Allgemeine Vorlage (Anlage 1 zur Geschäftsordnung)

Anlage 4 Anlage 1 zur Geschäftsordnung für den Rat der Gemeinde Kreuzau und seine Ausschüsse Nutzungsbedingungen mit Verhaltenshinweisen für den Sitzungsdienst der Gemeinde Kreuzau Grundsätze: Ratsmitglieder können auf Wunsch am papierlosen Sitzungsdienst teilnehmen. In diesem Fall erfolgt der sitzungsbezogene Unterlagentransfer (Einladungen, Vorlagen, Mitteilungen und Niederschriften) ausschließlich auf elektronischem Wege durch Bereitstellung im Ratsinformationssystem. Verfahren: Zur Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst bedarf es einer schriftlichen Einverständniserklärung (Vordruck wird seitens der Verwaltung zur Verfügung gestellt) des jeweiligen Ratsmitgliedes, bzw. sachkundiger Bürger. Bei Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst wird der postalische Versand der Sitzungsunterlagen eingestellt. Technische Schwierigkeiten sollten unverzüglich dem Bürgermeisterbüro bzw. der EDVAbteilung der Gemeinde Kreuzau mitgeteilt werden. Sofern die Verwaltung in Ausnahmefällen (z.B. umfangreiche Anlagen, große Planunterlagen o.ä.) Sitzungsunterlagen nicht in elektronischer Form zur Verfügung stellen kann, werden diese postalisch übersandt. Alternativ dazu kann auch ein Internetdownload angeboten werden. In der Sitzungsvorlage oder per E-Mail ist hierauf zu verweisen. Elektronische Ausrüstung: Für die Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes ist ein Notebook (Laptop), Netbook, Tablet oder iPad erforderlich. Ausschließlich Ratsmitgliedern wird für die Nutzung des elektronischen Sitzungsdienstes verwaltungsseitig kostenfrei ein iPad zur Verfügung gestellt. Alternativ kann auch mit einem eigenen Notebook (Laptop), Netbook, Tablet oder iPad an dem elektronischen Sitzungsdienst teilgenommen werden. Technische Details (z.B. Betriebssystem, Internetverbindung) sind im Einzelfall mit der Verwaltung zu erörtern. Die Lizenzkosten für die Nutzung des papierlosen Sitzungsdienstes (SD.NET mit iRich) trägt die Verwaltung. Weitere Ausrüstung (z.B. Drucker, Toner, Papier) wird verwaltungsseitig nicht zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus ist seitens des Ratsmitgliedes für den Datenempfang (Download) eine Internetverbindung vorzuhalten. Hierfür anfallende Kosten werden nicht erstattet. Unabhängig davon wird in den Sitzungsräumen der Gemeindeverwaltung Kreuzau für die Teilnehmer am papierlosen Sitzungsdienst eine drahtlose Internetverbindung zur Verfügung gestellt. Die Zugangsdaten werden im iPad hinterlegt, und in Papierform ausgehändigt. Softwareausstattung des iPads: Seitens der Verwaltung wird für das iPad ein Apple-Account eingerichtet über welchen auch die Intallationen der Apps abgewickelt werden. Die iPads werden alle mit der aktuellen Software und den dienstlich, notwendigen Apps (iRich, Adobe Reader) ausgeliefert. Eine Privatnutzung ist möglich, hierzu sollte aber ein eigener Apple-Account genutzt werden. Widerruf der Einverständniserklärung: Die Teilnahme am papierlosen Sitzungsdienst kann durch schriftliche Erklärung beendet werden. Für die verwaltungsseitige Umstellung sollte eine Vorlaufzeit von etwa zwei Wochen vorgesehen werden. H:\Dezernat 1\Abt 1\SB 4 Büro_BM\Hauptamt\Sitzungsangelegenheiten\Umstellung papierloser Sitzungsdienst\Nutzungsbedingungen Sitzungsdienst.docx