Sitzungsvorlage (Künftige organisatorische Zuordnung der Musikschule)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 10/11 Az.: Amt 10/11 Orga Jülich, 27.01.2014 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 47/2014 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Ausschuss für Jugend, Familie, Schule und Sport Termin 06.02.2014 Haupt- und Finanzausschuss 20.02.2014 Stadtrat 06.03.2014 TOP Ergebnisse Künftige organisatorische Zuordnung der Musikschule Anlg.: SD.Net Beschlussentwurf: a) Es wird Einvernehmen bzgl. der Verlagerung der Musikschule vom Dezernat IV zum Dezernat V bei gleichzeitiger Schaffung der dargestellten personellen Kapazitäten hergestellt. b) Es wird für die Dauer von zunächst 2 Jahren eine zusätzliche 0,5 Stelle (Stellenwertigkeit voraussichtlich Entgeltgruppe 10, Stufe 2) zur Erarbeitung der Reorganisation der Musikschule eingerichtet. Begründung: Seitens der politischen Gremien wurde die Forderung erhoben, künftig die Musikschule mit den Jülicher Schulen konzeptionell zu verzahnen. Des Weiteren wurde auf Seite 43 des Programms 2020 aufgenommen, „dass die musikalische Bildung ein wesentlicher Bestandteil von Bildung und Erziehung ist. Die Beschäftigung mit Musik fördert Kinder ganzheitlich und ergänzt sinnvoll und nachhaltig den Unterricht der allgemeinbildenden Schulen. Die Jülicher Musikschule hat eine breite Palette verschiedener Fächer und Kurse in der Instrumental-, Vokal- und Theorieausbildung im Angebot“. Um dem gerecht zu werden, ist eine Reorganisation der Musikschule vonnöten. Bevor ein solcher Prozess angestoßen werden kann, sind die Frage der künftigen organisatorischen Zuordnung sowie die Schaffung der erforderlichen personellen Kapazitäten zu klären. Zurzeit ist die Musikschule dem Dezernat IV zugeordnet. Aufgrund der Kursstruktur, die mit der Struktur der VHS Jülicher Land vergleichbar ist und aufgrund des Einsatzes der gleichen Fachanwendung wurde in 2007 der Verbund „Volkshochschule/Musikschule“ gegründet. Die Leitung des Verbundes wird von Herrn Dezernent Günter Vogel wahrgenommen. Der personelle Aufwand für Dezernats- und Leitungsfunktion – die Musikschule betreffend – wird von Herrn Vogel aktuell mit rd. 5 % seiner Vollzeitstelle beziffert. Für eine Reorganisation ist jedoch ein höherer Aufwand anzusetzen (s.u.). Auf Sachbearbeitungsebene erfolgt zurzeit eine Unterstützung zur Erledigung administrativer Aufgaben mit 5 Wochenarbeitsstunden. Diese Stelle, die diese Aufgaben wahrnimmt, ist nach Entgeltgruppe 5 bewertet und verursacht – bezogen auf diese 5 Stunden – jährliche Personalkosten in Höhe von rd. 5.000,00 Euro. Bei einer Verlagerung der Musikschule ins Dezernat V würde aufgrund der Verzahnung mit den Jülicher Schulen und des damit einhergehenden engen Sachzusammenhangs zur Schulverwaltung eine organisatorische Zuordnung zum Schulverwaltungs- und Sportamt erfolgen. Nach Verifizierung mit der Dezernatsleitung und Rückkopplung mit dem Fachbereich sind sowohl fachbereichsals auch dezernatsbezogen hierfür keine freien Personalkapazitäten vorhanden. Auf Dezernats-, Leitungs- und Sachbearbeitungsebene müssten nach Rückkopplung mit dem Fachbereich und fußend auf Erfahrungswerte des Dezernates IV entsprechende Ressourcen geschaffen werden. Folgende Personalmaßnahmen sind demnach erforderlich: a) Aufstockung der 0,5 Stelle „Sozialplanung“ um 5 Wochenarbeitsstunden, um eine Verlagerung von Aufgaben der Dezernatsleitung auf die nachgeordnete Ebene in Dezernat V, respektive Amt 56, zu realisieren und im Ergebnis Kapazitäten für Steuerungsaufgaben der Dezernentin betreffend Musikschule und Reorganisation der Musikschule zu schaffen. Die Stelle ist mit S 17 bewertet (derzeit befristet bis zum 31.05.2014). Die Personalkosten für die Stundenaufstockung betragen rd. 7.500,00 Euro. b) Eine Kompensation auf der Leitungsstelle beim Schulverwaltungs- und Sportamt soll durch entsprechende Aufgabenverlagerung auf eine neu einzurichtende Stelle „Reorganisationsprozess Musikschule“ (weitere Erläuterungen s.u.) erfolgen. Vorbehaltlich einer endgültigen Bewertung durch die Bewertungskommission wird sich das Entgelt voraussichtlich/maximal auf dem Level EG 10 Stufe 2 bewegen. Die Personalkosten lägen bei rd. 26.000,00 Euro (für 20 Wochenstunden). c) Eine Unterstützung auf Sachbearbeitungsebene soll durch 5 Wochenarbeitsstunden (Stellenwertigkeit EG 5) erfolgen. Die Personalkosten hierfür betragen bei einem Entgelt nach Entgeltgruppe 5 Stufe 2 rd. 5.000,00 Euro jährlich. Die Stundenaufstockung der Sachbearbeitung bei Dezernat IV entfiele bei einer Verlagerung der Musikschule Unabhängig von der organisatorischen Zuordnung der Musikschule ist eine Reorganisation erforderlich. Nur durch eine solche kann eine Verzahnung der Musikschule mit den Jülicher Schulen sinnvoll vorbereitet und umgesetzt werden. Die Reorganisation ist zeitaufwendig und mit den vorhandenen Personalressourcen nicht zu leisten. Deshalb ist geplant, eine Stelle mit einem Beschäftigungsumfang von rd. 20 Wochenarbeitsstunden (Entgeltgruppe EG 10) für zunächst 2 Jahre einzurichten. Das Stellenprofil soll im Wesentlichen alle mit einem Reorganisationsprozess verbundenen Aufgaben umfassen (exemplarisch: Analyse, konzeptionelle Entwicklung des organisatorischen Gestaltungsprozesses, Erhebung des Ist-Zustands, Generierung und Bewertung organisatorischer Alternativen mit anschließender Festlegung der künftigen Organisationsform, Einführung von Neuerungen und Umsetzungsbegleitung, Konsolidierung und Evaluation). Des Weiteren soll diese Stelle dazu dienen, die Leitungsstelle des Schulverwaltungs- und Sportamtes zu entlasten um die erforderlichen Kapazitäten für die Musikschulleitung zu schaffen. Sitzungsvorlage 47/2014 Seite 2 Da eine Reorganisation in jedem Fall gefordert ist, bedarf es losgelöst von der organisatorischen Zuordnung der Musikschule der Einrichtung dieser 0,5-Stelle. Die Beteiligungsrechte sind noch zu wahren und die Genehmigung der Kommunalaufsicht noch einzuholen. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): siehe Beschlussbegründung 1.Finanzielle Auswirkungen: X Gesamtkosten: ja nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: ja jährl. Einnahmen: X nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: X Mitbestimmung X Mitwirkung ja nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein ja nein ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: Sitzungsvorlage 47/2014 X Die Beteiligungsrechte sind noch zu wahren und die Genehmigung der Kommunalaufsicht noch einzuholen. Seite 3