Mitteilung (Einhausung der Servicetheke im Neuen Rathaus)

Stadt Jülich Der Bürgermeister Amt: 10/11 Az.: Jülich, 24.09.2012 öffentlicher Teil Vorlagen-Nr.: 423/2012 Mitteilung Beratungsfolge Haupt- und Finanzausschuss Termin 27.09.2012 Planungs-, Umwelt- und Bauausschuss 22.11.2012 TOP Ergebnisse Einhausung der Servicetheke im Neuen Rathaus Anlg.: SD.Net Mitteilungstext: Für die Einhausung der Servicetheke im Foyer des Neuen Rathauses wurde seitens des technischen Immobilienmanagements in Absprache mit den Verantwortlichen für Arbeitssicherheit, Datenschutz sowie mit Amt 10/11 – Organisation als zuständiger Fachbereich ein entsprechender Auftrag an eine Fachfirma vergeben. Die Mittel wurden für das Haushaltsjahr 2012 bereitgestellt. Die Einhausung soll durch einen angepassten Glasaufbau erfolgen. Die erforderlichen Führungsschienen wurden bereits auf der Theke angebracht. An den datenschutzrelevanten Stellen sollen die Glasscheiben mit undurchsichtigen Folien versehen werden. Die Einhausung der Servicetheke war bereits vor Jahren bei ihrem Einbau vorgesehen, wurde jedoch nie realisiert. Arbeitsmedizinische und datenschutzrechtliche Belange machen die Maßnahme jedoch dringlich. Die Servicetheke, die ein Arbeitsplatz der operativen Dienste ist, genügt in ihrem derzeitigen Zustand nicht den arbeitsmedizinischen Vorgaben. Die Kolleginnen und Kollegen, die dort ihren Dienst verrichten, sind Aufgrund der Eingangssituation ständig der Zugluft ausgesetzt. Eine Beheizung, insbesondere in den Wintermonaten, ist nur unzureichend möglich. Die raumklimatischen Gegebenheiten sind nicht vertretbar im Sinne des Arbeitsschutzes. Im Rahmen der Fürsorgepflicht ist es erforderlich, Abhilfe zu schaffen. Ein weiteres Problem ist die Raumakustik. Von der Servicetheke aus muss zum Teil parallel zur persönlichen Auskunftserteilung die Telefonzentrale bedient werden. Das ist aufgrund der schlechten Raumakustik zum einen für die diensthabende Kollegin/den diensthabenden Kollegen schwierig zum anderen aber auch für die Gesprächspartner. Des Weiteren entspricht die Servicetheke so wie man sie zurzeit vorfindet nicht den datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Gesprächsinhalte, sowohl telefonische als auch persönliche, können von Dritten mitverfolgt werden. Außerdem können Unbeteiligte jederzeit Einblick nehmen in die Dokumente, die an der Servicetheke (z.B. im Wege der Postöffnung und Auszeichnung) zu bearbeiten sind. Andere organisatorische Maßnahmen, wie beispielsweise die Verlagerung der Postöffnung in den hinteren Bereich, sind nicht zweckmäßig. Je nach Menge muss eine Aufteilung auf mehrere Kolleginnen und Kollegen erfolgen. Außerdem muss die Kollegin bzw. der Kollege der im hinteren Bereich seinen Dienst verrichtet in der Hauptsache die Telefonzentrale bedienen. Ferner kann durch die Einhausung erreicht werden, dass die Poststelle zur geschlossenen Einheit wird. Die interne und externe Post- und Faxabwicklung soll künftig über den Schalter erfolgen, um so auch für die Poststelle eine verbesserte Raumakustik und einen besseren Datenschutz erreichen zu können. Mitteilung 423/2012 Seite 2