Allgemeine Vorlage (Umstellung auf einen papierlosen Sitzungsdienst)

Gemeinde Kreuzau Zentrale Dienste - Herr Drewes-Janssen BE: Herr Schmühl/Herr Lenzen Kreuzau, 28.08.2014 Vorlagen-Nr.: 26/2014 - öffentlicher Teil Sitzungsvorlage für den Haupt- und Finanzausschuss Rat 25.09.2014 02.10.2014 Umstellung auf einen papierlosen Sitzungsdienst I. Sach- und Rechtslage: Derzeit erhalten die Mitglieder politischer Gremien die sitzungsvorbereiteten Unterlagen sowie die Niederschriften in Papierform. Diese Papierform wird in der Druckerei im Rathaus erzeugt und über die Gemeindebotin an die Privatadressen der entsprechenden Personen zugestellt. Bereits seit längerem überlegt die Verwaltung, den elektronischen Sitzungsdienst effektiver und mittelfristig auch kostengünstiger einzusetzen. Bereits heute werden alle sitzungsbezogenen Unterlagen (Einladung, Vorlagen, Mitteilungen, Niederschriften) in elektronischer Form im Ratsinformationssystem zur Verfügung gestellt. Es gibt folgende Möglichkeiten die Unterlagen abzurufen: a) Zugriff auf die Website des Ratsinformationssystems, Datenabruf mit Internetbrowser von PC oder Tablet b) Zugriff mit der iRich-App der Firma Sternberg am iPad (wird empfohlen) c) Zugriff mit der Windows-Software (RICH) Bei der iPad-(iRich) und Windows-Lösung (RICH) sind die Unterlagen nach dem Abgleich mit dem Server auch ohne Internetverbindung in der Software, also offline, verfügbar. Im Hinblick auf die durchgeführte Kommunalwahl und die Wahlperiode von 2014 – 2020 bietet sich aus Sicht der Verwaltung nunmehr die Möglichkeit, eine Änderung der Papierverteilung durchzuführen und die Organisation des Sitzungsdienstes zu optimieren. Die elektronische Nutzung soll auf freiwilliger Basis eingeführt werden. Die Nutzung von privaten Geräten ist möglich und im Hinblick auf die hohen Beschaffungskosten der Endgeräte auch erwünscht. Für die Ratsmitglieder stellt die Verwaltung bei Bedarf ein Endgerät zur Verfügung. Eine Bedarfsermittlung erfolgt unmittelbar nach erfolgtem Ratsbeschluss. Für die sachkundigen Bürgerinnen und Bürger erfolgt seitens der Verwaltung lediglich die Bereitstellung der Software. Die Teilnahme mittels der v.g. Software ist nur mit eigener Hardware möglich. Bei der Kostenzusammenstellung wird von Tablet-PC`s der Firma Apple ausgegangen, da sich diese Geräte nach den Erfahrungsberichten anderer Kommunen bestens bewährt haben. Zur Haltbarkeit der Geräte liegen der Gemeinde Kreuzau nur die positiven Erfahrungen anderer Kommunen vor. Die Arbeit mit einem Tablet unterscheidet sich stark von dem gewohnten Umgang mit Papier. Sie bietet diverse Vorteile, setzt aber auch die Bereitschaft voraus, sich auf eine andere Arbeitsweise umzustellen. Das iPad verfügt über den neuesten Technik-Stand und überzeugt aufgrund der einfachen Handhabung und langer Akku-Laufzeiten. Angedacht ist die Nutzung des aktuellen Gerätes, des iPad Air mit 16 GB-Speicher, WLAN, SmartCover, zusammen mit der App iRich der Firma Sternberg. Mit dieser App können Notizen der Nutzer direkt in der Vorlage bzw. im jeweiligen Dokument erfasst werden. Im System ist auch die Möglichkeit gegeben, eine umfangreiche Archivsuche durchzuführen. Angedacht ist, den gesamten Datenbestand der letzten Wahlperiode (ab 2009, ggf. auch früher) auf dem mobilen Gerät vorzuhalten. Die Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes wird den Aufwand für die Zusammenstellung, Vervielfältigung sowie Zustellungen der Sitzungsunterlagen reduzieren. Die anliegende Wirtschaftlichkeitsberechnung zeigt, dass bereits ab einer Nutzerzahl von 10 Personen von einem positiven Ergebnis gesprochen werden kann. Auf einen Zeitraum von 60 Monaten gerechnet, liegen die Kosten für die Papierzustellung an alle Ratsmitglieder bei 29.773,70 €. Die Kosten für die Beschaffung der iPads (inklusive Serverkosten und Lizenzkosten) belaufen sich auf 23.997,10 €. Im Falle eine 100%igen Beteiligung ergibt sich eine Einsparung von 5.776,60 € (1.115,32 €/Jahr) zugunsten der Tablets. Eine Nutzung über die 60 Monate hinaus sowie die Nutzung privater Geräte ist hierbei nicht berücksichtigt. D.h. jede weitere Nutzung privater Endgeräte, auch der sachkundigen Bürger, erhöht die Wirtschaftlichkeit der Umstellung. Im Bereich der sachkundigen Bürgerinnen und Bürger sollte, wie bereits erwähnt, auf den Einsatz von privaten Geräten gesetzt werden. Ein Windows-Computer oder ein Tablet mit Webbrowser ist hier bereits ausreichend und ermöglicht den Zugriff auf die Sitzungsunterlagen. Angemerkt werden muss hier jedoch, dass ein Support der Verwaltung nur im begrenzten Umfang zur Verfügung gestellt werden kann. Jede private Nutzerumgebung ist anders aufgebaut. Es treten somit auch ggf. unterschiedliche Probleme auf. Den entscheidenden Vorteil mobiler Endgeräte für kommunale Gremien sieht die Verwaltung in der Flexibilisierung des Sitzungsalltages: digital erfasste und archivierte Papierdokumente können jederzeit problemlos recherchiert, ortsunabhängig angezeigt und während der Sitzung eingesehen werden. Zudem ist der Wartungsaufwand bei der Nutzung von identischen Geräten überschaubar und der Support kann einheitlich gewährleistet werden. Die Anschaffung zweier Ersatzgeräte wird mit eingeplant, damit bei technischen Problemen ein schneller Geräteaustausch erfolgen kann. Die Umstellung auf den digitalen Sitzungsdienst mit der Nutzung von iPads ist zum Jahresbeginn 2015 aus Sicht der Verwaltung leistbar. Erforderlich für die Onlinenutzung der genannten iPad-Version ist ein Internetzugang mit WLAN, welches dann auch bei jedem Ratsmitglied zu Hause verfügbar sein sollte. In den Sitzungssälen des Rathauses ist bereits eine WLAN-Infrastruktur eingerichtet. Entsprechende WLANZugangskennwörter sind zwischenzeitlich an alle Interessenten verteilt worden. Das WLAN in den Sitzungssälen wird autorisierten Personen auch außerhalb der Sitzungstermine des Rates und der Ausschüsse zur Verfügung stehen (z.B. für Fraktionssitzungen oder Besprechungen). Eine Installation von Stromanschlüssen im Sitzungssaal ist derzeit nicht geplant. Die Benutzer sollten selbstverantwortlich für eine ausreichende Spannungsversorgung ihrer Endgeräte sorgen. Gemäß der Produktbeschreibung des iPad Air ist dieses bis zu 10 Stunden nutzbar. Diese Versorgungsdauer übersteigt somit die betrachteten Sitzungslängen der vergangenen Jahre deutlich. Es ist ferner vorgesehen, den Nutzern „Nutzungsbedingungen“ mit Verhaltenshinweisen an die Hand zu geben. Diese sind als Entwurf beigefügt. Zur rechtlichen Betrachtung wird darauf hingewiesen, dass die Regelung für die Sitzungseinladung sowie zu den sonstigen Sitzungsunterlagen in der Geschäftsordnung des Rates niedergelegt ist. Derzeit ist für Einladungen zu Sitzungen des Rates der Gemeinde Kreuzau sowie für Ausschusssitzungen die Schriftform vorgesehen. Bei Umstellung des Sitzungsdienstes müsste die Geschäftsordnung bezüglich der elektronischen Einladung angepasst werden. Ein Änderungsentwurf ist als Anlage 3 beigefügt. Eine ausnahmslose Übersendung der Einladung in -2- elektronischer Form für alle Ratsmitglieder würde gegen das Recht auf freie Mandatsausübung und den Grundsatz der Gleichbehandlung beim Zugang von Informationen verstoßen. Aus diesem Grunde muss für Ratsmitglieder auf deren Verlangen auch die Möglichkeit eröffnet bleiben, schriftlich eingeladen zu werden (siehe Kommentar Held/Winkels/Wansleben zu § 47 GO NRW). Sollte der Rat dem Beschlussvorschlag der Verwaltung folgen, ist ebenfalls geplant eine Schulung im Umgang mit dem Tablet, bzw. der Software iRich/RICH durchzuführen. II. Haushaltsmäßige Auswirkungen: Bei Kostenstelle1110401 Sachkonto 783100 sind ausreichende Mittel für die Beschaffung von Tablets für Ratsmitglieder und sachkundige Bürger eingestellt worden. III. Beschlussvorschlag: 1. Die Bereitschaft zur Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst wird durch die Verwaltung abgefragt. Unter der Voraussetzung der Wirtschaftlichkeit, wird die Einführung auf freiwilliger Basis ab dem 01.01.2015 beschlossen. 2. Die Geschäftsordnung des Rates wird in § 1 entsprechend ergänzt. (s. Anlage). Der Bürgermeister - Eßer - IV. Beratungsergebnis: Einstimmig: Ja: Nein: Enthaltungen: ________ ________ ________ ________ Anlagen -3-