Sitzungsvorlage (Umbau Rathaus/generelle Raumproblematik hier: Ergänzende Vorlage eines Raumbuches)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 23 Az.: Jülich, 16.01.2013 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 388/2012 1. Ergänzung Sitzungsvorlage Beratungsfolge Planungs-, Umwelt- und Bauausschuss Termin 28.01.2013 Haupt- und Finanzausschuss 31.01.2013 Stadtrat 14.02.2013 TOP Ergebnisse siehe Hinweis letzte Seite siehe Hinweis letzte Seite Umbau Rathaus/generelle Raumproblematik hier: Ergänzende Vorlage eines Raumbuches Anlg.: - 2 II III 23 I 10/11 SD.Net Beschlussentwurf: 1. Die aus den Machbarkeitsstudien von Prof. Aldinger resultierenden Alternativen zum Dienstleistungszentrum werden nicht weiter verfolgt 2. Die Verwaltung wird beauftragt zu prüfen, ob an Dritte vermietete Büroräume einvernehmlich gekündigt werden können und veranlasst dieses entsprechend. 3. Sollte eine Kündigung nach Punkt 2 nicht möglich sein, wird die Verwaltung beauftragt, geeignete Büroräume auf dem freien Immobilienmarkt anzumieten. Begründung: In der Sitzung des Planungs- Umwelt- und Bauausschusses am 22.11.2012 wurde umfänglich zum grundsätzlichen Problem berichtet. Der Ausschuss hat nach eingehender Diskussion beschlossen, dass zunächst ein „Raumbuch“, aus dem hervorgeht, welche Organisationseinheiten und Mitarbeiter/innen (Vollzeit bzw. Teilzeit) im Neuen Rathaus und im Nebengebäude Kartäuserstraße Buroräume nutzen, vorgelegt werden soll. Dieses „Raumbuch“ inklusive Bemerkungen wurde zwischenzeitlich erstellt und ist der Vorlage als Anlage beigefügt. Hinsichtlich der in der Anlage zur Ursprungsvorlage dargestellten Raumprobleme ergeben sich für die Verwaltung keine grundsätzlich neuen Erkenntnisse. Problemräume sind im Raumbuch kenntlich gemacht, zur weiteren Orientierung sind die Grundrisspläne als schematische Darstellung in der Anlage beigefügt. Bei Bedarf können zu einzelnen Raumsituationen in der Ausschusssitzung Bilder gezeigt werden. Aufgezeigte kleinere freie Raumkapazitäten lassen sich zum Teil - insbesondere mit Blick auf dahinterliegende Prozessabläufe - nicht sinnvoll organisatorisch nutzen. Vertretbare Kompromisslösungen werden bzw. wurden in der Vergangenheit (auch entgegen der berechtigten Bedenken der Fachbereiche wegen beispielsweise auseinander reißen von Organisationseinheiten) bereits realisiert. Aus Sicht der Verwaltung besteht daher nach wie vor dringender Handlungsbedarf hinsichtlich der Generierung zusätzlicher Raumkapazitäten. Wie oben bereits dargestellt, sollte hier eine Lösung gesucht werden, die den organisatorischen Bedürfnissen der Verwaltung gerecht wird. Hier bietet sich zunächst die Rückgewinnung von an Dritte vermietete Büroräume wegen Eigenbedarf an. Sollte dies nicht einvernehmlich und unter anderem auch mit Blick auf die Interessen der Jülicher Bürgerinnen und Bürger möglich sein, wird versucht, auf dem freien Immobilienmarkt, möglichst ortsnah wegen der organisatorischen Anbindung, zusätzlichen Büro- bzw. Aktenraum anzumieten. Der sich ggfs. auf Grundlage der Beschlüsse ändernde Sachverhalt ist in den Haushaltsberatungen zu berücksichtigen. nein Siehe Begrün1.Finanzielle Auswirkungen: X ja Gesamtkosten: jährl. Folgekosten: siehe Begründung Haushaltsmittel stehen bereit: Ja X dung jährl. Einnahmen: nein (siehe Beschlussentwurf) bei Produktsachkonto: (unter Berücksichtigung der Vorbelastungen) noch verfügbar: Erläuterungen zu Ziffer ______ 2.Der Personalrat ist zu beteiligen: Mitbestimmung Mitwirkung x ja nein Anhörung Der Personalrat hat zugestimmt: ja nein Der Personalrat hat Bedenken erhoben: ja nein 3.Die Gleichstellungsbeauftragte ist zu beteiligen: ja Sie hat dem Beschlussentwurf gemäß § 5 Abs. 5 GO NW widersprochen: ja x Je nach Lösungsansatz ist der Personalrat noch zu beteiligen. nein nein Empfehlung aus dem Ausschuss für Planung, Umwelt und Bau vom 28.01.2013: Der Ausschuss stimmt über die drei Punkte des Beschlussvorschlags einzeln ab. Punkt 2 wird dahingehend ergänzt, dass die SEG von einer Kündigung ausgeschlossen wird. zu 1) bei 3 Gegenstimmen mehrheitlich beschlossen zu 2) einstimmig (ohne SEG) entsprechend Vorschlag Sitzungsvorlage 388/2012 1. Ergänzung Seite 2 zu 3) die Beschlussfassung wird zurückgestellt Beratungsergebnisse aus dem Haupt- und Finanzausschuss vom 31.01.2013: Analog zum Ausschuss für Planung, Umwelt und Bau vom 28.01.2013 stimmt der Haupt- und Finanzausschuss über die drei Punkte des Beschlussvorschlags einzeln ab. Auf Hinweis von StV Capellmann wird der Beschlussvorschlag in Ziffer 2 dahin gehend geändert, dass die Formulierung „einvernehmlich gekündigt werden“ durch „einvernehmlich beendet werden“ ersetzt wird. zu 1) bei 4 Gegenstimmen mehrheitlich beschlossen zu 2) einstimmig (ohne SEG) entsprechend Vorschlag zu 3) die Beschlussfassung wird bis auf Weiteres zurückgestellt Sitzungsvorlage 388/2012 1. Ergänzung Seite 3