Sitzungsvorlage (Vorübergehende Neu-Organisation der Stadtbücherei -Bericht-)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 42 Az.: Jülich, 12.09.2013 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 335/2013 Sitzungsvorlage Beratungsfolge Ausschuss für Kultur, Integration und Soziales Termin 30.09.2013 TOP Ergebnisse Vorübergehende Neu-Organisation der Stadtbücherei -BerichtAnlg.: Dez. IV Vo. 42 SD.Net Re. Spo. Beschlussentwurf: Der Ausschuss nimmt den Bericht zur Kenntnis. Begründung: Die Stadtbücherei steht vor einer schwierigen Zeit mit Folgen für die interne Organisation und mit Auswirkungen auf ihr Aufgabenspektrum und Kunden: Voraussichtlich bis Ende Mai 2014 befindet sich die Leiterin der Bücherei aufgrund von Mutterschutz und anschließender Elternzeit nicht im Dienst. Wahrscheinlich längerfristig fällt auch die stellv. Leiterin der Bücherei aus, die bereits seit Ende August krankheitsbedingt abwesend ist. Dies führt zu der prekären Situation, dass der Stadtbücherei gleichzeitig die Führung durch die zwei einzigen Diplom-Bibliothekarinnen fehlt. Dieser personellen Lage kann die Stadtbücherei nur durch eine vorübergehende Neuorganisation begegnen. Diese ist einerseits mit Einschnitten verbunden, die aber so gestaltet werden sollen, dass die Auswirkungen für die Kundinnen und Kunden so gering wie möglich werden. Darüber hinaus eröffneten sich Möglichkeiten, den Ausfall von Leitung und stellv. Leitung durch Ersatzkräfte abzufedern. 1. Zeitliche und personelle Komponenten der Neuorganisation Um während der Öffnungszeiten einen reibungslosen Betriebsablauf zu gewährleisten, sollte eine Besetzung von drei Personen gegeben sein. Zusätzlich besteht der Bedarf, Personal auch 1,5 Stunden vor der Öffnung vorzuhalten, um zurückgegebene Medien einzustellen, die Ordnung im Regal zu gewährleisten, Mahnungen zu erstellen und die Kasse abzurechnen. Grundsätzlich ist dies auch möglich. Probleme treten dann auf, wenn Personal durch Krankheit und/oder Urlaub ausfällt. Die bisherigen Erfahrungswerte zu Grunde gelegt, wird dies auch der Fall sein (vor allem vor dem Hintergrund, dass zwei Mitarbeitende - Leitung und Stellvertretung - nicht zur Verfügung stehen). Es wird deshalb insbesondere in den Nachmittagszeiten zu einer Besetzung mit nur zwei Personen kommen. Dies ist im Einzel- und Ausnahmefall vertretbar, darf aber keineswegs ein Dauerzustand sein, weil in dieser Besetzung nur ein Notbetrieb der Medienausleihe möglich ist. Sämtliche indirekten Dienstleistungen, z.B. Einarbeitung von Büchern, Veranstaltungsarbeit, Anweisen von Rechnungen, Information- und Beratungsstelle, sind dann nicht mehr zu leisten. Dauerhaft wären die Belastungen für das Personal dann erheblich und auch arbeitsrechtlich kritisch zu sehen, wenn die beschriebenen Engpässe z.B. in der Mittagszeit dazu führen, dass Pausen nicht bzw. nicht im vorgesehenen Maße eingehalten werden können. Dass nur zwei Mitarbeitende zur Verfügung stehen werden, ist sehr realistisch und wird im Nachmittagsbereich oft zu Schließungen führen. Besonderer Brennpunkt sind die Herbst- und Osterferien, wenn aufgrund der familiären Situation Urlaube genommen werden müssen. Insofern sind Umstrukturierungen in Organisation und Personaleinsatz unumgänglich. Lösungsansätze ab 23. September (Beginn des Mutterschutzes der Leiterin) a) Übergangsweise Verkürzung der Öffnungszeiten/Personaleinsatz Der oben erwarteten Situation kann nur entgegengewirkt werden durch eine übergangsweise Verkürzung der Öffnungszeiten. Vorgesehen ist eine Verkürzung um sechs Stunden in der Woche. Diese Verkürzung ist das Minimum, um einen geregelten Arbeitsbetrieb aufrecht zu erhalten. Die Kürzung erfolgt im Vormittagsbereich, d.h. die Fokussierung der Öffnungszeiten auf den Nachmittag ist die kundenfreundlichere Lösung, weil hier auch Berufstätige und Kinder beispielsweise aus Ganztagsschulen die Bücherei nutzen können. Insgesamt gesehen sind verminderte Öffnungszeiten aus Kundensicht einerseits zwar nicht erfreulich, andererseits können die Kundinnen und Kunden der Stadtbücherei sich aber für eine Übergangszeit eher auf neue Öffnungszeiten einstellen, als alternativ immer wieder aus situativem Anlass frustriert vor verschlossenen Türen stehen zu müssen. Die Verkürzung der Öffnungszeiten macht es weiterhin möglich, die Arbeitszeiten der Mitarbeiterinnen so zu legen, dass von der Anwesenheit des kompletten Teams für die Ausleihe ausgegangen werden kann und die Bücherei damit die Öffnungszeiten trotz Urlaub und Krankheitsfällen gewährleisten kann. Dies wird natürlich auch nötig sein, da sich der Besucherzulauf durch die Verkürzung konzentrieren wird und einen entsprechenden Personaleinsatz erfordert. Mit einer Verschiebung der Arbeitszeiten für eine Übergangszeit können sich die Mitarbeiterinnen arrangieren. Sollte sich in der Praxis unter Berücksichtigung nachfolgender Gesichtspunkte zeigen, dass eine Erweiterung der Öffnungszeiten wieder möglich ist, würde diese selbstverständlich unverzüglich umgesetzt. b) Weitere personelle Maßnahmen Die übergangsweise Verkürzung der Öffnungszeiten ist zunächst bis Ende des Jahres vorgesehen, denn dauerhaft würde sie zu Kunden- und damit auch zu Einnahmeverlusten führen. Gerade unter dem Aspekt einer voraussichtlich längerfristigen Abwesenheit der stellv. Büchereileiterin, die zeitgleich in die Abwesenheit der Leiterin fällt, sind zusätzliche personelle Maßnahmen notwendig, um den Dienstbetrieb der Stadtbücherei verlässlich gewährleisten zu können. Von daher war es notwendig, einen Ersatz für die Leitung der Bücherei zu finden, die möglichst früh zur Verfügung steht. In einem abgekürzten Auswahlverfahren wurde eine bibliothekarisch ausgebildete Fachkraft gefunden, die die Büchereileiterin vertritt und auch noch von der Büchereileiterin zumindest in groben Zügen eingewiesen werden konnte. Die Stelle ist mit einem Umfang von 0,5 bis zum 31.12.2013 befristet. Ab dem 01.01.2014 bis zum Ende der Elternzeit der Büchereileiterin soll die Stelle auf 0,8 aufgestockt werden. Zusätzlich wurde eine weitere Stelle mit 0,5 Stellenumfang als KrankheitsverSitzungsvorlage 335/2013 Seite 2 tretung für die stellv. Büchereileiterin implementiert. Diese Vertretungskraft wird vorerst bis zum Jahresende befristet, jedoch wurde eine Verlängerung in Abhängigkeit vom Krankheitsverlauf der stellv. Leiterin in Aussicht gestellt. Die Personalmaßnahmen werden mit größtmöglicher Kostenneutralität für den Personalhaushalt umgesetzt. Um dies zu gewährleisten, hat sich der Förderverein der Bücherei Jülich bereit erklärt, einen entsprechenden Betrag zur Deckung der Personalkosten zur Verfügung zu stellen. Der Betrag ist ausreichend, um die kurzfristig erhöhten personellen Mehrkosten – bedingt durch Entgeltfortzahlung im Falle der stellv. Leiterin bis Anfang Oktober - aufzufangen. 2. Inhaltliche Maßnahmen zur Aufgabenbewältigung Trotz der personellen und organisatorischen Maßnahmen liegt es auf der Hand, dass in der Zeit der Abwesenheit der beiden Führungskräfte die inhaltliche Aufgabenerledigung nicht in der bisherigen Form weiter betrieben werden kann. Deshalb sind Priorisierungen und Verschlankungen vorgesehen mit dem Fokus, insbesondere die für die Bücherei von großer Bedeutung anstehenden Aufgaben zu gewährleisten. Als besonders wichtige und deshalb unbedingt zu erfüllende Tätigkeitsfelder sind beispielhaft zu nennen: - Die Fortführung der Einführung der „Onleihe“, ein Projekt, das aufgrund der Kooperationsstruktur mit vielen anderen Büchereien in der Region nicht verschoben werden kann. Eine Aufgabe als Beispiel: Betreuung/Einführung der Schnittstelle zum Bibliothekssystem, Mitarbeiterschulungen, Rechnungen, Koordination Divibib/OCLC/EDV Stadt Jülich - regionale Bibliothekskonferenz - Rechnungslegung - Pflege der Homepage - Jahresabschluss mit den dazugehörigen Arbeiten - Gespräche mit Kunden, auch schwieriger Art - Zusammenarbeit Förderverein - notwendige statistische Arbeiten, insbesondere für die DBS (Deutsche Bibliotheksstatistik) - Beantragung von Fördergeldern Die anderen Aufgaben, die ansonsten von den beiden Diplom-Bibliothekarinnen geleistet werden, können – soweit sie nicht schon im Vorgriff bis zum 23.9.2013 geleistet worden sind – delegiert, verschlankt und/oder aufgeschoben werden. Die konkrete Ausgestaltung dieser Maßnahmen hängt aber auch davon ab, wie schnell und intensiv das vorgesehene Ersatzpersonal Aufgaben übernehmen kann. Es muss aber trotz aller Bemühungen davon ausgegangen werden, dass für einen absehbaren Zeitraum Tätigkeiten reduziert werden müssen. Dabei legt die Bücherei Wert darauf, dass dies nur im geringstmöglichen Maß die Tätigkeiten betrifft, die die Außendarstellung der Institution ausmacht. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (für Ausgaben/Investitionen mit einer Wertgrenze ab 25.000 € brutto): Sitzungsvorlage 335/2013 Seite 3 1.Finanzielle Auswirkungen: x Gesamtkosten: ja nein jährl. Folgekosten: Haushaltsmittel stehen bereit: ja jährl. Einnahmen: x nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ___1___ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: x Mitbestimmung x Mitwirkung Der Personalrat hat zugestimmt: Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: Sitzungsvorlage 335/2013 nein Anhörung x Der Personalrat hat Bedenken erhoben: 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja x ja nein ja nein ja nein ja nein Die personellen Mehrkosten sind gedeckt durch Zusage des Fördervereins. Seite 4