Antrag (Antrag bzgl. Sachstandsbericht zur Einführung eines Dokument-Managemant-Systems (DMS))

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister A 136/2014 Az.: Amt: - 10 BeschlAusf.: - 10 Datum: 13.03.2014 gez. Elsen 24.03.2014 Amtsleiter Datum Freigabe -100- gez. Erner, Bürgermeister BM / Dezernent - 20 - Den beigefügten Antrag der CDU-Fraktion leite ich an die zuständigen Ausschüsse weiter. Beratungsfolge Hauptausschuss Betrifft: Termin 08.04.2014 Bemerkungen beschließend Antrag bzgl. Sachstandsbericht zur Einführung eines Dokument-ManagemantSystems (DMS) Finanzielle Auswirkungen: Unterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Stellungnahme der Verwaltung: Die Umstellung von überwiegend manuellen Arbeitsabläufen auf ein Dokumenten-ManagementSystem (DMS) ist auf Grund der Komplexität eines solchen Systems ein erheblicher Umstellungsaufwand in organisatorischer und ablauftechnischer Hinsicht. Daher muss vor Einführung eines DMS ein kompatibles IT-Umfeld existieren um die Vorteile eines DMS flächendeckend nutzen zu können. Seit mehreren Jahren beschäftigt sich die IT-Abteilung mit der Prüfung von Einsatzmöglichkeiten in Zusammenarbeit mit verschiedenen Herstellerfirmen und insbesondere der KDVZ Rhein-Erft-Rur in Frechen. Mittlerweile sind die Hersteller von Fachverfahren dazu übergegangen, in ihre Systeme Archivund Dokumentenmanagementlösungen zu integrieren, die aber nicht für einen verfahrensübergreifenden Einsatz konzipiert sind. Eine übergreifende Portallösung wurde in den letzten Jahren zwar häufig angekündigt, ist aber bis heute nicht verfügbar. Die eingeschränkte Auswahlmöglichkeit hat in der Vergangenheit dazu geführt, dass im Bauordnungsamt ein DMS für das Baugenehmigungsverfahren und im Bereich Ordnungsamt ein System zur Archivierung von Passdaten eingeführt wurde. Diese beiden Systeme sind nicht zu einem verwaltungsweiten System ausbaubar. Zufriedenstellende Systeme für den kommunalen Bereich standen lange Zeit nicht zur Verfügung, wobei auch die problematische Konstellation der KDVZ bis hin zu Auflösungsspekulationen über den Zweckverband nicht zur Auswahl eines investitionssicheren und zukunftsfähigen DMS beigetragen haben. Mittlerweile hat sich die KDVZ mit einem breiten Angebot von Fachverfahren im Netz der kommunalen Rechenzentren etabliert und mit der Auswahl und dem Betrieb des DMS-Verfahrens „d3“ der Firma develop positioniert. Die richtungsweisende Festlegung der KDVZ auf ein bestimmtes System hat mehrere Mitgliedskommunen im Verbandsgebiet veranlasst, sich für dieses System als Lösung für die Gesamtverwaltung zu entscheiden und in einem Teilbereich einzuführen. Eine umfangreiche Integration der Verfahren aus dem Finanzwesen in „d3“ wird z. Zt. wegen den hierfür existierenden Schnittstellen von der KDVZ empfohlen. Im Verbandsgebiet sind folgende Verwaltungen den Empfehlungen gefolgt und haben verschiedene Aktivitäten zur Einführung von „d3“ initiiert:           Stadt Wesseling (Steuerakte, Rechnungseingangsworkflow, Personalakte, Einwohnerakte). Stadt Pulheim (Steuerakte, Rechnungsakte, Vertragsverwaltung, RPA-Prüfung, Personalakte, Bauakte). Stadt Jülich (Steuerakte), die Bauakte und der Aktenplan sind beauftragt, Die Personalakte soll dieses Jahr noch folgen Gemeinde Hellenthal (Steuerakte), der Aktenplan ist beauftragt Stadt Bad Münstereifel, Steuerakte, Bauakte und Aktenplan beauftragt und werden dieses Jahr eingeführt Gemeinde Inden und Vettweiß (Steuerakte) Gemeinde Merzenich (Bauakte), Steuerakte ist beauftragt Gemeinde Titz (Bauakte) Gemeinde Hürtgenwald, Einführung von Steuerakte und Aktenplan in diesem Jahr geplant aber noch nicht beauftragt Stadt Frechen (Steuerakte, Aktenplan, Rettungsdienstakte), Personalakte, Rechnungseingangsworkflow und Hundeakte für 2014 geplant (Aktenablage, Rechnungseingangsworkflow), Posteingangsworkflow und Rechnungsausgangsworkflow ebenfalls für dieses Jahr geplant Bei allen aufgelisteten Kommunen kommt das DMS-System „d3“ zum Einsatz. Vorrangig wird als erstes Verfahren die funktionsfähige „Steuerakte“ eingesetzt. Die „Steuerakte“ und die hierauf im Finanzbereich aufbauenden Verfahren stellen eindeutig den Schwerpunkt für die Einführung eines DMS dar und müssen von der verantwortlichen Führungskraft (Kämmerer) fachlich mitgetragen werden. In Abstimmung mit dem künftigen Kämmerer ist ein DMS vorrangig im Finanzbereich geplant. Individuelle Anforderungen an den Einsatz eines DMS wurden bereits erarbeitet und die KDVZ ist zur Zeit bemüht, ein Angebot auf dieser Grundlage zu erstellen. (Erner) -2-