Beschlussvorlage (Prüfung EB 2012 ö.T.)

Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Prüfbericht zu den Geschäftsvorfällen des Jahres 2012 des Eigenbetriebes “Immobilien” - öffentlicher Teil - 1. Das Rechnungsprüfungsamt ist zur Durchführung insbesondere nachfolgender Prüftätigkeiten verpflichtet :  Prüfungen gem. § 8 der Betriebssatzung, § 103 der Gemeindeordnung sowie der Rechnungsprüfungsordnung  Visakontrolle im Bereich der Zahlungsbewegungen im Tagesgeschäft; hierbei insbesondere die Prüfung der Schlussrechnungen nach Beendigung von Baumaßnahmen und Dienstleistungen vor Auszahlung  Prüfung der VOL / VOF – und VOB Vergaben im Tagesgeschäft ; hierzu gehören auch die Vergaben an Ingenieure und Architekten auf HOAI-Basis  Prüfung der Sonderkasse im Rahmen der vorgeschriebenen Kassenprüfungen  Vorgänge im Bereich Miete / Pacht sowie Grundstücksverkäufe  Sonstige Prüfungen aufgrund von politischen Beschlüssen / Prüfaufträgen oder besonderen prüfungsrelevanten Sachverhalten 2. Zur Prüfung der Vergaben gem. § 103 Abs. 1 Pkt. 6 der Gemeindeordnung In 2012 unterlagen Ausschreibungen / Submissionen, Aufträge bzw. Vergaben ab 2.000,00 € sowie alle Schlussrechnungen für Baumaßnahmen / investive Maßnahmen einschl. der Zahlungsanordnungen an die Sonderkasse ab einer Wertgrenze von 10.000,00 € der Visakontrolle / Prüfung des Rechnungsprüfungsamtes. Dies entspricht den gesetzlichen Grundlagen und Regelungen der Rechnungsprüfung auch für die allgemeine Verwaltung.  Im Rahmen dieser Prüftätigkeit und der Visakontrolle erfolgten u.a. Beratungen und ggfs. Mithilfen durch das RPA im Bereich der Auftragsvergaben (VOL / VOB / HOAI); hier insbesondere bei der formellen Abwicklung beschränkter sowie öffentlicher Ausschreibungen. Die Umsetzung der Vorgaben des neuen Tariftreueund Vergabegesetzes (TVgG) wurde in Abstimmung zwischen RPA und den Eigenbetrieben eingeführt. P:\14\Jahresabschluss -82- 2012ö. Seite 1 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt In Reparatur- und Sanierungsfällen im unteren Auftragssegment wurden i.d.R. der Stadt oder den Eigenbetrieben bekannte Firmen beauftragt. Dabei wurden entweder Preisanfragen durchgeführt oder es wurde auf kürzlich erfolgte Ausschreibungen zurückgegriffen und deren Einheitspreise übernommen und vereinbart. In einigen Fällen war und ist bei plötzlich erforderlich werdenden Reparaturen (z.B. in Schulen oder Kindergärten) kein zeitaufwändiger Wettbewerb möglich, um den Betriebsablauf nicht zu unterbrechen oder zu stören bzw. Unfallgefahren sofort zu beseitigen. Hier hat es sich bewährt, dass auf ortsansässige bzw. in der näheren Umgebung vorhandene Handwerksbetriebe zurückgegriffen werden kann. Für verschiedene Gewerke bestehen auch entsprechende Wartungsverträge. Bei größeren Reparaturen oder Sanierungen wurden, wie mit den Wertgrenzen ab dem 05.04.2011 beschlossen, bis 10.000,00 € Preisanfragen bei mindestens drei Anbietern dokumentiert. Darüber hinaus waren beschränkte Ausschreibungen durchzuführen. Ab 75.000,00 / 150.000,00 / 200.000,00 € (je nach Gewerk) wurden / werden grundsätzlich öffentliche Ausschreibungen durchgeführt. Soweit die Überprüfung der Ausgaben gezeigt hat, dass bestimmte Beschaffungen oder Dienstleistungen sich in Umfang, Gleichartigkeit und Jährlichkeit wiederholen, wurde und wird mit den Eigenbetrieben eine entsprechende Ausschreibungsverpflichtung vereinbart, um dauerhaft wirtschaftliche Vorgehensweise zu sichern, z.B. im Wege optionaler Vertragsverlängerungen. Anmerkung RPA : Etwaige Mängel bei der Vorgangsbearbeitung (wie oben aufgeführt sowie auch z.B. fehlende Aufmaße, Prüfvermerke auf Angeboten) werden im Regelfall unmittelbar mit den Verantwortlichen abgeklärt und dann erledigt. Hierzu gehören auch Korrekturen bei den täglichen Ausschreibungen / Vergaben (das gilt für VOL- /VOF- /VOB- Vergaben wie auch für Aufträge im Rahmen der HOAI an Ingenieure / Architekten). Ebenso wurden / werden durch die VISA - Kontrolle vor Zahlung der Schlussrechnungen rechtzeitig Korrekturen vorgenommen. Durch diese bewährte Praxis im Tagesgeschäft werden irreparable Fehler im Regelfall vermieden. P:\14\Jahresabschluss -82- 2012ö. Seite 2 Rechnungsprüfungsamt Stadt Erftstadt Eine Auflistung der Prüfungen aus dem laufenden Tagesgeschäft mit einzelnen Prüffeststellungen ist Bestandteil des nichtöffentlichen Berichtes. Insgesamt wurden 313 Vorgänge mit einem Gesamtvolumen von 8.876.726,40 € geprüft. Prüffeststellungen wurden soweit möglich jeweils vor Auftragserteilung bzw. Zahlung der Schlussrechnung ausgeräumt. 3. Prüffeststellungen Die einzelnen Prüffeststellungen mit etwaigen Hinweisen und Beanstandungen sind gemäß § 3 Absatz 1 der Geschäftsordnung des Rates und seiner Ausschüsse nichtöffentlich zu beraten. Auf die entsprechende Vorlage im nichtöffentlichen Teil der Tagesordnung wird daher verwiesen. 4. Prüfergebnis für den Teilbereich „Eigenbetrieb Immobilien“ Schwerwiegende Mängel oder nicht ausgeräumte Prüffeststellungen, die einer Entlastung der Betriebsleitung entgegenstehen würden, liegen nicht vor. Erftstadt, den 04.11.2013 (Walter) Leiter Rechnungsprüfungsamt P:\14\Jahresabschluss -82- 2012ö. Seite 3