Mitteilung (Controlling in der Gemeinde Kreuzau)

Gemeinde Kreuzau Finanzen - Herr Stirnberg BE: Herr Steg Kreuzau, 12.11.2012 - öffentlicher Teil Mitteilung für den Hauptausschuss 27.11.2012 Controlling in der Gemeinde Kreuzau Aus dem Rat wird seit geraumer Zeit immer wieder die Einführung eines „Controllings“ in der Gemeindeverwaltung Kreuzau gefordert. Die letzte Anfrage erfolgte in der Ratssitzung am 23.10.2012 durch das Ratsmitglied Prof. Dr. Meurer. Der Begriff Controlling ist zwar abgeleitet aus dem englischen to control, geht aber in seiner Bedeutung weit über die wörtliche Übersetzung hinaus und beinhaltet nicht nur die Kontrolle, sondern die Beherrschung, Lenkung und Steuerung eines Vorgangs. Es soll eine bereichsübergreifende Steuerungsunterstützung sein, um den am Zielprozess Beteiligten Instrumente und Informationen zur Verfügung zu stellen, die dazu führen, die festgelegten Ziele zu erreichen. Der Zielerreichungsprozess verläuft in folgenden Schritten: - Festlegung der Ziele - Operative und strategische Planung - Ermittlung und Analyse der Planabweichung - Entscheidung über Korrekturen Controlling stammt aus dem privatwirtschaftlichen Bereich und ist für jedes gewinnorientierte Unternehmen ein unverzichtbares Instrument, um strategische Entscheidungen zu treffen. Im Zuge der Modernisierung (Neues Steuerungsmodell) hat es Einzug in die Verwaltungen gehalten. Allerdings gilt es dabei zu beachten: - Erster Schritt des beschriebenen Prozesses ist die Festlegung der Ziele. Diese erfolgt durch das Aufsichtsgremium, den Rat, der im Sinne des Neuen Steuerungsmodells steuert, das Rudern aber der Verwaltung überlässt (Politik legt das „Was“ fest, Verwaltung bestimmt das „Wie“). - Anders als in der Privatwirtschaft ist es in der Verwaltung nicht oder nur in Ausnahmefällen möglich, Kurskorrekturen in Form personeller Konsequenzen (bis hin zu Entlassungen) oder gar der Trennung von unwirtschaftlichen Teilbereichen vorzunehmen. Der weitaus überwiegende Teil der Aufgabenbereiche, insbesondere die unrentablen, bezieht sich auf Pflichtaufgaben, deren Erfüllung nicht disponibel ist. Es gibt eine Vielzahl von operativen und strategischen Controlling-Instrumenten, von denen einige auch in der Gemeinde Kreuzau Verwendung finden. Als Beispiel seien selbstverständliche Dinge wie die kurzfristige Haushaltsplanung, die mittelfristige Planung (HSK), die Kapitalflussrechnung und das Kennzahlenset genannt. Ein umfassender Soll-Ist-Vergleich ist zu jedem Zeitpunkt abrufbar. Jede Abteilung führt im Rahmen ihrer Budgetverantwortung in allen Haushaltsphasen (Planung, Durchführung, Kontrolle) Elemente des Controllings durch, um für ihre speziellen Aufgaben das bestmögliche Ergebnis zu erzielen. So ist beispielsweise der Baudezernent jederzeit über den finanziellen Stand seiner Maßnahmen informiert und kann ebenfalls eine zuverlässige Prognose geben, ob die einzelnen Projekte im Rahmen ihrer Ansätze durchführbar sind. Dies beinhaltet auch, dass er Abweichungen frühzeitig mitteilt und gegebenenfalls an anderer Stelle gegensteuert. Dies gilt gleichermaßen für die anderen Abteilungen. Ein weiteres Beispiel ist das Liquiditätsmanagement. Der Abteilung Finanzen werden sämtliche größeren anstehenden Ein- und Auszahlungen durch die Fachabteilungen rechtzeitig mitgeteilt. Somit wird sichergestellt, dass die erforderlichen liquiden Mittel verfügbar sind bzw. durch günstige kurzfristige Kredite bereitgestellt werden. Eine kostspielige Kontoüberschreitung findet so gut wie nie statt. Andererseits werden die Kredite so kurz aufgenommen, dass eine Rückzahlung erfolgt, sobald wieder Eingänge planmäßig avisiert sind. Voraussetzung ist eine gut und zuverlässig funktionierende abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Was allerdings fehlt, ist ein systematisches Verfahren, das die bestehenden Elemente zusammenführt und noch fehlende Controlling-Bausteine ergänzt. Auch in einer kleinen Gemeinde wie Kreuzau kann ein sinnvolles und systematisches Controlling nicht nebenher mit bestehendem Personal durchgeführt werden. Man braucht eine/n entsprechend ausgebildete/n Mitarbeiter/in mit betriebswirtschaftlicher Ausbildung. Die Abteilung Finanzen verfügt über einen Betriebswirt, der in seiner früheren Tätigkeit auch bereits Controlling betrieben hat. Falls er derartige Aufgaben übernimmt, muss er allerdings im gleichen Umfang von seiner bisherigen Tätigkeit entlastet werden. Denkbar ist auch, das Controlling in einer Stelle anzugliedern, die dem Verwaltungsvorstand unmittelbar zuarbeitet (Referent, BM-Büro). Unstrittig ist jedoch, dass ein effektives Controlling – egal in welcher Organisationseinheit – nicht nebenher erfolgen kann, sondern erheblichen zusätzlichen Zeitaufwand und somit Kosten verursacht und von entsprechend qualifiziertem Personal zu leisten ist. Angesichts des im Haushaltssicherungskonzept verankerten Personalkonsolidierungskurses, des durch den geringen Anteil freiwilliger Leistungen stark eingeschränkten Entscheidungsspielraums und der nach wie vor fehlenden Zieldefinitionen ist die Verwaltung der Auffassung, dass der Aufbau eines effektiven Controllings in der derzeitigen personellen und finanziellen Ausgangssituation für die Gemeinde Kreuzau nicht zu leisten ist. Ich darf um Kenntnisnahme bitten. Der Bürgermeister I.V. - Stolz - -2-