele mit Wirkungsbereichen) vor. Zusätzlich zur Technologie bietet newsystems infoma verschiedene Beratungsleistungen an (Leitbild, Zielformulierung, Kennzahlen, Interne Verrechnungen etc.). Hierzu wird Herr Dr. Peters von der Firma newsystems infoma ebenfalls in der Sitzung kurz vortragen. Beschlussvorlage WP7-198/2008 Seite 4 STADT BEDBURG Sitzungsvorlage Seite: 5 Auf der gleichen Technologie wäre ebenfalls die Einführung eines Dokumenten-ManagementSystems (DMS) möglich. Hierdurch wäre ein automatisierter Workflow im Hinblick auf die zu buchenden Geschäftsvorfälle möglich. Durch dieses automatisierte Verfahren wäre bei der Verbuchung von Rechnungen (und auch bereits bei der Bestellung) die Einbindung der Fachbereichsleitung und auch des Rechnungsprüfungsamtes immer gewährleistet. Als weiterer positiver Effekt ist natürlich die – zumindest in der Finanzbuchhaltung – dann „papierlose“ Verwaltung zu sehen. Hierdurch werden neben räumlichen Kapazitäten auch personelle Ressourcen frei bzw. eingespart. Auch hierzu wird eine kurze Präsentation der Firma newsystems infoma in der Sitzung erfolgen. Zu den Anschaffungskosten (insgesamt rd. 130.000 €; jährliche Abschreibungen: rd. 22.000 €) für eine entsprechende Software einschl.ießlich der Beratungsleistungen wird im nicht-öffentlichen Teil näher eingegangen. Wie bereits beim Kauf der eingesetzten Module des „klassischen“ Finanzwesens, besteht der große Vorteil in der vollständigen Integration der zuvor beschriebenen Module. Bis einschl. 2008 lagen die Kosten des Finanzwesens einschließlich des Veranlagungswesen bei jährlich rd. 120.000 €. Der derzeitige Aufwand der neuen Finanzsoftware liegt derzeit bei jährlich rd. 98.000 €, wovon rd. 40.000 € auf die Datenhaltung und –sicherung beim Rechenzentrum entfallen. Durch die Anschaffung der neuen Module läge der jährliche Aufwand in nahezu unveränderter Höhe bei einer um ein Vielfaches erhöhten Qualität. Mögliche Vorgehensweise: ¾ Erwerb der Hard- und Software ¾ Bildung einer Projektgruppe bzgl. der Umsetzung und Gestaltung des Analyse und Steuerungssystems ¾ Vorlage erster Berichte/Darstellung der Ergebnisse ¾ Aufbau der zielorientierten Planung 2010 ¾ Aufbau des DMS Dez. 2008/Jan. 2009 Januar 2009 Mai 2009 Mai/Juni 2009 ab Sommer 2009 Sinnvoll wäre die Bildung einer Projektgruppe „Analyse und Steuerung“, die sich aus Experten der Verwaltung sowie der politischen Gremien zusammensetzen sollte. Beschlussvorlage WP7-198/2008 Seite 5 STADT BEDBURG Seite: 6 Sitzungsvorlage Finanzielle Auswirkungen: Nein Ja X Bei gesamthaushaltsrechtlicher Relevanz im laufenden oder in späteren Haushaltsjahren Mitzeichnung oder Stellungnahme des Kämmerers*: * evtl. gesondertes Beiblatt beifügen 50181 Bedburg, den 20.10.2008 ----------------------------------Eßer ----------------------------------Baum ----------------------------------Koerdt Sachbearbeiter Fachbereichsleiter Bürgermeister Beschlussvorlage WP7-198/2008 Seite 6