Beschlussvorlage (Sicherheit und Ordnung)

Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 ÜBERÖRTLICHE PRÜFUNG Sicherheit und Ordnung der Stadt Erftstadt im Jahr 2014 Seite 1 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 INHALTSVERZEICHNIS Sicherheit und Ordnung 3 Inhalte, Ziele und Methodik 3 Einwohnermeldeaufgaben 4 Personenstandswesen 6 Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten 8 Gesamtbetrachtung Sicherheit und Ordnung 11 Seite 2 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 Sicherheit und Ordnung Inhalte, Ziele und Methodik Die Prüfung „Sicherheit und Ordnung“ umfasst einen leistungsbezogenen Kennzahlenvergleich verschiedener Handlungsfeldern innerhalb des Produktbereichs Sicherheit und Ordnung. Damit wird die Aufgabenwahrnehmung in den verschiedenen Teilbereichen in Bezug auf den jeweiligen personalwirtschaftlichen Ressourcenverbrauch und dessen Verhältnis zum Leistungsniveau interkommunal verglichen und analysiert. Auf der Basis von Benchmarks werden hierbei Potenziale ermittelt. Unterstützt wird der Kennzahlenvergleich durch strukturierte Interviews. Der interkommunale Vergleich erfolgt zunächst durch die Kennzahl „Personalaufwendungen je Fall“ des entsprechenden Handlungsfeldes. Zum Vergleich des Stellenvolumens werden Leistungskennzahlen auf der Sachbearbeitungsebene (Fälle je Vollzeit-Stelle) ermittelt. Ergänzend werden weitere Kennzahlen (z. B. Personalaufwandsdeckungsgrad) gebildet. Die Personal- und Sachaufwendungen für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden auf Basis von stellenbezogenen KGSt-Durchschnittswerten ermittelt, die dem „KGST-Bericht M 1/2012 Kosten eines Arbeitsplatzes 2012/2013“ entnommen sind. Die in die Leistungskennzahl einfließenden Fallzahlen werden im Bereich der Einwohnermeldeaufgaben, des Personenstandswesens und der Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten gewichtet, um den unterschiedlichen Bearbeitungszeiten Rechnung zu tragen. Die jeweilige Berechnung für die Gewichtung wurde der zuständigen Organisationseinheit übergeben, so dass eine gesonderte Darstellung im Bericht entfällt. Das Aufgabenportfolio der mittleren kreisangehörigen Kommunen in den Handlungsfeldern • Einwohnermeldeaufgaben, • Personenstandswesen und • Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten ist grundsätzlich identisch. Die prüfungsrelevanten Aufgaben wurden einheitlich definiert, so dass die Vergleichskommunen das vorhandene Personal und die Erträge - unabhängig von der bestehenden Organisationsstruktur - entsprechend zuordnen konnten. Der Personaleinsatz ist nicht ausschließlich und interkommunal einheitlich durch die bestehende (gesetzliche) Aufgabe bestimmt, sondern kann auch durch Besonderheiten der Kommune wie besondere Qualitätsansprüche und Standards geprägt sein. Bei Organisationsbetrachtungen oder Überprüfungen der Stellenbemessung sind bestehende Standards kritisch zu analysieren und diskutieren. Deshalb sind diese Besonderheiten beim Stellenvergleich nicht bereinigt. Seite 3 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 Örtliche Besonderheiten können somit dazu führen, dass eine im Vergleich erhöhte Personalausstattung unter Berücksichtigung der bestehenden Rahmenbedingungen zunächst angemessen erscheint. Sofern die höhere Personalausstattung das Ergebnis höherer Standards ist, müssten daher zunächst diese Rahmenbedingungen geändert werden, um den Personaleinsatz optimieren zu können. Der interkommunale Vergleich und die Potenzialausweisung sollen den Kommunen eine Hilfestellung geben, Prioritäten für mögliche Veränderungs- und Entwicklungsprozesse zu setzen. Eine analytische Stellenbemessung wird nicht vorgenommen. Insoweit bleiben eine weitere Untersuchung und eine spezifische Analyse auf individuelle Optimierungspotenziale unerlässlich. Ausgehend von der These, dass in einem definierten Leistungsprozess ein Substitutionseffekt zwischen dem Einsatz von IT und dem Personalbedarf feststellbar sein müsste, nähert sich die GPA NRW diesem Themenfeld in einem ersten Schritt an. Abgefragt und erfasst werden struktureller Merkmale im Zusammenhang mit der Anwendung der einheitlichen Standesamtssoftware „AutiSta“ und der Einführung des elektronischen Personenstandsregisters im Handlungsfeld Personenstandswesen. Im Rahmen eines standardisierten Interviews wird der individuelle Entwicklungsstand der Kommune erfasst. Ziel ist es festzustellen, ob sich im Rahmen dieser empirischen Erhebung in einer Gesamtbetrachtung für das Prüfungssegment Wirkungszusammenhänge zwischen dem IT-Einsatz und dem Personalbedarf feststellen lassen. Einwohnermeldeaufgaben Sämtliche Tätigkeiten im Bereich der durch die GPA NRW definierten „Einwohnermeldeaufgaben im engeren Sinne“ werden durch 4,87 vollzeitverrechnete Ist-Stellen in der Sachbearbeitung (ohne Außendienst) und zusätzlich 0,3 vollzeitverrechnete Ist-Stellen für den Overhead erledigt. Als Bezugsgröße für die Kennzahlenermittlung sind 11.532 gewichtete Fälle aus dem Vergleichsjahr 2012 berücksichtigt worden. Dabei wird die Bearbeitung von Ausweisanträgen höher 1 gewichtet als die Bearbeitung von An-, Um- und Abmeldungen . Die schrittweise Berechnung ist im Handout zum Abschlussgespräch enthalten und so für die Kommune nachvollziehbar dargestellt. Personalaufwendungen je Fall Einwohnermeldeaufgaben im interkommunalen Vergleich 2012 Erftstadt 23,64 Minimum 13,87 Maximum 32,53 Mittelwert 23,23 1. Quartil 20,66 2. Quartil (Median) 23,32 3. Quartil 25,67 Anzahl Werte 26 Die Stadt Erftstadt gehört nicht zum besten Viertel (1. Quartil), sondern liegt lediglich im Mittelfeld der der Vergleichskommunen. Die Zahl der beantragten Ausweisdokumente liegt bei 1.638 1 Bearbeitung von Ausweisanträgen mit 1,0 bzw. Bearbeitung von An-, Um- und Abmeldungen mit 0,5. Seite 4 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 Dokumenten je 10.000 Einwohner. Dies ist ein durchschnittlicher Wert. Die Zahl der An-, Umund Abmeldungen je 10.000 Einwohner liegt allerdings mit 1.293 im interkommunalen Vergleich deutlich unter dem Mittelwert von 1.609 Vorgängen. Dies wirkt sich auch auf die folgende Kennzahl aus. Fälle je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Einwohnermeldeaufgaben im interkommunalen Vergleich 2012 Fälle je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Einwohnermeldeaufgaben im interkommunalen Vergleich 2012 Erftstadt 2.368 Minimum 1.552 Maximum 3.277 Mittelwert 2.275 1. Quartil 2.000 2. Quartil (Median) 2.246 3. Quartil 2.468 Anzahl Werte 26 Feststellung Aus der Differenz zum Benchmark ergibt sich ein rechnerisches Potenzial in Höhe von 0,43 Stellen. Die schrittweise Berechnung des Potenzials ist im Handout zum Abschlussgespräch enthalten und so für die Kommune nachvollziehbar dargestellt. Die Stadt Erftstadt definiert Ziele im Haushaltsplan und weist Kennzahlen aus (Aufwandsdeckungsgrad, Verwaltungsaufwand je Einwohner). Das Bürgerbüro befindet sich im Stadtteil Lechenich, das Ordnungsamt in Liblar. Es handelt sich jedoch nicht um eine Nebenstelle. Die Öffnungszeiten sind bedarfsorientiert auf 25 Wochenstunden festgelegt. Im Hinblick auf den Anteil der „fachfremden Serviceaufgaben“ wird davon ausgegangen, dass man sich im Bürgerbüro nur zu rund zehn Prozent mit Aufgaben außerhalb des reinen Melde- und Passwesens beschäftigt. Die Serviceaufgaben umfassen z. B. Angelegenheiten des Straßenverkehrsamtes des Rhein-Erft-Kreises (Kfz-Schein-Änderungen, Führerscheinanträge), Parkausweise, Mülltonnen, Elektro- und Grünabfuhranträge, sowie den Verkauf von Windelsäcken. Auf dieser Ba- Seite 5 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 sis ist auch der zu berücksichtigende Stellenanteil für die „Einwohnermeldeaufgaben im engeren Sinne“ ermittelt worden. Das Bürgerbüro ist klar strukturiert: Infotheke, Bedienbereich, Back Office. Der Zugang zum Bedienbereich ist durch Wartenummern geregelt. Dadurch fallen nur geringe Wartezeiten an. Der Personaleinsatz ist auf den Bedarf (Publikumsaufkommen) hin angepasst. Die Infotheke ist nur zu den Publikumszeiten mit einer Teilzeitkraft besetzt. Die Arbeitszeiten stehen im Einklang mit den Öffnungszeiten. Durch die Einrichtung des „Back Office“ und die Nachmittagsschließung besteht genügend Zeit für Nacharbeiten und Postbearbeitung. Die Rahmenbedingungen sind im Übrigen mit den anderen Kommunen vergleichbar. Aus den durchgeführten Interviews ergeben sich keine Besonderheiten. Eine zügige, rechtssichere Bearbeitung aller eingehenden Anträge steht im Vordergrund; die Wartezeiten für Besucher sind als gering anzusehen. Feststellung Insgesamt ist das Bürgerbüro gut strukturiert und die Öffnungszeiten sind bedarfsorientiert ausgerichtet. Der Anteil der sonstigen Serviceaufgaben wird im Vergleich zu anderen Kommunen seitens der Stadt möglicherweise zu gering eingeschätzt. Empfehlung Die Fallzahlen sollten insgesamt fortgeschrieben werden, auch im Hinblick auf die „sonstigen Serviceaufgaben“. Auf dieser Basis sollte dann der Stellenzuschnitt überprüft werden. Die Vollzeit-Stellen Einwohnermeldeaufgaben gesamt je 10.000 Einwohner liegen mit 0,96 im „besten Viertel“ der Vergleichskommunen. Auch dies spricht dafür, dass der Anteil der „sonstigen Serviceaufgaben“ in Erftstadt im Vergleich zu anderen Kommunen zu gering eingeschätzt wird. Personenstandswesen Sämtliche Tätigkeiten im Bereich des durch die GPA NRW definierten Aufgabenfeldes „Personenstandswesen“ werden durch 2,39 vollzeitverrechnete Ist-Stellen in der Sachbearbeitung und zusätzlich 0,15 vollzeitverrechnete Ist-Stellen für den Overhead erledigt. In diesem Bereich sind 2012 auch zwei Honorarkräfte (ehemalige Standesbeamte) tätig, die Trauungen am Wochenende vornehmen. Diese Kräfte erhalten Honorare, die durch die Brautleute beglichen werden. Die GPA hat daher umgerechnet 0,17 Vollzeit-Stellen hinzugerechnet, um diese besondere Situation vergleichbar zu machen. Im Jahr 2012 fanden 120 dieser so genannten „Honorartrauungen“ statt. Als Bezugsgröße für die Kennzahlenermittlung sind 368 gewichtete Fälle aus dem Vergleichsjahr 2012 berücksichtigt worden. Dabei wird die Bearbeitung von Eheschließungen aufgrund Seite 6 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 der längeren Bearbeitungszeiten höher gewichtet als die Bearbeitung von Geburten und Ster2 befällen . Die Berechnung liegt der Verwaltung vor. Personalaufwendungen je Fall Personenstandswesen im interkommunalen Vergleich 2012 Erftstadt KGSt-Personalaufwendungen je gewichtetem Fall Personenstandswesen Personalaufwandsdeckungsgrad Personenstandswesen Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte 349 246 802 497 389 478 592 26 38,3 11,0 45,4 29,5 23,6 29,6 35,0 25 Die Stadt Erftstadt gehört bei den Personalaufwendungen je gewichtetem Fall zum „besten Viertel“ der Vergleichskommunen (1. Quartil). Beim Personalaufwendungsdeckungsgrad wird im interkommunalen Vergleich der Wert für das 3. Quartil überschritten. Ambiente-Trauungen finden im historischen Rathaus in Lechenich statt. In den letzten Jahren wurden die Arbeitsabläufe im Standesamt optimiert. Die Möglichkeiten der EDV werden sinnvoll genutzt. Der Einsatz von Honorarkräften (zwei ehem. Standesbeamte), die Trauungen am Wochenende vornehmen, wirkt sich positiv aus. Ab 2014 ist nur noch eine Kraft tätig. 2 Bearbeitung von Eheschließungen (Meldeverfahren plus Trauung) bzw. "Nur-Trauung" mit 1,0; nur Meldeverfahren mit 0,3; Beurkundung Geburt bzw. Sterbefall jeweils mit 0,2. Seite 7 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 Fälle je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Personenstandswesen im interkommunalen Vergleich 2012 Fälle je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Personenstandswesen im interkommunalen Vergleich 2012 Erftstadt 161 Minimum 75 Maximum 232 Mittelwert 134 1. Quartil 99 2. Quartil (Median) 134 3. Quartil Anzahl Werte 157 26 Die Stadt Erftstadt gehört auch bei dieser Betrachtung zum besten Viertel der Vergleichskommunen. Feststellung Die Stadt Erftstadt erreicht den Benchmark und kann als „gutes Beispiel“ benannt werden. Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten Sämtliche Tätigkeiten im Bereich der durch die GPA NRW definierten Aufgaben „Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten“ werden durch 1,90 vollzeitverrechnete Ist-Stellen in der Sachbearbeitung (einschl. Außendienst) und zusätzlich 0,25 vollzeitverrechnete Ist-Stellen für den Overhead erledigt. Als Bezugsgröße für die Kennzahlenermittlung sind 1.667 Fälle aus dem Vergleichsjahr 2012 berücksichtigt worden. Seite 8 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 Personalaufwendungen je Fall Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten im interkommunalen Vergleich 2012 Erftstadt Minimum Maximum Mittelwert 1. Quartil 2. Quartil (Median) 3. Quartil Anzahl Werte Personalaufwendungen je Fall Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten 67,45 30,97 123,88 67,03 51,73 64,74 76,93 26 Personalaufwendungsdeckungsgrad Gewerbe- und Gaststättenerlaubnisse 64,6 16,3 93,8 45,1 28,7 36,4 59,2 26 Die Stadt Erftstadt liegt bei den Personalaufwendungen je Fall beim Mittelwert der Vergleichskommunen. Beim Personalaufwendungsdeckungsgrad wird dagegen ein sehr günstiger Wert erzielt. Die Personalquote „Vollzeit-Stellen Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten gesamt je 10.000 Einwohner im interkommunalen Vergleich 2012“ liegt mit 0,43 über dem Durchschnitt von 0,35 Stellen. Die GPA NRW hat Märkte, Veranstaltungen, Volksfeste grundsätzlich aus der Betrachtung herausgenommen. Dennoch haben Großveranstaltungen wie der „Gymnicher Ritt“ Auswirkungen auf den Gesamtbereich. Die Zahl der anzeige- und erlaubnispflichtigen Gewerbebetriebe je Vollzeit-Stelle Gewerbeangelegenheiten liegt in Erftstadt im oberen Viertel der Vergleichskommunen. Aus dem geführten Interview ergibt sich die Erkenntnis, dass z. B. die Abwicklung der Zahlungsvorgänge bei den Erträgen nach der Einführung des NKF mit einem gewissen personellen Mehraufwand verbunden ist. Die Schnittstellen zu Finanzmanagement/Zahlungsabwicklung haben aus Sicht des Ordnungsamtes durch die Umstellung auf NKF und das neue Buchungsverfahren zu einem erhöhten Aufwand bei der „Vorkontierung“ geführt. Erftstadt wendet das Verfahren "KomCash" an. Die für die Gewerbeangelegenheiten zuständige Sachbearbeiterin hat eine eigene Gebührenkasse. Abschlüsse erfolgen täglich und die über den Barbestand hinausgehenden Beträge werden regelmäßig bei der Bank eingezahlt. Die Einnahmekassen werden vom Rechnungsprüfungsamt geprüft. Im Bürgerbüro werden keine Gewerbeanzeigen entgegen genommen. Diese erfolgen zentral bei der Sachbearbeitung "Gewerbe". Hier verfahren einige Vergleichskommunen mit guten Ergebnissen anders. Eine zentrale Bußgeldstelle gibt es in diesem Bereich nicht. Besonderheiten ergeben sich aus dem Interview im Übrigen nicht. Seite 9 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 Fälle je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten im interkommunalen Vergleich 2012 Fälle je Vollzeit-Stelle Sachbearbeitung Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten im interkommunalen Vergleich 2012 Erftstadt 877 Minimum 540 Maximum 1.932 Mittelwert 1.049 1. Quartil 791 2. Quartil (Median) 3. Quartil 912 Anzahl Werte 1.244 26 Aus der Differenz zum Benchmark ergibt sich rechnerisches Potenzial in Höhe von 0,38 Stellen. Die schrittweise Berechnung des Potenzials wurde der Verwaltung zur Verfügung gestellt. Feststellung Im Gewerbebereich ergibt sich eine überdurchschnittliche Personalquote. Tendenziell entfällt dieser Anteil auf den Gaststättenbereich. Die Zahl der erteilten Gaststättenerlaubnisse und Gestattungen je 10.000 Einwohner liegt in Erftstadt im oberen Viertel der Vergleichskommunen. Dennoch wird mit 241 Vorgängen je Vollzeit-Stelle nur ein unterdurchschnittlicher Wert erreicht. Empfehlung Die Stadt Erftstadt sollte die Personalbemessung insbesondere im Gaststättenbereich auf der Basis aktueller Fallzahlen überprüfen. Seite 10 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 Ordnung allgemein In der Vergangenheit sind im Amt 32 insgesamt 2,42 Stellen eingespart worden. Die bisherige Amtsleiterin ist zum 01. März 2014 ausgeschieden. Die Stelle soll zeitlich verzögert nachbesetzt und nach Umwandlung neu ausgeschrieben werden. Bis zur Besetzung der Stelle des 1. Beigeordneten zum 01. Juni 2014 wird dies jedoch aufgeschoben. Durch diese Fluktuation besteht die Möglichkeit, bei einer internen Lösung die Stellenzuschnitte ggf. anzupassen. Gesamtbetrachtung Sicherheit und Ordnung Nachfolgend werden die Analyseergebnisse und wesentlichen Handlungsempfehlungen zusammenfassend dargestellt: • Die Stadt Erftstadt definiert Ziele im Haushaltsplan und weist Kennzahlen aus. • Sie ist Benchmark-Kommune im Bereich Personenstandswesen. • Die Potenziale in den Bereichen Einwohnermeldeaufgaben und Gaststätten sind gering. • Die Fallzahlen sollten fortgeschrieben und die Stellenzuschnitte überprüft werden. Gesamtpotenzial Sicherheit und Ordnung Handlungsfeld Stellenpotenzial Einwohnermeldeaufgaben 0,43 Personenstandwesen - Gewerbe- und Gaststättenangelegenheiten 0,38 Gesamtsumme 0,81 Auf Basis des Durchschnittsaufwandes je Vollzeit-Stelle, den die GPA NRW auf Grundlage ihrer Prüfungsergebnisse mit 50.000 Euro je Vollzeit-Stelle festgelegt hat, beträgt das monetäre Gesamtpotenzial im Vergleichsjahr 2012 40.500 Euro. KIWI-Bewertung In der Gesamtbetrachtung wird das Prüfgebiet „Sicherheit und Ordnung“ mit dem Index 3 bewertet. Seite 11 von 12 Stadt Erftstadt Sicherheit und Ordnung 10161 Absender Gemeindeprüfungsanstalt Nordrhein-Westfalen Heinrichstraße 1, 44623 Herne Postfach 10 18 79, 44623 Herne t 0 23 23/14 80-0 f 0 23 23-14 80-333 e info@gpa.nrw.de i www.gpa.nrw.de Seite 12 von 12