Antrag (Antrag bzgl. Verbesserung der graphischen Darstellung der Haushaltspläne)

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister A 66/2015 Az.: Amt: - 20 BeschlAusf.: - 20 Datum: 29.01.2015 gez. Knips Kämmerer Dezernat 4 Amtsleiter RPA Dezernat 6 gez. Erner, Bürgermeister BM 02.02.2015 Datum Freigabe -100- Den beigefügten Antrag der Freien Wähler Erftstadt leite ich an die zuständigen Ausschüsse weiter. Beratungsfolge Haupt- Finanz- und Personalausschuss Betrifft: Termin 10.03.2015 Bemerkungen beschließend Antrag bzgl. Verbesserung der graphischen Darstellung der Haushaltspläne Finanzielle Auswirkungen: Kosten in €: Erträge in €: 5.000 Folgekosten in €: 5.000 Euro Kostenträger: Sachkonto: 010111100 Finanzmanagement 5011000 Mittel stehen zur Verfügung: Jahr der Mittelbereitstellung: Ja X Nein Nur auszufüllen, wenn Kostenträger Eigenbetrieb (Immobilien, Straßen, Stadtwerke) Wird der Kernhaushalt belastet: Höhe Belastung Kernhaushalt: Folgekosten Kernhaushalt: Ja Nein Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Stellungnahme der Verwaltung: Im Antrag wird gefordert, dass die letzten 5 Jahre und die zukünftigen 3 Jahre grafisch dargestellt werden sollen. Dies ist jedoch in der Kämmerei mit einem nicht unerheblichem Aufwand verbunden. Dazu müssen zunächst die Hintergründe bzw. die Voraussetzungen der EDV der Stadt Erftstadt kurz erläutert werden: Im Jahr 2012 musste die Finanzsoftware gewechselt werden (von KIRP zu Infoma). Alleine aus diesem Grund können in der aktuellen Software nur Daten bis einschließlich 2012 bereitgestellt werden. Alle davorliegenden Daten müssen aus der Software KIRP ausgewertet werden. Da lediglich eine Person, zuständige Mitarbeiterin für den Jahresabschluss, noch mit alten Daten aus KIRP arbeiten muss, haben wir uns aus Kostengründen dafür entschieden, auch nur noch einen Arbeitsplatz mit der alten Software auszustatten. Somit können Auswertungen zurückliegender Jahre auch nur an diesem einen PC durchgeführt werden und stellen somit einen unverhältnismäßigen Aufwand dar. Wären die letzten 5 Jahre aus Infoma auswertbar, stellt uns dies ebenfalls vor eine Herausforderung. Alle Auswertungen aus Infoma heraus sind standardisiert und auf die Auswertungen im Haushaltsplan ausgerichtet. Dies bedeutet konkret, dass in jedem Haushaltsplan der Ansatz des Vorjahres und das vorläufige Ergebnis ausgewertet werden. Zusätzlich werden der Ansatz des Planungsjahres und 3 weitere Jahre dargestellt. Somit kommen für die 5 Vorjahre ebenfalls nur eine manuelle Auswertung, die sehr zeitaufwendig sind, in Frage. Im Nutzerkreis der Infomanwender ist uns noch keine Kommune bekannt, die eine grafische Darstellung aus dem System heraus im Haushaltsplan darstellt. Die Kommunen die eine grafische Auswertung durchführen, machen dies manuell. Für die erste Auswertung zusätzlich über das alte Verfahren KIRP, haben wir einen geschätzten zusätzlichen Zeitaufwand von ca. 1 Monat veranschlagt. Die Personalkosten für diesen Aufwand lägen bei ca. 5.000 Euro jährlich. Auswertungen aus einem System heraus wären sicherlich schneller zu erledigen. Ein automatisiertes Verfahren müsste jedoch spezielle durch die Datenzentrale bereitgestellt werden und würde somit ebenfalls über den Sach- und Dienstleistungsaufwand Kosten verursachen. Aufgrund der doch sehr geringen Personalverfügbarkeit in der Kämmerei, zukünftig werden noch weitere 1,4 Vollzeitstellen abgebaut und nur 1 Vollzeitstelle nachbesetzt, können weitere Anforderungen an den Haushaltsplan nur durchgeführt werden, wenn dafür andere Aufgaben wegfallen. Außerdem sehen wir eine Darstellung über alle 70 Produkte sehr kritisch, bzw. das Hervorheben von Jahresergebnissen tritt aufgrund der Masse in den Hintergrund. Für einzelne bedeutende Produkte sehen wir eine solche Darstellung jedoch als sehr hilfreich und transparent an. Für Vorschläge sind wir diesbezüglich offen und versuchen diese in zukünftige Haushalte einzustellen. In Vertretung (Knips) -2-