Sitzungsvorlage (Raumplanung hier: Unterbringung der städtischen Ämter und Institute in den Rathäusern)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 10/11 Az.: Amt 10/11 Orga Jülich, 17.02.2014 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 80/2014 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Ausschuss für Kultur, Integration und Soziales Termin 13.03.2014 Ausschuss für Jugend, Familie, Schule und Sport 20.03.2014 Planungs-, Umwelt- und Bauausschuss 27.03.2014 Haupt- und Finanzausschuss 03.04.2014 Stadtrat 10.04.2014 TOP Ergebnisse Raumplanung hier: Unterbringung der städtischen Ämter und Institute in den Rathäusern Anlg.: SD.Net Beschlussentwurf: Entfällt Bericht der Verwaltung: Mit Ratsbeschluss vom 05.12.2013 wurde die Verwaltung beauftragt, die Musikschule, die Realschule und die Alte Schirmerschule durch eine Verlagerung der dort untergebrachten Organisationseinheiten sowie durch eine Auflösung von Nutzungsvereinbarungen mit Externen zu räumen, damit eine Verwertung dieser Immobilien erfolgen kann. (Anmerkung: Hinsichtlich der Verwertung der alten Schirmerschule ist folgender Zwangspunkt anzumerken: Im Kellergeschoss der alten Schirmerschule befindet sich die gemeinsame Heizzentrale für Schule und Stadthalle. Sollte also die alte Schirmerschule veräußert oder abgerissen werden, ist für die Wärmeversorgung der Stadthalle eine neue Heizzentrale zu errichten. Dies wird mit erheblichen Kosten verbunden sein. Um diese Kosten zu benennen, sind entsprechende Vorplanungen im technischen Bereich notwendig.) Die hiervon betroffenen Verwaltungseinheiten sollen möglichst in den Rathäusern (Neues Rathaus, Neues Rathaus – Nebengebäude, Altes Rathaus) untergebracht werden. Des Weiteren bestand im Stadtrat Einvernehmen darüber, dass die Mietvereinbarungen mit dem Kreis Düren über die Nutzung von Räumlichkeiten in den Rathäusern zum 31.12.2014 aufgekündigt werden. Der Stadtratsbeschluss hat den Kreis Düren dazu bewogen, Überlegungen hinsichtlich seiner künftigen Präsenz in Jülich anzustellen. Am 23.01.2014 fand hier im Rathaus eine Präsentation des Landrats, Herrn Wolfgang Spelthahn, statt. Bei dieser Präsentation, an der neben Vertreterinnen und Vertretern der Verwaltung auch Vertretungen der Stadtratsfraktionen und Mitglieder des Kreistages teilnahmen, berichtete Herr Landrat Spelthahn darüber, dass der Kreis Düren derzeit Alternativen in Jülich suche, um hier vor Ort ein umfangreiches Dienstleistungsangebot zu etablieren. Geplant sei eine Kombination aus bereits vorhandenen Dienstleistungen (Gesundheitsamt, Bereiche des Jugendamtes, JobCom etc.) und weiteren Angeboten (KFZ-Zulassung, Pflegeberatung, BaföG usw.) die - gebündelt in einem Dienstleistungszentrum - durch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kreises erbracht werden sollen. Um auf die Auflösung der Mietvereinbarungen fristgerecht zu reagieren suche man ab 01.01.2015 nach einer provisorischen Lösung und innerhalb eines Zeitraumes von 2 – 3 Jahren nach einer dauerhaften Lösung. Die Verwaltung hat bezüglich der Standortfrage umgehend reagiert und dem Kreis Düren 14 Grundstücke, die zur Realisierung der vorgestellten Planungen in Frage kämen, mitgeteilt. Losgelöst von diesen Überlegungen wurden in Ausführung des v. g. Ratsbeschlusses durch die Verwaltung zwischenzeitlich verschiedene Lösungsansätze entwickelt, die in einer neugegründeten Arbeitsgruppe, bestehend aus der Leitung des Dezernates III, Vertretern des kaufmännischen und technischen Immobilienmanagements, Vertretern des Haupt- und Personalamtes, Vertretern des Personalrates und der Gleichstellungsbeauftragten, weiterentwickelt werden sollen. Im Focus der Meinungsbildung stand zunächst die Räumung der vorab genannten Immobilien. Um diese realisieren zu können, sind in einem ersten Schritt Unterbringungsmöglichkeiten für das Stadtarchiv, für das Museum und für die VHS Jülicher Land zu schaffen. Unterbringungsmöglichkeiten werden in der Nordschule und im Alten Rathaus gesehen. In der Nordschule sind zwei Kellerräume verfügbar, die durch entsprechende Umbauten als Archivraum für das Stadtarchiv oder als Depoträume für das Museum umfunktioniert werden könnten. Des Weiteren befindet sich im Kellergeschoss der Nordschule ein Raum mit einem großen Öltank. Dieser Tank wird nicht mehr genutzt und könnte entsorgt werden. Die Kosten hierfür sowie für die Herrichtung des weiteren Kellerraumes belaufen sich auf rd. 30.000,00 Euro. Der Raum ließe sich alsdann zu Archivraum für das Stadtarchiv oder für museale Zwecke umrüsten. Im Keller des Alten Rathauses könnte durch Entfernung der alten Heizöltanks ebenfalls zusätzlicher Archivraum geschaffen werden. Durch diese Maßnahmen könnten die zwei wegfallenden Kellerräume des Stadtarchivs in der Musikschule substituiert werden und Depotmöglichkeiten für das Museum geschaffen werden. Letzteres hätte den positiven Effekt, dass zusätzlich Kellerräume in den Rathäusern frei würden, um dringend benötigten Archivraum für die Verwaltung und in Teilen neuen Büroraum zu schaffen. Neben der Substituierung wegfallender Archivräume wird angestrebt, mittelfristig das Stadtarchiv (inkl. Büro- und Präsentationsraum) vollständig an einer Stelle zu bündeln. Durch den Umzug der Musikschule ins Schulzentrum im Sommer 2014 sowie durch den Ersatz der wegfallenden Kellerräume für das Stadtarchiv wäre die Musikschule geräumt und könnte verwertet werden. Sitzungsvorlage 80/2014 Seite 2 Der Umzug von Real- und Sekundarschule ist ebenso für den Sommer 2014 geplant. Neben dem Schulunterricht werden die Klassenräume der Realschule zurzeit noch als Kursräume für Abendkurse der VHS Jülicher Land genutzt. Diese Abendkurse sollen ins Schulzentrum und/oder ins Gymnasium Zitadelle verlagert werden. Dadurch wäre auch dieses Gebäude geräumt und könnte vermarktet werden. Die „Alte Schirmerschule“ wird derzeit noch extern (beispielsweise von den Pfadfindern) sowie intern von der VHS Jülicher Land für Tages- und Abendkurse genutzt. Vereinbarungen mit den externen Nutzerinnen und Nutzern sollen kurzfristig aufgehoben werden. Für die VHS Jülicher Land sind kurzfristig Räumlichkeiten zu organisieren, die zum einen auch tagsüber und in alleiniger, eigener Verantwortung genutzt werden können (damit scheiden Schulgebäude aus) und zum anderen ausreichend groß sind. Die Tagesnutzung/eigenständige Nutzung ist für die VHS von elementarer Bedeutung, weil nahezu 50 % der Unterrichtsstunden in Jülich tagsüber stattfinden und vor allem genau diejenigen Kurse und Veranstaltungen, die für die VHS von finanzieller Bedeutung sind (z.B. Integrationskurssystem). Die Räumlichkeiten, die durch den Auszug des Kreises Düren im Alten Rathaus frei werden, sind nicht geeignet, da die einzelnen Räume selbst nach Umbauarbeiten nicht die erforderliche Tiefe aufweisen würden. Hinzu kommt, dass kein abgeschotteter Bereich (Problem der Abend- und Wochenendnutzung) realisiert werden könnte. Die Voraussetzungen wären jedoch erfüllt bei den Räumen im Keller- und Erdgeschoss des Nebengebäudes zum Neuen Rathaus. Das technische Immobilienmanagement müsste verlagert werden. Die Räumlichkeiten des Gesundheitsamtes würden mit dem Auszug des Kreises Düren zum Jahresende frei. Im genannten Bereich befindet sich ein Sanitärtrakt, der saniert werden könnte. Bei den Gesundheitsräumen wäre eine gemeinsame Nutzung von der VHS Jülicher Land und dem Betrieblichen Eingliederungs- und Gesundheitsmanagement denkbar. Die Kosten für die nach den von der VHS genannten erforderlichen Umbaumaßnahmen wurden von der Verwaltung mir rd. 250.000,00 Euro grob geschätzt. Durch die Umsetzung der vorab beschriebenen Maßnahmen könnte auch die geforderte Räumung der „Alten Schirmerschule“ relativ zeitnah realisiert werden. Die Situation in der alten Schirmerschule bezüglich derzeit fehlendem Brandschutz und der erforderlichen Nachrüstung ist in den bisherigen Vorlagen zum Thema Rathaus und Nutzung Realschule mehrfach angesprochen worden. An dieser Situation hat sich bisher nichts geändert. Im Hinblick auf die derzeitige Nutzung, die bis zur Herrichtung der neuen VHS-Räume im Rathaus weiter fortbestehen soll, wird zurzeit mit der Bauordnung und den Brandschutzingenieuren des Kreises Düren geklärt, ob hier eine Duldung des jetzigen Zustandes bis zur Aufgabe des Gebäudes Ende 2014/Anfang 2015 möglich ist. Sollte dies nicht möglich sein, muss geprüft werden, ob die brandschutztechnische Ertüchtigung wirtschaftlicher ist als beispielsweise eine vorübergehende Weiternutzung der Realschule für die VHS Jülicher Land ab Sommer 2014. Neben den genannten Lösungsansätzen wurden weitere Überlegungen für die künftige Unterbringung der Organisationseinheiten in den Verwaltungsgebäuden angestellt. So soll das erforderliche Sprechzimmer für den Betriebsarzt im Kellergeschoss des Neuen Rathauses, Nebengebäude, vorgehalten werden. Des Weiteren ist ein nach der Arbeitsstättenverordnung vorgeschriebener Ruheraum einzurichten. Mit der Neuorganisation der Raumbelegung soll im Alten Rathaus ein Bürgerbüro/Frontoffice eingerichtet werden, und zwar für Bürgerdienste wie - Einwohnermeldeangelegenheiten, Gemeindeabgaben, Müllangelegenheiten, Anmeldung von Hunden, Sitzungsvorlage 80/2014 Seite 3 - Beantragung von Bewohnerparkausweisen, Fundangelegenheiten, Gewerbemeldungen, Fischereischeine, Geldannahme (z.B. für Verwarnungsgelder, Ausgabe von Beistellsäcken) Externe Beratungsdienste, soweit räumlich möglich (z.B. Angebote der Stadtwerke, externe Rentenberatung, Weißer Ring etc., zurzeit teilweise im Nebengebäude Neues Rathaus untergebracht). Die Aufzählung ist nur exemplarisch und kann den erkennbaren Bedarfen nach angepasst werden. Die Back-Offices zu den o.a. Aufgabenfeldern sollen – sofern möglich – auch weitestgehend im Alten Rathaus untergebracht werden. Dem Wunsch der Politik, Organisationseinheiten ohne „Laufkundschaft“ nicht im Alten Rathaus unterzubringen, soll weitestgehend entsprochen werden. Eine konsequente Umsetzung dieses Gedanken ist allerdings nicht in allen Bereichen möglich. Im Ergebnis sollen die Querschnittsbereiche (Bürgermeister, Bürgermeisterbüro, Haupt- und Personalamt mit den operativen Diensten, Rechnungsprüfungsamt, Amt für Rats- und Rechtsangelegenheiten, Stabsstelle Datenschutz, Gleichstellungsbeauftragte, Personalrat) im Neuen Rathaus und im Nebengebäude des Neuen Rathauses untergebracht werden, ebenso das gesamte Dezernat III (= Bauämter und kaufmännisches Immobilienmanagement).Die Dezernate IV(betroffen sind die Bereiche VHS Jülicher Land, Sozialamt) und V (Stabsstelle Stadtmarketing, Kulturbüro, Schulverwaltungs- und Sportamt, Amt für Familie, Generationen und Integration), sind neben dem Bürgerbüro ebenso geeignet, eine Marktplatzbelebung zu forcieren. Daher sollen diese Bereiche im Alten Rathaus untergebracht werden bzw. dort verbleiben, wie etwa die VHS im Bereich „Kölnstraßentrakt“, in dem bereits jetzt die Büros und Unterrichtsräume vorgehalten werden. Um einen möglichst großen Service anbieten zu können, soll das Angebot durch eine ansprechende Wartezone (Personenaufrufanlage, Getränkeautomat u. ä.) komplettiert werden. Nach einer groben Einschätzung durch einen rein zahlenmäßigen Vergleich der aktuellen Belegung mit der Anzahl der Räume in den Verwaltungsgebäuden reicht das Raumangebot, nach Räumung aller durch den Kreis Düren genutzten Büroräume aus, um alle in Rede stehenden Organisationseinheiten bedarfsgerecht unterzubringen. Unabhängig von den bereits angesprochenen baulichen Veränderungen für den im Nebengebäude neu zu erschaffenden VHS-Trakt sind auch zur Unterbringung/Verlagerung der übrigen Organisationseinheiten bauliche Veränderungen unabdingbar. Die weiteren Kosten für bauliche Veränderungen werden von der Verwaltung – ohne dass sie mit einer konkreten Planung und Kostenberechnung hinterlegt werden können – auf 100.000,00 Euro geschätzt. Der SEG werden – sofern das Raumangebot ausreicht, um alle Organisationseinheiten bedarfsgerecht unterzubringen – auch künftig adäquate Räume in einem der Verwaltungsgebäude angeboten. Hinsichtlich des weiteren Vorgehens plädiert die Verwaltung für eine möglichst zeitnahe Umsetzung nach dem Auszug des Kreises Düren. Die Feinplanung soll ggf. mit externer Unterstützung erfolgen. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): Konkreter im Rahmen der Feinplanung. Sitzungsvorlage 80/2014 Seite 4 1.Finanzielle Auswirkungen: x Gesamtkosten: ja nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: ja jährl. Einnahmen: nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: x Mitbestimmung x Mitwirkung ja nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein ja nein ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: Sitzungsvorlage 80/2014 x Es handelt sich zunächst um einen Bericht. Die Ermittlung des konkreten Finanzbedarfs und die Beteiligungen folgen im anschließenden Verfahren. Personalrat und Gleichstellungsbeauftragte erhalten die Vorlage vorab zur Kenntnis. Seite 5