Mitteilungsvorlage (Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 13.11.2017 - Die Bürgermeisterin Az: 12.09.60 Nr. der Ratsdrucksache: 952-X __________________________________________________________________________ Sitzungsfolge Termin Rat 12.12.2017 Zur Mitteilung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung der Mitteilung: Einrichtung einer Zentralen Vergabestelle __________________________________________________________________________ Berichterstatter/in: Frau Hochgürtel __________________________________________________________________________ ( ) Kosten €: ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ) ja / ( ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( ) ( ) Anlagen sind beigefügt ( ) ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Kostenstelle Konto ________________ _____________ Folgekosten: ( ) ja / ( ) nein _________________ € jährlich Beschlussausführung bis ___________ __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 20.1 PR AL 20 _________________ Bürgermeisterin __________________________________________________________________________ 1. Sachverhalt: Ab 01.01.2018 wird in der Stadtverwaltung eine Zentrale Vergabestelle (ZVS) eingerichtet. Die ZVS ist organisatorisch als Sachgebiet im Amt für zentrale Dienste angesiedelt. In der ZVS wird das Fachwissen im Vergabebereich gebündelt und die mit Vergaben verbundenen Prozesse sollen vereinheitlicht werden. Insbesondere vor dem Hintergrund der zunehmenden Gewichtung der elektronischen Vergabe (e-Vergabe) werden hierdurch die Fachdienststellen entlastet. Die Durchführung einer e-Vergabe ist heute bereits für europaweite Vergaben vorgeschrieben und soll mittelfristig auch für unterschwellige Vergaben Standard werden. Zudem ist die Einrichtung einer zentralen Vergabestelle eine ständige Empfehlung der Gemeindeprüfungsanstalt NRW zur Korruptionsprävention. Seite 2 von Ratsdrucksache 952-X Die ZVS führt Teilaufgaben in folgenden Vergabeverfahren    Öffentliche Ausschreibungen Beschränkte Ausschreibungen Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb (vormals „freihändige Vergabe“) ab einem Auftragswert von 15.000 Euro einschl. Umsatzsteuer durch. Die ZVS ist ab dieser Wertgrenze zuständig für - die formelle Prüfung des Leistungsverzeichnisses die Durchführung des Teilnahmewettbewerbs inkl. Bekanntmachung die Verwahrung der Angebote bis zum Eröffnungstermin die Durchführung der Submission die Erfüllung der gesetzlichen Berichts- und Meldepflichten. Die Fachdienststellen bleiben zuständig für: - die Erstellung der Bedarfsanalyse und des Leistungsverzeichnisses die Festlegung der Zuschlagskriterien und deren Gewichtung die Beteiligung der politischen Entscheidungsgremien die technische und wirtschaftliche Prüfung der Angebote die Auftragsvergabe. Bei der ZVS wird eine zentrale Bewerberliste geführt. Auf diese kann bei Verhandlungsvergaben ohne Teilnahmewettbewerb (vormals: freihändige Vergabe) und beschränkten Ausschreibungen zurückgegriffen werden. Die Fachdienststellen unterstützen die ZVS bei der Erstellung und Fortschreibung der Bewerberliste. Unternehmen und Gewerbetreibende werden zudem noch über die Möglichkeit, sich in die Bewerberliste aufnehmen zu lassen, informiert (z.B. über Amtsblatt und Homepage). Mit der Einrichtung der zentralen Vergabestelle wird auch die Einbindung der politischen Entscheidungsgremien verändert. Der für eine Auftragsvergabe zuständige Fachausschuss soll jetzt frühzeitiger informiert und beteiligt werden. Bereits vor der Bekanntmachung einer Vergabe oder eines Teilnahmewettbewerbs soll dem Fachausschuss die beabsichtigte Maßnahme vorgestellt und die vorgesehenen Zuschlagskriterien sowie ggf. die Bewerberliste (bei beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben) zur Zustimmung vorgelegt werden. So erhält das politische Gremium einen angemessenen Gestaltungsspielraum. Nach Durchführung des Teilnahmewettbewerbs erfolgt dann wie bisher die Beschlussfassung über eine Auftragsvergabe. 2. Rechtliche Würdigung 3. Finanzielle Auswirkungen 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel