Mitteilungsvorlage (Zwischenbericht der Projektgruppe zur Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung)

Stadt Bad Münstereifel Bad Münstereifel, den 26.02.2015 - Der Bürgermeister Az: 20-10-74 Mü Nr. der Ratsdrucksache: 235-X __________________________________________________________________________ Sitzungsfolge Termin Haupt- und Finanzausschuss 17.03.2015 Rat 24.03.2015 Zur Mitteilung in öffentlicher Sitzung: __________________________________________________________________________ Bezeichnung der Mitteilung: Zwischenbericht der Projektgruppe zur Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung __________________________________________________________________________ Berichterstatter: Herr Mies __________________________________________________________________________ ( ) Kosten €: ( ) Die Mittel stehen haushaltsrechtlich zur Verfügung ( ) ja / ( ) nein ( ) Nothaushalt / Übergangswirtschaft ( ) Anlagen sind beigefügt ( ) ( ) ( ) Die Mittel müssen über-/außerplanmäßig bereitgestellt werden. Deckung: Folgekosten: ( ) ja / ( ) nein _________________ € jährlich Beschlussausführung bis ___________ __________________________________________________________________________ Ausgearbeitet: Beteiligt: Mitgezeichnet: GBA 10.2 PR AL Dez _________________ Bürgermeister __________________________________________________________________________ 1. Sachverhalt: Der in RD 1168-IX mitgeteilte erste Teilschritt des Projektes ist mittlerweile erfolgt. Grundsätzliches: Der Bauhof der Stadt Bad Münstereifel stellt einen sog. Regiebetrieb dar. Er ist Teil der Kommunalverwaltung ohne eigene Rechtspersönlichkeit. Die Erträge/Einzahlungen und Aufwendungen/Auszahlungen werden im kommunalen Haushaltsplan nach doppischen Grundsätzen veranschlagt und unterliegen dem haushaltsrechtlichen Gesamtdeckungsprinzip. Für das Personal gilt das öffentliche Dienstrecht. Der Bauhof ist organisatorisch dem technischen Betriebsleiter der Stadtwerke, Herrn Dipl.-Ing. Schäfer, zugeordnet. Seite 2 von Ratsdrucksache 235-X Bei einem als Regiebetrieb organisierten Bauhof haben die Verwaltung und die politische Leitung der Stadt die größten Einfluss-, Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten. Sie entscheiden grundsätzlich über die Aufgabe, deren Umfang und deren Qualität. Für den Vollzug dieser Entscheidungen und damit für die kostengünstige und qualitätsvolle Erledigung der konkreten Aufgabe trägt der Bauhof die Verantwortung. Insofern ist im Haushaltsbuch beim Produkt 01 113 400 (Bauhof) auch der Leiter des Bauhofes, Herr Lanzerath, als Produktverantwortlicher angegeben. Die Kostenverantwortung insgesamt tragen damit sowohl der Bauhof selbst als auch seine „Auftraggeber“ durch ihre konkrete Anforderung. Die Kenntnis der tatsächlich anfallenden Kosten ist zwingende Voraussetzung, um dieser Verantwortung gerecht werden zu können. Zur Erlangung von ersten praktischen Erfahrungen zum Themenkomplex KLR bietet sich der städtische Bauhof mit seinem mit der Privatwirtschaft größtenteils vergleichbaren Leistungsspektrum an. Daher wurde ein Betriebsabrechnungsbogen Bauhof nach folgendem Beispiel (vereinfacht) mit Ermittlung von Stundenverrechungssätzen erstellt: Vorkostenstellen Hauptkostenstellen Personalkosten Betriebsstoffe Versicherung Abschreibung Summe Umlage Vorkostenstellen Summe € Leistungseinheiten Std. Verrechnungspreis € Als Vorkostenstellen wurden gebildet:  Verwaltung  Gebäude  Werkstatt Als Hauptkostenstellen wurden u.a. gebildet:  Personaleinsatz  LKW  Unimog  Transporter  Bagger  Kehrmaschine  .....  Kleingeräte Als Datenbasis wurden die Zahlen des Jahres 2013 herangezogen. Für die Berechnung der Stundensätze ab dem Jahr 2016 werden jeweils die Vorjahreswerte genutzt. Stundenverrechnungssatz Personaleinsatz Durch Teilung der gesamten Personalkosten (knapp 840.000 €) inklusive der auf den Personalbereich entfallenden Beträge der Vorkostenstellen (26.000 €) mit den nach außen erbrachten Einsatzstunden (rd. 26.500 Stunden) wurde ein Stundenverrechnungssatz ermittelt. Dieser liegt für das Jahr 2015 bei 33,00 €/h. Seite 3 von Ratsdrucksache 235-X Stundenverrechnungssatz Fahrzeug-/Maschinenstundensatz Die Stundenverrechnungssätze für den Fahrzeug- und Maschineneinsatz wurden durch Teilung der fahrzeugbezogenen Kosten mit den jeweils erbrachten Einsatzstunden ermittelt. Nachfolgend einige Stundenverrechnungssätze für das Jahr 2015: LKW EU-BM 320 Unimog EU-23710 Unimog EU-BM 330 JCB Bagger 24,00 €/h 44,00 €/h 35,00 €/h 32,00 €/h Im Quervergleich mit den Bauhöfen anderer Kommunen sind die ermittelten Stundenverrechnungssätze realistisch. Problematisch war jedoch teilweise die Feststellung der erbrachten Einsatzstunden, insbesondere bei den Maschinen und Geräte. Die Stunden-Aufzeichnungen erfolgten bisher zum Teil nicht detailliert. Daher musste teilweise auf Erfahrungswerte zurückgegriffen werden. Daher kann es in der Nachkalkulation durchaus noch zu Abweichungen kommen. Mit der Zeit wird sich hier eine Verstetigung der Stundenverrechnungssätze ergeben. Umstellung Wochenbericht Zur genaueren Erfassung der genutzten Fahrzeuge und Maschinen wurden die Rapportzettel der Bauhofmitarbeiter geringfügig geändert und werden seit dem 01.01.2015 genutzt. Auswirkungen Die KLR des Bauhofes dient dazu, die interne Leistungsverrechnung auf die einzelnen Produkte des städtischen Haushaltes zu verbessern. Diese Leistungsverrechnung dient - der Stärkung des Kostenbewusstseins - sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer - der Kostenkontrolle der Verwaltung, - der Kostentransparenz gegenüber den Bürgerinnen und Bürgern, - der Beurteilung der Verwaltungseffizienz. Ausblick Die erbrachten Bauhofleistungen sollen künftig quartalsweise mit den Produkten im städtischen Haushalt abgerechnet werden. Hierdurch bekommen die jeweiligen Produktverantwortlichen zeitnah einen Überblick bezüglich der von ihnen zu verantwortenden Produkten und es kann bereits unterjährig auf die Leistungserbringung des Bauhofes eingewirkt werden. Als zweiter Teilschritt wird nunmehr die Leistungsverrechnung des Produktbereichs 01 – Innere Verwaltung – auf die nach außen wirkenden Produkte angegangen. Ab dem Haushaltsjahr 2016 wird die Umsetzung dieses Teilschrittes im Haushaltsbuch ersichtlich sein. 2. Rechtliche Würdigung Die KLR ist nach § 18 GemHVO NRW ein Instrument zur Unterstützung der Verwaltungssteuerung sowie zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit und Leistungsfähigkeit der Aufgabenerfüllung. Ergänzend hierzu wird zur Erfolgskontrolle gem. § 12 GemHVO NRW ein Kennzahlensystem für die steuerungsrelevanten Produkte aufgebaut. 3. Finanzielle Auswirkungen entfällt 4. Organisatorische und personelle Auswirkungen Die Aufgabe wird mit dem bestehenden Personalbestand erledigt. 5. Lösungsvorschlag und mögliche Alternativen und deren Auswirkungen entfällt 6. Auswirkungen auf den demographischen Wandel entfällt Seite 4 von Ratsdrucksache 235-X