Sitzungsvorlage (Nutzungskonzept Realschule)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: IV Az.: Jülich, 16.09.2013 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 324/2013 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Ausschuss für Kultur, Integration und Soziales Termin 30.09.2013 TOP Ergebnisse Planungs-, Umwelt- und Bauausschuss 07.10.2013 ohne Abstimmung / Beratungsbedarf Haupt- und Finanzausschuss 10.10.2013 siehe Hinweis letzte Seite Stadtrat 17.10.2013 ohne Abstimmung / Beratungsbedarf Nutzungskonzept Realschule Anlg.: 1 Dez. II Prö. Dez. IV Vo. Dez. III Schu. 23 43 47 45 42 SD.Net Mü. Vo. Di. Pe. Re. Spo. Beschlussentwurf: 1. Der Ausschüsse für Kultur, Integration und Soziales, der Ausschuss für Planung, Umwelt und Bauen und der Haupt- und Finanzausschuss stimmen dem konkretisiert dargestellten „Nutzungskonzept Realschule“ zu und empfehlen dem Rat der Stadt Jülich, die Verwaltung zu beauftragen, die konzeptionelle Planung weiter zu verfolgen, um sie im Laufe des Jahres 2014 umsetzen und so abschließen zu können, dass Archiv und Volkshochschule und Teile des Museumsmagazins nach Auszug der Realschule dorthin umziehen können. Für das Kulturhaus wird die Verwaltung beauftragt, eine Raumkonzeption zu erstellen, die die Belange der Stadtbücherei und des dort verbleibenden Teils des Museums berücksichtigt. 2. Die Aufwendungen für die erforderlichen Umbaumaßnahmen werden in 2014 außerplanmäßig bereitgestellt bzw. im Rahmen einer eventuell zu beschließenden Nachtragshaushaltssatzung in 2014 veranschlagt Begründung: I. Konzeptionelle Planung Zunächst ist auf die Vorlagen zu verweisen, die dem Ausschuss PUB unter Nr. 193/2013 und dem Ausschuss KIS unter Nr. 247/2013 mit gleichem Wortlaut vorgelegt wurden. In den genannten Vorlagen befasst sich die Verwaltung mit der Überlegung, die drei Institute VHS, Archiv und Museum in die im Sommer 2014 freiwerdende Realschule zu verlagern. Hintergrund dafür ist der auch in den o.g. Vorlagen dargestellte Umstand, dass das Musikschulgebäude mit dem Umzug der Musikschule ins Schulzentrum frei wird, während die Alte Schirmerschule von vornherein nur eine Übergangslösung für die VHS sein sollte. Beide Gebäude hätten bei einer weiteren Nutzung einen erheblichen, aus ökonomischen Gesichtspunkten nicht vertretbaren Sanierungsbedarf. Die beiden in den Ausschüssen bereits vorgestellten Vorlagen beschreiben eine erste „grobe“ Entwurfsplanung mit dem Ziel darzustellen, ob eine Unterbringung von drei Instituten grundsätzlich möglich ist. Als Basis dieses Entwurfs dienten die Quadratmeterzahlen, die die Institute derzeit nutzen, allerdings ohne Berücksichtigung von Büroräumen für die hauptberuflichen Mitarbeitenden. Auf dieser Grundlage wurde mit Stand vom Mai/Juni 2013 die Erkenntnis gewonnen, dass ein Umzug von drei Instituten grundsätzlich möglich wäre. Die Umzugsplanung wurde – auch nach Ortsterminen mit Mitgliedern des KIS und den Verantwortlichen der Institute sowie der Konkretisierung von fachspezifischen Anforderungen, z.B. beim Archiv – weiterverfolgt, um nach der Sommerpause einen detaillierteren Planungsentwurf zur weiteren Beratung und Entscheidung vorlegen zu können. Seit Juni ergaben sich allerdings Gesichtspunkte, die auf die bisherigen Überlegungen, drei Institute zur Realschule zu verlagern, erheblichen Einfluss hatten. Diese Aspekte betrafen vor allem das Amt 43 (VHS). Zu Amt 43 (VHS): Diese musste im Zuge der Sanierung des Schulzentrums ihre dortigen eigengenutzten Räume (also nicht: „mitgenutzte“ Räume, z.B. Schulklassen) verlassen. Auf der Grundlage von entsprechenden Beschlüssen nutzt sie seitdem kompensatorisch, aber von vornherein übergangsweise vorgesehen, die Räume in der Alten Schirmerschule, nachdem diese an den neuen Standort umgezogen war. Weitere eigengenutzte Räume unterhält die VHS schon immer im Alten Rathaus (Trakt Kölnstraße). Dort sind auch die Büros der hauptberuflichen Mitarbeitenden inkl. Geschäftsstelle untergebracht. Vor dem Hintergrund der Überlegungen des Kreises Düren, die Jobcom auf zwei Standorte – Düren und Jülich – zu konzentrieren und der damit verbundenen Anfrage an die Stadt Jülich, deshalb das Alte Rathaus komplett für die Jobcom nutzen zu wollen, bedeutet dies für die derzeit dort untergebrachten Ämter 50 (Sozialamt) und 43 (VHS), das Alte Rathaus als zentralen Standort aufgeben zu müssen. Während für Amt 50 eine Verlagerung ins Neue Rathaus angedacht ist, bietet sich für die VHSVerwaltung (und die Mitarbeitenden) und für sämtliche eigengenutzten Unterrichtsräume, die bislang in Alter Schirmerschule und Altem Rathaus zur Verfügung stehen und ohne die eine VHS nicht funktionieren kann, deshalb eine Unterbringung in der Realschule umso mehr an. Ausschließlich eigengenutzte Räume sind allein deshalb für die VHS von Bedeutung, weil Veranstaltungen schon seit langem nicht mehr nur abends stattfinden – wie es traditionell jahrelang der Fall war -, sondern mittlerweile im verstärkten Maße auch tagsüber, vor allem am Morgen und am Wochenende. Insofern haben sich die Anforderungen an die VHS geändert, sie muss flexibel agieren können, um die gesetzliche Aufgabe und die Erwartungen mit dem notwendigen Support erfüllen zu können. Mit der zur Zeit vorhandenen Infrastruktur - vor allem durch die eigengenutzten Räume – ist dies im Grundsatz gegeben und auch nachweislich ökonomisch effizient, weil gerade die ausschließlich eigengenutzten Räume Angebote eröffnen, die das Leistungsspektrum der VHS erhöhen und gleichzeitig dazu beitragen, den Zuschussbetrag dauerhaft zu minimieren (z.B. Integrationskurse / Drittmittelfinanzierte Maßnahmen). Im Übrigen sind darüber hinaus erwachsenengerechte Ausstattungen der Unterrichtsräume erforderlich, die in fremd-/mitgenutzten Räumen (abgesehen von noch anderen Problematiken, die sich aus einer Mitnutzung ergeben) nicht gegeben sind. Daraus folgt, dass das Aufgeben der Räume in der Alten Schirmerschule und im Alten Rathaus sämtliche eigenen Räume der VHS betrifft. Derzeitig sind dies folgende Räume: Sitzungsvorlage 324/2013 Seite 2 a) Altes Rathaus (Büroräume, 1.Stock)  Raum VHS-Leiter  Geschäftsstelle der VHS (Büro“ mit 3 Mitarbeitenden, aufgeteilt auf 2 Räume)  Nebenraum der Geschäftsstelle mit Materialschränken, Fax, Kopierer, Zentraldrucker etc.  2 Büroräume ( für 3 Hauptberuflich pädagogische Mitarbeiter/innen )  Aktenraum (abgetrennter Nebenraum des Kursraumes „Speicher“), dort auch Lagerung von Unterrichtsequipment (z.B. Diaprojektoren, Video-Kamera und sonstiges technisches Gerät) Summe: 7 Räume, davon 5 Büros + 2 Nebenräume b) Altes Rathaus (Kursräume)  Seminarräume 1und 2  Werkraum (Fachraum) (Erdgeschoss)  Alter Sitzungssaal (1. Stock)  Seminarraum 3 und EDV/PC-Raum (Fachraum),  „Teeküche“ (Aufenthaltsraum für TN / Besprechung + Konferenzen) (2.Stock)  „Speicher“ (3.Stock) Summe: 7 Unterrichtsräume, davon 2 Fachräume + 1 Aufenthaltsraum für TN (z.B. bei längerdauernden Kursen und am WE) und Möglichkeit für Besprechungen, kleinere Konferenzen, z.B. Lehrerkonferenzen Gesamt: 8 Räume c) Alte Schirmerschule (Kursräume)  Kursraum 1 (Fachraum für FOS) + Nebenraum (Material, Kopierer)  Kursraum „Spielstube“ (Fachraum)  Kursraum 2 (Fachraum für Nähen und Textil)  Kursraum 3, 4, 5 und 6: „Normal“-Unterrichtsräume  Gesundheitsräume I und II (Fachräume) + Umkleide und Materialraum  Werkraum (Fachraum)  Aufenthaltsraum (=>entfällt für Planung Realschule, weil bereits unter b) gelistet Summe: 10 Räume, davon 6 Fachräume + 2 Nebenräume, Gesamt: 12 Räume d) Realschule Die VHS nutzt seit Jahren die Unterrichtsräume der Realschule im Abendbereich. Es handelt sich dabei um alle Klassen im Erdgeschoss und 1.OG. Allerdings werden nicht in jedem Semester alle Klassen belegt, sodass hier Belegungsschwankungen entstehen. Diese sollten auch weiterhin zur Verfügung stehen, um den bisherigen Raumstandard halten zu können. Addition: Es ergibt sich ein Bedarf von 6 Büroräumen + 2 Nebenräumen für die hauptberuflich Beschäftigten. Erläuterung: Die bisherige Situation in der Geschäftsstelle, die mit 3 Arbeitsplätzen in einem Raum zu nicht guten Bedingungen für Beschäftigte und Kunden führte, wurde vor kurzem entschärft durch Aufteilung der GS auf zwei Räume. Damit verbunden ist aber übergangsweise die Unterbringung von 2 HPM in einem Büro. Dies muss bei einer Verlagerung wieder so organisiert werden, dass für jeden HPM ein Büro zur Verfügung steht. Sitzungsvorlage 324/2013 Seite 3 An Unterrichtsräumen ergibt sich ein Substitutionsbedarf von 20 Räumen, davon 8 Fachräume und 3 Nebenräume (Ersatz für Alte Schirmerschule und Altes Rathaus). Hinzu kommen die Unterrichtsräume, die bereits jetzt seit Jahren in der Realschule genutzt werden (6 Räume). Hier sind die im Erdgeschoss wichtig, weil diese auch barrierefrei zu erreichen sind (behindertengerechter Zugang) Zu Amt 47 (Archiv): Das Stadtarchiv ist im Kern, d.h. mit dem Altbestand der Archivalien vom 14. Jahrhundert bis 1944 und bei den heutigen Ortsteilen bis 1971 (Kommunale Neugliederung), im Kulturhaus untergebracht. Weitere Bestände lagern in je zwei Kellerräumen der Musikschule und des Alten Rathauses oder befinden sich derzeit noch in den Ämtern des Neuen Rathauses und müssen archiviert werden, sobald die Raumkapazitäten dies zulassen. Diese sind gegenwärtig mehr als erschöpft. Deshalb, und weil Archive naturgemäß ständig wachsen, ist in den letzten Jahren ein Zustand erreicht worden, der ein ordnungsgemäßes Arbeiten im Rahmen der durch das Archivgesetz NRW gesetzten Standards nicht mehr zulässt. Insofern steht bereits seit längerem eine grundsätzliche Lösung für die Gesamtproblematik des Archivs an, die sich jetzt durch den Auszug der Realschule in geeigneter Weise bietet. Gerade unter dem Gesichtspunkt, dass das Musikschulgebäude und das Alte Rathaus einer anderen Nutzung zugeführt werden soll, ist es sinnvoll, das Archiv an einem Ort zu konzentrieren und so die beschriebenen Probleme (Platzmangel, dezentrale Unterbringung in teilweise klimatisch unzulänglichen Räumen) zufriedenstellend zu lösen. Das Nutzungskonzept für VHS und Archiv: Den bisherigen Ausführungen ist folgendes zu entnehmen: Die Unterbringung des Archivs stellt bestimmte Anforderungen an Größe und Qualität von Archivräumen, um den gesetzlichen Vorgaben zu genügen. Die Rahmenbedingungen für die VHS ergeben aus der Notwendigkeit, ein komplett genutztes Gebäude (Alte Schirmerschule) und ein Gebäudeteil (Altes Rathaus inkl. der dortigen Büroräume) zu ersetzen. Nach der Begehung der Realschule und nach internen Abstimmungen kristallisiert sich jetzt heraus, dass unter Berücksichtigung dieser Rahmenbedingungen in der Realschule Platz ist für zwei Institute, nämlich Archiv und VHS. Dabei bilden die Planungsüberlegungen für die VHS, wie sie auch als Anlage näher dargestellt sind, die zu ersetzenden Räume nicht nach Quadratmeterzahlen ab, also nach Größe, sondern nach der Anzahl der Räume. Eine solche Abbildung hat den Vorteil, dass sie für die VHS mit keinen oder nur wenigen Umbaumaßnahmen verbunden sein dürfte. Demgegenüber müssen für das Archiv diejenigen Klassenräume, die als Archivmagazine vorgesehenen sind, in mehrfacher Hinsicht an die spezifischen Archivbedingungen angepasst werden (Lichteinfall durch große Fensterflächen, Belüftung, Einbruchsschutz). Dadurch kann aber auf eine möglicherweise unzuverlässig arbeitende und teure Klimaanlage verzichtet werden. Die anfallenden Kosten durch bauliche Maßnahmen einschließlich der Bestückung mit Archivregalen werden durch den Landschaftsverband Rheinland bezuschusst (bis zu 50%). Der Entwurf sieht vor, das Archiv zu einem Teil im Keller der Realschule unterzubringen. Den Keller vollständig für das Archiv zu nutzen, ist aufgrund der spezifischen Anforderungen, Archivalien dauerhaft und geschützt zu lagern, nicht möglich (z.B. wegen durchlaufender Wasserrohre). Deshalb sieht der Entwurf weiterhin vor, das Archiv auch im Erdgeschoss zu implementieren, und zwar in dem Teil des jetzigen Verwaltungstraktes der Realschule, der über die tragfähigsten Decken zum Kellergeschoss verfügt. Dies ist der „rot“ gekennzeichnete Teil. Die VHS bezieht die übrigen Teile dieses Verwaltungstraktes für die Büroräume der Mitarbeitenden (aber auch für Unterrichtszwecke) und für den Unterrichtsbetrieb das Erdgeschoss und das 1. OG (in der Anlage mit „blau“ gekennzeichnet). Sitzungsvorlage 324/2013 Seite 4 Mit der Umsetzung dieser Planung wäre das Archiv optimiert (Konzentration an einem Ort/bessere Unterbringung der und schnellere Zugänglichkeit zu den Archivalien), die VHS hätte an diesem Standort ebenfalls einen zentralen Standort bei gleichzeitigem Ersatz für die wegfallenden Büround Unterrichtsräume. Dies bedeutet aber auch, dass die bislang vom Archiv im Kulturhaus genutzten Räume frei werden und wieder anderweitig zur Verfügung stünden. Weitere Überlegungen zu Amt 45 (Museum): Eine Unterbringung des Museums ist nach dieser Darstellung in der Form, dass das Museum das Kulturhaus komplett verlässt, nicht möglich. Allerdings bleiben Teile des Kellers der Realschule und das 2.OG nach diesem Entwurf frei. Von daher bietet es sich an, dort – nach noch zu erfolgender näherer Prüfung – die Magazinprobleme zu lösen, die jetzt für das Museum bestehen (z.B. die Militaria-Sammlung im Neuen Rathaus und die entfallenden Magazinflächen im Alten Rathaus und in der Alten Schirmerschule). Auch ist die Umlagerung der brandschutz- und versicherungsmäßig problematischen Lager, z.B. im Speicherbereich der Zitadelle und des dortigen Kellermagazins sowie im Kulturhaus selbst möglich. Diese könnten ebenfalls in der Realschule untergebracht werden. Eine Konzentration der Außenmagazine an einer Stelle ist auch deshalb sinnvoll, weil die Versicherung die Installation einer Alarmanlage zur Auflage gemacht hat, die in einem zusammenhängenden Bereich leichter und kostengünstiger installierbar ist. Die von der Versicherung monierten Probleme der Durchmischung von Magazin- und Büroflächen im Kulturhaus betreffen vor allem das Grafikmagazin und Teile des Gemäldemagazins (ältere Bestände mit besonderer klimatischer Anforderung). Da diese Sammlungsteile eng mit der Arbeit im Büro verbunden sind, eignen sie sich nicht für einen externen Magazinstandort. Die Graphische Sammlung und dieser Teil des Gemäldemagazins könnten in das ehemalige Archivmagazin im Kulturhaus umgelagert werden, wenn dieses beim Umzug des Archivs frei wird. Dieser Raum genügt den Auflagen der Versicherung (sofern die Ertüchtigung der Alarmanlage realisiert wird). Die Nutzung der übrigen freiwerden Räume bzw. Überlegungen zu einer Neuaufteilung sind sodann ein weiterer konzeptioneller Schritt. Dabei sind Belange der Stadtbücherei und Museum gleichermaßen zu berücksichtigen. II. Finanzierung Mit dem Umzug der Institute geht die Aufgabe der bisherigen Nutzungen der Gebäude alte Schirmerschule und Alte Musikschule einher. Im Planungs-, Umwelt- und Bauausschuss wurde in diesem Zusammenhang die Frage nach den Bilanzwerten der drei betroffenen Gebäude und der Sanierungskosten für die Realschule aufgeworfen. Die derzeitige bilanzielle Situation stellt sich wie folgt dar: Sitzungsvorlage 324/2013 Seite 5 RND 2014 Wert 31.12.2013 RND 2014 Wert 31.12.2013 RND 2014 Wert 31.12.2013 Musikschule Musikschule Erwei- Garage Pausenhal- Umbau GardeGesamtwert terung le robe WC 1 18 1 23 23.430,29 € 515.273,20 € 1.012,99 € 28.294,53 € Schule HauptToilettenanlage gebäude Werkstatt 0 0 4 - € - € 8.807,22 € Realschule Erweiterungsanbau Erweiterungsanbau 1980 2001 23 37 58 3.591.467,20 € 220.436,51 € 630.724,84 € 568.011,01 € 8.807,22 € 4.442.628,55 € Hierbei wird deutlich, dass von den drei angesprochenen Gebäuden nicht nur der bilanzielle Wert der Realschule am höchsten ist, sondern auch die verbleibenden Restnutzungsdauern der Gebäude am höchsten sind. Bereits mit Vorlage Nr. 509/2008 ist auf den baulichen Zustand der Realschule eingegangen worden. Unter Berücksichtigung der bisher getroffenen Entscheidungen (Sanierung Schulzentrum und Umzug Realschule/Sekundarschule, Abbruch Turnhalle) bleiben von der damaligen Kostenschätzung zunächst „nur“ die Kosten für Brandschutz-/Grundsanierung in Höhe von 3,9 Mio € übrig. Zwischenzeitlich hat eine Begehung mit dem Brandschutzingenieuren des Kreises Düren stattgefunden, wobei festgestellt wurde, dass aufgrund der bisher durchgeführten Brandschutzmaßnahmen (z.B. 2. Rettungsweg über Stahltreppe) und der vorgesehenen Nutzung der VHS (ähnlich einer Schulnutzung) der geschaffene Standard vorerst (nach derzeitigem Kenntnisstand) ausreichend ist. Demnach würde sich die die Renovierung der Räume nach derzeitigem Kenntnisstand auf die Aufwendungen beschränken, die für die ordnungsgemäße Unterbringung der Institute und für „Schönheitsreparaturen“ notwendig sind. Durch die Einsparung der Brandschutzmaßnahmen in der Schirmerschule, die bei einem Verbleib der VHS in diesem Gebäude zwingend und umgehend durchgeführt werden müsste, und die auf einen Betrag von 50.000 € kalkuliert wurde, wäre die Renovierung insgesamt gedeckt. Mit der Aufgabe der Gebäude Musikschule und Alte Schirmerschule sollte auch über die Konsequenzen in der Bilanz nachgedacht werden. Die Restwerte der Gebäude (Musikschule 8.807,22 €, Alte Schirmerschule 568.011,01 €) werden vom Anlagevermögen abgezogen und reduzieren in gleicher Höhe das Eigenkapital. Die Restwerte Sitzungsvorlage 324/2013 Seite 6 werden nicht als außerordentlicher Aufwand/Abschreibung in der Ergebnisrechnung gebucht und belasten somit nicht die Ergebnisrechnung/Schlussrechnung des betroffenen Jahres, allerdings werden das Anlagevermögen und das Eigenkapital im entsprechenden Jahr unmittelbar betroffen. Zusätzlich werden beim Aufwand bei beiden Gebäuden die Aufwendungen für laufende Unterhaltung, Betriebskosten u.ä. unmittelbar eingespart. Nach dem vorl. Ergebnis HHJ 2011 würde diese Einsparung allein für das Musikschulgebäude mehr als 50.000 €/Jahr (ohne ersparte Abschreibung) ausmachen (Zahlen für die Alte Schirmerschule können derzeit nicht geliefert werden, da keine Kostentrennung im Haushalt vorliegt). Die Bodenwerte der beiden Schulgrundstücke wurden in den NKF-Gutachten zur Eröffnungsbilanz als Gemeinflächen mit 30 % des Bodenwertes bewertet. Der Bodenwert ist in der nachstehenden Tabelle ausgewiesen: Gemeinbedarf (30 %) 141.916,50 € Musikschule Alte Schirmerschule 181.620,00 € Bodenwert 100 % 473.055,00 € 605.400,00 € Der Bodenwert gibt den Wert eines baureifen, voll erschlossenen Grundstücks wieder (ohne Aufbauten, Abbruchkosten müsste ggf abgezogen werden). Aufgrund der oben beschriebenen Darstellung sollten in 2014 deshalb die Finanzmittel in Höhe von 50.000.- € zur Verfügung gestellt werden, um die Umzüge in die Realschule realisieren zu können.. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): 1.Finanzielle Auswirkungen: Gesamtkosten: 50.000,00 € Haushaltsmittel stehen bereit: x ja jährl. Folgekosten: x ja nein jährl. Einnahmen: nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: Sitzungsvorlage 324/2013 Seite 7 (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ___1___ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung x nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja x Die Aufwendungen für die erforderlichen Umbaumaßnahmen werden in 2014 außerplanmäßig bereitgestellt bzw. im Rahmen einer eventuell zu beschließenden Nachtragshaushaltssatzung in 2014 veranschlagt nein nein Beratungsergebnisse aus der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 10.10.2013 Der Beschlussentwurf der Verwaltung wird nicht weiterverfolgt. Stattdessen empfiehlt der Hauptund Finanzausschuss einstimmig dem Rat wie folgt: Das Alte und Neue Rathaus verbleiben bei der Stadt und werden adäquat genutzt. Die Verwaltung legt hierzu ein entsprechendes Belegungskonzept vor. Die Schirmerschule, die Alte Musikschule und die Realschule werden der Vermarktung zugeführt. Sitzungsvorlage 324/2013 Seite 8