Beschlussvorlage (Aufarbeitung und Prüfung im Bereich Stadtkasse/Vollstreckung; Sachstandsbericht )

STADT ERFTSTADT öffentlich Der Bürgermeister V 147/2014 Az.: Amt: - 20 BeschlAusf.: - - 20 - Datum: 19.03.2014 Amtsleiter RPA - 20 - Beratungsfolge Finanz- und Personalausschuss Betrifft: gez. Erner, Bürgermeister BM / Dezernent Termin 01.04.2014 28.03.2014 Datum Freigabe -100- Bemerkungen Aufarbeitung und Prüfung im Bereich Stadtkasse/Vollstreckung; Sachstandsbericht Finanzielle Auswirkungen: -keineUnterschrift des Budgetverantwortlichen Erftstadt, den Beschlussentwurf: Der Bericht wird zur Kenntnis genommen. Begründung: Wie ich im Rahmen der vorangegangenen Ausschüsse sowie in den mit den Fraktionen geführten Gesprächen zugesagt hatte, berichte ich Ihnen über den aktuellen Sachstand bezüglich der Prüfung und Aufarbeitung im Bereich der Stadtkasse/Vollstreckung im Einzelnen wie folgt: Aufarbeitung Vollstreckung Im Prüfungsbericht 2011 wurde der Stand der Kassenreste bis einschließlich 2011 dargestellt, die sich in der Vollstreckung befinden. Gegenübergestellt wird hier der aktuelle Stand der Kassenreste bis einschließlich 2011. Prüfungsbericht 2011 Stand 19.03.2014 Offene Posten Anzahl Fälle EURO Anzahl Fälle EURO Bis 2002 1.409 433.024,17 € 1.227 393.076,97 € 2003 – 2005 3.515 840.482,08 € 3.223 796.631,10 € 2006 – 2007 4.243 517.448,41 € 3.857 471.076,01 € 2008 – 2009 8.140 671.856,47 € 6.923 604.015,67 € 2010 5.329 379.574,95 € 4.239 312.829,52 € 2011 7.414 800.636,94 € 4.904 473.460,21 € Summe 30.050 3.643.023,02 € 24.373 3.051.089,48 € Insgesamt ohne Kleinbeträge unter 10 € * 16.118 3.573.106,60 € 13.934 3.025.946,83 € *Die Gesamtzahl der Fälle (30.050) zu der Zahl der Fälle ohne Kleinbeträge (16.118) macht deutlich, dass etwa die Hälfe aller Fälle aus Kleinbeträgen unter 10 Euro resultiert, dabei aber nur einen kleinen Teil der Forderungen ausmacht: 13.934 Fälle mit einem Forderungsbetrag von 69.916,42 € liegen unter 10 €. Grundlage für die Aufarbeitung der Rückstände in der Vollstreckung sind zunächst die Kassenreste bis einschließlich 2009. Gewählt wurde der Zeitraum bis 2009, da Forderungen aus 2008 und 2009 vorrangig zu bearbeiten sind, um weitere Verjährungen zu vermeiden. Grundsätzlich gelten Verjährungsfristen von 5 Jahren für öffentlich-rechtliche Forderungen; Ausnahmen sind hier Bußgelder, die bereits nach 3 Jahren verjähren. Privatrechtliche Forderungen verjähren nach 3 Jahren, wenn kein Vollstreckungstitel erwirkt worden ist. Öffentlich-rechtliche Forderungen dürfen nicht mehr vollstreckt werden, sobald diese verjährt sind. Alle Forderungen aus dem Jahr 2008 sind auf drohende Verjährung überprüft worden. Falls erforderlich wurden im Dezember 2013 neue Vollstreckungsaufträge mit dem Hinweis auf drohende Verjährung an die Vollziehungsbeamten erteilt um hier eine mögliche Verjährung auszuschließen. Alle Forderungen aus dem Jahr 2009 werden im Laufe dieses Jahres ebenfalls überprüft, um auch hier eine Verjährung Ende 2014 zu unterbrechen. Rückstände Vollstreckung -2- Stand 18.07.2013 17.069 15.381 2.470.691,33 € 2.150,346,15 € 2196 1.969 Gesamtzahl Offene Posten (Fälle), Fälligkeit bis 31.12.2009 Gesamtbetrag Stand 18.03.2014 Anzahl Schuldner Seit Juli 2013 wurden insgesamt 1.688 Fälle von 227 Schuldnern abschließend geprüft. 1.080 Fälle von 102 Schuldnern wurden in der Vollstreckung geprüft und zur Niederschlagung vorbereitet, von der Kassenleitung sowie dem Rechnungsprüfungsamt kontrolliert und endgültig aus dem Forderungsbestand ausgebucht (niedergeschlagen). Bei den verbleibenden 608 Fällen handelt es sich um bezahlte Forderungen, Amtshilfeersuchen, Ausbuchungen/Kleinbeträge und Fälle, die in der laufenden Sachbearbeitung sind (siehe auch Aufstellung unten). Von den geprüften Forderungen sind 450 Fälle von 64 Schuldnern ohne Akte. Die bearbeiteten Fälle teilen sich folgendermaßen auf: Stand 18.03.2014 Ausbuchung Nebenforderungen bzw. Kleinbeträge 45 313,75 € Bezahlt 67 1.464,68 € Verjährt 506 45.789,73 € Unbekannt verzogen 42 1.907,80 € Verstorben 79 1.990,86 € Insolvenz * 322 97.646,66 € Fremde Forderungen (Amtshilfeersuchen) 85 91.354,35 € Laufende Bearbeitung 411 73.466,08 € Ausland 52 1.251,18 € Ungerechtfertigte Forderung 8 1.092,55 € -3- 71 unpfändbar 1.688 4.067,54 € 320.345,18 € *Die aufgeführten Insolvenzfälle können noch unterteilt werden in Anmeldung korrekt 167 78.689,48 € Anmeldung teilweise korrekt 19 2.363,62 € Anmeldung falsch 136 16.593,56 € Es ist nach derzeitigen Erkenntnissen davon auszugehen, dass die von mir vorgenommene befristete Personalverstärkung im Bereich des Vollstreckungsinnendienstes - über den ursprünglichen Zeitrahmen (bis 30.06.2014) hinaus - verlängert werden muss. Mit dem A 66/2014 hatte ich bereits darüber informiert, dass ich eine weitere Personalmaßnahme, die nicht nur die höherwertige Aufarbeitung der Defizite als Unterstützung der Kassenleitung forcieren wird sondern auch perspektivisch einen geordneten und fristgerechten Ablauf im Vollstreckungsdienst gewährleisten soll, eingeleitet habe. Diese Maßnahme betrifft eine Rückkehrerin aus dem Jobcenter und wird Anfang April 2014 umgesetzt. Strafanzeige Mit Datum vom 26.02.2014 wurde bei der Staatsanwaltschaft Köln Strafanzeige gegen Unbekannt wegen aller in Betracht kommenden Straftatbestände erstattet. Die Staatsanwaltschaft ermittelt unter dem Aktenzeichen 83 UJs 37/14. Da es sich um ein laufendes Ermittlungsverfahren handelt, können hierzu keine weiteren Ausführungen gemacht werden. Mögliche dienstrechtliche Konsequenzen Bezüglich der dienstrechtlichen Überprüfung der Vorgänge im Vollstreckungsinnendienst wurde im vergangenen Jahr ein Fachanwalt beauftragt. Ihm wurden alle zum damaligen Zeitpunkt vorhandenen relevanten Unterlagen in Kopie überlassen. Die Kassenleiterin hat zwischenzeitlich eine Auswertung zur Verfügung gestellt, die etwa 10% der aufzuarbeitenden Akten darstellt. Auch diese Auswertung wurde dem Fachanwalt zugesandt um zu prüfen, ob zum jetzigen Zeitpunkt Anlass besteht, dienstrechtliche -4- Schritte (Disziplinarverfahren) einzuleiten oder ob noch weitere Ergebnisse abzuwarten sind. Zudem wird der Fachanwalt auch dazu Stellung nehmen, wie sich die Einschaltung der Staatsanwaltschaft auf die dienstrechtlichen Maßnahmen auswirkt. Dokumentenmanagement Die Einführung eines Dokumentenmanagement im Bereich der Vollstreckung wurde in Angriff genommen. Ein Gespräch von Vertretern der Verwaltung mit der KDVZ bezüglich der Einführung eines Dokumentenmanagement-System (DMS) hat ergeben, dass die KDVZ grundsätzlich in der Lage ist, ein DMS unter der Software „d3“ anzubieten und das Verfahren „Steuerakte“ zu installieren und zu betreiben. Da im Verbandsgebiet der KDVZ derzeit jedoch keine Kommune in der Stadtkasse/Vollstreckung ein Dokumentenmanagement-System einsetzt, prüft die KDVZ derzeit die Verfügbarkeit von Schnittstellen zum Kassenprogramm Infoma. In Kürze wird die KDVZ ein Angebot über verschiedene Einsatzmöglichkeiten und die Einführung eines DMS im Bereich der Vollstreckung bei der Stadt Erftstadt vorlegen. Ich werde dem Ausschuss selbstverständlich in regelmäßigen Abständen über den Sachstand bzw. Fortschritt in den vorgenannten Bereichen informieren. (Erner) -5-