Mitteilung (Zentrale Materialbeschaffung Prozessoptimierung)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 10/11 Az.: Zentrale Beschaffung -Go/Min- Jülich, 17.10.2013 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 412/2013 Mitteilung Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 28.11.2013 TOP Ergebnisse Zentrale Materialbeschaffung Prozessoptimierung Anlg.: 14 Wd. 24.10. II Pr. 22.10. 10/11 10/11 SD.Net Orga Orga i. V. Pr. Sc. Go. Mu. 22.10. 21.10. 21.10. 20.11. I Mitteilungstext: Für die Beschaffung von Büroverbrauchsmaterialen ist zurzeit bei der Stadt Jülich eine Zentrale Beschaffungsstelle eingerichtet. Von dort aus werden alle erforderlichen Büroartikel beschafft und einmal wöchentlich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgegeben. Das geschätzte Jahresvolumen liegt bei 10.000€ für Kleinmaterialen. Zur Optimierung der Beschaffungsabläufe wurde der Kauf von Büroverbrauchsmaterialen über sogenannte Beschaffungsplattformen geprüft. Bereits im Jahr 2001 hat der Kreis Düren im Rahmen eines Pilotprojektes die Nutzung der Plattform „citkoMarket“ angeregt und befürwortet. Seitdem beschaffen hier bereits 13 Kommunen aus dem Kreisgebiet Düren und bestätigen durchgehend eine positive Bilanz. Eine bedarfsgerechte und dennoch vergabekonforme Beschaffung ist möglich und bietet etliche Vorteile:  Reduzierung des Verwaltungsaufwandes  Reduzierung der Lagerfläche. Hierdurch kann dringend benötigter Aktenraum geschafft werden  Aufwändige Ausschreibungsverfahren entfallen  Ortsansässige Händler können für Kleinstmengen und Sonderfälle weiterhin berücksichtigt werden  Die Teilnahme ist für kreisangehörige Kommunen absolut kostenfrei und unverbindlich Die Materialbeschaffung wird daher zunächst für das Rathaus über die oben beschriebene Plattform durchgeführt. Nach der Erprobungszeit könnte eine Erweiterung für die Bereiche der städtischen Schulen sowie die EDV erfolgen.