Allgemeine Vorlage (Mitgliedschaft in der KDVZ Rhein-Erft-Rur)

Gemeinde Kreuzau Hauptamt - Herr Stolz BE: BM Ramm/GVR Stolz Kreuzau, 21.09.2011 Vorlagen-Nr.: 47/2011 - öffentlicher Teil Sitzungsvorlage für den Hauptausschuss Rat 06.10.2011 17.10.2011 Mitgliedschaft in der KDVZ Rhein-Erft-Rur I. Sach- und Rechtslage: Die Gemeinde Kreuzau ist Verbandsmitglied in der KDVZ Rhein-Erft-Rur, um zentral die Arbeiten der elektronischen Datenverarbeitung durchführen zu lassen, soweit sie im eigenen Hause nicht oder nur mit hohem Kosten-, Zeit- und Personalaufwand erledigt werden können. Verbandsmitglieder in der KDVZ sind bisher die Kreise und Kommunen der Kreise Düren und Euskirchen und des Rhein-Erft-Kreises mit Ausnahme der Kommunen Mechernich und Schleiden aus dem Kreis Euskirchen. In der Vergangenheit hat es immer wieder Schwierigkeiten mit der Führung der KDVZ gegeben, die dazu geführt haben, dass man sich letztendlich vom Geschäftsführer und seinem Stellvertreter getrennt hat. Der neue Geschäftsführer und die Verbandsspitze haben sich dann intensiv und äußerst erfolgreich um eine Neuausrichtung der KDVZ bemüht. Diese Bemühungen haben schließlich zu einer neuen Verbandssatzung geführt, die eine vollkommene Neuausrichtung und die Möglichkeit des Austritts ergeben hat. Aus Kostengründen wollen nun der Kreis Düren, die Städte Düren und Euskirchen und die Gemeinden Blankenheim und Nettersheim die Möglichkeit des Austritts aus der KDVZ nutzen. Rechte und Pflichten der Verbandsmitglieder nach der Satzung vom 21.08.2009 §3 Aufgaben (1) Der Zweckverband ist Träger der Kommunalen Datenverarbeitungszentrale Rhein-Erft-Rur. (2) Der Zweckverband ist Dienstleister für seine Verbandsmitglieder in allen Belangen technikunterstützter Informationsverarbeitung. (3) Dem Zweckverband obliegen insbesondere folgende Aufgaben, um eine wirtschaftlichere Aufgabenerledigung beim Einsatz der Informationstechnologie bei den Verbandsmitgliedern zu erreichen, als dies für jedes Verbandsmitglied alleine möglich ist: 1. Bereitstellung von Anwendungen und Unterstützung bei deren Nutzung auf allen vereinbarten Rechnerebenen, 2. Beratung und Unterstützung bei der Erstellung und Fortschreibung örtlicher TUIEntwicklungspläne, 3. Planung, Beschaffung, Vermittlung, Installation und Administration von ITKomponenten, 4. Unterstützung bei der Problembehebung und künftigen Problemvermeidung durch die Nutzung von IT-Komponenten vor Ort, 5. Bereitstellung von Rechner- und Netzkapazitäten zur Gewährleistung einer hohen Verfügbarkeit, die termingerechte Durchführung von Produktionen und die Sicherstellung des Schutzes gespeicherter Daten vor Missbrauch und Zerstörung, 6. Schulung von Bediensteten der Verbandsmitglieder in der Handhabung eingesetzter Software-Produkte, 7. Prüfung der Programme im Bereich der Haushaltswirtschaft vor ihrer Anwendung gem. § 103 Abs. 1 Nr. 4 GO NRW. (4) Zur Wahrnehmung seiner Aufgaben beschafft der Zweckverband die geeignete Infrastruktur und hält das notwendige Personal und die sächlichen Verwaltungsmittel vor. (5) Der Zweckverband kann Dienstleistungen und Produkte für sonstige Benutzer anbieten, wenn die Voraussetzungen der §§ 107 ff. GO NRW vorliegen. (1) (2) (3) (4) (1) (2) § 17 Deckung des Finanzbedarfs Soweit seine sonstigen Erträge nicht ausreichen, um den Finanzbedarf zu decken, erhebt der Zweckverband von seinen Mitgliedern eine Umlage nach § 19 GkG. Die Höhe der Umlage richtet sich zum einen nach dem nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen ermittelten Aufwand und zum anderen nach der Inanspruchnahme der Produkte und Leistungen durch die Verbandsmitglieder. Der Zweckverband verfolgt das Ziel, die über die Umlage zu finanzierenden Produkte und Leistungen nicht höher zu bemessen, als sie von privaten Unternehmen für vergleichbare Produkte bzw. Leistungen oder anderen öffentlichen-rechtlichen IT-Dienstleistern in Rechnung gestellt würden. Die Zahlung der Umlage erfolgt in monatlichen Teilbeträgen für das laufende Wirtschaftsjahr zunächst als Vorauszahlung auf der Basis einer Plankostenrechnung. In der geplanten Abnahme sind durchschnittliche Steigerungs- bzw. Rückgangtrends zu berücksichtigen. Bei absehbaren deutlichen Änderungen in der Produkt- bzw. Leistungsabnahme können abweichende Vorauszahlungen im Einzelfall vereinbart werden. Die endgültige Abrechnung erfolgt auf der Basis der Ist-Kostenrechnung und der tatsächlichen Abnahme, bis zum 30.06. des Folgejahres. Erstattungen durch den Zweckverband bzw. Nachzahlungen der Verbandsmitglieder werden sofort fällig. Auf Wunsch von Verbandsmitgliedern erbringt der Zweckverband weitere Produkte oder Leistungen. Art und Umfang sowie Näheres zur Finanzierung sind zu vereinbaren, wobei die Kostendeckung des nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen ermittelten Aufwandes sichergestellt sein muss. Für die Inanspruchnahme von Produkten bzw. Leistungen des Zweckverbandes durch Eigenbetriebe oder sonstige Nutzer setzt der Verbandsvorsteher mindestens kostendeckende Entgelte fest. § 21 Beitritt und Ausscheiden von Verbandsmitgliedern Der Beitritt der kommunalen Gebietskörperschaften aus den Kreisen Düren, Rhein-Erft-Kreis und Euskirchen, die nicht in § 1 aufgeführt sind, ist durch schriftliche Erklärung möglich, in der diese Satzung ausdrücklich anerkannt wird. Über deren Beitritt sowie über den Beitritt weiterer juristischer Personen des öffentlichen Rechts i. S. des § 4 GKG NRW entscheidet die Verbandsversammlung mit der Mehrheit der Zahl der Mitglieder. Das Ausscheiden von Verbandsmitgliedern bedarf der schriftlichen Austrittserklärung durch das betreffende Verbandsmitglied. Beabsichtigt ein Mitglied möglicherweise aus dem Verband auszuscheiden, so hat es nach einer entsprechenden schriftlichen Mitteilung an den Verband, aber noch vor einer verbindlichen schriftlichen Austrittserklärung, einen Anspruch auf eine fiktive Berechnung, wie hoch seine nach den Absätzen 4 und 5 noch zu leistende finanzielle Beteiligung an den Kosten des Verbandes konkret wäre. Die fiktive Berechnung hat dabei dergestalt zu erfolgen, dass der Austritt zum 31.12. des jeweils zuletzt abgelaufenen Jahres unterstellt wird. Die Berechnung ist dem Mitglied binnen drei Monaten nach der schriftlichen Mitteilung über einen eventuellen Austritt aus dem Ver- band, von der Geschäftsführung vorzulegen. -2- (3) Das Ausscheiden eines Verbandsmitgliedes wird erst mit einer Frist von 18 Monaten zum Ende des Kalenderjahres wirksam. Erstmals ist die Austrittserklärung aus dem Zweckverband zum 30.06.2011 mit Wirkung zum 31.12.2012 möglich. (4) Mit dem Wirksamwerden des Austritts findet eine vermögensrechtliche Auseinandersetzung zwischen der ausscheidenden Gebietskörperschaft und dem Zweckverband statt. Sie besteht in der Zahlung eines Ausgleichsbetrages, dessen Höhe zum Einen nach dem Saldo von Vermögen und Verbindlichkeiten einschließlich Rückstellungen und zum Anderen nach dem Durchschnitt des Anteils am Gesamtbetrag der Verbandsumlage der Jahre 2004 bis 2008 ermittelt wird. Der Ausgleichsbetrag ist innerhalb von sechs Monaten nach dem Wirksamwerden des Austritts zu zahlen. (5) Mit dem Ausscheiden übernimmt die ausscheidende Körperschaft in entsprechender Anwendung der §§ 128 ff. BRRG anteilig Bedienstete. Für die Bestimmung des Anteils ist einerseits die Anzahl der Bediensteten und ihre Eingruppierung bzw. Besoldung und andererseits der Durchschnitt des Anteils am Gesamtbetrag der Verbandsumlage der Jahre 2004 bis 2008 maßgebend. Im gegenseitigen Einvernehmen kann statt einer Übernahme von Bediensteten eine Zahlungsverpflichtung der ausscheidenden Körperschaft vereinbart werden, die dem wirtschaftlichen Ergebnis der anteiligen Übernahme von Bediensteten nach Satz 1 entspricht. Kommt eine Einigung nach Satz 1 oder Satz 2 nicht zustande, schlichtet die Bezirksregierung in Köln. (6) Bei Ausscheiden eines Mitgliedes werden auf seinen Antrag die das ausscheidende Mitglied betreffenden Daten ausgehändigt. Die dadurch entstehenden Kosten trägt das ausscheidende Mitglied. Finanzielle Folgen des Austritts aus der KDVZ für die Gemeinde Kreuzau Die KDVZ hat eine Vermögensauseinandersetzung im Falle der Auflösung der KDVZ für den 31.12.2012 erstellt, wonach sich für die Gemeinde Kreuzau eine anteilige finanzielle Belastung in Höhe von 1.191.806 € ergibt (127.906 € Vermögen, 1.063.900 € Personalkosten). Zusammenstellung der Umlage für die Gemeinde Kreuzau seit 2001 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 140.196 € 135.496 € 159.949 € 164.234 € 144.938 € 204.694 € 219.038 € 325.164 € - (Erstattung in 2009) 28.754 € = 296.410 € 200.576 € - (Erstattung in 2010) 9.774 € = 190.802 € 194.349 € - (Erstattung in 2011) 10.395 € = 183.954 € Gemäß der gültigen Satzung bestimmt das Verbandsmitglied selbst, welche Produkte es abnimmt, und nur diese muss es – zuzüglich des verbleibenden nicht gedeckten Finanzbedarfs – bezahlen, da die KDVZ, wenn sie neue Produkte anbietet, vorher abfragt, wer diese in Anspruch nehmen will. Nur die Abnehmer bezahlen das jeweilige Produkt. Scheiden Abnehmer aus oder kommen welche hinzu, wird nur unter diesen Abnehmern abgerechnet. Kosten senkend wird sich auch die Mitgliedschaft der KDVZ in der KDN auswirken. Der Zweckverband KDN ist ein „Dachverband Kommunaler IT-Dienstleister in NRW“, der in Zusammenarbeit mit weiteren 16 Datenverarbeitungszentralen auf gesicherter rechtlicher Grundlage sog. „In-house-Geschäfte“ ermöglicht, ohne dass die Mitgliedschaft Kosten verursacht. -3- Ergebnis des Arbeitskreises „NeuOrganisation KDVZ“ beim Kreis Düren Mitglieder dieses Arbeitskreises waren der Kreis Düren, die Städte Düren und Jülich sowie die Gemeinden Vettweiß und Kreuzau. In diesem Arbeitskreis wurden, um einmal die Angebote der verschiedenen Rechenzentren vergleichen zu können, virtuelle Einkaufswarenkörbe für die fünf Mitglieder des Arbeitskreises zusammengestellt, für die die einzelnen Rechenzentren dann Angebote abgeben sollten. Angefragt wurden Regio-IT, KRZ Lemgo, citkomm Iserlohn, krzn Moers und civitec Siegburg. Aus dem abschließenden Vergleich ergab sich schließlich, dass lediglich ein Wechsel zur Regio-IT in Frage kommen könnte. Für die Gemeinde Kreuzau zeigte der Kostenvergleich, dass eine Einsparung von 17.682 € pro Jahr möglich wäre, wobei aber 14.084 € alleine dem Einwohnerwesen zuzurechnen sind, für das bei der KDVZ die Lizenz bei der KRZ Lemgo liegt. Insofern ist davon auszugehen, dass für die Gemeinde Kreuzau im Jahresbetrag der Unterschied nicht nennenswert hoch ist. Bei Kreis und Stadt Düren verhält sich dies anders, hier sind die Einsparungsmöglichkeiten größer. Diskussion in der HVB-Konferenz mit dem Landrat Da selbst die Stadt Jülich, deren Differenzbetrag noch etwas höher als bei der Gemeinde Kreuzau ist, keinen Grund zum Wechseln sieht und gemessen an dem Beispiel Vettweiß für die übrigen Kommunen ebenfalls kein nennenswerter Vorteil entsteht, sind die Bürgermeister des Kreises Düren mit Ausnahme der Stadt Düren der Meinung, dass im Rahmen einer interkommunalen Zusammenarbeit die Kommunen des Kreises Düren zusammen bei der KDVZ verbleiben sollten. Im Rhein-Erft-Kreis ist die Entscheidung entsprechend. Nur der Kreis Euskirchen ist – wie in vielen Angelegenheiten – uneinheitlich. Insofern haben die Bürgermeister der Kommunen im Kreis Düren mit Ausnahme der Stadt Düren auch in den regelmäßigen Konferenzen mit dem LR versucht, ihn und seine Verwaltung zu überzeugen, dass es besser ist, die Solidargemeinschaft im Kreis Düren nicht zu verlassen, zumal die beim Kreis eingesparten Kosten möglicherweise durch einen Mehrbetrag bei den Kommunen wieder auf der Kostenseite ankommen. Ergebnis - - - - Die mögliche Kostenersparnis ist für die Gemeinde Kreuzau relativ gering. Demgegenüber stehen jedoch hohe Austrittskosten aus der KDVZ von rd. 1,2 Mio. €. In der Abwägung sollte auch berücksichtigt werden, dass es sich bei der Regio-IT um eine GmbH handelt, die die MWSt auf ihre Produkte berechnen muss, prinzipiell gewinnorientiert arbeiten sollte, und bei der Kosten der Wirtschaftsprüfung anfallen und letztlich auch Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer und Kapitalertragssteuer fällig werden. Diese Kosten entstehen bei der KDVZ als kommunalem Zweckverband nicht. Die Kostenersparnis beim Austritt des Kreises Düren kommt bei den Kommunen möglicherweise wiederum als Mehrkosten an. Erwähnt werden muss auch, dass der angebotene Warenkorb bzw. das damit verbundene Angebot der Regio-IT bei den Bürgermeistern im Kreis Düren einige Fragezeichen aufgeworfen hat, die nicht abschließend geklärt werden konnten. Die beim Ausscheiden aus der KDVZ zu tragenden Kosten sind enorm hoch. Die Höhe der jährlich zu leistenden Umlage bestimmt die Gemeinde Kreuzau selbst durch die Menge der in Anspruch genommenen Produkte. Die Mitgliedschaft der KDVZ zusammen mit weiteren 16 Rechenzentren in der KDN wird weiterhin zur Kostensenkung oder zumindest zur – Stabilisierung beitragen. Bei einem Wechsel zur Regio-IT bleiben Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Vergabekonstruktion über den Umweg einer delegierenden öffentlich-rechtlichen Vereinbarung mit der Stadt Aachen, um eine Ausschreibung zu verhindern. Die Verwaltung ist in den letzten Jahren hoch zufrieden mit der Betreuung durch die KDVZ. -4- II. Haushaltsmäßige Auswirkungen: Bei Austritt der o.g. Kreise und Kommunen rechnet die KDVZ für einen Zeitraum von etwa 2 Jahren mit einer rd. 10 % höheren Umlage, danach soll die bisherige Kostensituation wieder hergestellt sein. III. Beschlussvorschlag: Dem Verbleib der Gemeinde Kreuzau in der KDVZ wird zugestimmt, soweit keine weiteren Kommunen aus dem Kreis Düren aus der KDVZ austreten. Der Bürgermeister wird ermächtigt, diesen Beschluss in den Gremien der KDVZ und gegenüber seinen Kollegen und dem Landrat zu vertreten. Der Bürgermeister soll bei wichtigen Änderungen den Rat unverzüglich darüber informieren und nötigenfalls einen erneuten Beschluss herbei führen. Der Bürgermeister - Ramm - IV. Beratungsergebnis: Einstimmig: Ja: Nein: Enthaltungen: ________ ________ ________ ________ -5-