Sitzungsvorlage (Erstellung der Jahresabschlüsse für die Jahre 2009 bis 2013)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 20/22 Az.: 20/22 Kn. Jülich, 12.09.2013 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 336/2013 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 10.10.2013 Stadtrat 17.10.2013 TOP Ergebnisse siehe Hinweis letzte Seite Erstellung der Jahresabschlüsse für die Jahre 2009 bis 2013 Anlg.: 20/22 II SD.Net Beschlussentwurf: Der von der Verwaltung festgelegten Zeitplanung zur Erstellung der Jahresabschlüsse 2009 bis 2013 wird zugestimmt. Die Verwaltung beantragt bei der Aufsichtsbehörde die Duldung, die Abschlüsse bis zum 01.10.2014 erstellen zu dürfen. Begründung: Mit Verfügung vom 25.07.2013 hat die Aufsichtsbehörde das Haushaltssicherungskonzept der Stadt Jülich für die Jahre 2013 bis 2023 genehmigt. Die Genehmigung enthält u.a. die folgende Auflage: Grundsätzlich wird also eine Vorlage der Jahresabschlüsse 2009 bis 2012 bis zum 31.12.2013 gefordert. Die angesprochene „Duldung der Vorlage der Jahresabschlüsse bis zum 01.10.2014“ hat folgenden Hintergrund: Fehlende Jahresabschlüsse sind nicht nur bei der Stadt Jülich ein Problem. Auch die am Stärkungspakt teilnehmenden Kommunen haben größtenteils keine Jahresabschlüsse erstellt. Nach dem Stärkungspaktgesetz müssen diese Kommunen aber zum 15.04. eines Jahres den bestätigten Jahresab- schluss des Vorjahres vorlegen. Anderenfalls kann eine Auszahlung der Stärkungspaktmittel nicht erfolgen. Um einerseits die Kommunen zur Erstellung der Jahresabschlüsse zu „zwingen“ und andererseits die Stärkungspaktmittel auszahlen zu können, hat das Ministerium für Innerers und Kommunales NRW mit Verfügung vom 27.06.2013 bestimmt, dass die Stärkungspaktkommunen bis zum 01.10.2014 sämtliche festgestellten (=geprüft und vom Rat beschlossenen) Jahresabschlüsse für die Jahre bis einschließlich 2012 vorlegen müssen. Zum gleichen Termin muss für das Jahr 2013 ein vom Bürgermeister festgestellter Entwurf (= Entwurf für Zuleitung an das Rechnungsprüfungsamt) des Jahresabschlusses vorliegen. Diese Vorgehensweise bedarf allerdings einer gesonderten Genehmigung durch die Aufsichtsbehörde. Damit die Aufsichtsbehörden dieser Regelung zustimmen, muss vorab eine vom Rat beschlossene Planung vorgelegt werden, wie die vorgegebenen Ziele erreicht werden sollen. Aus dem Ratsbeschluss soll auch hervorgehen, warum eine gesetzeskonforme Aufstellung der Jahresabschlüsse bisher nicht möglich war und wie die Hinderungsgründe ausgeräumt wurden. Außerdem muss ein nachvollziehbarer Zeitplan beigefügt sein. Mit Verfügung vom 09.07.2013 hat die Bezirksregierung die Regelung, die zunächst nur für die am Stärkungspakt teilnehmenden Kommunen galt, auf alle Kommunen übertragen. Haushaltsgenehmigungen werden demnach nur ausgesprochen, wenn die genannten Vorgaben erfüllt werden. Die Stadt Jülich hat seit dem Umstieg auf das Neue Kommunale Finanzmanagement (NKF) zum 01.01.2009 keine Jahresabschlüsse erstellt. Der Umstieg vom kameralen Buchungssystem auf das NKF war hier ursprünglich zum 01.01.2006 vorgesehen. Im März 2005 ist die Stadt aber bei einem Streitverfahren vor dem Verwaltungsgericht Aachen unterlegen und musste daraufhin zum 01.01.2006 eine getrennte Abwassergebühr einführen. Die Daten hierfür wurden zwar von einem beauftragten Ingenieurbüro erhoben, dennoch verblieb für die Mitarbeiter in der Kämmerei ein erheblicher Arbeitsaufwand, auch weit über den Einführungstermin hinaus. Die erforderlichen Arbeiten zur Umstellung des Buchungssystems konnten daher nicht erledigt werden. Der Umstieg auf das NKF musste in der Folge mehrfach verschoben werden und konnte erst zum 01.01.2009 erfolgen, dem laut NKF-Gesetz spätestmöglichen Termin. Mit dem Umstieg auf die doppelte Buchführung musste erstmals eine Eröffnungsbilanz erstellt werden. In diese Eröffnungsbilanz zum Umstellungsstichtag 01.01.2009 mussten sämtliche Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten der Stadt einfließen. Insbesondere die Vermögensgegenstände mussten zuvor erfasst und bewertet werden. Auch hier wurden große Bereiche wie die Erfassung und Bewertung der Straßen und des bebauten Grundbesitzes an Ingenieurbüros vergeben. Die übrigen Bereiche wie Betriebs- und Geschäftsausstattung, unbebaute Grundstücke oder auch die Fahrzeuge wurden von den Mitarbeitern der Kämmerei selbst erfasst und bewertet. Einen erheblichen Aufwand stellte die stichtagsgenaue Zusammenstellung der Forderungen zugunsten der Stadt sowie die Erfassung sämtlicher erhaltener Zuweisungen und Beiträge dar. Die beiden letztgenannten Einnahmen sind als Sonderposten in der Bilanz aufzuführen. Parallel zu diesen Arbeiten erfolgte zum Jahr 2011 die Einführung einer neuen Finanzsoftware einschließlich Veranlagungsverfahren für die Grundbesitzabgaben. Auch diese Umstellung war mit einem erheblichen Arbeits- und Schulungsaufwand für die Mitarbeiter der Kämmerei verbunden. Die Eröffnungsbilanz konnte daher erst im Juli 2012 vom Rat festgestellt werden. Da das Vorliegen einer Eröffnungsbilanz wesentliche Voraussetzung für die Erstellung der Jahresabschlüsse ist, konnte mit einem Großteil der Arbeiten zu den Jahresabschlüssen erst nach Feststellung der EröffnungsSitzungsvorlage 336/2013 Seite 2 bilanz begonnen werden. Erschwerend kommt hinzu, dass der Jahresabschluss nach dem NKF wesentlich komplexer ist als die bisherige kamerale Jahresrechnung. Ich habe daraufhin im August 2012 eine Projektgruppe installiert, die unter Federführung der Organisation die Zusammenarbeit der Kämmerei mit den Fachbereichen koordiniert und die Einhaltung von Zielvorgaben überwacht. In der Projektgruppe wurde vereinbart, bis zum 31.12.2013 die Jahresabschlüsse für 2009 und 2010 zu erstellen. In 2014 sollten dann die Jahresabschlüsse für 2011 und 2012 folgen, in 2015 dann die Abschlüsse 2013 und 2014. Diese Planung ist gemäß der eingangs angeführten Auflage zur Haushaltsgenehmigung 2013/2014 nunmehr zu überarbeiten, wenn auch in den Folgejahren Haushaltsgenehmigung erreicht werden sollen. Die grundsätzlich geforderte Erstellung der Abschlüsse bis eischließlich 2012 bis zum 31.12.2013 ist dabei keinesfalls realisierbar. Infrage kommt daher nur eine Beantragung der Duldung der Vorlage der Abschlüsse bis einschließlich 2013 zum 01.10.2014. Weitere Probleme ergaben sich allerdings durch die im April diesen Jahres erfolgte Prüfung der Eröffnungsbilanz durch die Gemeindeprüfungsanstalt. U.a. wegen des mehrfach verschobenen Umstellungstermins waren die Zeitwerte in der Eröffnungsbilanz mit Indexzahlen zu einem falschen Stichtag gerechnet. Durch den Ansatz der korrekten Indexwerte zum Umstellungsstichtag 31.12.2008 ergeben sich in vielen Bereichen neue Bilanzwerte (siehe hierzu gesonderter Tagesordnungspunkt). Außerdem hat die GPA beanstandet, dass die Zuweisungen nicht wie das Anlagevermögen anhand von Indexwerten auf den Wert zum Umstellungsstichtag hochgerechnet waren. Auf der Grundlage der ursprünglichen Eröffnungsbilanz schon in die Anlagenbuchhaltung überspielte umfangreiche Daten müssen daher gelöscht und die neuen Daten nach Aufbereitung eingespielt werden. Dennoch gehe ich nach wie vor davon aus, dass die Jahresabschlüsse 2009 und 2010 bis zum 31.12.2013 erstellt werden können. Diese beiden Abschlüsse sind in der alten Finanzsoftware zu erstellen, was die Erstellung erheblich erschwert. Außerdem haben die bisherigen Arbeiten gezeigt, dass in den Anfangszeiten des NKF, also insbesondere in 2009, relativ viele Fehlbuchungen zu verzeichnen waren. Gerade bei der Abgrenzung zwischen laufendem Aufwand und investiver Buchung, die im NKF eine große Rolle spielt, traten viele Probleme auf, die nun im Rahmen der Abschlussarbeiten zu korrigieren sind. Zudem sind sämtliche investiven Buchungen in die Anlagebuchhaltung zu übernehmen. Insofern stellt das Ziel, die Abschlüsse 2009 und 2010 bis zum 31.12.2013 zu erstellen, eine große Herausforderung dar. Die Kämmerei soll daher um einen Mitarbeiter verstärkt werden, der in 2013 seine Ausbildung beendet. Gleichzeitig wird auf ein Angebot der KDVZ Rhein-Erft-Rur in Frechen zurückgegriffen , wonach ein Mitarbeiter, der mit der Problematik vertraut ist und bereits bei der Erstellung von Jahresabschlüssen in anderen Kommunen mitgewirkt hat., ab Oktober 2013 zunächst für drei Tage pro Woche in der Kämmerei eingesetzt wird. Die Aufwendungen hierfür werden über die Verbandsumlage finanziert. Zum jetzigen Zeitpunkt sind die angesprochenen Korrekturbuchungen für das Jahr 2009 erledigt, die für 2010 in Arbeit. Nach Beschluss der „neuen Eröffnungsbilanz“ und der bereits erwähnten Übernahme der „neuen Werte“ in die Buchhaltung werden die aktuellen Daten mit den Vermögenszu- und abgängen 2009 und 2010 in die Anlagebuchhaltung eingespielt. Dann können wichtige Positionen errechnet werden, die bisher nicht exakt ermittelt werden konnten, die aber einen erheblichen Einfluss auf das Jahresergebnis haben. In erster Linie sind hier die Abschreibungen und die Erträge aus der Auflösung der Sonderposten zu nennen. Die Jahresabschlüsse 2011 ff werden mit der neuen Software erstellt. Die Zahl der zu korrigierenden Buchungen dürfte deutlich geringer sein als in den Vorjahren 2009 und 2010, nicht zuletzt weil Sitzungsvorlage 336/2013 Seite 3 die Kämmerei in 2011 und 2012 um jeweils eine/n Mitarbeiter/in verstärkt wurde, die gerade in diesen Bereichen tätig sind. Die Regelung nach dem NKF-Weiterentwicklungsgesetz, wonach die Jahresabschlüsse 2009 und 2010 quasi als Anlage dem Jahresabschluss 2011 beigefügt werden können, bedeutet für die Kämmerei letztlich keine Erleichterung. Der Arbeitsaufwand für die Erstellung der Abschlüsse ist unverändert, Vorteil dieser Regelung ist „nur“, dass die drei Jahresabschlüsse zusammen vom Rechnungsprüfungsamt und –ausschuss geprüft werden können. Ich gehe davon aus, dass die Jahresabschlüsse 2011 bis 2013 wie gefordert bis zum 30.09.2014 erstellt werden können. Insofern ergibt sich die folgende geänderte Planung: bis zum 31.12.2013 Erstellung der Jahresabschlüsse 2009 und 2010 bis zum 30.09.2014 Erstellung der Jahresabschlüsse 2011, 2012 und 2013 Für die Erstellung der Abschlüsse 2011 bis 2013 einzelne konkrete Fertigstellungstermine vorzugeben, ist nicht sinnvoll, da viele Arbeiten für alle drei Jahre parallel durchgeführt werden können. Insofern macht es keinen Sinn, für den Abschluss 2011 etwa den 30.03.2014 als Ziel vorzugeben, für den Abschluss 2012 dem 30.06.2014 und für den Abschluss 2013 den 30.09.2014. Stattdessen sollte die Zielvorgabe für alle drei Abschlüsse der 30.09.2014 sein. Die „Duldung“ dieser Terminplanung wird gemäß der Verfügung vom 09.07.2013 bei der Aufsichtsbehörde beantragt. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): ja 1.Finanzielle Auswirkungen: Gesamtkosten: nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: ja jährl. Einnahmen: nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ ja 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja nein Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja nein Beratungsergebnisse aus der Sitzung des Haupt- und Finanzausschusses vom 10.10.2013 Sitzungsvorlage 336/2013 Seite 4 Der Beschlussentwurf der Verwaltung wird ergänzt. Der Haupt- und Finanzausschuss empfiehlt dem Rat mehrheitlich wie folgt: Die Ausführungen, wie die Änderungsgründe ausgeräumt wurden sowie ein nachvollziehbarer Zeitplan werden in den Beschlussentwurf aufgenommen. Sitzungsvorlage 336/2013 Seite 5