Sitzungsvorlage (Überplanmäßige Bereitstellung von Mitteln im Haushalt 2013 für externe Unterstützung bei der Erstellung der Inventur)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 20/22 Az.: Kn. Jülich, 29.11.2013 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 496/2013 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Stadtrat Termin 05.12.2013 TOP Ergebnisse Überplanmäßige Bereitstellung von Mitteln im Haushalt 2013 für externe Unterstützung bei der Erstellung der Inventur Anlg.: . / . 10/11 Sc. 02.12. 20/22 Kn. 02.12. SD.Net Mu. 03.12. Beschlussentwurf: Im Haushalt 2013 werden beim Sachkonto 11 111 011 01 5291000 „externe Unterstützung Erstellung Inventur“ außerplanmäßige Mittel in Höhe von 36.000 € bereitgestellt. Die Deckung erfolgt aus nicht in Anspruch genommenen Mittel beim Sachkonto 12 122 001 01 5291000 „Aufwendungen nach Bombenfund“. Begründung: Der zeitliche Rahmen für die körperliche Bestandsaufnahme (Inventur) ergibt sich aus § 28 Abs. 1 GemHVO NRW. Danach sind zunächst die im wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres aufzunehmen. Theoretisch müsste demnach jedes Jahr eine Inventur gemacht werden. Zur Vereinfachung heißt es jedoch in Satz 3 desselben Absatzes: „Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle fünf Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen.“ Der Zeitraum leitet sich aus den Grundsätzen ordnungsmäßiger Inventur ab. Die hier favorisierte Lösung ist dabei die sogenannte „vor- und nachverlegte Stichtagsinventur“, die einen Zeitraum um einen bestimmten Stichtag umfasst. Stichtag wäre also in unserem konkreten Fall der 31.12.2013. Der zeitliche Rahmen wird im NKF aus § 241 Abs. 3 Ziffer 1 HGB hergeleitet. Hiernach ist die nachverlegte Stichtagsinventur bis zu zwei Monate (nach Stichtag, bis zum 28.02.2014) zulässig. Bisher wurde davon ausgegangen, dass die notwendige Inventur nach v.g. Grundsätzen mit eigenen Kräften und im Rahmen eines Auszubildendenprojektes bis zum 31.03.2014 erledigt werden kann. Durch verschiedene personell und technisch/sachlich (kein elektronischer Abgleich mit Erstinventur, Austausch vorhandener Etiketten, Ersatz doppelt vorhandener Inventarnummern durch neue) begründete Probleme, kommt bzw. kam es zu zeitlichen Verzögerungen und es ist nunmehr erforderlich, kurzfristig eine anderweitige Lösung zu finden. Der Personalbedarf zur termingerechten Inventur wird auf sechs Personen (drei Teams á 2 Personen wegen des Vier-Augen-Prinzips) für 2-3 Monate geschätzt. Da eigenes Personal für das befristete, kurzfristige Projekt nicht in ausreichender Zahl sowie zeitlich passend zur Verfügung steht und ein 100%-iger Einsatz von Auszubildenden wegen des Erreichens der Ausbildungsziele (Ausbildungsrahmenplan) nicht zulässig ist, wurden folgende 3 Alternativen unter den genannten Rahmen-/Eckbedingungen grob überprüft: a) Studentische Aushilfskräfte der FH Aachen Standort Jülich Grundsätzlich besteht die Möglichkeit Studentinnen und Studenten über die Fachschaften der FH Aachen, Campus Jülich anzusprechen. Studentische Hilfskräfte dürfen bis zu 20 Stunden wöchentlich nebentätig sein. Der Stundenverrechnungssatz liegt bei 8,80 € zzgl. 28 % Arbeitsgeberpauschale. Im Rahmen eines 450 € Jobs könnten diese also ca. 10 Stunden arbeiten. Es besteht die Möglichkeit über die Fachschaften am Campus Jülich eine Ausschreibung zu veröffentlichen. Ob und wie viele Studentinnen und Studenten Interesse haben bliebe abzuwarten. Die Aushilfs-Verträge müssten aber seitens der Stadt Jülich gemacht werden. Die FH hat diesbezüglich ihre Unterstützung zugesagt, da hier diesbezüglich keine Erfahrungen vorliegen. Die Beschäftigungsrisiken (Ausfall wg. z.B. Krankheit, Mehrbedarf etc.) liegen in diesem Fall bei der Stadt Jülich. b) Job-Com Die Möglichkeit der Bereitstellung von geförderten Arbeitsplätzen ist wegen der Kürze des Projektes nicht gegeben. Es bestünde jedoch die Möglichkeit, dass die Stadt Jülich durch die JobCom vermitteltes Personal einstellt. Die Kosten einer Stelle im Entgeltgruppe 3, Stufe 2 Bereich belaufen sich auf 12,25 €/pro Stunde zzgl. 28 % Arbeitgeberanteil (ZVK + SV). Die Beschäftigungsrisiken liegen auch hier bei der Stadt Jülich. c) Zeitarbeitsfirma / Personaldienstleister Über einen Personaldienstleister könnte Personal (Kategorie bessere Helfertätigkeiten) kurzfristig bereitgestellt werden. Die vermittelten Personen sind beim Personaldienstleister angestellt und versichert. Er bezahlt auch die Sozialabgaben und trägt die Beschäftigungsrisiken. Die Bezahlung richtet sich nach Tarifverträgen des Deutschen Gewerkschaftsbundes. Erfahrung besteht z.B. aus entsprechenden Inventurtätigkeiten bei Lebensmittelgeschäften. In Jülich müssten die Personen vorhandene Inventurlisten überprüfen und ergänzen und neue Barcodes aufkleben. Der Stundenverrechnungssatz liegt bei ca. 16 € zzgl. MwSt. bei mindestens 35 Wochenarbeitsstunden. Bei dieser Alternative wäre die Stadt Jülich in der Abnahmemenge absolut flexibel, so dass jederzeit das Projekt ohne weitere arbeitsrechtliche Bindung beendet werden kann. Ebenso kann Mehrbedarf kurzfristig abgedeckt werden. Bei dem geschätzten Aufwand (6 Personen á 2 Monate) würden bei Beauftragung eines Personaldienstleisters Kosten in Höhe von ca. 36.000 € inkl. MwSt. entstehen. Aufgrund der Dringlichkeit kann eine Ausschreibung nicht mehr erfolgen. In Absprache mit dem Rechnungsprüfungsamt wurden 3 Vergleichsangebote eingeholt. Sitzungsvorlage 496/2013 Seite 2 Gemäß den v.g.. Ausführungen und dem zeitlichen Druckes wird vorgeschlagen, den Auftrag an einen Personaldienstleister zu vergeben, um möglichst flexibel die Inventur sicherzustellen. Zur Auftragserteilung müssen entsprechende Mittel bereit stehen, die im Haushalt 2013 nicht veranschlagt sind und die daher außerplanmäßig bereitgestellt werden sollen. Die Deckung kann aus eingesparten Aufwendungen beim Sachkonto 12 122 001 01 5291000 „Aufwendungen nach Bombenfund“ erfolgen. Hier waren im Haushalt 2013 Mittel in Höhe von 80.000 € veranschlagt, da erwartet wurde, dass von verschiedenen Organisationen noch Kostenerstattungen geltend gemacht würden, was aber bisher nicht geschehen ist. Eine Vorberatung im Haupt- und Finanzausschuss konnte nicht erfolgen, da sich die Dringlichkeit erst kurz vor dessen Sitzung ergeben hat. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): ja 1.Finanzielle Auswirkungen: Gesamtkosten: nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: ja jährl. Einnahmen: nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja nein Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja nein Sitzungsvorlage 496/2013 Seite 3