Beschlussvorlage (GPA - Bericht Vollstreckung)

Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 BERATUNG Bereich Vollstreckung der Stadt Erftstadt im Jahr 2014 Seite 1 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 INHALTSVERZEICHNIS Beratung im Bereich Vollstreckung 3 Information zur Beratung 3 Auftrag 3 Vorgehensweise 3 Ergebnis der Beratung 4 Zusammenfassung 4 Schwachstellenanalyse 5 Ergebnis Schwachstellenanalyse Organisatorische und weitere Maßnahmen der Stadt Erftstadt Ergebnis der bisherigen organisatorischen Maßnahmen 6 8 9 Empfehlungen für weitere Maßnahmen 10 Übersicht über die Entwicklung in den einzelnen Jahren 16 Seite 2 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Beratung im Bereich Vollstreckung Information zur Beratung Aufgabe der GPA NRW ist neben der überörtlichen Prüfung der Kommunen auch die Beratung der Kommunen insbesondere in Fragen der Organisation ihrer Verwaltung. Die Beratung wird auf der Grundlage des § 2 Abs. 4 Gemeindeprüfungsanstaltsgesetz (GPAG) und des mit der Stadt Erftstadt geschlossenen Beratungsvertrages durchgeführt. Die Beratung hat Johannes Schwarz in der Zeit vom 08. Mai bis 21. August 2014 durchgeführt. Auftrag Mit Schreiben vom 14. April 2014 erteilte die Stadt Erftstadt der GPA NRW den Auftrag zur Überprüfung des Bereichs Vollstreckung. Gegenstand des Auftrags sollten folgende Aufgaben sein: • Festzustellen, welche Schwachstellen in der Organisation der Verwaltung dafür verantwortlich sind, dass die Missstände im Bereich des Forderungseinzugs bzw. der Vollstreckung sich über lange Zeit aufbauen konnten, ohne dass das Ausmaß der Missstände erkannt wurde, • zu untersuchen, ob die vom Bürgermeister inzwischen getroffenen organisatorischen Maßnahmen ausreichend sind, die Entstehung solcher Missstände zukünftig zu verhindern und • ggf. Vorschläge zu unterbreiten für weitere Maßnahmen, die einen ordnungsgemäßen Forderungseinzug bzw. eine ordnungsgemäße Vollstreckung sichern. Vorgehensweise Zunächst haben wir eine Schwachstellenanalyse durchgeführt. Wir sind dabei wie folgt vorgegangen: • Interviews • mit allen Beschäftigten in der Vollstreckung, • mit der Verantwortlichen der Zahlungsabwicklung, • mit dem Leiter der Rechnungsprüfung, • mit dem Bürgermeister. • Auswertung • der Berichte der örtlichen Rechnungsprüfung seit dem Jahr 2004, Seite 3 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 • des Berichts über die überörtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung der Stadt Erftstadt aus dem Jahr 2008, • aus dem Finanzprogramm und dem integrierten Vollstreckungsmodul. • Analyse • der Dienstanweisung Nr. 46 „Geschäftsanweisung gemäß § 31 GemHVO NRW zur Regelung der Finanzbuchhaltung für die Stadt Erftstadt“ vom 23. November 2010, • der Dienstanweisung Nr. 6 „Stadtkasse Erftstadt“ vom 06. April 1999, • der Dienstanweisung Nr. 10/4 „Stundung, Niederschlagung und Erlass von städtischen Forderungen“ vom 16. Juli 2013 sowie • der Dienstanweisung Nr. 44 „für das Anordnungswesen der Stadt Erftstadt - Kernhaushalt“ vom 01. September 2012. • Erfassung und Darstellung • der bisherigen Arbeitsprozesse in der Vollstreckung, • des bisherigen internen Kontrollsystems in der Vollstreckung. Anschließend haben wir die bereits getroffenen Maßnahmen zur Verbesserung der Aufbau- und Ablauforganisation bewertet und Vorschläge für weitere Maßnahmen erarbeitet. Ergebnis der Beratung Zusammenfassung Die Missstände in der Vollstreckung der Stadt Erftstadt haben sich über Jahre hinweg aufbauen können, weil vielfache Hinweise (zeitnahe, kontinuierliche Bearbeitung der Vollstreckungsfälle oftmals nicht erfolgt, keine Führung von Restelisten) nicht genügend berücksichtigt wurden. Zusammen mit mangelnder Qualität der Arbeit, veralteten Strukturen (Außendienst vor Innendienst) und nur unzureichender Nutzung der modernen Möglichkeiten (Vollstreckungsmodul) haben sich daraus erhebliche Rückstände ergeben. Die bislang ergriffenen organisatorischen Maßnahmen sind zwar geeignet, aber darüber hinaus sind weitere Maßnahmen erforderlich, um die Entstehung solcher Missstände zukünftig zu verhindern. Mit einem neuen Bürgermeister, einem neuen Kämmerer und einer neuen Gruppenleitung sowie den bereits ergriffenen und noch umzusetzenden Maßnahmen sollte die Vollstreckung der Stadt Erftstadt innerhalb von zwei bis drei Jahren wieder in der Lage sein, die laufende Sachbearbeitung ohne größere Rückstände im laufenden Jahr zu bearbeiten. Seite 4 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Schwachstellenanalyse Um einen ordnungsgemäßen Betrieb in der Zahlungsabwicklung bzw. speziell in der Vollstreckung zu gewährleisten, ist eine ausreichende personelle Besetzung erforderlich. Die Mitarbeiter sollten entsprechend qualifiziert sein. Ausgehend von den Berichten der örtlichen Rechnungsprüfung, aus den Interviews und den weiteren oben aufgeführten Unterlagen hat die GPA NRW die personelle Besetzung in der Vollstreckung seit dem Jahr 2002 bis zum Zeitraum der Beratung untersucht. Dabei wurde vor allem auf die Tabelle zurückgegriffen, die für den Finanz- und Personalausschuss vom 01. April 2014 von der Verwaltung aufgestellt wurde. Der Betrachtungszeitraum wurde nicht in die Vergangenheit erweitert, da weder die Berichte der örtlichen noch der überörtlichen Prüfung dazu einen Anlass gaben. Die Übersicht zu der Entwicklung in den einzelnen Jahren ist am Ende des Berichtes dargestellt. Die wichtigsten Ergebnisse der Rechnungsprüfung sowie weitere organisatorische Maßnahmen vervollständigen diese Übersicht. Folgende Faktoren störten nach ihrem zeitlichen Ablauf einen ordnungsgemäßen Betrieb oder nahmen zumindest darauf Einfluss: • Im Mai 2003 erfolgte ein Wechsel in der Stelle des Kassenverwalters. • Im Vollstreckungs-Innendienst wurde eine vakante Stelle Ende 2004 nicht neu besetzt, so dass der Innendienst mehrere Monate lediglich mit einer Stelle besetzt war. Der Stelleninhaber hatte zudem die Funktion des Sachgebietsleiters Vollstreckung. • Von September 2008 bis März 2009 war die Stelle des/r Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung (bis 31.12.2007 Kassenleiter) unbesetzt. Die Ausschreibung erfolgte zunächst intern, anschließend extern mit Bewerbungsfrist 12. Dezember 2008. • Die stellvertretende Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung schied Mitte 2010 aus, eine Nachbesetzung der Stelle erfolgte nicht. Folgende organisatorische Maßnahmen haben den Betrieb beeinflusst: • Das neue Kassenverfahren KIRP wird in 2003 eingesetzt, das alte Kassenverfahren TKA aber parallel noch beibehalten. Das Vollstreckungsprogramm AVVISO wird in 2004 installiert und das alte Kassenverfahren abgeschaltet. Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 30. September 2004 wird auf Seite 5.9 darauf hingewiesen, dass der letzte Mahnlauf vom 15. November 2003 datiert. Zudem erfolgten auf den Sachkonten keine Mahnungen. • 2008 wechselt die Stadt Erftstadt in das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF). • 2012 wird das neue Finanzprogramm INFOMA eingeführt. Zusammen mit dem integrierten Vollstreckungsmodul wird sowohl das Programm KIRP als auch das Vollstreckungsprogramm AVVISO sukzessive abgelöst. Seite 5 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Verwaltungsgliederung Im Jahr 2008 wurden die Ämter 20 und 21 zum Amt „Allgemeiner Finanzdienst“ zusammengelegt. Bereits zuvor als Amt 21 – Kasse -, aber auch seitdem als Abteilung 210 – Zahlungsabwicklung und Vollstreckung – war die Zuordnung gemäß Verwaltungsgliederungsplan zum Dezernat 1 – Bürgermeister bestimmt. Zwar wurde die Leitung dem Kämmerer übertragen, da dieser allerdings keine Beigeordnetenfunktion hatte, war er selber wiederum dem Dezernenten 1, dem Bürgermeister, unterstellt. Mit der Wahl von Herrn Dr. Rips am 30. August 2009 änderte sich an dieser Zuordnung nichts. Erst mit der Wahl von Herrn Erner am 09. Juni 2013 wurden Veränderungen vorgenommen. Die Verwaltungsgliederung wurde durch die Aufteilung auf vier Dezernate erheblich verändert. Der Allgemeine Finanzdienst wurde aus dem Dezernat des Bürgermeisters in das Dezernat des neuen Kämmerers zu dessen Amtsantritt am 01. Mai 2014 verlagert. Interne Gliederung Die Stadtkasse bzw. Zahlungsabwicklung hat intern klare Aufgabenabgrenzungen zwischen der Zahlungsabwicklung im engeren Sinne (i. e. S.) und der Vollstreckung. In der Zahlungsabwicklung i. e. S. werden mit neun Beschäftigten mit 7,88 Vollzeit-Stellen bzw. zukünftig mit 8,38 Vollzeit-Stellen vor allem die Ein- und Auszahlungen gebucht, die Konten gepflegt und die Mahnläufe vorgenommen. Die faktische Erhöhung ergibt sich durch die Zuweisung der Gruppenleitung für die Vollstreckung. Der bisher veranschlagte Stellenanteil von etwa 50 Prozent der Stelle der Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung steht damit in der Zahlungsabwicklung i. e. S. zur Verfügung. In der Vollstreckung werden mit sieben Beschäftigten mit 6,38 Vollzeit-Stellen bzw. zukünftig mit 6,61 Vollzeit-Stellen die Aufgaben der Vollstreckung wahrgenommen. Hinzu kommen befristet seit Oktober 2013 zwei Teilzeitkräfte mit zusammen 0,77 Stellen. Die Befristung wurde bis Juni 2015 verlängert. Ergebnis Schwachstellenanalyse Verschiedene Faktoren haben zu den Missständen im Bereich der Vollstreckung beigetragen: Feststellung Eine interne Kontrollfunktion wurde weitgehend nicht mehr wahrgenommen. Der Wechsel des Kassenverwalters fast zeitgleich mit dem Wechsel des Finanzprogramms im Jahr 2003 führte dazu, dass die bis dahin sehr stringente Kontrollfunktion mit monatlichen Listen über die offenen Forderungen in der Vollstreckung einerseits nicht mehr für erforderlich gehalten wurde, andererseits nicht mehr in der einfachen Form möglich war. Feststellung Der Anstieg der offenen Forderungen in der Vollstreckung wurde durch verspätete Mahnläufe und verzögerte Stellennachbesetzung begünstigt. Seite 6 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Der erste wesentlich verspätete Mahnlauf nach Einführung des neuen Finanzprogramms, zudem das Ausscheiden eines Mitarbeiters in der Vollstreckung mit verzögerter Nachbesetzung Ende 2004/Anfang 2005 führte zu einem erheblichen Anstieg der offenen Forderungen in der Vollstreckung. Feststellung Das Vollstreckungsprogramm AVVISO wurde nicht vollständig genutzt. Ein Teil der städtischen Forderungen wurde nicht vollstreckt. Im Vollstreckungsprogramm AVVISO wurden die CPD-Konten nicht eingebucht. Demnach fehlen Forderungen im Vollstreckungsprogramm, die demzufolge nicht beigetrieben werden können. Feststellung In der Vollstreckung wurde bislang das Prinzip Außendienst vor Innendienst angewendet. Sofern Mahnungen erfolglos sind, werden im Vollstreckungslauf Vollstreckungsaufträge erstellt. Diese werden bisher zunächst von den Vollziehungskräften im Außendienst bearbeitet. Sie erstellen Pfändungsaufträge oder versuchen, die Schuldner zu Hause zu erreichen. Erst wenn diese Maßnahmen erfolglos waren, werden die Vollstreckungsaufträge an den VollstreckungsInnendienst weitergeleitet, um von dort weiter bearbeitet zu werden. Feststellung Die Dokumentation ist in der Vollstreckung der Stadt Erftstadt unzureichend. Das erschwert in erheblichem Maße die Zusammenarbeit zwischen Vollstreckungs-Innen- und Außendienst. So fehlen teilweise Informationen zu Verfahrensständen, die bei Auskunftsersuchen erforderlich wären. Das macht dann weitere Nachfragen bei den einzelnen Sachbearbeitern/innen erforderlich. Feststellung Bei Einführung des NKF erfolgten die Mahn- und Vollstreckungsläufe erheblich verspätet. Mit Einführung des NKF erfolgten wiederum verspätete Mahn- bzw. Vollstreckungsläufe, was erneut zu einem Anstieg der offenen Forderungen in der Vollstreckung führte. Feststellung Die Stelle der/des Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung blieb mehrere Monate unbesetzt. Feststellung Die Stelle der/des stellvertretenden Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung blieb mehrere Jahre unbesetzt. Die Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung konnte daher ihre Overhead-Aufgaben nur unvollständig wahrnehmen. Unter Overhead verstehen wir folgende Teilaufgaben: - Führungs- und Leitungsfunktionen, - Aufgaben- und Postverteilung, Seite 7 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 - Grundsatzangelegenheiten, - Durchführung dienstlicher Besprechungen, - Entscheidungsfindung bei komplexen Sachlagen, - Unterschriften, - Organisations- u. Personalmaßnahmen (Aufgabenzuschnitte, Organisationsentwicklung usw.), - Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Mitarbeitergesprächen, - Beurteilungen (LOB), - Entscheidungen über Personalentwicklungsmaßnahmen usw. Feststellung Trotz Beschluss im Rechnungsprüfungsausschuss wurden die Einsatzgebiete der Vollziehungskräfte nicht gewechselt. Ein beabsichtigter Wechsel des Einsatzgebietes der Vollziehungskräfte im Außendienst im Rahmen der Korruptionsvorbeugung erfolgte bislang nicht. Feststellung Mit Einführung des Finanzprogramms INFOMA erfolgten verspätete Mahn- und Vollstreckungsläufe. Nach dem Wechsel in das neue Finanzprogramm INFOMA erfolgten erneut deutlich verspätete Mahn- und Vollstreckungsläufe. Organisatorische und weitere Maßnahmen der Stadt Erftstadt Seit Erscheinen des örtlichen Prüfberichts 2011 am 15. Oktober 2013 wurden folgende organisatorische Maßnahmen durchgeführt: • Zwei zusätzliche Teilzeitkräfte mit jeweils 15 Wochenstunden werden zur Prüfung und Aufarbeitung der Rückstände in der Vollstreckung im Oktober 2013 eingesetzt, ursprüngliche Befristung bis 30. Juni 2014, aktuell verlängert bis 30. Juni 2015; • eine zusätzliche Teilzeitkraft mit 30 Wochenstunden wird zum 07. April 2014 als stellvertretende Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung und als Gruppenleiterin Vollstreckung eingesetzt. Darüber hinaus • erfolgte eine Überprüfung möglicher dienstrechtlicher Konsequenzen, • erfolgte Strafanzeige bei der Staatsanwaltschaft Köln, • erfolgte die Anmeldung möglicher Schäden bei der Eigenschadensversicherung, • erfolgte der Beratungsauftrag an die GPA NRW und Seite 8 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 • wird der Einsatz eines Dokumentenmanagements im Bereich der Vollstreckung vorbereitet. Ergebnis der bisherigen organisatorischen Maßnahmen Die befristete Zuweisung (und Weiterbeschäftigung) der beiden Teilzeitkräfte ist unerlässlich, um die bestehenden Rückstände möglichst zeit- und sachgerecht bearbeiten zu können. Allerdings muss bezweifelt werden, ob die 30 Wochenstunden ausreichen werden, um dieses Ziel tatsächlich zeitgerecht zu erreichen. Um Aufschluss darüber zu erhalten, wieviel „Alt“-Schuldner erreicht werden könnten, kann die Übersicht des Rechnungsprüfungsamtes über die offenen Posten bis 2011 mit einer Gesamtzahl von 30.050 Posten zugrunde gelegt werden. Zunächst war vereinbart worden, die offenen Posten bis einschließlich 2009 aufzuarbeiten (s. Seite 2 Vorlage V 147/2014 vom 19. März 2014 für den Finanz- und Personalausschuss). Damit sind 17.069 Posten mit einem Volumen von 2.470.691,33 Euro zu berücksichtigen. Diese sind 2.196 Schuldnern (= 12,87 Prozent der Posten) zuzuordnen. Nachfolgende Tabelle enthält die Zusammenfassung der Bearbeitung zum Stand 18. März 2014 sowie die aktualisierte Zusammenfassung zum 02. Juli 2014. Übersicht über die laufende Bearbeitung der Rückstände in der Vollstreckung (fällig bis 31. Dezember 2009) Bearbeitungsstand Anteil an Gesamt in Prozent Stand am 18. März 2014 Stand am 02. Juli 2014 Posten Euro Posten Euro Posten Euro 1.688 320.345,18 2.691 502.167,73 15,77 20,32 Ausbuchung Nebenforderungen bzw. Kleinbeträge 45 313,75 169 1.100,14 0,99 0,04 Bezahlt 67 1.464,68 71 1.599,57 0,42 0,06 Verjährt 506 45.789,73 879 97.529,26 5,15 3,95 unbekannt verzogen 42 1.907,80 72 6.493,40 0,42 0,26 verstorben 79 1.990,86 82 2.390,77 0,48 0,10 Insolvenz 322 97.646,66 553 209.762,42 3,24 8,49 85 91.354,35 85 91.354,35 0,50 3,70 411 73.466,08 400 62.899,22 2,34 2,55 52 1.251,18 52 1.251,18 0,30 0,05 8 1.092,55 8 1.092,55 0,05 0,04 71 4.067,54 320 26.694,77 1,87 1,08 bearbeitete Posten gesamt Fremde Forderungen (Amtshilfen) Laufende Bearbeitung Ausland ungerechtfertigte Forderung unpfändbar Nach Auskunft der Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung kommen etwa weitere 1.000 Posten dazu. Es handelt sich hierbei im Regelfall um niederzuschlagende Forderungen. Die abschließende Bearbeitung durch die Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung steht noch aus. Festgelegt ist, dass lt. Seite 3 V147/2014 diese Niederschlagungsverfügungen zunächst Seite 9 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 durch die Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung sowie das Rechnungsprüfungsamt kontrolliert und dann endgültig aus dem Forderungsbestand ausgebucht werden. Nach den aktuellen Unterlagen der Zahlungsabwicklung konnten im Zeitraum 18. Juli 2013 bis 02. Juli 2014 etwa 3.700 Posten bearbeitet werden. Dies entspricht monatlich etwa 320 Posten. Die verbleibenden 14.400 Posten sind jedoch aufgrund der drohenden Verjährung spätestens bis zum 31. Dezember 2014 zu überprüfen. Empfehlung Die Stadt Erftstadt sollte zur Vermeidung der Verjährung kurzfristig die personelle Besetzung in der Vollstreckung befristet bis zum 31.12.2014 um eine Stelle erhöhen. Nach der Vorlage V 147/2014 waren bereits alle Forderungen aus dem Jahr 2008 auf drohende Verjährung überprüft worden. Die Forderungen aus 2009 sollen im laufenden Jahr 2014 ebenfalls alle überprüft werden. Ob dies tatsächlich erreichbar ist, ist nach der obigen Auswertung allerdings zweifelhaft, da die Anzahl der Posten (Fälle) für 2008 – 2009 mit 8.140 zum Stand 18. Juli 2013 und 6.923 zum Stand 18. März 2014 angegeben war. Die Wiederbesetzung der Stelle der stellvertretenden Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung (unbesetzt seit Mitte 2010) bzw. der Gruppenleitung Vollstreckung (unbesetzt seit Ende 2004) ist positiv zu bewerten und war unbedingt erforderlich. Das örtliche Rechnungsprüfungsamt hatte in verschiedenen Prüfungen darauf hingewiesen, dass keine ordnungsgemäße Vertretungsregelung gewährleistet sei. Das betrifft vor allem die Leitung der Zahlungsabwicklung. Die Leitung der Stadtkasse mit 16 Beschäftigten beinhaltet auch einen angemessenen Anteil an Leitungsfunktion. Vor allem die aktuellen Abläufe in der Vollstreckung mit der erforderlichen fachlichen Einbindung führen aber dazu, dass diese nur unvollständig wahrgenommen werden kann. Die Verlagerung aller mit der Vollstreckung in Zusammenhang stehenden Tätigkeiten führt zu einer erheblichen Entlastung. Die Überprüfung dienstrechtlicher Konsequenzen, die Strafanzeige bei der Staatsanwaltschaft sowie die Anmeldung möglicher Schäden bei der Eigenschadensversicherung und der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems waren nicht Gegenstand der Beratung. Empfehlungen für weitere Maßnahmen Ggf. sollen Vorschläge für weitere Maßnahmen zur Sicherung eines ordnungsgemäßen Forderungseinzuges bzw. einer ordnungsgemäßen Vollstreckung unterbreitet werden. Aus Sicht der GPA NRW werden folgende Maßnahmen vorgeschlagen: • Nutzung der Reform der Sachaufklärung, • Innendienst vor Außendienst, • Verbesserung der Bearbeitung der Rückstände, • Verzicht auf Heimarbeit, Seite 10 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 • automatisierter, zentraler, zweiwöchentlicher Mahnlauf und Vollstreckungslauf, • Neuverteilung der Zuordnung im Innendienst, • Neuverteilung der Zuordnung im Außendienst, • Bessere Nutzung des Vollstreckungsprogramms, • regelmäßige Dienstbesprechungen. Die Reihenfolge der vorgeschlagenen Maßnahmen beinhaltet keine Wertung. Nutzung der Reform der Sachaufklärung Mit der Reform der Sachaufklärung in der Zwangsvollstreckung wurden den Kommunen zum 01. Januar 2013 Instrumente an die Hand gegeben, die einen wesentlich besseren Zugang zu den Schuldnern erlauben. Hier ist vor allem die Vermögensauskunft zu nennen. Im alten Vollstreckungssystem stand die eidesstattliche Versicherung am Ende der Vollstreckungsmaßnahmen. Im Gegensatz dazu kann die Vermögensauskunft als Einstieg der kommunalen Vollstreckung gegen alle Schuldner genutzt werden, die noch nicht als insolvente Schuldner gemeldet sind. Zugleich wird der Druck gegen den Schuldner durch die mögliche Eintragung in das neue, bundesweit zentral geführte Schuldnerverzeichnis noch erhöht. Im Verwaltungsvollstreckungsgesetz NRW wurde ein Optionsrecht eingeräumt. Damit haben die Kommunen die Wahl, die Vermögensauskunft selbst abzunehmen oder sich der Gerichtsvollzieher zu bedienen. Sofern der Gerichtsvollzieher mit der Durchführung beauftragt wird, nimmt sich die Kommune die Steuerungsmöglichkeit und den direkten Zugriff auf den Schuldner. Daher kommt für die Stadt Erftstadt nur die Abnahme der Vermögensauskunft durch eigene Kräfte in Betracht. Um die notwendigen personellen Ressourcen zu erhalten, sollten die beiden Vollziehungskräfte im Außendienst einen Teil ihrer Tätigkeit im Innendienst verrichten. Sofern möglich und durch Termingestaltung erforderlich, sollte immer mindestens eine Vollziehungskraft in der Verwaltung sein. Zur einheitlichen Vorgehensweise aller Beschäftigten der Stadt Erftstadt in der Vollstreckung ist ein klares und verbindliches Regelwerk zum internen Ablauf des Verfahrens aufzustellen. Dabei ist zu beachten, dass die Gruppenleitung Vollstreckung vollständig in den Prozess eingebunden ist, um ihre Kontrollfunktion wahrnehmen zu können. Dazu gehören u. a. offene dienstliche elektronische Kalender, die Auskunft über anstehende Termine mit Schuldnern geben. Jeder Kontakt mit einem Schuldner ist im Vollstreckungsverfahren für alle am Verfahren Beteiligten nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Termine gegenüber Schuldnern sind im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten eng zu setzen und einzuhalten. Innendienst vor Außendienst Wie bereits im vorigen Punkt ausgeführt, werden durch die Reform der Sachaufklärung die Aufgaben des Vollziehungs-Innendienstes nochmals erweitert. Vor allem aber werden die Innendienstmaßnahmen an den Anfang der Vollstreckung gestellt, so dass vor allem bei neuen Schuldnern eine Außendiensttätigkeit zunächst nicht in Betracht kommt. Aber auch die „Alt“- Seite 11 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Schuldner können nunmehr durch Innendienstmaßnahmen effektiver erreicht werden als durch den immer mit zeitlichem Aufwand für die Fahrtätigkeit verbundenen Vollziehungs-Außendienst. Verbesserung der Bearbeitung der Rückstände Wie bereits zuvor dargestellt, erscheint eine Überprüfung aller Fälle aus den Jahren aus 2009 und früher bis zum 31. Dezember 2014 nicht ohne zusätzliches Personal realistisch. Sollte dies nicht zeitgerecht umgesetzt werden können, ist eine Optimierung nach bestimmten Kriterien notwendig. So kann sich z. B. an der Höhe der jeweiligen Forderungen orientiert werden. Verzicht auf Heimarbeit Um den Vollziehungs-Innendienst zu verbessern, ist eine höhere Präsenz des VollziehungsAußendienstes in der Verwaltung unerlässlich. Die Abnahme der Vermögensauskunft ist durchzuführen. Zudem sind weitere Termine mit Schuldnern wahrzunehmen. Zusätzlich sollte das Telefon-Inkasso als ein weiteres Mittel im Einzelfall angewendet werden. Weiterhin sind verschiedene Recherchen, z. B. Wohnsitzermittlungen, einfacher in der Verwaltung durchführbar. Dort ist der direkte Zugriff auf die Einwohnermeldedaten möglich. Automatisierter zentraler zweiwöchentlicher Mahnlauf und Vollstreckungslauf Die beim Wechsel von KIRP nach INFOMA aufgetretenen Probleme mit den vielen ungeklärten Zahlungseingängen sind weitgehend gelöst. Zur weiteren Verbesserung hat in der Geschäftsbuchführung eine strikte frühzeitige Buchung aller Belege zu erfolgen, um sofortige Zuordnungen in der Zahlungsabwicklung zu ermöglichen. Zudem sind die einzelnen Dienststellen auf die Regelungen für die Debitorenbuchhaltung (Ziffer 3.2 der Dienstanweisung Nr. 46) hinzuwiesen. Damit die Zahlungsabwicklung alle Ansprüche rechtzeitig geltend machen und einziehen kann, sind diese unmittelbar dezentral in den Fachämtern zu erfassen. Ziel ist, die Mahnläufe zentral durch die Kommunale Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur (KDVZ) durchführen zu lassen. Diese sollten dann automatisiert im zweiwöchentlichen Rhythmus erfolgen und die Mahnungen sollten unmittelbar durch die KDVZ versendet werden. Im Anschluss daran sollte zwei Wochen später dann der jeweilige Vollstreckungslauf erfolgen. Im Rahmen der Beratung wurde bereits eine erhebliche Veränderung umgesetzt. Bisher erfolgte eine Zuordnung nach dem jeweiligen Einsatzgebiet der jeweiligen Vollziehungskraft im Außendienst. Zukünftig erfolgt nach dem weiter oben bereits beschriebenen Punkt „Innendienst vor Außendienst“ die Verteilung der Vollstreckungsaufträge an die Sachbearbeiter/innen im Innendienst. Dort sollen alle notwendigen Informationen über die Schuldner und die verschiedenen gegen sie bestehenden Forderungen vorliegen. Zurzeit werden die Voraussetzungen dafür geschaffen, alle gegen einen Schuldner bestehenden Forderungen bündeln zu können und dem Schuldner so auch im Sinne des § 10 Verordnung zur Ausführung des Verwaltungsvollstreckungsgesetzes (Ausführungsverordnung VwVG - VO VwVG NRW) entgegenzukommen. Nach Absatz 2 Satz 2 und 3 entsteht die Gebührenschuld nur einmal, wenn dieselbe Maßnahme der Vollstreckung mehrerer Forderungen dient. Sie richtet sich dann nach der Summe der Forderungen. Seite 12 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Durch die Einbindung der Gruppenleitung Vollstreckung ist gewährleistet, dass einerseits die Arbeitsbelastung besser verteilt wird, andererseits die Arbeitsergebnisse zeitgerecht eingefordert werden. Damit wird dann auch einem zentralen Punkt der örtlichen Rechnungsprüfung entsprochen. Neuverteilung der Zuordnung im Innendienst Die verschiedenen bestehenden Forderungen beinhalten auch die Amtshilfeersuchen von anderen Kommunen. Wie bereits im Bericht über die überörtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung der Stadt Erftstadt 2008 auf Seite 30 festgestellt wurde, ist die Aufteilung der Bearbeitung bzw. Eingabe von eigenen und fremden Ersuchen nicht optimal. Die fremden Ersuchen werden zentral von einer Person in das Vollstreckungsprogramm eingegeben. Eine Vertretungsregelung besteht nicht. Damit ist eine gleichmäßige Auslastung auf der Stelle nicht gewährleistet. Es wurde bereits damals empfohlen, die Vollstreckung im Innendienst nach anderen sachlichen Gesichtspunkten aufzuteilen. Sofern die Stadt Erftstadt die Aufteilung nach Buchstaben vornimmt, kann mit den eingehenden Amtshilfeersuchen in gleicher Weise umgegangen werden. Ziel muss sein, eine gleichmäßige Verteilung der Arbeit auf alle vier Sachbearbeiter/innen zu erreichen. Im Rahmen der Korruptionsvorbeugung sollte die personelle Zuordnung durch eine Neuverteilung der Buchstaben in einem angemessenen Rhythmus (z. B. alle zwei Jahre) geändert werden. Neuverteilung der Zuordnung im Außendienst Zunächst sollte baldmöglichst die Umsetzung des TOP 13 aus der Rechnungsprüfungsausschusssitzung vom 08. Dezember 2011 erfolgen und die Einsatzgebiete der Vollziehungskräfte im Außendienst getauscht werden. Dabei handelt es sich um eine erprobte Maßnahme im Rahmen der Korruptionsvorbeugung. Ein solcher Wechsel sollte dann analog dem Innendienst in einem angemessenen Rhythmus (z. B. alle zwei Jahre) erfolgen. Weiterhin sollte konsequent das Ziel verfolgt werden, den Vollziehungs-Außendienst nur noch dann einzusetzen, wenn Innendienst-Maßnahmen zu keinem Erfolg geführt haben. Die zuvor angeführte Abnahme der Vermögensauskunft sollte auf die beiden Vollziehungskräfte übertragen werden. Damit wird auch zukünftig eine Auslastung der Vollziehungskräfte im Außendienst erreicht. Bessere Nutzung des Vollstreckungsprogramms Das in das Finanzprogramm INFOMA integrierte Vollstreckungsmodul bietet vielfältige Möglichkeiten, die bislang nur rudimentär genutzt werden. Um eine einheitliche verbesserte Sachbearbeitung in der Vollstreckung zu erreichen, sollte vor allem auf folgende Punkte Wert gelegt werden: • Strukturierter Maßnahmenkatalog zur flexiblen Steuerung der Arbeitsabläufe, • Akten- oder schuldnerbezogenes Arbeiten inkl. Schuldnergemeinschaften, Seite 13 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 • Berechnung von Verzugszinsen, Säumniszuschlägen, Gebühren, • automatisierte Erstellung sämtlicher Schreiben, • flexibles Wiedervorlagesystem, • lückenlos geführte Aktenhistorie. Regelmäßige Dienstbesprechungen durchführen Für eine verbesserte Sachbearbeitung ist die Einbindung sämtlicher Beschäftigten in der Vollstreckung unerlässlich. Um gleiche Vorgehensweise zu gewährleisten, bieten sich regelmäßige Dienstbesprechungen zu festgelegten Terminen an. Dort sollen rechtliche Veränderungen oder technische Neuerungen besprochen und Einzelprobleme gemeinsam gelöst werden. Unterstützt durch Auswertungen kann aufgezeigt werden, wie erfolgreich die Vollstreckung in einer bestimmten Periode war. Es sollten operative Ziele vereinbart werden. Begleitende Maßnahmen Auch in anderen Bereichen der Verwaltung sollten Veränderungen vorgenommen werden, durch die ein ordnungsgemäßer Forderungseinzug erreicht werden kann. • In jedem Bereich der Verwaltung sollten die Möglichkeiten einer sofortigen Zahlung der entstehenden Gebühr oder des Leistungsentgelts überprüft werden. So sollten z. B. Marktstandsgebühren vor der Entstehung der Leistung eingezahlt sein. In Fällen von Vermietung und Verpachtung kann auch mit einer Kaution in Höhe der voraussichtlich entstehenden Verbräuche gearbeitet werden. • Die sofortige Erstellung einer Anordnung geht damit zwingend einher. • Die Dienstanweisung Nr. 6 der Stadtkasse Erftstadt sollte in die Dienstanweisung Nr. 46 – Geschäftsanweisung gemäß § 31 GemHVO NRW zur Regelung der Finanzbuchhaltung für die Stadt Erftstadt - integriert werden. Die Dienstanweisung Nr. 6 ist noch auf der Grundlage der nicht mehr geltenden Gemeindekassenverordnung NRW aufgebaut, während die Dienstanweisung Nr. 46 auf der aktuellen Rechtsgrundlage beschlossen wurde. Im Rahmen der Beratung wurde bereits darauf hingewiesen, dass inhaltlich noch Veränderungen bzw. Klarstellungen vorgenommen werden müssen. • Die Dienstanweisung Nr. 10/4 – Stundung, Niederschlagung und Erlass von städtischen Forderungen enthält bislang lediglich die Ermächtigung des Bürgermeisters zur Entscheidung. Die jeweiligen Grundlagen sowie das jeweilige Verfahren zu den einzelnen Teilbereichen sind nicht geregelt. Wie bereits im Bericht über die überörtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung 2008 Seite 39 empfohlen, sollten die gesamten Regelungen im Zusammenhang mit Stundung, Niederschlagung und Erlass in die Dienstanweisung nach § 31 GemHVO NRW integriert werden. • Um die Abläufe zwischen Zahlungsabwicklung i. e. S. und der Vollstreckung zu verbessern, sollten mögliche Lücken in der korrekten Anwendung des Finanzprogramms durch eine aktuelle Schulung soweit wie möglich geschlossen werden. Seite 14 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Personelle Ausstattung Um die angemessene personelle Ausstattung der Vollstreckung der Stadt Erftstadt sachgerecht einschätzen zu können, sind konkrete Zahlen aus dem Vollstreckungsprogramm erforderlich. Die überörtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung und der Vollstreckung der Kommunen in Nordrhein-Westfalen wird auf der Grundlage von Hauptforderungen durchgeführt. Die Stadt Erftstadt hat sich bei der Einführung des neuen Finanzprogramms INFOMA dafür entschieden, das Vollstreckungsmodul nach Akten aufzubauen. In einer Akte sind verschiedene Hauptforderungen eines Schuldners zusammengefasst. Daher ist keine generelle Vergleichbarkeit zwischen den Daten der Stadt und den vorliegenden Vergleichswerten und Kennzahlen möglich. Hinzu kommt, dass bisher nur ein volles Jahr als Referenzjahr vorliegt, da im Jahr 2012 der erste Mahnlauf erst im Oktober erfolgte. Die Statistik des Vollstreckungsmoduls weist 4.861 eigene Vollstreckungsforderungen und 3.340 Amtshilfeersuchen für das Jahr 2013 aus. Gemäß der Statistik konnten in 2013 lediglich 2.113 eigene sowie 1.805 fremde Forderungen erledigt werden. Dabei sind in dieser Auswertung die Altfälle aus den Jahren bis 2011 nicht enthalten. Daraus ergeben sich folgende Kennzahlen und deren Einordnung im interkommunalen Vergleich: Die Vollstreckung der Stadt Erftstadt konnte 614 Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle in der Vollstreckung erledigen. Dieser Wert liegt um 40 Prozent unterhalb des interkommunalen Mittelwertes von 1.018. In 2013 entstanden 1.285 Vollstreckungsforderungen je Vollzeit-Stelle in der Vollstreckung. Dieser Wert überschreitet den interkommunalen Mittelwert von 1.203 um knapp sieben Prozent. Problematisch ist aber der sich aus den in 2013 insgesamt entstandenen 8.201 Forderungen gegenüber den in 2013 erledigten 3.918 Forderungen ergebende Überhang. Feststellung In der Vollstreckung der Stadt Erftstadt sind die unerledigten Vollstreckungsforderungen im Jahr 2013 um fast 4.300 gestiegen. Insgesamt bestehen zum 31. Dezember 2013 ohne die Altforderungen bis 2011 etwa 7.300 unerledigte Vollstreckungsforderungen. Die zuvor beschriebenen weiteren Maßnahmen sollten dazu führen, dass die Sachbearbeitung in der Vollstreckung mindestens auf das Niveau des interkommunalen Mittelwertes angehoben werden kann. Dazu ist eine stringente Umsetzung der Maßnahmen erforderlich. Um die Übergangszeit auszugleichen und nicht wieder weitere Rückstände aufzubauen, sollte allerdings befristet für bis zu zwei Jahre eine Stelle in der Vollstreckung zusätzlich besetzt werden. Seite 15 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Übersicht über die Entwicklung in den einzelnen Jahren Haushaltsjahr 2003 • Das neue Kassenverfahren KIRP wird eingesetzt, das alte Kassenverfahren TKA aber parallel noch beibehalten. • Im Mai 2003 erfolgte ein Wechsel in der Stelle des Kassenverwalters. • Die Vollstreckung war durchgehend mit zwei Vollzeit-Stellen im Innendienst und zwei Vollzeit-Stellen im Außendienst besetzt. Haushaltsjahr 2004 • Das Vollstreckungsprogramm AVVISO wird installiert und das alte Kassenverfahren abgeschaltet. Hinweis Erfahrungen in anderen Kommunen haben gezeigt, dass der Wechsel eines Kassenverfahrens vielfach Probleme mit der laufenden Bearbeitung von fälligen Forderungen nach sich zieht. • Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 30. September 2004 wird auf Seite 5.9 darauf hingewiesen, dass der letzte Mahnlauf vom 15. November 2003 datiert. Zudem erfolgten auf den Sachkonten keine Mahnungen. • Im Vollstreckungs-Innendienst wurde eine vakante Stelle Ende 2004 nicht neubesetzt, so dass der Innendienst mehrere Monate lediglich mit einer Stelle besetzt war. Haushaltsjahr 2005 • Durch die zuvor beschriebene personelle Situation wurde im März 2005 eine Neuaufteilung von Tätigkeiten in der Vollstreckung vorgenommen. Forderungspfändungen werden seitdem von den beiden Vollziehungskräften im Außendienst durchgeführt. • Dies sollte einerseits den personell unterbesetzten Vollstreckungs-Innendienst entlasten, andererseits aber auch die Vollstreckung wieder beschleunigen. • Obwohl im Verlauf des Jahres 2005 sowohl eine zusätzliche Stelle im VollstreckungsInnendienst geschaffen als auch die bestehende Stelle nachbesetzt wurde, erfolgte keine Rücknahme dieser Verfügung. • Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 28. Oktober 2005 wird • unter Ziffer 4.11 auf Seite 5.9 darauf hingewiesen, dass es sinnvoll sei, Terminlisten oder Protokolle zur Überprüfung der Vollständigkeit und Zeitnähe von Abbuchungen, Mahnungen und Vollstreckungsaufträgen bereitzuhalten. Seite 16 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 • unter Ziffer 4.12 auf Seite 5.11 mit B1 beanstandet, dass eine kontinuierliche Bearbeitung der – insbesondere älteren - Vollstreckungsfälle oftmals nicht erfolgt. Seitens der Kasse wurden diesbezüglich personelle Engpässe eingeräumt. • unter Ziffer 9 auf Seite 5.16 mit B2 beanstandet, dass die Bearbeitung der Vollstreckungsfälle im Bereich der Amtshilfe teilweise nicht abschließend erfolgt. Haushaltsjahr 2006 • Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 03. November 2006 wird wie schon im Vorjahresbericht • unter Ziffer 4.12 auf Seite 5.10 mit B1 beanstandet, dass eine zeitnahe, kontinuierliche Bearbeitung der Vollstreckungsfälle oftmals nicht erfolgt. Es wird darauf hingewiesen, • dass die Rückläufe der Vollziehungsbeamten nicht zeitnah aufgegriffen werden, • dass früher vereinbarte Ratenzahlungen im Vollstreckungs-Innendienst nicht überwacht werden, • dass ca. 100 anstehende Niederschlagungsfälle rückständig sind. • unter Ziffer 9 auf Seite 5.17 mit B2 beanstandet, dass die Bearbeitung der Vollstreckungsfälle im Bereich der Amtshilfe teilweise nicht abschließend erfolgt. • Laut Kassenverwalter ist eine Personalverstärkung beantragt. • Nach der Personalverstärkung war die Vollstreckung mit 2,78 Vollzeit-Stellen im Innendienst und zwei Vollzeit-Stellen im Außendienst besetzt. Haushaltsjahr 2007 • Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 02. November 2007 wird • unter Ziffer 4.11 auf den Seiten 23.8 und 23.9 auf verzögerte Mahnläufe hingewiesen, • unter Ziffer 4.12 auf Seite 23.10 nochmals empfohlen, anhand einer Resteliste kontinuierlich zumindest einmal jährlich alle älteren Reste intern zu überprüfen, um eventuelle Versäumnisse festzustellen und aufzuarbeiten. • Die Stellenbesetzung in der Vollstreckung ist konstant. Haushaltsjahr 2008 • Die Stadt wechselt in das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF). Seite 17 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 • Mit Verfügung des Bürgermeisters vom 08. Oktober 2008 werden die ehemaligen Ämter 20 und 21 zum „Allgemeinen Finanzdienst“ unter der Leitung des Kämmerers zusammengelegt. Lt. Verwaltungsgliederungsplan ist das neue Amt 20 im Dezernat 1 des Bürgermeisters angesiedelt. • Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 07. April 2009 wird • unter Ziffer 4.11 auf Seite 23.10 darauf hingewiesen, dass zwischen November 2007 und April 2008 keine Vollstreckungsaufträge erteilt wurden, • unter Ziffer 4.12 auf Seite 23.15 beanstandet, dass nach Ausscheiden des damaligen Vertreters des Kassenverwalters in Vollstreckungsangelegenheiten (Ende 2004) nach wie vor kein Vertreter bestellt sei, • unter Ziffer 11 auf Seiten 23.22 und 23.23 mit B6 die nicht ordnungsgemäße Vollstreckungsarbeit beanstandet. • Ab September 2008 bis März 2009 ist die Stelle des/r Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung (bis 31.12.2007 Kassenleiter) unbesetzt. Die Ausschreibung erfolgt zunächst intern, anschließend extern mit Bewerbungsfrist 12. Dezember 2008. • Die Stellenbesetzung in der Vollstreckung ist konstant. Haushaltsjahr 2009 • Die Stelle der Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung wird zum 23. März 2009 wiederbesetzt. • Im Bericht über die überörtliche Prüfung der Zahlungsabwicklung durch die GPA NRW vom 09. Januar 2009 wurde u. a. • auf die Problematik hingewiesen, dass nicht für alle Forderungen automatische Mahnläufe generiert werden konnten, • sowohl Mahnläufe als auch Vollstreckungsläufe manuell angestoßen wurden, • festgestellt, dass eine Überprüfung der Altfälle im Bereich der fremden Ersuchen offensichtlich weder in 2005 bei der Eingabe in das neue Vollstreckungsprogramm, noch im Zeitraum 2005 bis zum Zeitpunkt der Prüfung 2008 stattgefunden hat, • empfohlen, zu überprüfen, ob § 13 Abs. 2 KostO NRW beachtet wird. Demnach sind die beigetriebenen Beträge zunächst auf die in Ansatz gebrachten Gebühren, sodann auf die übrigen Kosten der Zwangsvollstreckung zu buchen. Hinweis Nach der Übersicht vom April 2014 über die Gesamtzahl der Fälle und den ausdrücklichen Hinweis auf die Anzahl der Fälle mit einem Kleinbetrag unter zehn Euro (insgesamt 13.392 mit einem Forderungsbetrag von 69.916,42 Euro) muss davon ausgegangen werden, dass diese Vorschrift vielfach nicht beachtet wurde. Seite 18 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 • Bei der Bürgermeisterwahl am 30. August 2009 wird Herr Dr. Rips Nachfolger von Herrn Bösche. • Stellenbesetzung in der Vollstreckung liegt nach einer leichten Stundenerhöhung bei 2,85 Vollzeit-Stellen. Haushaltsjahr 2010 • Die stellvertretende Verantwortliche für die Zahlungsabwicklung scheidet aus, eine Nachbesetzung der Stelle erfolgt nicht. • Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 19. Oktober 2010 • wurden unter Ziffer 1.9 auf Seiten 17 bis 21 mit B1 nicht vorhandene Vollstreckungsvorgänge und mit B2 nicht korrekte Verbuchungen von Amtshilfeersuchen beanstandet, • wurde auf Seite 22 nochmals auf die Notwendigkeit einer regelmäßigen Überwachung der Kassenreste hingewiesen. In diesem Zusammenhang wurde auch auf eine Resteliste aus dem Verwarn- und Bußgeldprogramm für die Jahre 2000 bis 2007 hingewiesen. Hinweis Die Rechnungsprüfung hat in jedem Bericht über die Kassenprüfung darauf hingewiesen, dass im Vollstreckungsprogramm AVVISO die sogenannten CPD-Personenkonten nicht eingebucht werden. Demnach fehlen Forderungen im Vollstreckungsprogramm, die demzufolge nicht beigetrieben werden können. CPD-Personenkonten werden regelmäßig als Sammelpersonenkonten für Baugenehmigungsgebühren und für Bußgelder angelegt, um das Personenstammdaten-Management nicht mit Daten zu überlasten. • Durch Stellenwechsel und Verrentung übergangsweise Reduzierung auf zwei VollzeitStellen im Vollstreckungs-Innendienst. Ab August 2011 erfolgt Nachbesetzung mit Erhöhung auf drei Vollzeit-Stellen. Haushaltsjahr 2011 • Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 17. November 2011 wird unter Ziffer 2.7.2 auf den Seiten 17 bis 28 stichprobenartig die Arbeit in der Vollstreckung aufgezeigt. Als Fazit wird gezogen, dass die Vollstreckung noch Defizite zeigt, was eine strukturierte und kontinuierliche Bearbeitung von Forderungen betrifft. • In der Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses vom 08. Dezember 2011 wurde unter TOP 13 darauf hingewiesen, dass dem Vorschlag des RPA folgend ein Wechsel der Zuständigkeitsbezirke der Vollziehungsbeamten ab Januar 2012, zeitgleich mit dem Einsatz des neuen Finanzprogramms, vollzogen würde. Hinweis Tatsächlich ist ein solcher Wechsel bis zum Zeitpunkt der Beratung nicht erfolgt. Seite 19 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Haushaltsjahr 2012 • Das neue Finanzprogramm INFOMA wird eingeführt. • Zusammen mit dem integrierten Vollstreckungsmodul wird sowohl das Programm KIRP als auch das Vollstreckungsprogramm AVVISO sukzessive abgelöst. • Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 17. Oktober 2012 wird unter Ziffer 2.4.11 auf Seite 11 mit B2 beanstandet, dass für den Zeitraum von zehn Monaten keine Mahnläufe erfolgt sind. • Das wurde seitens der Zahlungsabwicklung hauptsächlich mit der großen Zahl von ungeklärten Zahlungseingängen erklärt. Hinweis Wie bereits bei der Einführung von KIRP im Jahr 2003 ist die Umstellung auf ein neues Finanzprogramm vielfach mit Problemen verbunden, die eine geordnete aktuelle Bearbeitung verhindern. • Auf Seite 12 des Berichts wird auf die manuelle Mahnung bei verschiedenen Einnahmearten hingewiesen. Demnach liegen noch drei Ordner mit alten Restebelegen (z. B. Baugebühren) vor. Mit einer endgültigen Überprüfung seitens der Stadtkasse wird Ende 2012 gerechnet. • Zudem griff die Rechnungsprüfung unter Ziffer B 3 auch die manuell zu mahnenden Einnahmearten auf. Dabei stellte sich heraus, dass eine Bearbeitung nicht erfolgt sei. • Weiterhin wird auf Seiten 13 und 14 eine Liste beigefügt, aus der größere Niederschlagungen aufgrund von Verjährungen im laufenden Jahr hervorgehen. Daraus geht hervor, dass entweder keine Unterlagen mehr vorhanden waren oder keine Sachbearbeitung erkennbar war. • Unter Ziffer 2.9.1 wird auf Seite 19 festgestellt, dass seit Januar 2012 die neuen Amtshilfeersuchen nicht in das neue Vollstreckungsmodul im Finanzprogramm INFOMA eingegeben wurden. Lt. Stadtkasse erfolgt die Eingabe seit dem 04. Juli 2012. • In 2012 reduziert sich zunächst die Zahl der Vollzeit-Stellen im VollstreckungsInnendienst auf 2,85, ab August 2012 erfolgt eine zusätzliche Besetzung auf 3,85 Stellen. Haushaltsjahr 2013 • Herr Bürgermeister Dr. Rips schied zum 31. Januar 2013 aus. • Im Bericht der Rechnungsprüfung vom 15. Oktober 2013 wurde unter Ziffer 8 in Teil II auf den Seiten 77 bis 82 der Umgang der Stadtkasse mit der Vollstreckung von Zwangsgeldern beanstandet. • Am 09. Juni 2013 wird der bisherige Beigeordnete Herr Erner zum Bürgermeister gewählt. Seite 20 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 • In der örtlichen Prüfung der Zahlungsabwicklung im Juni 2013 wird festgestellt, dass der erste Mahnlauf des Jahres 2012 erst im September erfolgte. • Weiterhin ergab die Überprüfung unter Ziffer 4.12 auf Seite 147 die folgenden Eckwerte (städtische Forderungen – ohne Amtshilfeersuchen) • 30.050 Offene Posten bis 2011 mit einer Gesamtsumme von 3.643.023,02 Euro, ohne Kleinbeträge unter zehn Euro • 16.118 Offene Posten bis 2011 mit einer Gesamtsumme von 3.573.106,60 Euro. • Unter Ziffer 4.12 wird auf Seite 154 mit B3 beanstandet, dass in einer Vielzahl von Fällen sowohl Akten verschwunden sind als auch erhebliche Verzögerungen der Vollstreckungstätigkeiten offensichtlich sind. • Unbefristete Niederschlagungen in Höhe von 75.000 Euro (bis 08. Juni 2013) waren bereits erforderlich. • Der Kämmerer scheidet zum 31. Juli 2013 aus. • Ab Oktober 2013 werden zwei Teilzeitkräfte mit jeweils 15 Wochenstunden befristet bis 30. Juni 2014 in der Vollstreckung im Innendienst eingesetzt. • Durch eine leichte Stundenerhöhung beläuft sich die Zahl der Vollzeit-Stellen in der Vollstreckung zusammen mit den befristeten Teilzeitkräften auf 4,65. Haushaltsjahr 2014 • Zum 07. April 2014 wird die Stelle der stellvertretenden Verantwortlichen für die Zahlungsabwicklung neu besetzt. Zugleich soll dort die Gruppenleitung für die Vollstreckung angesiedelt werden. • Zum 01. Mai 2014 übernimmt der neue Kämmerer das Dezernat 2. • Die Befristung für die beiden Teilzeitkräfte mit jeweils 15 Wochenstunden wird um ein Jahr bis zum 30. Juni 2015 verlängert. Herne, den 26. August 2014 gez. gez. Dagmar Klossow Johannes Schwarz Abteilungsleitung Projektleitung Seite 21 von 22 Stadt Erftstadt Bereich Vollstreckung 10824 Kontakt Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Heinrichstraße 1, 44623 Herne Postfach 10 18 79, 44608 Herne t 0 23 23/14 80-0 f 0 23 23/14 80-333 e info@gpa.nrw.de i www.gpa.nrw.de Seite 22 von 22