Antrag (Antrag 136/2014)

,.-CDU-Fraktion im Rat der Stadt Erftstadt Bonner Straße 5. 50374 Erftstadt ~ .> f tfC.J I~CDU Erftstadt Christlich-Demokratische Union Deutschlands Fraktion im Rat der Stadt Erftstadt www.cdu-erftstadt.de ~, Herrn Bürgermeister Stadt Erftstadt Holzdamm 10 '" , , " ,', ",.1 t.. \ -\ L' 50374 Erftstadt .: tU'1'11, r, -' ',' , , "I '~)] '.~,/ i:',; :~} ," ,'-• ,:;; ' ,lf1 : 1\1 I . ! \,~. • Erftstadt, 10. März 2014 Antrag Bericht zum Sachstand "Einführung eines Dokument-Management-Systems in der Verwaltung der Stadt Erftstadt (DMS)" Sehr geehrter Herr Bürgermeister, bereits im Jahre 2000 wurde durch die CDU die Einführung eines DOkumenten-ManagementSystems beantragt. Vor dem Hintergrund derzeitiger Untersuchungen zur Bearbeitung von Akten im Bereich der Finanzverwaltung der Stadt erscheint uns die Einführung eines DMS dringend geboten. Anhand der gespeicherten Daten ist ein lückenloser Nachweis des Bearbeitungsstandes und der Verantwortlichkeiten zum Verwaltungsvorgang zu erwarten. Daraus folgern wir, dass die derzeitige Situation zu den Vorgängen in der Finanzverwaltung nicht oder nur geringfügig eingetreten wäre, wenn ein DMS seinerzeit eingeführt worden wäre. Letztlich empfahl das RPA (siehe nachfolgend) die Beschaffung einzuleiten. Auszug aus öffentlicher Niederschrift 7. Sitzung des Rechnungsprüfungsausschusses am 04.12.2013 e) Dokumentenmanagement: Aufgrund der unterschiedlichen Belegführung und Veraktung im Hause ist eine gebündelte Informationsbeschaffung (z.B. produktsachkontenorientiert) oftmals schwierig. Das RPA regt daher an, die seinerzeit begonnenen Oberlegungen im Hinblick auf die Einführung eines Dokumentenmanagements fortzusetzen. Das RPA werde das Auswahlverfahren - im Rahmen seiner Aufgabenerfüllung -geme begleiten. Gute Bedienbarkeit soll nach Auffassung des RPA Vorrang haben vor al/zu aufwendigen Detail/äsungen. Deshalb soll die Verwaltung darlegen, wie der Sachstand ist und welche Gründe für eine Verzögerung der Einführung eines DMS vorliegen. it freundliche" G(jißEiJl ,--',~nr-~ ... I ••• arla Neisse-Hommelsheim Stv. Fraktionsvorsitzende FraktionsgeschäftsfOhrer Fraktionsanschrift: Friedrich Schäfer Bonner Straße 5 cdu-fraktion-erftstadt@t-online,de 50374 Erftstadt ~* Friedrich Schäfer Fraktionsgeschäftsführer Bürozeiten: MO.-Mi.u.Fr. 9.00 - 11.00 Uhr Telefon 02235n5 954 Telefax 02235/68 86 85 Bankverbindung Kreissparkasse Köln Konto-Nr. 0191 004 300. BLZ 370 502 99